標(biāo)準(zhǔn)類文件管理辦法（修訂稿）一、目的為規(guī)范公司標(biāo)準(zhǔn)類文件的制定、修訂、發(fā)布、宣貫、實(shí)施的工作程序及具體要求，加強(qiáng)對標(biāo)準(zhǔn)文件的管理、實(shí)施監(jiān)督與檢查，特制訂本辦法。二、適用范圍本辦法適用于XXXXXXX公司標(biāo)準(zhǔn)文件的管理。三、釋義1、本辦法中“標(biāo)準(zhǔn)文件”是指在公司經(jīng)營、管理活動中，針對管理、工作、技術(shù)事項(xiàng)實(shí)際的或潛在的問題需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一而制定的，要求公司成員共同遵守、執(zhí)行的規(guī)程性文件。四、責(zé)權(quán)1、本辦法由總經(jīng)理辦公室承擔(dān)解釋責(zé)任2、總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)文件的審定，由總經(jīng)理進(jìn)行簽發(fā)。3、分管副總負(fù)責(zé)所轄公司/部門/科室范圍內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)文件的審批、審核。4、各部門/科室負(fù)責(zé)所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)文件的編制、修訂、校對及報(bào)批。5、行政人事部負(fù)責(zé)以公司名義對下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行編號、發(fā)布、存檔備案、宣貫及廢止工作。6、總經(jīng)理辦公室各部門負(fù)責(zé)對所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)發(fā)布執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行并收集執(zhí)行情況信息。7、督辦科負(fù)責(zé)對標(biāo)準(zhǔn)文件實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。五、標(biāo)準(zhǔn)文件的分類1、管理類標(biāo)準(zhǔn)：對公司經(jīng)營、管理活動中需協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項(xiàng)所制定的標(biāo)準(zhǔn)。2、工作類標(biāo)準(zhǔn)：對公司經(jīng)營、管理活動中需協(xié)調(diào)統(tǒng)一的工作事項(xiàng)所制定的標(biāo)準(zhǔn)。3、技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)：對公司在設(shè)計(jì)、工藝、操作等執(zhí)行工作中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的技術(shù)事項(xiàng)所制定的標(biāo)準(zhǔn)。4、標(biāo)準(zhǔn)文件形式：XXX辦法、XXX制度、XXX程序、XXX流程、XXX標(biāo)準(zhǔn)、XXX規(guī)范、XXX規(guī)程、XXX條例、XXX守則、XXX細(xì)則、XXX操作卡、XXX作業(yè)指導(dǎo)書等。六、標(biāo)準(zhǔn)文件制定的原則1、普遍性原則：普遍適用于公司經(jīng)營管理活動中同類事項(xiàng)。2、統(tǒng)一性原則：文件格式符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。3、簡潔化原則：文件內(nèi)容以使公司經(jīng)營管理活動中各事項(xiàng)以短、平、快的方式高效處理為原則。4、協(xié)調(diào)性原則：文件內(nèi)容與公司現(xiàn)行的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)所轄事項(xiàng)協(xié)調(diào)一致，避免沖突。七、標(biāo)準(zhǔn)文件的制定程序1、流程圖流程圖各部門/科室業(yè)務(wù)對口部門業(yè)務(wù)管理部門分管副總總經(jīng)辦總經(jīng)理行政人事部標(biāo)準(zhǔn)起草標(biāo)準(zhǔn)修訂標(biāo)準(zhǔn)糾偏補(bǔ)充文件意見會簽標(biāo)準(zhǔn)文件審核標(biāo)準(zhǔn)文件審核補(bǔ)充文件意見會簽標(biāo)準(zhǔn)文件審核標(biāo)準(zhǔn)文件審核補(bǔ)充文件意見會簽標(biāo)準(zhǔn)文件審批審核審批審核審定審定簽發(fā)簽發(fā)編號發(fā)布執(zhí)行情況信息編號發(fā)布……注：標(biāo)準(zhǔn)文件糾偏應(yīng)以執(zhí)行情況信息為依據(jù)。