信息系統(tǒng)工程監(jiān)理文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

該項(xiàng)目的監(jiān)管在中國(guó)處于成熟和穩(wěn)定的階段，監(jiān)管服務(wù)得到了客戶的認(rèn)可和認(rèn)可，并逐步規(guī)范。作為知識(shí)性IT服務(wù),信息化工程監(jiān)理重在信息的共享、流程的規(guī)范和知識(shí)的積累,并在此基礎(chǔ)上針對(duì)不同客戶不同項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的分析,提供更高層的咨詢服務(wù)。開發(fā)一套功能強(qiáng)大架構(gòu)合理的應(yīng)用系統(tǒng),對(duì)監(jiān)理業(yè)務(wù)進(jìn)行支撐,通過(guò)系統(tǒng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)、拓展業(yè)務(wù),為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),更能體現(xiàn)咨詢監(jiān)理服務(wù)的價(jià)值所在。文檔管理系統(tǒng)是IT咨詢平臺(tái)的一個(gè)核心系統(tǒng)。1文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)1.1咨詢策略及數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)系統(tǒng)能夠?qū)π畔⒒こ套稍儽O(jiān)理企業(yè)和客戶帶來(lái)明顯的效果,為更好地保護(hù)國(guó)家信息化投資提供科學(xué)的管理工具,節(jié)省咨詢監(jiān)理實(shí)施成本。立足標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的項(xiàng)目信息共享,專業(yè)化的信息工程咨詢監(jiān)理知識(shí)庫(kù)體系,基于中國(guó)信息系統(tǒng)工程建設(shè)規(guī)范的專業(yè)咨詢監(jiān)理業(yè)務(wù)平臺(tái),適于云計(jì)算服務(wù)部署,提供租用服務(wù),隨時(shí)隨地掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)并實(shí)施管理。系統(tǒng)的主要功能,包括:(1)提供項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);(2)提供信息系統(tǒng)工程建設(shè)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;(3)提供IT咨詢、IT監(jiān)理的報(bào)告模板;(4)指導(dǎo)各類咨詢報(bào)告的編制;(5)提供信息系統(tǒng)工程咨詢業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化流程;(6)指導(dǎo)IT監(jiān)理工作的實(shí)施。1.2建立信息系統(tǒng)建設(shè)法律法規(guī)庫(kù)平臺(tái)設(shè)計(jì)以項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)和總體目標(biāo)為依據(jù)。收集國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)(FIDIC)、國(guó)際信息系統(tǒng)審計(jì)與控制協(xié)會(huì)(ISACA)等國(guó)際協(xié)會(huì)先進(jìn)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合國(guó)內(nèi)信息系統(tǒng)工程建設(shè)法律法規(guī),建立信息系統(tǒng)建設(shè)法律法規(guī)庫(kù);根據(jù)國(guó)際國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)要求完成項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、資金申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)估咨詢、工程項(xiàng)目管理等咨詢報(bào)告模板,指導(dǎo)各類咨詢報(bào)告的編制;通過(guò)信息系統(tǒng)指導(dǎo)信息系統(tǒng)工程咨詢業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,提高信息系統(tǒng)工程咨詢項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。1.3規(guī)范、專業(yè)、施工模板系統(tǒng)資源庫(kù)中資源的類型,包括:作業(yè)指導(dǎo)書;行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);專業(yè)技術(shù);標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;法律法規(guī);IT監(jiān)理文檔模板;IT咨詢文檔模板;案例庫(kù);課件;招投標(biāo)文件(監(jiān)理、施工);合同(監(jiān)理、施工)等。1.4普通用戶管理部門的管理與維護(hù)系統(tǒng)的用戶,主要包括3大類:系統(tǒng)管理員、企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)(即高級(jí)用戶)和從事信息系統(tǒng)工程咨詢和監(jiān)理的專業(yè)人員(即普通用戶)。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)平臺(tái)的管理與維護(hù);企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)所從事工作的領(lǐng)導(dǎo)人,通過(guò)該平臺(tái)他們可以了解企業(yè)員工對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行情況,查詢行業(yè)發(fā)展的相關(guān)資料;專業(yè)人員承擔(dān)項(xiàng)目的具體實(shí)施工作,通過(guò)該平臺(tái)他們可以查詢項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所需的相關(guān)資料,共享項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中積累的經(jīng)驗(yàn)成果。