會務(wù)服務(wù)保障方案在了解會務(wù)需求時，我們?yōu)榱烁鼫?zhǔn)確地了解會議主辦方的需求，設(shè)計了標(biāo)準(zhǔn)問卷，以引導(dǎo)他們提出會務(wù)需求。我們會書面登記會務(wù)需求并與會議主辦方確認。會務(wù)需求確認相關(guān)表格詳見下列表格。附表一：會務(wù)服務(wù)需求確認表類別：座談會、報告會、開/閉幕式、演出、受聘儀式、其他（）會議日期：年月日會議時間：上午、下午、晚上會議地點參會領(lǐng)導(dǎo)參會人數(shù)1、預(yù)留貴賓車位；貴賓專車：是/否，位數(shù)：2、參觀路線：是否，路線、出發(fā)點、途經(jīng)、終點3、是否需要增加安保力量：是/否，人數(shù)、工作事項4、參會人員是否憑證件入場：是/否，保密內(nèi)容、是否有保密要求5、是否需要大功率電源：是/否，電壓負荷、電源連接線、是否通往樓層6、會議期間是否需要音樂進行曲：是/否，使用時間7、是否需要使用投影：是/否，使用時間8、是否需要錄音筆：是/否附表二：會務(wù)服務(wù)需求確認表（續(xù)）類別：開/閉幕式、設(shè)施設(shè)備項目：1、是否需要合影：是/否，合影座椅數(shù)量2、是否有外賓參加：是/否，外賓使用語言、數(shù)量3、是否需要預(yù)留宣傳牌：是/否，擺放時間4、是否需要協(xié)助制作與懸掛橫幅：是/否，橫幅內(nèi)容、背景主題、背景尺寸、大背景懸掛位置、擺放位置5、是否需要簽到臺：是/否，擺放方式6、是否對桌椅的擺放有特別要求：是/否，擺放方式7、是否需要白板：是/否，擺放位置、擺放數(shù)量、擺放物品、白板筆8、是否需要配發(fā)會議資料：是/否，發(fā)放方式會務(wù)服務(wù)需求確認表1.會議桌花和環(huán)境類會議盆花-是否需要擺放會議臺花：□是（）□否-會議盆花或綠色植物數(shù)量和種類：-擺放位置：2.麥克風(fēng)和座席牌-是否需要擺放座胸牌：□是（）□否-麥克風(fēng)種類和數(shù)量：-無線話筒數(shù)量：-頭戴麥克風(fēng)數(shù)量：-是否需要提供紙筆：□是（數(shù)量：）□否-是否需要提供果盤/茶歇飲品：-水果種類：-食品：-會中由服務(wù)人員續(xù)水：□人員續(xù)水□瓶裝水-需配備紙巾服務(wù)策劃根據(jù)確認的服務(wù)需求，進行全面的策劃和制定實施方案，包括但不限于以下內(nèi)容：-職責(zé)分工；-時間安排；-場地安排；-會務(wù)用品和硬件設(shè)施配備；-突發(fā)事件應(yīng)對措施；-會議秩序和安全等。會前準(zhǔn)備對會務(wù)服務(wù)可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進行細分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證每項服務(wù)內(nèi)容都能在合理范圍內(nèi)滿足經(jīng)確認的需求，可能涉及的服務(wù)內(nèi)容包括但不限于以下方面：-布置導(dǎo)引；-布置簽到；-布置橫幅和大背景；-檢查會議用桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排；-布置臺布；-制作并擺放座席牌；-擺放不同類型麥克風(fēng)；-擺放花卉；-制作和佩戴胸花；-提供紙筆；-提供毛巾和紙巾；-調(diào)試燈光、音響、投影和空調(diào)；-準(zhǔn)備茶具和水；-準(zhǔn)備果盤；-檢查安全、消防設(shè)施和疏散通道；-了解會議程序和個性化服務(wù)需求；-備用物品：電源轉(zhuǎn)換插座、萬能充電器、插電板等。會中服務(wù)1.引領(lǐng)入座-操作規(guī)則：引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入上座，雙手輕提起椅子請領(lǐng)導(dǎo)入座，然后用膝蓋輕頂椅背至領(lǐng)導(dǎo)腿部，請其坐下。-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：椅子輕拿輕放，使用禮貌用語。2.上香巾-操作規(guī)則：左手端托，右手拿香巾夾，站在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè)為領(lǐng)導(dǎo)遞香巾。不能擋住領(lǐng)導(dǎo)的視線。-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：香巾干凈無異味，冬天在35度左右，夏天上冰毛巾。