行政管理制度（討論稿）二O一O年七月目錄前言………HYPERLINK第一章辦公室禮儀………HYPERLINK第二章辦公環(huán)境…………HYPERLINK第三章人事管理…………HYPERLINK第四章考勤制度…………HYPERLINK第六章檔案管理要求……HYPERLINK第七章費用管理要求……HYPERLINK第八章用具管理要求……HYPERLINK第九章接待管理要求……第十章鑰匙管理要求……第十一章辦公設(shè)備管理……第十二章車輛管理制度……第十三章司機管理措施……第十四章工作交接制度……第十五章會議管理…………第十六章衛(wèi)生間使用管理要求……………第十七章職員宿舍管理要求………………第十八章行政監(jiān)察管理要求………………前言一、管理標準：行政管理是任何組織管理系統(tǒng)基礎(chǔ)系統(tǒng)，其工作基礎(chǔ)性表現(xiàn)為其高度保障性、細密性、相關(guān)性、穩(wěn)定性和持久性，其組織構(gòu)建、組織機制、組織運行、組織功效效率和質(zhì)量標志著組織管理系統(tǒng)有效性和科學性。為切實確保企業(yè)經(jīng)營需要，必需加強和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理工作，建立規(guī)范企業(yè)管理模式和制度。為此，我們在結(jié)合工作現(xiàn)實狀況基礎(chǔ)上，以行政管理工作基礎(chǔ)職能為根本，編制了這冊《行政管理制度》，目標在于明確企業(yè)行政管理程序，使之切合企業(yè)管理規(guī)范并操作可行，以確保企業(yè)經(jīng)營工作需要。本制度自正式公布之日起試行。凡企業(yè)原有其它相關(guān)要求和本制度相抵觸處，均按本制度要求辦理；在本制度具體實施中如有未明確事項，將陸續(xù)在以后工作中不停進行補充和完善，但在補充和完善之前，各企業(yè)、部門及各級職員務必自覺按企業(yè)工作通例實施。二、適用范圍1、本制度所稱職員，系指本企業(yè)聘用全部從業(yè)人員。2、本制度適適用于和源房地產(chǎn)開發(fā)、河北環(huán)宇電力通信和廊坊歐仕亞電梯全部職員。三、制訂部門本制度由綜合管理部修訂。四、解釋權(quán)本制度解釋權(quán)歸屬綜合管理部。第一章辦公室禮儀一、儀態(tài)禮儀儀表端莊、整齊。具體要求是：1、頭發(fā)：頭發(fā)要常常清洗，保持清潔，男性頭發(fā)不宜太長。2、指甲：指甲不能太長，應常修剪。女性涂指甲油要用淡色。3、胡子：胡子不能太長，應常修剪。4、口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。5、女性職員化妝應給人清潔健康印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈香水。（二）工作場所服裝應清潔、方便，不追求修飾。具體要求是：1、襯衫：不管是什么顏色，襯衫領(lǐng)子和袖口不得污穢。2、鞋子：應保持清潔，如有破損應立即修補，不得穿帶釘子鞋。（三）在企業(yè)應保持優(yōu)雅姿勢、動作。具體要求是：1、站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，兩臂自然，不聳肩。會見用戶或出席儀式站立場所，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。2、坐姿：坐姿端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。要移動椅子位置時，應先把椅子放在應放地方，然后再坐。行為禮儀進入工作場所嚴禁聽隨身聽，戴耳機。路遇同事、上司、下屬時應問好或點頭行禮表示致意。握手時用一般站姿，并目視對方眼睛。假如你手臟或很涼或有水、汗，不宜和人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手原因；女士應該主動和對方握手；不要戴手套握手；不要在嚼著口香糖情況下和她人握手。進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進。遞交物件，如遞文件等，要把正面、文字對著對方方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方輕易接；至于刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己。走通道、走廊時要放輕腳步。在企業(yè)通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里碰到上司或用戶要禮讓，不能搶行。