1.5基于所使用的層、應(yīng)用層和最終用戶IT咨詢平臺(tái)采用三層體系架構(gòu),數(shù)據(jù)庫(kù)層、應(yīng)用層及最前端的最終用戶的操作界面都支持基于java的先進(jìn)技術(shù),如圖1所示。文檔管理系統(tǒng)的架構(gòu)圖,如圖2所示。2主要功能的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)主要包括:資料分類體系管理、權(quán)限管理、資料管理(資料上傳,資料更新)、資料檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。2.1基于級(jí)別限制的管理分類體系采用樹形結(jié)構(gòu),分為多級(jí):一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)……,不設(shè)級(jí)別限制,可以任意增加子節(jié)點(diǎn)。為了保障系統(tǒng)的擴(kuò)展性,分類體系的第一級(jí)用于表示“家族”。文檔管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的一級(jí)為“資料管理(zlgl)”;從二級(jí)開始,定義文檔資料的分類。2.1.1列表中的選定字段按照級(jí)別、上級(jí)名稱、名稱進(jìn)行查詢,按照分類全稱進(jìn)行排序。2.1.2創(chuàng)建文件和持續(xù)修改文件新增分類時(shí),需要?jiǎng)?chuàng)建對(duì)應(yīng)的文件夾;修改分類時(shí),不需要修改對(duì)應(yīng)的文件夾。根據(jù)分類代碼、分類名稱、排序號(hào)來(lái)創(chuàng)建文件夾,存儲(chǔ)各自分類的資料。對(duì)應(yīng)后臺(tái)文件夾命名:分類級(jí)別+System.currentMillions。借助后臺(tái)文件夾命名,當(dāng)修改前天的分類名稱時(shí),系統(tǒng)不需要隨之改動(dòng);同時(shí),該分類下的文件對(duì)應(yīng)路徑也不需要修改。這樣更加有利于系統(tǒng)的擴(kuò)展和穩(wěn)定。具體如表1所示。2.1.3有子節(jié)點(diǎn)的刪除刪除分類體系中的節(jié)點(diǎn)時(shí),要遵循以下兩條“刪除約束”:只能刪除葉子節(jié)點(diǎn),對(duì)于有子節(jié)點(diǎn)的不能直接刪除;已經(jīng)被使用過(guò)的節(jié)點(diǎn)(文檔資料分類)不能刪除。在文檔資料表中查詢有對(duì)應(yīng)分類的文檔,則視為該節(jié)點(diǎn)使用過(guò)。刪除時(shí),只是將是否有效狀態(tài)修改為“無(wú)效”,在文檔資料上傳時(shí)不能選擇狀態(tài)為“無(wú)效”的分類。2.1.4管理人員統(tǒng)一命名表格中的分類名稱在創(chuàng)建新的分類時(shí)由管理人員統(tǒng)一命名。資料分類體系下的每一層級(jí)分類都對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)際存在的文件夾;屬性分類等不對(duì)應(yīng)實(shí)際存在的文件夾。2.2資料管理模塊基于開發(fā)框架的權(quán)限管理,基于角色管理,和分類體系管理相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)不同角色可以更新維護(hù)不同分類的文檔資料的功能,相當(dāng)于數(shù)據(jù)權(quán)限管理。資料管理(上傳、更新)和資料檢索是兩個(gè)獨(dú)立的模塊,資料權(quán)限控制都采用這里定制的角色與資料分類體系對(duì)應(yīng)關(guān)系。其中,資料檢索模塊使用“讀權(quán)限”,只能檢索瀏覽資料;資料管理模塊使用“寫權(quán)限”,可以更新維護(hù)資料。在角色管理頁(yè)面增加“分配分類體系”功能,其實(shí)現(xiàn)方式類似與分配功能。完成分配分類體系之后,系統(tǒng)用戶在訪問(wèn)系統(tǒng)文檔資料時(shí),便完全遵守這里的數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)定。2.3更新文件路徑資料管理模塊的主要功能,包括:資料上傳/修改、查看、資料更新、刪除、文件路徑等。文檔資料的上傳類型,主要有:word、txt、pdf、ppt、excel、jpg、jpeg、gif等。2.3.1資料版本數(shù)和上傳文件的上傳資料上傳:進(jìn)入上傳頁(yè)面,可以新增新的資料文件,上傳時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類管理,確定所屬資料分類,并指定對(duì)應(yīng)的屬性分類(三個(gè)屬性分類)。資料上傳后資料狀態(tài)默認(rèn)為“新增”,資料版本數(shù)默認(rèn)為1。上傳文檔支持屬性分類,即一份資料文檔可以被劃分到三個(gè)分類中,用于對(duì)資料進(jìn)一步的分類,便于查找。上傳格式如表3所示。上傳時(shí)根據(jù)資料分類確定文件需要保存的文件夾路徑。資料編號(hào):自動(dòng)生成,規(guī)則:4位年份+6位當(dāng)年流水。新增資料時(shí),系統(tǒng)修改資料文件的名稱,在文件名后面加時(shí)間戳作為版本標(biāo)記。修改時(shí),系統(tǒng)刪掉原文件,并用當(dāng)前時(shí)間戳標(biāo)記后上傳到服務(wù)器。修改:可以修改對(duì)應(yīng)資料的相關(guān)信息,修改時(shí)直接覆蓋現(xiàn)有文件,如果要保留不同版本,則使用“資料更新”功能。2.3.2文件訪問(wèn)記錄在查看頁(yè)面(detail),每打開一次一份資料文件,就要在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄文件訪問(wèn)記錄,包括文件編號(hào)、訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)者登錄帳號(hào)等信息。