3.斟茶：（1）男性：穿著整潔、合身的西裝、襯衫、領(lǐng)帶和皮鞋，發(fā)型整齊，面部干凈整潔，不得有胡須和大面積的紋身。（2）女性：穿著整潔、得體的職業(yè)裝、高跟鞋，發(fā)型整齊，妝容淡雅，不得穿著過于暴露或花哨的服裝和飾品。6.1.2衛(wèi)生要求（1）保持身體清潔，不得有異味或汗臭味；（2）保持口氣清新，不得吸煙、嚼口香糖或吃大蒜等辛辣食物；（3）保持手部清潔，不得有指甲過長或污漬；（4）保持服裝整潔，不得有污漬或皺褶。6.2儀態(tài)要求（1）保持微笑，熱情周到地服務(wù)客人；（2）姿態(tài)端正，站立或行走時保持優(yōu)美的姿態(tài)和動作；（3）語言得體，用禮貌、規(guī)范的語言與客人交流；（4）注意細節(jié)，如遇到客人的特殊要求或問題，應(yīng)及時妥善處理；（5）保持專業(yè)形象，不得與客人發(fā)生爭執(zhí)或情緒化的行為。女性穿著裙裝時，應(yīng)搭配長襪和工鞋，裙子長度應(yīng)在膝蓋上方3厘米。男性穿著西裝時，褲子應(yīng)該燙直，折痕清晰，長度應(yīng)該及鞋面。襯衫領(lǐng)口應(yīng)該扣好，袖口不應(yīng)該挽起來。工作牌應(yīng)該佩戴在左胸，距離肩縫18厘米，距中線5厘米，不應(yīng)該斜戴。工作鞋應(yīng)該選擇黑色皮鞋，以軟底鞋為宜，表面要保持光亮。女性應(yīng)該穿著長筒肉色絲襪，男性應(yīng)該穿著深色長襪，不應(yīng)該穿著淺色短筒襪。女性不應(yīng)該佩戴夸張的飾品或彩繩，可佩戴耳釘、黃金或白金項鏈等簡單的飾品。男性除了手表和婚戒之外，不應(yīng)該佩戴其他飾品。女性可以化淡妝，但香水味道不應(yīng)該過濃，可以涂抹透明指甲油。站姿時，女性應(yīng)該上身正直，挺胸收腹，雙手搭握放于小腹前，雙腳可前后略分開。男性應(yīng)該雙眼平視前方，頸部挺直，雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，右手輕握左手的腕部，腳跟并攏呈“V”字型分開，或者雙腳平行分開，與肩同寬。行姿時，身體重心應(yīng)稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑。上身正直不動，兩肩相平不搖，兩臂擺動自然，步幅適中、勻速。坐姿時，女性背對座椅輕坐，后腿能夠碰到椅子，兩個膝蓋合并，腿可放中間或兩邊。男性應(yīng)該上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。導(dǎo)引賓客時，應(yīng)該走在賓客左前方，距離保持2～3步。遇到拐彎或臺階處，應(yīng)該回頭向賓客示意說“請當(dāng)心”。3.引導(dǎo)客人時，應(yīng)使用禮貌用語如“這邊請”、“里邊請”等。4.當(dāng)為賓客送行時，應(yīng)站在賓客的后方，與其保持約半步的距離。具體指引可參見圖A.4。6.2.5笑容保持面部自然親切的微笑。6.2.6規(guī)范用語使用規(guī)范用語，如“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“再見”等。7.會場布置相關(guān)要求7.1座席牌7.1.1座席牌宜選擇三角形，一般長15-20厘米，寬7.5-10厘米，雙面展示。7.1.2座席牌字體格式應(yīng)統(tǒng)一，大小合理。7.1.3根據(jù)座次要求安排座席牌的擺放位置。座席牌擺放要求如下：場合：貴賓廳擺放要求：距沙發(fā)扶手前緣5-6厘米處擺放場合：圓桌會議室擺放要求：靠近麥克風(fēng)右側(cè)3-4厘米，距離客人座位桌邊50-60厘米處擺放場合：報告廳/禮堂擺放要求：距離麥克風(fēng)右側(cè)3-4厘米，距離客人座位桌邊50-60厘米處擺放。具體參見圖C.1。7.2麥克風(fēng)7.2.1擺放要求1）對于有線麥克風(fēng)，麥頭高度距桌面20厘米；有線鼠標(biāo)距離桌邊20厘米擺放。2）對于無線麥克風(fēng)（使用麥克風(fēng)架），高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見圖C.2。3）在多人使用麥克風(fēng)時，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一個麥克風(fēng)。7.2.2電池管理1）對于無線麥克風(fēng)，每次充電時間為10-12小時之間（具體可根據(jù)電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算），電池一般使用期限為一年。