文秘的職責(zé)及其重要性

（理論與實(shí)踐）主講人：徐世雨個(gè)人基本情況2002-2005年中國人民大學(xué)公共管理學(xué)院管理學(xué)碩士2000-2001年南開大學(xué)國際商學(xué)院MBA研修1993-2005年山東陵縣副鎮(zhèn)長(zhǎng)、黨政辦公室主任、黨委副書記；副校長(zhǎng)1990-1993年萊陽農(nóng)學(xué)院研究實(shí)習(xí)員1986-1990年萊陽農(nóng)學(xué)院農(nóng)學(xué)系本科生2005-2007年德州學(xué)院歷史社會(huì)學(xué)系副主任副教授德州學(xué)院公共政策研究所所長(zhǎng)專業(yè)研究領(lǐng)域公共管理與公共政策分析；地方政府治理聯(lián)系方式：

Email:mpashiyu@126.comTele擔(dān)任過中共中央辦公廳主任

任弼時(shí)是偉大的馬克思主義者，杰出的無產(chǎn)階級(jí)革命家、政治家和組織家，是以毛澤東為核心的中國共產(chǎn)黨第一代領(lǐng)導(dǎo)集體的成員。楊尚昆歷任中共中央辦公廳主任、中央副秘書長(zhǎng)，兼任中央軍委秘書長(zhǎng)、中直機(jī)關(guān)黨委書記。１９８８年４月在全國人大七屆一次會(huì)議上當(dāng)選為中華人民共和國主席。

曾擔(dān)任過中共中央辦公廳主任

汪東興歷任政務(wù)院秘書廳副主任兼警衛(wèi)處處長(zhǎng)，公安部第八局副局長(zhǎng)、第九局局長(zhǎng)，公安部副部長(zhǎng)，江西省副省長(zhǎng)等職。１９６８年起擔(dān)任中共中央辦公廳主任兼中央警衛(wèi)局局長(zhǎng)、總參謀部警衛(wèi)局局長(zhǎng)。１９７７年８月在中共十一屆一中全會(huì)上當(dāng)選為中央政治局常委、中共中央副主席。

黨的十一屆三中全會(huì)以后，姚依林同志任中央副秘書長(zhǎng)、中央辦公廳主任1979年7月，在全國人大五屆二次會(huì)議上，被任命為國務(wù)院副總理。此后，他還兼任了國家計(jì)劃委員會(huì)主任、黨組書記，中央財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組副組長(zhǎng)，中央引進(jìn)智力領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)。在黨的十三屆一中全會(huì)上當(dāng)選為中央政治局常委。曾擔(dān)任過中共中央辦公廳主任

胡啟立

１９８２年至１９８７年任中共中央辦公廳主任，中央書記處書記、中央政治局委員（其間任中共中央整黨工作指導(dǎo)委員會(huì)副主任）。１９８７年至１９８９年任中共中央政治局委員、常委，中央書記處書記。１９９８年３月至２００３年３月任第九屆全國政協(xié)副主席。１９８３年任中共中央辦公廳主任，中共中央組織部部長(zhǎng)。１９８５年任中共中央書記處書記、中央政法委員會(huì)書記。１９８５年至１９９８年５月任中央保密委員會(huì)主任。１９８６年任國務(wù)院副總理。１９８７年當(dāng)選為中紀(jì)委書記。１９８９年兼任中共中央黨校校長(zhǎng)。１９９３年３月２７日至１９９８年３月１６日任第八屆全國人大常委會(huì)委員長(zhǎng)。中央政治局委員，第十三屆中央政治局委員、常委、中央書記處書記，第十四屆中央政治局委員、常委。曾擔(dān)任過中共中央辦公廳主任

中央辦公廳主任中央書記處書記兼中央辦公廳主任中央政治局委員，十一屆全國人大常委會(huì)副委員長(zhǎng)、黨組副書記，中華全國總工會(huì)主席１９８６—１９８７年中央辦公廳主任２００２—２００３年中央政治局常委，國務(wù)院副總理、黨組成員，中央金融工委書記２００３—中央政治局常委，國務(wù)院總理、黨組書記曾擔(dān)任過中共中央辦公廳主任

