會務組織的

方法與技巧目前一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點【教學目的】

通過學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。目前二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點第一節(jié)會議概述第二節(jié)會務工作的具體內容第三節(jié)會務接待服務規(guī)范目前三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點第一節(jié)會議概述一、什么是會議？“會”——聚集、見面；“議”——討論、商談。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。

★★★會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。目前四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點二、會議要素：1、形式要素2、內容要素3、程序要素4、財務要素目前五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點1、形式要素會議名稱會議時間會議地點與會人員會議方式目前六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2、內容要素會議指導思想會議議題會議目的會議任務會議作用會議結果目前七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3、程序要素會議準備會議開始會議進行會議結束會議決定的貫徹落實目前八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點4、財務要素會議經費會議設備會議服務設施目前九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點三、會議的種類按組織類型分內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；按會期分定期會議和不定期會議按出席對象聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會等按功能性質決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性按議題性質專業(yè)性、專題性、綜合性按規(guī)模大小特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等★★★按召開方式常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等按與會者國籍及議題范圍國內會議和國際會議等目前十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點四、會議有什么作用（一）會議的積極作用1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結工作，開展批評與自我批評，有助于加強上下級之間、同級之間的了解，增進團結。4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。通過會議作出決議、決定，共同貫徹，以推動工作的開展，防止各行其是，減少相互矛盾。5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業(yè)”。目前十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(二)會議的負面作用

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢?2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

目前十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息。4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。目前十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點六、會議秘書工作的基本任務1，組織的工作.主要包括：(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；(9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。目前十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2．文書工作★★★主要包括：(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。

目前十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3．生活管理工作主要包括：(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。目前十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。目前十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點5.會務工作的原則有哪些？★★★（1）準備充分；（2）組織嚴密；（3）服務周到；（4）確保安全。目前十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點案例分析

嘉興市衛(wèi)生局年底為表示對離退休干部的慰問，召開了迎春座談會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要嘉賓在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應該在主桌的一位離休干部，結果致使該干部入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。分析：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給工作造成了不良的影響。目前十九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點第二節(jié)會務工作的具體內容會務工作流程圖會前會中會后11項8項6項目前二十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點會前確定會議主題和議題確定會議名稱確定會議議程確定會議的時間和日期確定會議所需設備和工具確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作確定會議經費預算確定會議住宿和餐飲安排大型會議還需確定籌備機構與人員分工。

會議經費的管理進行全面的會前檢查

目前二十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點會中報到及接待工作組織簽到做好會議記錄做好會議值班保衛(wèi)工作會議信息工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作做好后勤保障工作目前二十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點會后安排與會人員離會撰寫會議紀要會議的宣傳報道會議文書的立卷歸檔催辦與反饋工作會議總結目前二十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。具體如下：（一）確定會議主題和議題。（二）確定會議名稱。（三）確定會議議程。（四）確定會議的時間和日期。（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作

(七)確定會議經費預算。（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。（十）、會議經費的管理（十一）進行全面的會前檢查目前二十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（一）怎樣確定會議主題與議題

★★★會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。（二）怎樣確定會議名稱？會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十七次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十七次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、年度、內容構成，如江蘇省人民政府辦公廳(單位)2010年(年度)總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2009年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“強生公司2008年全體員工總結大會”。目前二十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。目前二十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業(yè)生產、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位工作的規(guī)律，盡量避免在工作繁忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

目前二十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，★★★每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。目前二十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3、會議地點問題：第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如：國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。

第二、應考慮交通便利。會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。

第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。目前二十九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。第七、場地租借的費用必須合理。目前三十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或本系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。目前三十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（六）怎樣確定會議議程、會議日程和會議程序(1)、三者的區(qū)別

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來?！铩铩铩駮h日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后?！铩铩铩駮h程序：就是指在一次具體的會議活動中按照時間先后排列的詳細工作步驟，它可以讓與會者了解每次具體的會議活動的內容及時間順序，同時也是會議主持人掌握會議的操作依據(jù)。

目前三十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點三者的區(qū)別會議議程會議日程會議程序一次會議活動總的安排，其格式包括，包括標題、題注和正文三部分。是指會議在一定時間內的具體安排。包括時間、內容和地點三大要素。指在一次具體的會議活動中按照時間先后排列的詳細工作步驟。包括標題、題注、正文和落款四部分。目前三十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點廈門大學授予李云飛教授“終身成就獎”大會程序

