鐵路項目管理信息化建設探討

0項目管理信息化、網絡化是一個新趨勢近年來，中國鐵路設計集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）大力推進機構優(yōu)化調整，建立了“集團公司總負責大建設、各部門、區(qū)域公司、研究所、車間、車間”的兩級管理制度。實施“責任、權力、利益”統(tǒng)一，人與財、物”管理協(xié)調，“市場、生產經營、科學研究”三位一體的管理機制。集團公司主要控制風險和資金的管理，通過戰(zhàn)略和目標管理轉向不同的部門、區(qū)域公司、研究院和分支機構。根據集團公司機構優(yōu)化調整的思路，項目管理主要體現(xiàn)以下特征：管理和組織主體趨于多元。項目信息傳遞和歸集必要性加強，尤其是非傳統(tǒng)區(qū)域市場開發(fā)任務體量大要求高，對整體管理水平和管理效率提升提出更高要求。業(yè)務管理呈現(xiàn)多元化。總承包、境內勘察設計、境外等幾大業(yè)務各領風騷，集團公司每年推進約300個項目2500個階段工作，項目經理、總體級和專線級等關鍵資源緊缺，對組織效率、模式改進、管理手段提升提出了更急迫的需求。項目管理趨于精細化。從客戶角度出發(fā)，需要管理計劃進度和服務質量；從集團自身出發(fā)，需要管理資源投入、技術創(chuàng)新、項目成本、債權回款、效益評價。項目管理提升到“管理會計”的高度，需要有大量的數據積累和分析支撐科學的項目決策。后疫情時代對項目管理提出新要求。遠程辦公、視頻會議成為項目管理的常態(tài)，為社會各方所接受，加快了項目管理信息化的節(jié)奏。鑒于以上分析，需要分析當前集團公司項目管理的要點，按輕重緩急、分步進行項目管理信息化探索與實踐1管理項目的要點分析項目管理一般包含項目計劃管理、項目實施與控制、項目合同管理等內容（見圖1）。1.1項目年度預算主要包括年度計劃分解、項目質量計劃編制和實施計劃執(zhí)行。年度計劃是承接落實集團公司基礎類業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和五年發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌指導集團公司基礎類業(yè)務年度發(fā)展的依據，編制集團公司基礎類業(yè)務年度預算的基礎，總承包、境內勘察設計、境外等業(yè)務的管理單位要承接集團公司年度計劃并進行任務和指標分解；項目質量計劃是推動實施“三位一體”的抓手，是承接落實年度計劃和項目需求，具體謀劃、組織和完成項目整體計劃和階段目標的工作指南，是項目預算管理等綜合管理的基礎；實施計劃是對項目質量計劃的具體落實和實施，包括勘察任務書、技術作業(yè)表、生產調度通知和總體安排工作通知單；在項目管理過程中，需精準掌握客戶推進的時間目標，嚴格管控項目的實施進度，對實施計劃的收口時間負責1.2項目實施過程管理主要包括資源管理、會議管理、采購管理、計量管理、考核管理等內容。資源管理主要是針對項目區(qū)域、類型和特點，匹配集團主管領導、主管副總工程師、主責管理單位、項目機構負責人、項目總體和項目團隊等關鍵資源的活動。過程中針對關鍵資源調整，主責單位與派遣單位不能達成共識時，需要由指定部門進行資源協(xié)調。會議管理主要是圍繞項目生產活動的日常生產會議、全業(yè)務生產例會及外部重大審查會議管理，需要重點落實參會人員、組織會議材料準備、提升匯報質量、做好會議信息追蹤與閉合。采購管理主要是在項目生產過程中，針對集團公司技術能力限制、資質不夠的工作，或承擔單位生產能力不足時與外部單位合作完成生產任務的活動。采購活動和項目成本管理直接相關，需優(yōu)先通過內部交易平臺進行內部交易。