１９９３年至１９９７年中央辦公廳主任，１９９７年至１９９９年中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記，中央辦公廳主任，中央直屬機(jī)關(guān)工委書記。２００２年至２００７年任中共中央政治局常委、中央書記處書記，中央黨校校長(zhǎng)（２００２年１２月至２００７年１２月）。２００３年３月在十屆全國人大一次會(huì)議上當(dāng)選中華人民共和國副主席。１９９９—２００２年中央辦公廳主任，中央直屬機(jī)關(guān)工委書記２００７—２００８年中央政治局委員，中央直屬機(jī)關(guān)工委書記中共第十五屆中央候補(bǔ)委員，十六屆、十七屆中央委員，十六屆中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記，十七屆中央政治局委員。第十一屆全國政協(xié)副主席。2007－2007年中央辦公廳主任，中央機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室副主任2007－中央書記處書記，中央辦公廳主任，中央機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室副主任第十六屆中央候補(bǔ)委員，十七屆中央委員、中央書記處書記。原貴州書記栗戰(zhàn)書任中央辦公廳主任

主講內(nèi)容秘書及其角色定位。秘書工作及其重要性。秘書工作應(yīng)該具備的素質(zhì)和能力。個(gè)人的幾點(diǎn)體會(huì)。一、秘書及其角色定位1.秘書溯源“秘書”(Secre—tnfius)，意“可靠的職員”。英文是Secretary，有兩種含義：一是大臣，二是書記。前者指英國王室參與機(jī)要事務(wù)、掌管機(jī)秘文書的輔臣，后來沿用為英、美國家主管政府機(jī)關(guān)事務(wù)的部長(zhǎng)或副部長(zhǎng)；后者指從事文字記錄的人員，后來泛指文書和事務(wù)工作人員。據(jù)國際秘書聯(lián)合會(huì)的解釋?！懊貢鴳?yīng)是主管人員的特殊助手，他(或她)掌管辦公室工作技巧，能在上級(jí)沒有過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定”。秘書工作在我國歷史悠久，政權(quán)肇始，文字初興，當(dāng)人類社會(huì)發(fā)展到有“主其政”的首領(lǐng)之時(shí)，便出現(xiàn)了“輔其政”的秘書人才。史料表明，秘書工作發(fā)軔到現(xiàn)在約有4000多年的歷史，傳說中的黃帝有兩個(gè)秘書，一個(gè)是倉頡（相傳他創(chuàng)造中國文字），專門記其言，一個(gè)是沮誦，專門記其行。2.秘書的定義現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個(gè)人實(shí)現(xiàn)“效能最大化”的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才。3.秘書的主要類型秘書作為職業(yè)名稱是對(duì)一個(gè)復(fù)雜廣泛的從業(yè)群體的統(tǒng)稱，近幾年隨著社會(huì)的發(fā)展和行政管理分工的深化，同時(shí)也伴隨著市場(chǎng)需求的增加和秘書職業(yè)化的推進(jìn)，秘書的工作類型日益增多

。按照秘書的來源與服務(wù)對(duì)象可以分為公務(wù)秘書和私人秘書。按照秘書的工作性質(zhì)劃分，可分為黨政秘書，企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等。按照秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容可以分為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政秘書、法律、教育、醫(yī)學(xué)等各類專業(yè)秘書、文書處理和保管的機(jī)要秘書、負(fù)責(zé)總務(wù)后勤工作的事務(wù)秘書還有負(fù)責(zé)來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負(fù)責(zé)各級(jí)各類會(huì)議的承辦、組織和協(xié)調(diào)的會(huì)議秘書等。

隨著國家秘書資格認(rèn)證制度的推行，在新的秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，以前我們習(xí)慣稱呼的秘書級(jí)別中的初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)三個(gè)級(jí)別分別由國家資格五級(jí)、國家資格四級(jí)、國家資格三級(jí)所代替，并在此基礎(chǔ)上增加了國家資格二級(jí)。在工作要求上，國家職業(yè)資格五級(jí)秘書、四級(jí)秘書、三級(jí)秘書和二級(jí)秘書的能力要求依次遞進(jìn)，高級(jí)別涵蓋低級(jí)別的要求。一級(jí)秘書？大秘？4.秘書的角色定位特點(diǎn)作用角色定位職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機(jī)要性信息樞紐參謀嚴(yán)謹(jǐn)自制良好的職業(yè)作風(fēng)：保守機(jī)密輔助性輔佐輔助助手謙虛謹(jǐn)慎明確的職業(yè)意識(shí)：不越級(jí)越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組織者、公關(guān)者溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度：科學(xué)公正技術(shù)性高效優(yōu)化管理技術(shù)人員精益求精卓越的職業(yè)理想：敬業(yè)精業(yè)3.秘書工作的特點(diǎn)機(jī)要性