2010年12月12日一、請主席臺就座的領導人和頒獎對象入席二、介紹出席會議的領導人、主要來賓三、主持人宣布：廈門大學授予李云飛教授“終身成就獎”大會開始四、校黨委書記朱之文作主題講話五、校長朱崇實宣讀《廈門大學關于授予李云飛教授“終身成就獎”的決定》六、校黨委書記和校長向李云飛教授頒發(fā)“終身成就獎”證書和獎金七、學生代表向李云飛教授獻花八、李云飛教授講話九、市教委領導講話十、主持人宣布：廈門大學授予李云飛教授“終身成就獎”大會結束目前三十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點時間活動名稱內容地點參加對象主持人12月30日上午830-9：30黨委書記作報告2010年工作總結逸夫樓3樓會議室全體員工楊辰9：30-11；30分組討論討論2010年工作總結101、102、103教室全體員工各處處長12月30日下午13：30-15：00部門工作匯報教務處工作總結學生處工作總結總務處工作總結逸夫樓3樓會議室全體員工楊辰15：30-17：00校長作報告展望2011年新任務逸夫樓3樓會議室全體員工楊辰12月30日晚上19：30-21：00分組討論教務工作改革設想學生工作新思路后勤工作新舉措101、102、103教室全體員工各處處長上海工商外國語學院2010年度工作會議日程目前三十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點嘉善市管理協(xié)會技術訓練專題研討會議程一、專題報告：《當代發(fā)達國家經營技術訓練情況與發(fā)展趨勢》二、銷售與服務訓練演示三、座談討論四、大會交流嘉善市管理協(xié)會技術訓練中心秘書處

2011年9月8日目前三十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。目前三十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(3)大中型會議的議程一般安排如下:●開幕式，上司和來賓致辭；上司做報告；分組討論；●大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結，宣讀決議；●閉幕式。目前三十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（七）印發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式?！铩铩锿ㄖ膬热莅〞h名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號?！铩铩锇l(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。目前三十九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點關于召開機關各部門2008年工作總結2009年工作打算匯報會的通知

機關各部門：

為深入查找2008年機關各部門工作不足，便于安排布署2009年機關各項工作，經研究決定，我局將于近期召開機關各部門2008年工作總結、2009年工作打算匯報會。要通過此次會議，查找工作不足、總結管理經驗、強化發(fā)展共識、明確責任事項，為實現(xiàn)企業(yè)快速發(fā)展、科學發(fā)展、和諧發(fā)展奠定基礎。

一、會議時間：年月日時

二、會議地點：XX大院XX會議室

三、會議主要內容

機關各部門負責人匯報2008年各項工作任務完成情況和2009年具體工作打算。

四、參加會議人員

局領導、專員、監(jiān)事會、機關各部門（含機關附屬部門）全體工作人員。

目前四十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點五、有關要求

（一）與會人員要準時參加會議，無特殊情況不得請假。機關各部門到會場簽到后，必須報送匯報材料一份，用于2009年度效能監(jiān)察。

（二）機關各部門要高度重視此項工作，工作總結要客觀實際，真正查找到工作的不足。工作安排要站在加強自身建設、提高行政能力，特別是有效發(fā)揮機關部門監(jiān)督職能的角度，結合部門優(yōu)勢和業(yè)務特點，創(chuàng)新性地確定今年的工作目標和任務。匯報中要列出主導性和創(chuàng)新性工作的實施步驟和時間進度。

（三）匯報材料形成后，要組織本部門人員座談討論、認真修改、提高質量，堅決防止言之無物、偏而蓋全。匯報材料字數(shù)在1600字左右，匯報時間控制在8分鐘以內。

望相互轉告，屆時準時參考！

XXX辦公室

XX年X月X日

目前四十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（八）確定會議所需用品和設備（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。目前四十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。目前四十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（九）、建立會議組織機構會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。目前四十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（十）、會議經費的管理1．會議經費的主要內容*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等。*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內。*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金。*會議辦公費：如會議所需辦公用品、會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。*會議伙食補貼：通常主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用應列入預算。*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。目前四十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2．審核時要逐項細審要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需做到心中有數(shù)。對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。目前四十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點（十一）進行全面的會前檢查

★★★會前檢查是落實各項會議準備工作，保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。目前四十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點

