物業(yè)管理檔案的建立與管理一、用戶檔案的建立1、產(chǎn)權(quán)備案什么是產(chǎn)權(quán)備案？為什么要進行產(chǎn)權(quán)備案？產(chǎn)權(quán)備案與權(quán)屬登記的區(qū)別？什么是產(chǎn)權(quán)備案？答：由物業(yè)管理公司對每個產(chǎn)權(quán)人擁有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)范圍及比例進行備案登記為什么要進行產(chǎn)權(quán)備案？為準(zhǔn)確界定每個產(chǎn)權(quán)人擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和比例，維護其合法權(quán)益，應(yīng)建立產(chǎn)權(quán)備案制度物業(yè)管理就是使產(chǎn)權(quán)人的權(quán)利得到保障，并承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位，是多個產(chǎn)權(quán)人共有財產(chǎn)，其維修養(yǎng)護費用應(yīng)由共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)產(chǎn)權(quán)備案和權(quán)屬登記的區(qū)別？權(quán)屬登記：是政府行政部門（深圳市規(guī)劃與國土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權(quán)的出讓、房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)租賃，以及房地產(chǎn)抵押等等，目的是為了保護產(chǎn)權(quán)人的權(quán)益，促進房地產(chǎn)市場公開化，規(guī)范房地產(chǎn)市場行為，加強房地產(chǎn)行業(yè)的管理產(chǎn)權(quán)備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個管理環(huán)節(jié)，是實施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項工作2、建立業(yè)主檔案業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？業(yè)主檔案的分類業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？業(yè)主姓名、年齡等家庭成員情況工作單位聯(lián)系電話、聯(lián)系地址收繳管理費情況物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護情況不限于此……業(yè)主檔案——基本資料部分示例房號戶型建筑面積管理費/月業(yè)主姓名證件號碼國籍/戶籍民族家庭電話移動電話辦公電話圖文傳真工作單位職務(wù)電子信箱聯(lián)系地址郵政編碼入伙日期家庭成員姓名稱謂性別戶籍工作單位職務(wù)聯(lián)系電話車輛資料車牌號碼廠牌型號車身顏色授權(quán)駕駛出入證號車位號其他特殊要求服務(wù)時間民族習(xí)慣信仰忌諱來訪登記寵物登記其他業(yè)主檔案的分類組團按柜每棟按位每單元按盒每戶按冊用戶檔案的建立是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的收集資料分類存檔建立管理、使用制度用戶檔案的建立人名索引◆人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其檔案出處的檢索工具◆人名索引一般由人名和檔案兩部分組成◆借助人名索引可以查到記載某一人物的材料◆人名索引一般按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序等方法排列二、物業(yè)檔案的建立1、什么是物業(yè)檔案資料？答：指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件2、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)，有關(guān)人員都要進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)記錄3、物業(yè)檔案資料的兩個作用憑證作用參考作用4、資料的收集檔案室資料收集的兩種方式檔案室專人負責(zé)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負責(zé)管理在資料收集時應(yīng)保證內(nèi)容豐富及渠道廣泛收集來源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類按時間順序來收集按物業(yè)管理參與者的各方面來收集按時間順序來收集設(shè)計規(guī)劃階段信息施工及驗收階段信息委托管理階段信息招商階段信息用戶入戶信息日常管理信息按物業(yè)管理參與者的各方面來收集在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料在業(yè)主入伙，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息5、資料喉的整理和呆分類資料整理拒要求根據(jù)工作炭的內(nèi)容整遼理和分類根據(jù)文鹽件、檔俯案連貫滅性整理串和分類資料整丘理要求睜：收集到原象始資料后邪，統(tǒng)一由言檔案管理纖人員集中匹整理。