計量管理是以項目合同額或實際人力、物化投入為基礎，按照責任制規(guī)定，執(zhí)行計量規(guī)則，根據工作的實施進度，對集團內部生產單位的生產經營活動進行分配計量的過程。計量是責任制考核的關鍵指標，是調動各單位積極性、衡量各單位成果質量的重要杠桿。考核管理是嚴肅項目計劃管理，強化生產組織剛度的重要手段。主要是根據內外部考核與評價，采用例會通報、下達考核單等方式，從項目開發(fā)、生產組織管理、質量評價、技術創(chuàng)新等四個方面進行評價和獎懲，考核結果和計量、領導班子考核掛鉤。1.3項目實施進度管理情況。項目的執(zhí)行過程主要分為3個階段、2主要包括合同履約、營業(yè)額統(tǒng)計、營業(yè)收入確認、驗工計價、催收款管理等內容。合同履約主要是按照項目建設進度的需求，組織項目團隊嚴格執(zhí)行項目實施計劃，兌現(xiàn)計劃進度和服務質量的過程；營業(yè)額是匹配項目實施進度對應的合同額（含預測合同），營業(yè)額統(tǒng)計是衡量當期生產任務完成工作量的重要指標；營業(yè)收入是匹配項目實施進度對應的實際簽訂合同額，是衡量當期集團公司收益的重要指標；驗工計價是業(yè)主根據項目服務質量和兌現(xiàn)進度確認當期工作對應合同額的過程，也是大多項目回款之前的規(guī)定動作；催收款是根據集團公司年度催收款和債權清理目標，按照項目完成進度和驗工計價情況，落實應收賬款，分解指標明確責任人，與業(yè)主溝通落實收款的管理活動。在項目管理過程中，實施進度是貫穿于項目計劃管理、項目實施與控制、項目合同管理的主要指標，資源配置、項目考核評價、計量分配、營業(yè)額統(tǒng)計、營業(yè)收入確認、催收款活動均和項目實施進度直接掛鉤，需要通過信息化輔助手段去實現(xiàn)對項目實施進度的實時監(jiān)控和科學評判。另外項目管理中，營業(yè)額與營業(yè)收入、回款匹配是保證分管業(yè)務良性運營的重點考量指標，如何將項目管理的所有信息關聯(lián)共享，是項目管理信息化要解決的關鍵問題。2技術作業(yè)平臺圍繞集團公司項目管理的需求，從2016年開始啟動集團公司項目管理信息化探索與實踐。當前主要包含技術作業(yè)平臺、計量平臺和催收款平臺。技術作業(yè)平臺管控項目資源和進度，拓展研發(fā)工時系統(tǒng)；依托合同系統(tǒng)，與技術作業(yè)平臺項目同步，搭建計量平臺實施分配；以合同系統(tǒng)、計量平臺為基礎，搭建催收款平臺負責發(fā)票、驗工及債權管理。各系統(tǒng)相對獨立、數據互通、關聯(lián)共享，已初見成效2.1技術應用平臺的研究和實踐2.1.1項目信息機制2016年以前，集團公司業(yè)務以勘察設計為主，總承包和境外項目正在攀升階段。項目啟動后從確定關鍵資源、組建團隊到下達實施計劃，主要是通過集團公司騰訊通或辦公平臺傳遞，項目資源匹配情況和專業(yè)資料提交情況、整體進度管理主要通過例會催辦、召開專題會議或多方電話詢問，往往因多方信息不對等耗費大量的管理精力；項目基本分區(qū)域垂直管理，如關鍵管理人員調整，則項目管理信息會出現(xiàn)階段性斷鏈，尤其涉及到計量、營業(yè)額統(tǒng)計、營業(yè)收入確認、催收款等綜合性管理工作，影響程度較大；項目管理單位和生產單位之間溝通沒有量化的管理數據支撐，影響項目執(zhí)行的剛度，因此集團公司層面迫切需要研發(fā)建立項目信息化管理平臺。2.1.2項目信息平臺2016年開始圍繞項目生產管理流程、基于技術作業(yè)表的傳統(tǒng)格式，調研各級管理、應用人員，各類業(yè)務和駐外機構的不同需求，規(guī)范了項目安排的標準化模板，從提升管理、便捷操作的不同角度出發(fā)，研發(fā)搭建適用于集團公司生產鏈條上不同人群的技術作業(yè)平臺。