舉辦大型會(huì)議需要留意的十個(gè)方面問題作為辦公室的一項(xiàng)核心職能，辦會(huì)好壞直接反映單位工作水平，組織較為大型的會(huì)議，怎么可能只是一個(gè)"累"字，想想自己十多年來始終從事行政辦公工作，有一些心得要和大家說說。以下幾個(gè)細(xì)節(jié)問題，都屬于常消失的簡潔疏漏環(huán)節(jié)：.會(huì)前通知至關(guān)重要關(guān)于會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要在腦子里走一遍，不要怕麻煩，每一條框都要留在筆記本上，深思熟慮之后的會(huì)議細(xì)節(jié)完成后，依據(jù)這個(gè)內(nèi)容起草會(huì)議通知，內(nèi)容涵蓋：著裝、參會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議要求、會(huì)議議程、交通方式、用餐方式、停車、進(jìn)門證、入場須知、返回駐地等等許多個(gè)方面，假如不在通知里寫明，大型會(huì)議只要一個(gè)環(huán)節(jié)出差錯(cuò)，很簡潔造成不開心。.音響、顯示屏、話筒的問題不容小覷現(xiàn)場會(huì)議最重要的是現(xiàn)場效果，因此現(xiàn)場的聲光電特別重要，假如在測試中就感覺不合適，最好外租專業(yè)的，不要為了省錢，開會(huì)途中消失問題作為主辦會(huì)議的部門和人員，確定是吃不了兜著走，假如領(lǐng)導(dǎo)不同意怎么辦？千萬別跟著領(lǐng)導(dǎo)的思路，大型會(huì)議的效果很重要，肯定要落實(shí)這個(gè)環(huán)節(jié)，一旦聲光電消失問題，前期所付出的努力就會(huì)付之東流。.領(lǐng)導(dǎo)座次支配是重中之重。有句俗話，作為行政辦公部門，支配領(lǐng)導(dǎo)座次出問題所遇到的風(fēng)險(xiǎn)，甚至比上錯(cuò)床的風(fēng)險(xiǎn)還要大，看似微不足道的小事，在領(lǐng)導(dǎo)眼中之前的功勞、苦勞都會(huì)被抹殺。這里交代一個(gè)竅門，無論領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)是單數(shù)還是雙數(shù)，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)肯定要坐在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的左手邊。假如消失簡單狀況，猶如一級別領(lǐng)導(dǎo)只有兩位，退休領(lǐng)導(dǎo)出席、貴賓出席等，肯定要仔細(xì)對待，切不行隨便馬虎擺放桌牌。.攝影取景的問題不要把拍攝任務(wù)一味拋給攝影師，由于攝影師不會(huì)對最終的會(huì)議效果負(fù)責(zé)，不對會(huì)后的宣揚(yáng)信息負(fù)責(zé)，作為會(huì)議主辦人員，肯定要在會(huì)前取景，樂觀與攝影師溝通，你需要什么樣的宣揚(yáng)照片，只有你自己清晰，攝影師的攝影技術(shù)多半是靠著職業(yè)敏感度來的，萬一哪個(gè)環(huán)節(jié)沒有采到，這個(gè)環(huán)節(jié)不能彌補(bǔ)。此外，一般的會(huì)議室無論是投影還是LED"E放口有人在它前面合影、頒獎(jiǎng)、講解，照出相片來，人物很簡潔發(fā)黑。這個(gè)可以用拍攝技巧來彌補(bǔ)，不過要想比較簡潔的拍出好照片，特殊是大合影，還是盡量將投影關(guān)掉吧，這時(shí)我們需要有特地工作人員盯住這個(gè)事。假如拍照之前為了看屏幕清晰，室內(nèi)照明也關(guān)了，那在照相時(shí)就應(yīng)當(dāng)打開，充分的光很重要。假如是發(fā)布會(huì)性質(zhì)的，需要給演講者特寫，可以考慮使用閃光燈，主要不要頻繁拍，以免影響演講者和會(huì)場氛圍。.會(huì)議精神宣貫準(zhǔn)時(shí)性的問題開會(huì)的目的是進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容宣貫，假如僅僅是組織會(huì)議，那么只能說是勝利了一半，會(huì)議貫徹落實(shí)和會(huì)議精神傳達(dá)這個(gè)大頭工作還沒有做。