案例分析請分析：下列會務組織活動中存在哪些不足？臨汾市教育局黨委為了加強對教育系統(tǒng)的領導干部進行思想教育，特地聘請中央黨校有關專家來作經濟政治形勢報告。為引起大家的重視，教育局在報告會舉辦前2個月就下發(fā)了通知。報告會會場設在鬧市中心的勝利大劇院，劇院左側緊靠嘈雜的商店與菜場。劇院右側是一個大型超市的在建工地。報告會當天，約有三分之一的學校領導因忙于期末工作未能趕來參加會議。為了將會議精神傳達給大家，教育局黨委要求會務組成員將報告錄音并詳細整理發(fā)給相關人員。分析：三方面缺陷：1、會議通知發(fā)出時間太早；2、會場地點不符合要求；3、錄音不準許。目前四十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點報到及接待工作組織簽到做好會議記錄做好會議值班保衛(wèi)工作會議信息工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作做好后勤保障工作二、會議中的工作目前四十九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(一)簽到★★★簽到是會場科學管理的主要內容之一，可為會議提供準確到會人數(shù)，為會議召開與會后檔案工作留下準確記錄，所以重要會議都應簽到。1．小型日常會議由會議工作人員代為簽到。即由會議工作人員事前準備好出席、列席該次會議的人員名單，屆時來一位與會者，就在該人的姓名上用紅鉛筆畫一個圈，表示到會；請假者，姓名用括號括起來，表示缺席。這種方法簡單方便，可以迅速統(tǒng)計出到會人員和人數(shù)，及時向會議主持人匯報。使用這種方法時，會議工作人員應認識絕大多數(shù)到會人員，個別不認識的可以主動地、有禮貌地問一下，而不應想當然地畫圈。目前五十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2．大中型會議一般采用證件簽到，即與會者進入會場時交出一張簽有本人姓名的簽到證，簽到證由會議秘書處制發(fā)，上有會議名稱、日期、座次號及簽到編號。工作人員收到簽到證后，即在簽到表或座次表上用紅筆在到會者姓名上畫圈，表示該人已到會。大中型會議要在會場各入口處設簽到處，并準備一些空白簽到證，如遇與會者忘帶簽到證，可請其憑有效證件補填一張。與會人員入場后，會議工作人員要填寫“會議出席情況表”，包括會議名稱、屆次、日期、應到人數(shù)、缺席人數(shù)、實到人數(shù)等內容，于開會之前報告會議主持人。目前五十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3．富有紀念意義的會議可以采用簿式簽到方法。由與會人員在會議準備好的折式簽字簿上簽署本人姓名，表示到會，會議主辦單位得以保存與會者簽名真跡。4．用電子自動簽到機簽到。目前，我國已開始使用這種方法。這種簽到機處理每張簽到卡的時間僅兩秒種，與會者入場完畢，工作主機即可及時將到會人數(shù)統(tǒng)計出來，并將有關各項內容用漢字打印出來，這種電子自動簽到機能夠識別正常簽到、重復簽到等情況，若發(fā)生錯誤操作，則出聲報警。遇有不規(guī)范簽到時，簽到機插孔則處于閉鎖狀態(tài)，不再受理簽到卡。所以使用這種簽到機簽到簡便、迅速、準確，效果較好。播放電子簽到墻視頻目前五十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(二)引導座位小型日常會議，與會人一般有自己的習慣座位，會議工作人員的任務主要是引導臨時列席會議人員坐到適當?shù)奈恢蒙?。大中型會議由于會場較大，為了方便與會者和保持會場秩序，可在設立指座標志的同時，由工作人員指路或攙扶老弱病殘與會者入座。召開涉密會議，應嚴格控制知密范圍，工作人員要堅持原則，不講情面，堅決制止無關人員進入會場；已經進入的，一經發(fā)現(xiàn)，令其退出，·并穩(wěn)妥處理善后工作。目前五十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(三)分發(fā)公文公文分發(fā)，是保證會議順利召開、做好會議服務工作的重要環(huán)節(jié)。與會人員報到后，要根據(jù)正式確定的會議名單(全員名單和分組名單)制作發(fā)文單，發(fā)文單內容包括組別、房號、姓名、公文編號、份數(shù)、備注以及簽收等。會議公文一般應在會前發(fā)到與會人手中，如因某些原因，需在會場發(fā)文時，應注意：

1、會后退回的公文應在公文右上角寫上收文人姓名，發(fā)文時要核對座位名卡，并進行登記，為收回公文作好準備。

2．不需要退回的公文，可在每個座位上擺放一份。如果一次會議需要討論的公文比較多，應把最先論證的公文擺放在最上面。這類公文的分發(fā)，最好在與會人員入場前完成，并于會后檢查以防遺失。目前五十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(四)會議記錄

