浙江同慶光電科技有限公司管理體系文件（根據(jù)：GB/T19001-idt9001：原則、GB/T14001-idtISO14001：原則原則GB/T28001：原則編制）外來文件控制程序文獻(xiàn)編號：MSHZ/B01-424版/修：1/0受控狀態(tài)：受控發(fā)放號：01編制：李德審核：江洪同意：陳威份公布日期：二○一六年一月一日實(shí)施日期：二○一六年一月一日目錄1目的2合用范疇3職責(zé)4工作程序4.1評審與同意4.2標(biāo)記4.4發(fā)放與管理5.5外來文獻(xiàn)的更改5統(tǒng)計(jì)1目的本程序規(guī)定了對外來文獻(xiàn)(不涉及外來統(tǒng)計(jì))的編碼、同意、發(fā)放的控制程序，以確保外來文獻(xiàn)在受控狀態(tài)下使用。2合用范疇本程序文獻(xiàn)僅合用于與質(zhì)量管理及服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的外來文獻(xiàn)。3職責(zé)3.1外來文獻(xiàn)由文獻(xiàn)管理員負(fù)責(zé)整頓、存檔。4工作程序4.1評審與同意對為顧客提供服務(wù)所需的外來文獻(xiàn)如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)公布的強(qiáng)制性各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的原則、合同、顧客提供的圖樣和技術(shù)規(guī)定、具體的工作文獻(xiàn)等，在使用前由總經(jīng)理進(jìn)行評審后同意使用,并制訂分發(fā)范疇。4.2標(biāo)記經(jīng)同意使用外來文獻(xiàn)由文獻(xiàn)管理員接受并蓋“外來文獻(xiàn)”章,并對外來文獻(xiàn)進(jìn)行編碼,編碼方式按“發(fā)文單位-日期-序號碼”發(fā)文單位-文獻(xiàn)發(fā)出的單位序號-文獻(xiàn)次序編號取二位數(shù)字,從01開始進(jìn)行日期-取文獻(xiàn)的年月的四位4.3發(fā)放與保管4.3.1文獻(xiàn)管理員根據(jù)發(fā)放范疇復(fù)印,文獻(xiàn)原件為正本，如若是傳真文獻(xiàn)則先復(fù)印一份以該份復(fù)印文獻(xiàn)作為正本。正本存入文獻(xiàn)檔案內(nèi),正本文獻(xiàn)的復(fù)印件為副本，作為發(fā)放文獻(xiàn)。對于接受的外來完整的裝訂本，則在正本的封面蓋“外來文獻(xiàn)”章，在副本的封面亦蓋“外來文獻(xiàn)”章后發(fā)放。4.3.2文獻(xiàn)管理員根據(jù)發(fā)放范疇將文獻(xiàn)發(fā)給有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并填寫《文獻(xiàn)簽收統(tǒng)計(jì)表》。4.3.3外來文獻(xiàn)必要時(shí)也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場合，但須做好發(fā)放登記。4.3.4若需領(lǐng)用外來文獻(xiàn),須填寫《文獻(xiàn)發(fā)放審批表》經(jīng)同意后分發(fā)；4.3.5若文獻(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞或遺失，應(yīng)立刻報(bào)告，并書面申請補(bǔ)辦；填寫《文獻(xiàn)發(fā)放審批表》經(jīng)同意后補(bǔ)發(fā)。4.4外來文獻(xiàn)的更改4.4.1更改的外來文獻(xiàn)接受、發(fā)放與“4.1,4.2,4.3”相似。4.4.2文獻(xiàn)管理員在發(fā)放更改的外來文獻(xiàn)的同時(shí)收回舊文獻(xiàn)各級文獻(xiàn)管理員收到新版的外來文獻(xiàn)后應(yīng)及時(shí)將其發(fā)放到有關(guān)部門、場合。若新版文獻(xiàn)是舊版文獻(xiàn)的替代，則收回舊版文獻(xiàn),文獻(xiàn)管理員將舊文獻(xiàn)正本從檔案中取出蓋上“作廢”章印，并存入作廢文獻(xiàn)檔案內(nèi)，更改的文獻(xiàn)正本存入文獻(xiàn)檔案內(nèi)，全部舊文獻(xiàn)的副本作廢品解決。若新版文獻(xiàn)是舊版文獻(xiàn)的補(bǔ)充，則將新、舊版文獻(xiàn)寄存在一起。4.4.3作廢的外來文獻(xiàn)永久性保存。4.4