外貿(mào)部計劃書一、外貿(mào)部成立背景二、外貿(mào)部工作職能三、外貿(mào)部推廣平臺四、外貿(mào)部客戶分析五、外貿(mào)部當(dāng)前計劃六、外貿(mào)部后期發(fā)展目錄一、外貿(mào)部成立背景當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)形勢復(fù)雜多變，國際需求更趨疲弱，加上貿(mào)易保護(hù)主義抬頭，各類技術(shù)壁壘也層出不窮，隨著人民幣不斷升值，原材料價格上漲、勞動力成本提升及融資難，競爭激烈化等問題，電機行業(yè)受到很大的沖擊和影響，如何去拓展業(yè)務(wù)，尋求自身的發(fā)展是當(dāng)下企業(yè)所需考慮的問題。當(dāng)前國內(nèi)市場已經(jīng)不能不滿足企業(yè)需求，很多企業(yè)紛紛將觸手延伸到全球市場，因此成立外貿(mào)部門去推廣企業(yè)的產(chǎn)品及文化成為目前的當(dāng)務(wù)之急。

北航電機從長遠(yuǎn)出發(fā)，立足未來，為盡快實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級，于二〇一六年八月成立外貿(mào)部門，負(fù)責(zé)向全球推廣本公司產(chǎn)品，拓展海外市場。二、外貿(mào)部工作職能職責(zé)外貿(mào)跟單員：外貿(mào)跟單員是指在國際貿(mào)易過程中，從事尋找客戶、合同磋商、單證制作、貨物跟蹤，根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中有關(guān)出口商品的相關(guān)要求，代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)、指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。對外：業(yè)務(wù)員，向客戶推銷產(chǎn)品，負(fù)責(zé)接待客戶等。對內(nèi)：協(xié)調(diào)員，協(xié)調(diào)產(chǎn)品的生產(chǎn)和交貨。b)基本框架：1.外貿(mào)部門的構(gòu)成；外貿(mào)部門作為一個團(tuán)隊，由于分工不同，一般由業(yè)務(wù)員，財會（負(fù)責(zé)核銷、退稅）、單證員，質(zhì)檢員組成。2.貨運代理，快遞公司的選擇、確定；由于外貿(mào)部門的日常詢單較多，路程較遠(yuǎn)，費用較大，選擇合適的國際快遞公司可以有效節(jié)約費用。3.公司形象的建立，如網(wǎng)站，產(chǎn)品規(guī)格、樣品陳列；公司形象是開拓外貿(mào)業(yè)務(wù)時公司的“名片”，外商往往是通過企業(yè)形象來逐漸了解其未來合作伙伴的。一個有實力，讓外商感覺可信賴的公司，不僅可以加快合作的進(jìn)程，而且也有利于將來業(yè)務(wù)量的不斷拓展。如何建設(shè)公司外貿(mào)形象，可以由委托專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司、廣告公司按照客戶的旨意進(jìn)行設(shè)計、策劃，當(dāng)然公司外貿(mào)形象的建設(shè)，也是逐步發(fā)展，不斷完善的，不可能一步到位。4.參加外貿(mào)行業(yè)協(xié)會，成為會員。外貿(mào)協(xié)會的主要功能是為企業(yè)提供市場最新動態(tài)，邀請相關(guān)主管部門，如海關(guān)、稅務(wù)、商檢、外匯局主管領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)、講座，內(nèi)容涉及國家最新外貿(mào)政策變化以及進(jìn)出口操作實際注意事項等。c)工作流程：客戶詢盤報價得到訂單下生產(chǎn)訂單業(yè)務(wù)審批生產(chǎn)通知驗貨制備基本文件商檢租船定倉安排拖柜委托報關(guān)獲得運輸文件準(zhǔn)備其他文件交單業(yè)務(wù)登記文件存檔d)工作流程細(xì)化：1．客戶詢盤：一般在客戶下PurchaseOrder之前，都會有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2．報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，ProformaInvoice給客戶做正式報價。

3．得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂PurchaseOrder。

4．下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。

5．業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：

6.1)如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。

6.2)如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3)如果是放帳客戶，或通過D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)7．驗貨：

7.1)在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2)如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3)如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。8．制備基本文件，及工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10．租船訂倉：

10.1)如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2)如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3)如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求等內(nèi)容。

10.4)向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。

11．安排拖柜：

11.1)貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等

11.2)傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

11.3)要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13．獲得運輸文件：

13.1)最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2)督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3)及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。

14．準(zhǔn)備其他文件

14.1)商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

14.2)FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。

14.3)一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4)裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

14.5)裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1)采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2)采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3)如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17．文件存檔：所有的L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助e)相關(guān)合作部門：外貿(mào)部門不是一個獨立的部門，它是基于生產(chǎn)部之上的一個協(xié)助溝通的部門。同采購部，外銷部門經(jīng)常會碰到客戶問價格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經(jīng)理講明后同采購部聯(lián)系看能否有所降件（指成本方面）。同生產(chǎn)部，要及時了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時同生產(chǎn)部溝通。以便安排訂單生產(chǎn)，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。

外貿(mào)部門還涉及到工程，財務(wù)，行政等各個部門，需要加強溝通才能在后續(xù)的工作中得心應(yīng)手。二、外貿(mào)部推廣平臺1）展會，通過參加廣交會等大型展會收集到比較多的客戶信息，對客戶信

息進(jìn)行分析，整理，找到重點客戶，從而推薦產(chǎn)品給客戶，不斷推廣公

司產(chǎn)品；2）同貿(mào)易公司合作，積極的同外貿(mào)公司溝通交流，了解最新的產(chǎn)品動態(tài)，

實時跟進(jìn)反饋最新信息；2）雜志及其他媒介，在行業(yè)內(nèi)比較出名的雜志發(fā)布廣告；3）網(wǎng)上平臺，選擇較好的B2B，B2C網(wǎng)站，以及國外專業(yè)性展會網(wǎng)站，來進(jìn)

行推廣，主要有阿里巴巴，環(huán)球資源和中國制造。阿里巴巴簡介:參考合作方案所含服務(wù)贈送資源國際站（29800元）X1年上門培訓(xùn)（后臺操作、內(nèi)頁詳情設(shè)置、旺鋪裝修等）1、價值888元的旺鋪裝修模板，模板查看鏈接：

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2、關(guān)鍵詞推廣輔助工具阿里優(yōu)魔術(shù)手或一陽指；

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