★★★不論會議規(guī)模大小，只要是重要會議都應有記錄，以為日后憑證。會議記錄如可能應采用統(tǒng)一制發(fā)的專用會議記錄本(紙)。會議記錄的方法通常有兩種：一是摘要記錄，就是從觀點、材料以及實質性意見及分歧等方面擇其要者而記之；二是詳細記錄，要求有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細記錄在案。會議記錄，特別是詳細記錄，應符合如下要求：1．字跡規(guī)范、內容詳盡、條理清楚。2．格式定型，并具備以下要素：(1)會議基本情況部分。包括會議名稱、時間、地點、主持中心議題、出席人、缺席人、列席人、工作人員、記錄入以上內容可在會前記寫完畢。(2)正文部分。包括會議議程、報告內容、講話、發(fā)言、討論、表決結果、其他。(3)主持人簽名、記錄人簽名及日期。3．詳細記錄應摘要記寫會場氣氛與情緒，如情緒高漲時的熱烈場面，爭辯激烈時的緊張氣氛，誤解消除時的融洽情境，這些對考察決議形成具有重要作用。目前五十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(五)安排大會發(fā)言召開大會，在分組討論的基礎上，還要組織大會發(fā)言。大會發(fā)言可以作為主旨報告的輔助，以進一步明確會議精神；可以作為典型經驗，提供會議交流；也可以作為群眾討論的意見，集中反映會議討論的成果。安排大會發(fā)言的方法，一般有以下幾種：一是在會議開始之前即由秘書處提出建議，組織某一方面或某一個人發(fā)言，經領導批準后通知其準備；二是會議進行中，經過會議秘書處對小組討論情況的了解和分析，發(fā)現(xiàn)某一小組或個人的發(fā)言內容充分，即可向領導推薦，安排其在大會發(fā)言；三是參加會議的小組或個人自愿發(fā)言。目前五十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點秘書處在組織或推薦大會發(fā)言時，要注意以下幾點：一是注意發(fā)言的廣泛性、代表性，要考慮到與會各單位組織之間的平衡；二是注意選擇先進集體或個人的典型發(fā)言以體現(xiàn)表彰先進的精神；三是注意照顧到不同職務、不同崗位之間的平衡；四是有意識地強調某種意見，或反映某一方面的呼聲。組織大會發(fā)言，秘書處要做一些具體工作，如催交發(fā)言稿，有時甚至要和發(fā)言入一起研究發(fā)言提綱；掌握發(fā)言稿印刷情況，以保證發(fā)言稿能在發(fā)言前印妥并提前送交發(fā)言人；無稿發(fā)言，也須詢問發(fā)言入的發(fā)言內容及準備情況。還要安排好發(fā)言順序及時間，并通知有關人員。目前五十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點★★★選舉選舉是一項莊重的政治儀式，是行使政治權力的體現(xiàn)。選舉，按規(guī)定必須采取無記名投票方式?；竟ぷ鞒绦蚴牵?/p>