2016年底從鐵路業(yè)務研發(fā)試用，2017年底在勘察設計業(yè)務實踐應用，2018年實現(xiàn)各業(yè)務全面推廣。該平臺是形成項目庫、匯集團隊信息、檢查任務任務、安排生產會議、下達督辦信息、實施項目信息統(tǒng)計的平臺，是重點管理項目設計資源和實施計劃的信息化平臺，可實時監(jiān)控各專業(yè)資源投入和實施計劃執(zhí)行情況，統(tǒng)計實施計劃節(jié)點兌現(xiàn)率?？煽焖傧逻_任務安排，有效管理設計資源，加強專業(yè)橫向溝通，實時掌握項目進度，存儲專業(yè)成果資料，加強例會事項閉合，督辦重大事項執(zhí)行，共享項目信息。具體實施流程見圖3。以新啟動項目為例：生產經營主責單位確定項目總體（組）派遣單位，溝通確定項目總體名單，由主管調度或總體在平臺上發(fā)起“組建團隊”，各單位在平臺上報副總體和專線，形成團隊名單。主責單位組織項目總體通過平臺管理實施計劃（見圖4）。2.1.3項目運營管理情況技術作業(yè)平臺研發(fā)成果在2018年“海河杯”天津市優(yōu)秀勘察設計評選中獲得工程勘察設計計算機軟件一等獎，目前已廣泛應用于集團公司境內勘察設計、總承包、境外項目生產管理，實現(xiàn)了新建項目、配置資源、下達安排、管控節(jié)點、推送提醒、統(tǒng)計數據、資料存儲、督辦考核等查詢和進度管理功能，提高了項目管理成效。運行3年來，集團公司生產計劃兌現(xiàn)率由80%以下提升至99.8%。同時，該平臺與工時系統(tǒng)、計量平臺有效銜接，作為各執(zhí)行單位填報工時和生產管理部門實施計量的任務依據2.2測量平臺的研究和實踐2.2.1項目產出分配有專業(yè)設計與在實施計劃、實行現(xiàn)金管理結合發(fā)2018年以前集團公司執(zhí)行內部產值分配辦法規(guī)定，按項目標準、線路長度、投資情況與實際投入，匹配項目的實施計劃和進度予以計費。項目產值分配主要通過分解實施計劃、應用表格模板來計算，工作量較大，會出現(xiàn)因對項目和分配規(guī)則了解不清，分配尺度不統(tǒng)一的情況。且不同地域項目取費不同，因產值分配與合同獲取額度不直接掛鉤，也未能及時導向優(yōu)質資源向利潤高的項目傾斜2.2.2計“量”平臺計量平臺是解讀集團公司經濟責任制、計量規(guī)則、發(fā)展資金管理規(guī)定和交易規(guī)定，與技術作業(yè)平臺和合同管理系統(tǒng)關聯(lián)搭建的信息化平臺。該平臺一方面以技術作業(yè)平臺上的項目為源頭，技術作業(yè)平臺的實施計劃作為計“量”依據；另一方面在合同管理系統(tǒng)里分劈階段合同額導入計“量”平臺；同時匹配計量的相關規(guī)則，按實施進度進行計量分配，為“量本利”考核體系提供了詳實的基礎數據。具體實施流程見圖5及圖6。2.2.3執(zhí)行結果統(tǒng)計該平臺可實現(xiàn)啟動工作安排即對參與單位下達擬分配總量，指導各單位根據收入合理匹配支出；可在過程中根據執(zhí)行情況扣減或獎勵計量，及時反映和考核單位（專業(yè)）執(zhí)行情況；在整階段工作結束后，隨完成隨發(fā)布計量結果。計量平臺應用逐步實現(xiàn)內部計量操作簡單高效、過程嚴謹無誤、數據積累智能?？山Y合項目實施計劃完成情況匹配單位“量”的分配，科學計算項目進度，動態(tài)為統(tǒng)計營業(yè)額和確認營業(yè)收入提供可靠的基礎數據。2.3收集平臺的研究和實踐2.3.1溝通和信息引導,催收款工作常態(tài)債權清理是企業(yè)管理的一項重要工作，安排專人整理收款臺賬、及時補錄新簽合同、反復溝通開票和驗工計價信息、電話提醒債權催收、會議督辦風險債權等是催收款管理工作的常態(tài)。