會(huì)議的新聞宣揚(yáng)信息要提前擬好，重要的會(huì)議，往往議程、主報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話都會(huì)提前寫出來，所以可以依據(jù)這些資料提前寫好宣揚(yáng)稿，最終加領(lǐng)導(dǎo)金句和圖片即可，所需要的宣貫圖片要提前選好點(diǎn)位，這樣會(huì)后第一時(shí)間才能把會(huì)議內(nèi)容發(fā)布出去，此外會(huì)議宣揚(yáng)的點(diǎn)有沒有細(xì)心策劃過？領(lǐng)導(dǎo)講話的亮點(diǎn)有沒有琢磨過？如何能夠用簡短精煉的標(biāo)題撰寫會(huì)議信息也是一門學(xué)問，全部這些都需要夜以繼日的訓(xùn)練、實(shí)踐。.會(huì)議材料的校對、把關(guān)問題。組織大型會(huì)議的一個(gè)特點(diǎn)是文字稿、PPT、宣揚(yáng)冊、議程比較多，這個(gè)過程往往持續(xù)很長時(shí)間，假如領(lǐng)導(dǎo)要求標(biāo)準(zhǔn)較高的話，辦公室人員往往需要反復(fù)修改，這時(shí)候肯定要留意版本保存問題，肯定要保證印刷或是打印的是最終版本，當(dāng)中相關(guān)的標(biāo)點(diǎn)、表述需要最終核實(shí)與校稿，個(gè)人體會(huì)是集體辦公相對輕松一些，由于一些問題只有通過他人過目才簡潔發(fā)覺。涉及到的裝訂完畢的參會(huì)材料，負(fù)責(zé)呈送主要領(lǐng)導(dǎo)的肯定要親自過目，肯定要逐頁檢查，避開發(fā)生錯(cuò)字、錯(cuò)訂等低級錯(cuò)誤。.會(huì)議指南當(dāng)中可以夾帶許多私貨。千萬不要以為會(huì)議指南就是議程和參會(huì)人員名單，要求上級領(lǐng)導(dǎo)知曉的內(nèi)容，我單位的展現(xiàn)內(nèi)容，地方旅游景點(diǎn)，酒店周邊交通方式，會(huì)間休息放松場所，會(huì)場布局，當(dāng)?shù)靥鞖鉅顩r，領(lǐng)導(dǎo)入場方式等等皆可以列入會(huì)議指南，一方面豐富了會(huì)議指南的內(nèi)容，另一方面領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)為我們周到的會(huì)議服務(wù)表示欣賞，要么就不做，要么就做最好，你們說對不對？.如何采用領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的閑暇時(shí)間？嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)到會(huì)場，何時(shí)開會(huì)，中間是否有時(shí)間間隔，能否將這段時(shí)間充分采用，作為我們展現(xiàn)單位工作成效的有效時(shí)間，我們單位時(shí)候有值得上級領(lǐng)導(dǎo)，嘉賓一看的場所或者環(huán)境，這些都是我們應(yīng)當(dāng)思索的問題，領(lǐng)導(dǎo)嘉賓很久來一次，行政辦公人員要充分采用這個(gè)難得機(jī)會(huì)，將單位的進(jìn)展成果呈現(xiàn)出來，宣揚(yáng)出來，這里邊的工作也需要細(xì)細(xì)討論。.會(huì)議期間的綜合保障不容忽視茶水服務(wù)（水溫X材料打印、應(yīng)急車輛使用、拍照站位、用餐菜單、會(huì)場清潔、宣揚(yáng)標(biāo)語、水牌、衛(wèi)生、人員形象、接送站支配、伴隨領(lǐng)導(dǎo)等等，這些都會(huì)在一個(gè)側(cè)面展現(xiàn)單位辦會(huì)的力量，作為行政辦公人員，這些環(huán)節(jié)的每一個(gè)細(xì)節(jié)都不應(yīng)當(dāng)逃離辦公室工作人員的視線，平常需要多揣摩、多思索，形成自己的見解。.會(huì)議貫徹落實(shí)是辦好會(huì)議的綜合體現(xiàn)會(huì)議局辦的再好、再勝利，也只是會(huì)議的一部分