2）電池應(yīng)存放在干燥涼爽的地方。7.2.3其他1）在音響關(guān)閉后，方可卸除有線麥克風(fēng)。2）使用完畢的無線麥克風(fēng)應(yīng)及時卸除內(nèi)部電池。7.3記錄紙、筆7.3.1記錄紙宜選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。7.3.2記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。7.3.3會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)或記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求可參見圖。7.4飲用水7.4.1宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水。7.4.2飲用水應(yīng)該擺放在客人面前，成直線，靠近茶杯的左側(cè)（如果沒有茶杯，則應(yīng)該在客人右側(cè)12~15厘米處擺放），并標(biāo)明標(biāo)識。7.4.3在貴賓廳中，飲用水應(yīng)該使用玻璃杯。8、設(shè)備調(diào)試8.1燈光調(diào)試逐個開關(guān)燈光，檢查其照明效果。對于主席臺燈光，應(yīng)該單獨檢查開放投影時的燈光效果，同時還應(yīng)檢查燈光對主席臺人員的照射。確保燈盞無損，亮度與顏色協(xié)調(diào)一致。8.2音響調(diào)試8.2.1音響應(yīng)該提前1小時打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接。抖動連接線與移動底座，搖動麥克風(fēng)接口，測試音箱與麥克風(fēng)接口處，測試聲音是否正常。逐個調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠的距離可以聽清、并感覺音量適中為準(zhǔn)。檢查麥克風(fēng)電池電量及備用電池情況。8.2.2將音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音效果是否正常。避免雜音、電流聲、音頻干擾等。8.2.3對于無線麥克風(fēng)，應(yīng)在會議室每個音箱試音，確保其工作正常。8.3投影調(diào)試8.3.1電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標(biāo)志）鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容，不兼容時可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。8.3.2確保投影無花屏、抖動、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。8.4激光筆調(diào)試8.4.1確保激光筆電池電量充足，使用完畢后，應(yīng)及時將電池拆除。8.4.2確保激光筆上下?lián)Q頁鍵與光束正常，保證激光筆在10米范圍內(nèi)可正常使用。8.5空調(diào)調(diào)試8.5.1當(dāng)會議室內(nèi)溫度高于26℃時，應(yīng)該開啟空調(diào)；當(dāng)溫度低于26℃時，可根據(jù)現(xiàn)場情況及視要求開啟空調(diào)。8.5.2會議開始前30分鐘打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。8.5.3如果未開啟空調(diào)，應(yīng)該打開新風(fēng)機。8.6LED顯示屏調(diào)試8.6.1LED顯示屏電源開關(guān)順序：打開LED顯示屏?xí)r先打開主控計算機，后打開LED顯示屏；關(guān)閉LED顯示屏?xí)r先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計算機。8.6.2打開計算機時，待計算機操作系統(tǒng)進入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。8.6.3不應(yīng)該在以下情況下開啟LED顯示屏：1）――LED顯示屏主控計算機沒有進入控制軟件等程序；2）――LED顯示屏主控計算機未通電；3）――LED顯示屏主控制部分電源未打開。