近幾年，國鐵集團對債權清收尤為重視，集團公司也加大對債權清收的考核力度，管理約15000個合同，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應新形勢下的嚴要求。2.3.2項目進度管理結合財務系統(tǒng)與財務要求，與技術作業(yè)平臺、計量平臺、合同管理系統(tǒng)關聯(lián)，2020年度研發(fā)建立催收款管理平臺。按規(guī)劃建設的需求，擬結合“技術作業(yè)平臺”人力資源和管理機構信息，系統(tǒng)自動匹配確定債權清收責任人；結合“計量平臺”項目進度，系統(tǒng)自動逐合同確定應收賬款、提出驗工計價計劃額度；年初通過系統(tǒng)自動梳理合同存量、應收賬款和收款指標，確定收款預算指標；根據集團公司下達收款指標，校核并分解推送收款指標。過程中定期推送催收信息，留存催收記錄；債權責任人每周在平臺上反饋催收情況，系統(tǒng)自動形成債權催收周報；對已開票未進款的債權定期提醒，避免產生風險債權；對久遠債權重點盯控，設置集團內部多部門債權債務數據聯(lián)動，共同解決。該平臺近期可投入應用，將根據應用情況不斷完善優(yōu)化。擬通過合同數據提取，從不同角度對合同數量、合同額、合同收支、合同進度、客商等數據進行統(tǒng)計分析，驗工計價、回款與項目進度關聯(lián)，實時掌握每個項目的應收賬款和實際進款情況，實現(xiàn)過程記錄電子化，節(jié)點流程清晰化。具體流程見圖7。3項目信息建設的長期目標3.1項目管理信息化建設有待完善通過技術作業(yè)平臺、計量平臺和催收款平臺的聯(lián)動開發(fā)，實現(xiàn)了項目全周期信息化管理，實現(xiàn)了數據互通，積累了大量數據，增強了統(tǒng)計分析和決策能力，大大提高了項目管理效率。結合集團公司的項目管理需求，仍存在有待完善的空間。一是市場開發(fā)和生產經營指導意見剛發(fā)布待實踐，生產經營流程尚未固化，存在項目管理界面不清和信息化建設的盲區(qū)。二是技術管理的審簽流程未實現(xiàn)信息化管理，成果質量把控的過程記錄不全面；未實現(xiàn)設計資源的全覆蓋，項目前期經營管理、后期配合施工、外部協(xié)作勞務人員的負荷統(tǒng)計未納入，不利于集團公司各業(yè)務不同周期的人力資源負荷分析；信息化數據積累不夠系統(tǒng)全面，尚不能實現(xiàn)對人物畫像、對項目畫像、對單位畫像。三是項目管理未與財務管理多方位聯(lián)動，業(yè)財融合和管理會計的作用發(fā)揮不到位。3.2生產經營信息化平臺建設集團公司信息化遠期目標是建設生產經營系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、科技開發(fā)管理系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)等五大信息系統(tǒng)。生產經營系統(tǒng)圍繞項目管理信息化繼續(xù)探索，主要提出如下思路（見圖8）。一是實現(xiàn)生產經營業(yè)務流程體系信息化。對市場開發(fā)和生產經營指導意見總結歸納，形成生產經營業(yè)務流程，以運行順暢、管理高效、橫向到邊、縱向到底的生產經營業(yè)務流程體系成果為基礎，通過信息化手段固化到生產經營信息化系統(tǒng)中，實現(xiàn)生產經營業(yè)務流程體系信息化。二是建設生產經營信息化平臺?；谝钥蛻艄芾怼㈨椖块_發(fā)、投標、合同簽訂、鐵路勘察、鐵路設計、配合施工以及竣工驗收為核心的鐵路勘察設計流程，構建由客戶關系管理、市場信息管理、機會管理、計劃管理、工時統(tǒng)計、進度管理、協(xié)同設計、技術質量管理、安全管理、計量管理、事務管理、溝通管理、項目督辦管理、權限管理等模塊組成的生產經營信息