1．準備選票。凡是大會上的正式選舉，選舉之前必須準備兩套顏色不同的選票，一套使用，一套備用。

2．準備票箱。確定投票秩序，組織投票行走路線，據(jù)此準備票箱；主席臺上應單獨設票箱，以免上下奔走，造成混亂。

3．選好監(jiān)票人。監(jiān)票人從代表中產生，他們的任務是唱票、監(jiān)票與計票。

4．投票。投票之前要向投票人講解投票辦法與投票規(guī)則。投票順序是監(jiān)票人先投票，主席臺上人員次之，然后是各選區(qū)一齊投票。目前五十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點5．計票。投票結束后，總監(jiān)票人根據(jù)總票數(shù)判定會場投票是否有效。有效條件是：投票張數(shù)不能多于發(fā)票張數(shù)，投票人數(shù)不能少于法定投票人數(shù)；否則無效，需要重新組織投票。有效選舉中，一張選票中的實選人數(shù)不多于規(guī)定的選舉人數(shù)，該票即為有效票；多于規(guī)定的選舉人數(shù)，則該票上的全部候選人得票均為無效。6、宣布結果。經過統(tǒng)計，合乎法定票數(shù)者，即可被宣布當選或報請上級批準后當選。目前五十九頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(六)會議的宣傳工作會議的宣傳工作是溝通信息和激發(fā)與會人員積極性，增強會議效果的重要手段。通常采用的方式有二種：一是在會議期間接待記者采訪，提供信息，協(xié)助其作好報道工作；二是在會議內部出黑板報，編發(fā)簡報、快報。黑板報多用于中小型會議。簡報、快報價值較高，而且便于使用與保存。編寫簡報，要求做到求新，即反映新觀點、新情況、新經驗、新問題；求實，即真實、準確、不夸大、不縮小；求短，即選材精當，剪裁精要，文字精煉，篇幅短??；求快，即編寫從速，印發(fā)及時。目前六十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(七)會議保密工作有些會議具有保密要求，有些會議部分內容具有保密要求，工作人員應該以慎之又慎的負責精神認真對待。這主要是：一是要妥善保管會議公文，專人管理，登記發(fā)放，并且按規(guī)定收回，而且一定要設置保險設備，切忌將秘密公文隨便放在房間，機要公文要有專人晝夜看守。二是要嚴格會議保密紀律，★★★重要會議期間一般不會客，有保密內容傳達的會議要嚴格限定參加人員范圍，并提出明確的保密要求。三是會場環(huán)境、音響設備等也必須符合保密要求。目前六十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點(八)、做好會議期間的各項會務服務工作主要包括：一要提前到達會場，檢查主席臺座次安排和會場的燈光、音響、錄音設備及茶水、休息室等準備情況，同時要掌握到會情況，發(fā)現(xiàn)有重要人員未到會要及時聯(lián)系催請，并報告會議主持人。二要安排好會議期間的各項活動，如領導人的接見活動、文藝活動等。三要及時協(xié)調處理各種意外情況。會議進行中很可能出現(xiàn)一些臨時變動，如調整會議日程、改變會場、增發(fā)公文、擴大與會人員范圍、增加議程內容等，這時，工作人員應根據(jù)領導意圖和實際情況做好調度工作，保證會議順利進行。四要做好會議值班工作。會議期間應安排人員晝夜值班，及時傳達、安排領導交辦的事項，解答與會人員提出的問題，做好上下左右的協(xié)調聯(lián)絡工作目前六十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點三、會后工作★★

★(一)整理有關材料(二)檢查會場(三)填寫會議記事表(四)安排與會人員離會(五)撰寫會議紀要(六)會議總結目前六十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點第三節(jié)會務接待服務規(guī)范一、會務服務1、各類代表會議2、大型集會3、工作會議4、會見服務5、會談6、簽字儀式服務7、典禮8、座談會9、新聞發(fā)布會10、視頻會議二、宴請服務1、中餐宴請2、西餐宴請3、自助餐4、冷餐會和酒會5、茶話會目前六十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點一、會務服務P1261、各類代表會議①、特點：4特點②、注意事項：5規(guī)范十七大黨代會視頻目前六十五頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點2、大型集會P131①、特點：5特點②、注意事項：3規(guī)程、5要點旅法華僑華人舉行大型集會支持奧運目前六十六頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點3、工作會議P132①、特點：2特點②、注意事項：1注意——坐席配置十一屆人大審議《食品法》工作會議目前六十七頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點4、會見服務P133-135①、分類：掌握接見、拜會、回拜和召見等形式的區(qū)分②、注意事項：5準備、6規(guī)程胡錦濤會見奧巴馬目前六十八頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點5、會談P136-139①、特點：2特點②、注意事項：3規(guī)范海峽?；鶗勀壳傲彭揬總數(shù)八十二頁\編于二十點6、簽字儀式服務P139①、規(guī)程：2規(guī)程②、注意事項：2要點世行貸款太原交通項目簽字儀式目前七十頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點7、典禮P140-142①、類型：3形式②、注意事項：4要點、3程序（開幕8、閉幕3、頒獎8）《建黨偉業(yè)》首映典禮目前七十一頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點8、座談會P143①、特點：2特點②、注意事項：具體事物具體分析上海舉行《江澤民在上海1985-1989》出版座談會目前七十二頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點9、新聞發(fā)布會P143-144①、特點：2特點②、注意事項：3注意李娜新聞發(fā)布會目前七十三頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點10、視頻會議P144-146①、特點：3特點②、注意事項：1注意——保密福建省大規(guī)模培訓干部視頻會議目前七十四頁\總數(shù)八十二頁\編于二十點二、宴請服務P148_1591、中餐宴請：多數(shù)采用這一宴請方式；2