編號規(guī)則說明2-1公司代碼：表示起草部門/可是所屬公司如：xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGJxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGNxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGHxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYQJ2-2部門代碼：表示起草部門如：財(cái)務(wù)部：CW行政部：XZ人事部：RS銷售部：XS采購部：CG剝離部：BL2-3文件類別：標(biāo)準(zhǔn)文件兒女為管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)三類，以相應(yīng)英文代碼表示管理類標(biāo)準(zhǔn)：（MangementStandard):MS工作類標(biāo)準(zhǔn)：（WordStandard):WS技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)：（TechnicalStandard):TS2-4序列號：指部門/科室起草的同類標(biāo)準(zhǔn)文件流水號，從01起，以兩位數(shù)字表示。2-5年份編號：指標(biāo)準(zhǔn)文件簽發(fā)執(zhí)行的年份，用四位數(shù)字表示。2-6版本號：指該標(biāo)準(zhǔn)文件的版本及修訂狀態(tài)。編號原則：起始版本為“1.0”，表示是該文件“第一版，未修訂”狀態(tài)。“1.1”表示“第一版，第一次修訂”。3、補(bǔ)充文件編號規(guī)則：、補(bǔ)充文件：標(biāo)準(zhǔn)文件簽發(fā)執(zhí)行后，依據(jù)行政管理部門收集反饋的執(zhí)行信息而進(jìn)行的關(guān)于該標(biāo)準(zhǔn)文件的補(bǔ)充說明、通知等文件。XXXX·XX/XX00(00)—0000(1.0)補(bǔ)充文件序列號標(biāo)準(zhǔn)文件編號管理要求4-1標(biāo)準(zhǔn)文件編號具有唯一性，標(biāo)準(zhǔn)文件修訂并更新版本或廢止后，該編號不再啟用。4-2標(biāo)準(zhǔn)文件修訂時，只修改其“版本號”，其余代碼不變。標(biāo)準(zhǔn)的修訂1、各類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)使用要求、管理業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新及執(zhí)行情況信息，及時補(bǔ)充、2、修訂。標(biāo)準(zhǔn)起草部門/可是原則上每半年應(yīng)對標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行一次梳理，對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充。每兩年應(yīng)對在行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一次檢查，對標(biāo)準(zhǔn)分別予以“確認(rèn)”、“修訂”、“廢止”。3、經(jīng)過梳理及檢查的文件應(yīng)填寫《標(biāo)準(zhǔn)文件檢查記錄表》，報(bào)審報(bào)批，明確文件使用情況并完善文件修訂工作痕跡。4、經(jīng)梳理后需要補(bǔ)充的標(biāo)準(zhǔn)文件由標(biāo)準(zhǔn)起草部門/科室進(jìn)行補(bǔ)充，其補(bǔ)充流程按本辦法第七條糾偏程序執(zhí)行，完成流程后填寫《補(bǔ)充文件記錄表》。5、經(jīng)檢查后需要修訂的標(biāo)準(zhǔn)文件由標(biāo)準(zhǔn)起草部門/科室進(jìn)行修訂，并填寫《標(biāo)準(zhǔn)文件修訂單》，其修訂流程按本辦法第七條執(zhí)行。6、標(biāo)準(zhǔn)“修訂”并進(jìn)行版本更換時，原版本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)“廢止”。由標(biāo)準(zhǔn)起草部門/科室填寫《標(biāo)準(zhǔn)文件廢止通知單》報(bào)送到行政管理部門，新版本的標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)作為通知單附件一同報(bào)送。7、行政管理部門在新版本文件簽發(fā)時，應(yīng)將《廢止通知單》作為新版文件附件一同簽發(fā)。8、標(biāo)準(zhǔn)文件的修訂工作應(yīng)做好《標(biāo)準(zhǔn)文件修改記錄》，由行政管理部門完成記錄工作。并將《補(bǔ)充文件記錄表》、《標(biāo)準(zhǔn)文件修訂單》及其附件、《標(biāo)準(zhǔn)文件修改記錄》、《標(biāo)準(zhǔn)文件廢止通知單》及其附件、以及原版標(biāo)準(zhǔn)文件匯總整理完成并交檔案室予以留存，作為參考資料使用。標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、實(shí)施、監(jiān)督檢查及反饋各部門/科室收到新的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施通知，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施日期和實(shí)施要求及時做好本部門/科室的標(biāo)準(zhǔn)宣貫和實(shí)施工作。