。輔助性。綜合性。技術(shù)性。秘書工作的機(jī)要性

秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)和管理層來進(jìn)行的，是“上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右”的重要樞紐。要具備嚴(yán)謹(jǐn)自制的職業(yè)素養(yǎng)，言談舉止時(shí)刻要符合工作職責(zé)的要求，養(yǎng)成保守機(jī)密的良好工作作風(fēng)。韓國最高齡的秘書，被稱為秘書界“圣母”的金圣姬曾經(jīng)在其著作中專門強(qiáng)調(diào)秘書人員“嘴緊”的問題，她說：“秘書的基本素質(zhì)中，最重要的莫過于‘嘴緊’了。我能把飯碗保到今天，全靠‘啞三年，聾三年，瞎三年’。”作為秘書，即使是對(duì)一句話、一封郵件、一頁文件也不能大意，不能說的決不說，不能透露的決不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘書應(yīng)該將“秘密”看的和自己的命一樣重要”。錢壯飛曾任國民黨特務(wù)頭子徐恩曾機(jī)要秘書

“龍?zhí)度堋敝傅氖清X壯飛、李克農(nóng)、胡底1933年至1942年，謝和賡曾擔(dān)任過吉鴻昌的秘書、國民黨軍副參謀總長(zhǎng)白崇禧的秘書、蔣介石大本營國防會(huì)議秘書、國民黨中央軍委秘書、第五戰(zhàn)區(qū)司令長(zhǎng)官李宗仁秘書……但自始至終，他都是一名共產(chǎn)黨員。秘書工作的輔助性

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)工作的直接“助手”，經(jīng)常要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文書處理、政策決議、事物管理等事務(wù)，并能夠輔佐和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)具體工作，因此要樹立“服務(wù)意識(shí)”，養(yǎng)成“謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁”的職業(yè)素養(yǎng)，具備明確的職業(yè)角色定位，甘當(dāng)幕后英雄，絕不能在工作中“越級(jí)越位”。秘書工作的綜合性秘書工作事務(wù)性工作多，管理對(duì)象復(fù)雜廣泛，需要處理和協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系。作為綜合辦公部門，秘書部門的工作涉及其他各個(gè)部門的職責(zé)范圍，在工作過程中，秘書經(jīng)常既是工作的統(tǒng)籌組織者又是工作的協(xié)調(diào)落實(shí)者，要正確處理個(gè)人及部門之間的分工與協(xié)作，科學(xué)條理地進(jìn)行各項(xiàng)工作的安排。作為秘書人員除了日常的事務(wù)性工作之外，還要了解所在單位各個(gè)部門的業(yè)務(wù)職能，使自己具備良好的綜合素質(zhì)。很多秘書前輩的經(jīng)驗(yàn)之談都提到對(duì)于任何事情，秘書都要能夠在短時(shí)間內(nèi)抓住重點(diǎn)與核心、看透本質(zhì)，然后有的放矢地進(jìn)行籌備。強(qiáng)調(diào)秘書要了解和掌握所在單位各部門的具體工作情況，并不是說秘書干涉其他部門的工作，而是指在充分了解各部門職能的基礎(chǔ)下，靈活整合業(yè)務(wù)資源，把領(lǐng)導(dǎo)交代下來的任務(wù)進(jìn)行最有效率的分工，以達(dá)到事半功倍的效果。。秘書工作的技術(shù)性秘書在工作過程中要具備特定的專業(yè)技能、技術(shù)知識(shí)和掌握必要的科學(xué)管理的方法技巧。文件的編制、機(jī)要設(shè)備的管理、音像設(shè)備的調(diào)試等等。秘書工作看似瑣碎繁雜，其實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)大都需要嚴(yán)謹(jǐn)有序的程序，這些程序有的是在工作中總結(jié)出來的科學(xué)系統(tǒng)的工作流程，有的是法律規(guī)章規(guī)定的工作規(guī)程，有的是根據(jù)上級(jí)的指令要求既定的要求程序，有的是必須遵照的技術(shù)性操作程序，要科學(xué)地完成秘書工作，就要像管理技術(shù)人員那樣，對(duì)工作程序認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)踐，具備善于鉆研、精益求精的工作素養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)、不斷完善，真正達(dá)到“敬業(yè)精業(yè)”的境界，并樹立“從優(yōu)秀走向卓越”的職業(yè)理想。。二、秘書工作及其重要性（一）秘書工作實(shí)務(wù)