剔殃除作廢和傷無效的記覽錄，然后抽按類別進在行裝訂并已整理成冊恒，做到條也理清晰、號分類合理隨、便于檢李索根據(jù)工捧作的內(nèi)先容整理蛙和分類辦公室—噸—上級文栽件、內(nèi)部俘發(fā)文、計暫劃總結(jié)…三…工程部銅——工退程圖紙漏、設(shè)備齒檔案、偏承包合習(xí)同……服務(wù)部—茂—租賃合么同、顧客外投訴、業(yè)綱主檔案…罰…財務(wù)部—時—各類帳觀冊、發(fā)票治存根、預(yù)婦算報告…蔬…保安部信——巡窗查記錄泡、緊急敗事件、暮車輛檔弟案……按文件辰、檔案結(jié)連貫性稀分類實際工作固中，文件份資料、檔吊案一般不基作嚴(yán)格區(qū)杜分，另外殖歸檔時可膏照顧到從法文件到檔燈案的連貫索性，進行基分類（見刪表2-2放-1）表2-2議-1產(chǎn)權(quán)與味工程技為術(shù)資料?。ㄓ茫┕獞魴n案裝修檔秘案維修資料治安交侍通管理紫資料設(shè)備設(shè)服施管理供資料（宮包括消蚊防）綠化清爪潔資料社會文化切資料員工管理愁資料業(yè)主反垮饋行政文段件資料業(yè)主管理偏委員會資虜料圖——指在實遭地查丈喝的基礎(chǔ)戀上，對貼照1:曬500鞭房地產(chǎn)哪分幅平甩面圖，絡(luò)根據(jù)管制理需要償繪制的遲各類房群屋平面叫圖檔——指在管理濃活動過程榜中形成的道各種文字失資料，由感于其數(shù)量白大、種類四多，因此成為物業(yè)室檔案的主餐要成分卡——指根據(jù)管度理工作需獎要而制作刻的目錄卡圓、保養(yǎng)卡曉等，特點嫁：內(nèi)容濃縮噸、檢索方設(shè)便冊——指為了提汽高管理效匪率而建立蒙的房屋建聰筑設(shè)備手賭冊、房屋豎使用手冊傭、業(yè)主手盟冊等表——指根據(jù)弄管理工少作需要遮而設(shè)立夠的各類餓表格建立標(biāo)念準(zhǔn)化的里圖、檔越、卡、異冊、表進行科學(xué)萍的合理的看分類存檔分類存檔市——按照征檔案資料竭本身內(nèi)在枝的規(guī)律進遍行科學(xué)的昨劃分一個有序籌的資料庫箭是一個完返整的樹形圖歸檔要及聾時，分類興要合理檔案的分軍類方法有叢很多：年度分剖類法、嶼組織機點構(gòu)分類乏法、問增題分類適法、作醒者分類甘法、地穴區(qū)分類案法、文室件名稱技分類法等；一價般采用克兩種以截上的分崗類方法迷結(jié)合使煎用三、物執(zhí)業(yè)檔案辮的管理1、什么希是物業(yè)檔縫案的管理屈？答：指物業(yè)公掃司在物業(yè)鏟管理管理嗎活動中，它對物業(yè)的倚原始記錄漆進行收集菜、整理、待鑒定、保僚管、統(tǒng)計吐、利用，敲為物業(yè)管干理提供客哪觀依據(jù)和扇參考資料檔案管遭理的注擊意事項強調(diào)原泉始記錄榴的重要期性數(shù)據(jù)準(zhǔn)確蟻、資料詳兇實不錯不漏羽、帳實相病符妥善保管嬌、查閱方費便保證檔雄案資料笑的完整卻、準(zhǔn)確腐、新鮮狡、安全2、檔案水的建立的鹿四個環(huán)節(jié)物業(yè)檔案建立2、整理1、收集3、歸檔4、使用收集收集—?！菍⑽⒎稚⒃诰磫挝桓鞯駜?nèi)部工以作機構(gòu)棄的有保功存價值頌的文件比資料向件單位檔挨案室或憑負責(zé)管賀理檔案鏡的人員滑移交、雀集中的暫工作收集的關(guān)廚鍵是盡可能才完整完整的檔近案收集體創(chuàng)現(xiàn)在三個舍方面從規(guī)劃第設(shè)計到差工程竣欠工從地下到研樓頂從主體叢到配套掏的技術(shù)肢資料整理整理的堵重點是去偽存真留下物戒業(yè)管理種有用的熔資料歸檔歸檔——指掙按照資姓料本身攀的內(nèi)在得規(guī)律進蓋行科學(xué)惜地分類性與保存岸，可按每一建淚筑分類，也可按系統(tǒng)項賓目分類形式—旺—在物仍業(yè)管理逢中可采暫用原始資料與計算機檔造案管理雙軌制，嶺以確保儲褲存方式的掩多元化盡可能將痰資料轉(zhuǎn)化皂為計算機脾磁盤儲生存以便于匠查找錄象帶蜻、錄音團帶、照妨片、表露格、圖前片等多單種形式凳保存，哪使抽象聯(lián)的檔案辣資料具沉體化、訪形象化歸檔管理對業(yè)主顧和企業(yè)觀利益影峽響較大互的檔案繩應(yīng)加以滔保存檔案管畝理人員捧應(yīng)編制阻統(tǒng)一的檔案分類襖說明書及油檔案總目完錄，并按予部門內(nèi)甜容、部痰門、年罷度、保碎存期及牛保密程始度的分守類順序軌進行組犬卷，逐劍一編號遮、登記鉆造冊、蜘編制目吉錄、分泊柜保存為保證志檔案的虹安全與配完善，檔案室應(yīng)隨時?？沙指稍?、上通風(fēng)、清暴潔、注意確防盜、防仙火、防蟲跳、防鼠、網(wǎng)防潮歸檔作吳用——池“十清躬”物業(yè)來源隙清物業(yè)數(shù)量急清物業(yè)質(zhì)量間清物業(yè)價值掠清結(jié)構(gòu)類型誤清設(shè)備設(shè)施這清綠化苗維木清租金費用主清使用情紫況清維修更板新清使用檢索——濤計算機網(wǎng)劫絡(luò)技術(shù)審批—紀(jì)—按檔早案的不劈燕同密級傘由相關(guān)眼負責(zé)人株批準(zhǔn)后笑方可借呆閱手續(xù)——窯借閱手續(xù)腦的辦理（鍋借、還登臟記；檢查湊完好程度貢；借閱時嚷間規(guī)定等洋）銷毀根據(jù)檔案孤的保存期航限和性質(zhì)弦，定期對過期或到作廢的儉文檔進行剔蔥除和銷養(yǎng)毀，防征止檔案丑的堆積零和混淆經(jīng)主管領(lǐng)塑導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷毀建立已銷毀耳文檔清刺單備查3、計承算機在更物業(yè)管哥理中的柳應(yīng)用編輯、婦處理、音打印、獨保管各去種文書尖和資料制作資悼料與相坦關(guān)制度存儲各刷項基礎(chǔ)沉資料存儲其尿他相關(guān)額資料（值質(zhì)量記離錄）存儲發(fā)棒生過的科各類事適故經(jīng)過遇及處理床結(jié)果為咨詢鳥決策提們供服務(wù)建立網(wǎng)炒絡(luò)，溝謀通信息挽，實現(xiàn)苗信息、姻設(shè)備共圣享注意保密謝謝大左家!謝謝觀敏看/歡迎下載BYF古AITH遣IM刺