各類標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)發(fā)布，屬強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，各部門/科室必須嚴(yán)格執(zhí)行，并進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期自查，對違反標(biāo)準(zhǔn)的行為進(jìn)行糾正。由督辦科進(jìn)行不定期抽查，對違反標(biāo)準(zhǔn)的行為進(jìn)行上報(bào)，并依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化管理處罰條例》進(jìn)行懲罰。標(biāo)準(zhǔn)的宣貫方法3-1各類標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，適用部門應(yīng)及時組織宣貫、講解。3-2工作類標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，適用部門/科室應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)文件及時上墻，并組織本部門/科室員工進(jìn)行宣傳貫徹或?qū)W習(xí)。3-3技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，適用部門/科室應(yīng)按專業(yè)分工及標(biāo)準(zhǔn)化管理要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文件的的及時發(fā)放，并組織本部門/科室員工進(jìn)行宣傳貫徹或?qū)W習(xí)。以上內(nèi)容執(zhí)行后不得出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)文件發(fā)布完成而適用部門仍有人員不明確標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的情況，如出現(xiàn)因宣貫不利而引起的違反標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)象，將依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化管理處罰條例》進(jìn)行連帶責(zé)任懲罰。各部門/科室及其所屬員工如對在行的標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容有異議、建議等，可向行政管理部門提出意見或建議，也可在公司設(shè)置的意見箱（公司網(wǎng)站企業(yè)文化欄目員工意見箱或公眾號平臺意見箱)內(nèi)發(fā)布（可匿名），員工所提意見及建議經(jīng)過篩選、整理將會視情況作為在行標(biāo)準(zhǔn)文件的補(bǔ)充或修改依據(jù)。本辦法由行政人事部制定，解釋權(quán)歸屬行政人事部；若有未盡事宜，將由行政人事部另行發(fā)文補(bǔ)充?！鳂I(yè)工具《標(biāo)準(zhǔn)文書模板》《標(biāo)準(zhǔn)文件檢查記錄表》《補(bǔ)充文件記錄表》《標(biāo)準(zhǔn)文件修訂單》《標(biāo)準(zhǔn)文件修訂記錄》《標(biāo)準(zhǔn)文件廢止通知單》起草部門：起草人：《標(biāo)準(zhǔn)文書模板》標(biāo)題：（居中、字號：二號、字體：黑體）條目：（字號：小四、字體：仿宋、加黑，段前1行）款：正文（對齊條目、字號：小四、字體：仿宋）1-1小款：正文（對齊條目、字號：小四、字體：仿宋）正文（行間距：段前0行、段后0行，間距：1.5倍行距)；頁邊距:(上：1.6CM、下2.5CM、左：2.5CM、右：2.0CM、裝訂線：0厘米、裝訂位置：左）。附件XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX《標(biāo)準(zhǔn)文件檢查記錄表》標(biāo)準(zhǔn)文件檢查記錄表檢查部門：檢查日期：文件號文件名確認(rèn)廢止需補(bǔ)充/修訂在行版號舊文件版號舊文件歸檔補(bǔ)充修訂檢查：審核：批準(zhǔn)：說明：此表格由原文件起草部門填寫，報(bào)審報(bào)批、并歸檔備案?！堆a(bǔ)充文件記錄表》補(bǔ)充文件記錄表編制部門：編制日期：文件號文件名問題條款補(bǔ)充依據(jù)補(bǔ)充文件編號編制：審核：批準(zhǔn)：說明：此表格由原文件起草部門填寫，報(bào)審報(bào)批?！稑?biāo)準(zhǔn)文件修訂單》標(biāo)準(zhǔn)文件修訂單修訂日期：修訂部門/修訂人需修訂文件名稱需修訂文件編號修訂前版號/修訂次修訂依據(jù)修訂前（可附加頁）修訂后（可附加頁）條款號內(nèi)容條款號內(nèi)容修訂：審核：批準(zhǔn)：說明：此表由文件起草部門填寫，附修訂前與修訂后標(biāo)準(zhǔn)文件，報(bào)審報(bào)批并歸檔備案?！稑?biāo)準(zhǔn)文件修訂記錄》標(biāo)準(zhǔn)文件修訂記錄記錄人：記錄日期：序號文件名在行文件號修訂前文件號修訂部