依據(jù)秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔(dān)的工作實(shí)務(wù)主要有以下幾個(gè)部分。1.日常事務(wù)管理包括辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理等，這部分工作約占整個(gè)秘書實(shí)務(wù)工作的30%左右。2.接待事務(wù)主要包括來訪接待和安排各項(xiàng)服務(wù)等，約占整個(gè)秘書工作的20%左右。3.會(huì)議管理主要包括會(huì)議的安排、會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)議的服務(wù)、會(huì)議文件的處理等工作，這部分工作過去占用了秘書工作的很大一部分精力，現(xiàn)代隨著對(duì)傳統(tǒng)“文山會(huì)海”工作模式的改革和現(xiàn)代化辦公手段的運(yùn)用，視頻、網(wǎng)絡(luò)、電話會(huì)議的使用日益增多，因此減輕了秘書會(huì)務(wù)工作的部分壓力，這部分工作大約占整個(gè)秘書實(shí)務(wù)工作的15%左右。4.行政事務(wù)管理主要處理群眾的來信來訪或?qū)︻櫩偷耐对V處理等信訪事務(wù)和搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇的調(diào)查研究事務(wù)，這部分工作大約占整個(gè)秘書工作的10%左右。上訪5.文件管理主要包括文書撰寫、制作、處理和檔案管理的文書檔案事務(wù)和各種文體的寫作事務(wù)，這部分工作隨著電子化無紙化辦公的推行，也大大減輕了秘書的工作量，大約占整個(gè)秘書工作的15%左右。6.公關(guān)管理主要包括政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等的協(xié)調(diào)和交際溝通的協(xié)調(diào)工作和督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況的督察工作，隨著現(xiàn)代辦公綜合性的加強(qiáng)和各種行政、商務(wù)交流的增加，這部分工作呈現(xiàn)出較過去上升的增長(zhǎng)趨勢(shì)。大約占整個(gè)秘書工作的20%左右。（二）秘書工作的重要性

依據(jù)秘書在工作中的角色定位以及在具體工作中所承擔(dān)的工作實(shí)務(wù)，我們認(rèn)為秘書的重要性主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：1.助手作用秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接關(guān)系和影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作，起著助手的作用。這是秘書工作的本性，任何地方、任何時(shí)候都不會(huì)改變。秘書人員發(fā)揮助手作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者“手的延長(zhǎng)”。2.參謀作用秘書人員秘書部門和秘書人員經(jīng)常調(diào)查情況，研究政策，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息、資料、文件等決策依據(jù)；出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，制訂工作計(jì)劃等，起到參謀作用，可以比喻為“腦的延長(zhǎng)”。這是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對(duì)秘書工作提出的高要求。3.樞紐作用秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)者和其他組織成員及社會(huì)成員之間充當(dāng)中介環(huán)節(jié)，發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)的作用，以使各方建立和諧的關(guān)系。這一作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者的“喉舌的延長(zhǎng)”。4.協(xié)調(diào)作用這一作用也可納入樞紐作用，為了強(qiáng)調(diào)和易于理解，把它單列。秘書部門和秘書人員運(yùn)用各種工作方式和手段在單位與單位之間、部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)商、平衡、調(diào)解，使之消除隔閡，解決矛盾，目標(biāo)統(tǒng)一，步調(diào)一致，密切合作，同心協(xié)力，達(dá)到最佳工效果和最高工作效作率。協(xié)調(diào)，可以是政策協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)，也可以是人際關(guān)系協(xié)調(diào)。飯費(fèi)報(bào)銷事件空調(diào)安裝事件5.耳目作用秘書人員通過進(jìn)行調(diào)查研究，大量采集信息，將聽到和看到的各種情況反映給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供參考資料。這一作用，實(shí)際上是領(lǐng)導(dǎo)者的“耳目的延長(zhǎng)”。在現(xiàn)代社會(huì)中，信息是人類生存和發(fā)展的重要資源之