在查看頁(yè)面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本,如有則在查看頁(yè)面的下部以列表的形式顯示,且可以點(diǎn)擊超鏈接打開查看頁(yè)面(detail)。2.3.3系統(tǒng)操作步驟資料更新用于創(chuàng)建對(duì)應(yīng)資料文件的新版本,使用“資料更新”功能,系統(tǒng)保留資料的不同版本。系統(tǒng)建立資料更新表,結(jié)構(gòu)和資料管理數(shù)據(jù)表相同。進(jìn)行資料更新時(shí)系統(tǒng)操作步驟如下:(1)首先備份資料管理數(shù)據(jù)表中對(duì)應(yīng)的記錄,存放到資料備份表;此時(shí)不轉(zhuǎn)移文檔文件,仍然保持存儲(chǔ)在原目錄。(2)在資料管理數(shù)據(jù)表中修改原紀(jì)錄,更新內(nèi)容。將新版本的文檔資料文件上傳到對(duì)應(yīng)的分類文件夾。(3)資料版本數(shù)字段加1,資料狀態(tài)變?yōu)椤案隆薄?4)使用“時(shí)間戳(年月日時(shí)分秒)”作為版本標(biāo)記。2.3.4刪除后不能恢復(fù)刪除文件資料,提醒信息:確認(rèn)要?jiǎng)h除嗎?刪除后不能恢復(fù)。刪除時(shí),只能刪除本人上傳的,且只能刪除點(diǎn)擊次數(shù)小于3的。不僅僅要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄,還要?jiǎng)h除對(duì)應(yīng)的文件。2.3.5文件路徑文件在服務(wù)器路徑按照文件所在分類進(jìn)行存放。更改資料分類時(shí),要從原目錄拷貝到新目錄,并刪除原目錄的文件。2.4統(tǒng)計(jì)分析來(lái)源檢索后可以看到資料文件的最新版本。資料被檢索到后,如果點(diǎn)擊打開了資料文件的詳細(xì)頁(yè)面(detail),系統(tǒng)記錄被檢索次數(shù),作為統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)來(lái)源之一。在查看頁(yè)面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本,如有則在查看頁(yè)面的下部以列表的形式顯示,且可以點(diǎn)擊超鏈接打開查看頁(yè)面(detail)。2.5資料來(lái)源及資料分類統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)分析模塊的主要功能包括:資料點(diǎn)擊率排行、專題技術(shù)資料分類統(tǒng)計(jì)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)資料分類統(tǒng)計(jì)、屬性分類統(tǒng)計(jì)、資料貢獻(xiàn)情況等。其中,資料貢獻(xiàn)情況可以按照責(zé)任人統(tǒng)計(jì)、發(fā)布單位統(tǒng)計(jì)、年度統(tǒng)計(jì)等。2.6基礎(chǔ)庫(kù)的劃分2.6.1文檔目錄劃分,如表4所示。2.6.2文檔的命名規(guī)則2.6.2.1標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范庫(kù)命名規(guī)則[標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別]_[標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)]_[發(fā)布年份]_[標(biāo)準(zhǔn)名稱]其中,標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別分為:國(guó)際標(biāo)準(zhǔn);國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);地方標(biāo)準(zhǔn);企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)編號(hào):為標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布的順序號(hào),若一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分好幾部分,則在順序號(hào)后面加小數(shù)點(diǎn)再加分冊(cè)號(hào)。2.6.2.2行業(yè)案例庫(kù)按照信息化建設(shè)劃分,行業(yè)分為智能交通、數(shù)字城管、數(shù)字監(jiān)獄、金保工程和城市應(yīng)急五大類。命名規(guī)則:年份_[地域]_文件名稱_[發(fā)布單位],其中,部分為可選項(xiàng)。2.6.2.3業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)庫(kù)按照信息化建設(shè)劃分,業(yè)務(wù)分為機(jī)房工程、系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件工程、安全防范工程和樓控系統(tǒng)六類。命名規(guī)則:[標(biāo)識(shí)]_[分類]_[發(fā)布時(shí)間]_[文檔名稱],其中,標(biāo)識(shí):指導(dǎo)書(ZDS);類型:機(jī)房工程(CR)、系統(tǒng)集成(SI)、綜合布線(PDS)、軟件工程(SE)、安全防范(SP)、樓控系統(tǒng)(BAS)。2.6.2.4技術(shù)專題庫(kù)命名規(guī)則年份_[地域]_文件名稱_[發(fā)布單位]2.6.2.5通用模版庫(kù):按照咨詢、招投標(biāo)、合同和監(jiān)理四個(gè)類型劃分。2.6.2.6教程課件庫(kù)命名規(guī)則[標(biāo)識(shí)]_[分類]_[發(fā)布時(shí)間]_[文檔名稱]其中,標(biāo)識(shí):課件(CW);分類:機(jī)房工程、系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件工程、安全防范、樓控系統(tǒng)、智能交通、數(shù)字城管、數(shù)字監(jiān)獄、金