接聽外部電話，應主動答“您好，XXX企業(yè)（部室）請問……”。當客人來訪時，你應該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進入接待區(qū)，為其送上茶水或飲料。如在自己座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事，并面帶微笑。不管男女，當職位高人或年紀大人進來時（不管是男還是女）全部應主動起立，并主動問好。遞送名片時應用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面內(nèi)容。假如接下來和對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，并確保不被其它東西壓起來，這會使對方感覺你很重視她。參與會議時，應該在會前或會后交換名片，不要在會中私自和她人交換名片。相互介紹時宜大方得體，介紹標準是將等級低介紹給等級高；將年輕介紹給年長，將未婚介紹給已婚，將男性介紹給女性。日常場所應對在和同事、客人站立交談時，保持一至兩個人距離。為表示對她人尊重，下屬對上司必需稱呼頭銜（職位）；上司對下屬稱呼，可稱呼職位；同級稱呼可直呼其名，也可稱呼其職位；在公眾和社交場所，同事之間必需稱呼頭銜。在處理對外事務中，必需使用“您好、歡迎、請、謝謝、對不起、再見、請走好”等禮貌語言。社交活動中交談，通常應選擇大家共同感愛好話題，不過，不應該觸及對方年紀、收入、個人物品價值、婚姻情況、宗教信仰等。第二章辦公環(huán)境一、衛(wèi)生和秩序管理辦公桌清潔，物品擺放整齊，不亂放和業(yè)務無關(guān)東西，保持辦公室及門窗潔凈。不得在辦公室里用餐，企業(yè)職員用餐必需到餐廳用餐，餐后將桌面和地面打掃潔凈。辦公樓內(nèi)公共區(qū)域嚴禁吸煙，違者每發(fā)覺一次罰款100元；對于外來人員在公共區(qū)域吸煙者，企業(yè)每名職員全部有義務勸止。（四）講究個人清潔衛(wèi)生，儀表整齊，不隨地亂扔垃圾、紙屑、不隨地吐痰。（五）按要求使用辦公設(shè)備和空調(diào)，下班應切斷全部用電器電源，關(guān)閉門窗，違者每發(fā)覺一次，扣罰所在部門經(jīng)理100元。（六）職員宜主動做好衛(wèi)間使用和維護工作，嚴禁如廁不沖行為，違者一經(jīng)查實，處200元罰款，并通報批評。（七）職員辦公室和宿舍清潔衛(wèi)生由各室員輪番打掃，要求做到物見本色，地面和物體表面清潔無塵、墻壁無污跡、室內(nèi)物品擺放整齊有序，對衛(wèi)生不達標，處部門責任人（宿舍長）每次100元罰款。（八）以上衛(wèi)生情況檢驗由綜合管理部負責，辦公區(qū)域衛(wèi)生每日例檢，寢室衛(wèi)生每七天檢驗一次。（九）以上罰款由被處罰人當月工資中直接扣除。二、處罰要求1、職員違反下列要求之一者，發(fā)覺一次，處50元罰款。2、在崗位上睡覺者；3、在上班期間看和業(yè)務無關(guān)書籍、報紙、雜志者罰款；4、上班時間登錄無關(guān)網(wǎng)頁或網(wǎng)絡聊天、購物等；5、無故串崗，離崗或干私活、吃零食者；以下行為視為嚴重違反企業(yè)管理制度，企業(yè)將給解除勞動關(guān)系1、上班時酗酒或任何時候食用毒品；2、偷竊行為；3、偽造企業(yè)文件；4、有意進行危害企業(yè)或其它職員安全行為；5、有意破壞企業(yè)設(shè)備、設(shè)施或其它財產(chǎn)；6、有意違反企業(yè)行為準則；7、向未經(jīng)授權(quán)人透露專有資料或保密資料；8、被判任何刑事罪或負案人員。職員行為如不符合企業(yè)規(guī)范，違反企業(yè)制度，一經(jīng)查實，依據(jù)過失程度而實施不一樣紀律處分。1、工作懈怠，不按要求和要求完成工作任務；2、無理拒絕工作安排、指令；3、收受任何種類賄賂；4、利用職權(quán)貪污，侵害企業(yè)經(jīng)濟利益；5、偽造和涂改企業(yè)任何匯報或統(tǒng)計；6、未經(jīng)領(lǐng)導許可，擅取企業(yè)任何數(shù)據(jù)、統(tǒng)計或物品；7、弄虛作假，違反企業(yè)管理要求；8、散布謠言，致使同事、或企業(yè)蒙受不利；9、違反安全要求，或其行為危害她人安全；10、私自出借企業(yè)場地、物品、設(shè)施；11、利用職務營私舞弊，損公利已；12、偷竊企業(yè)財產(chǎn)、資源；13、遺失經(jīng)管財物，關(guān)鍵文件、數(shù)據(jù)等；14、欺侮、恐嚇、毆打同事等；15、在企業(yè)賭博、酗酒或出現(xiàn)其它傷風敗俗行為；16、其它違反企業(yè)政策、程序、要求不良行為。三、電話使用標準上僅用于公務洽談。注意禮節(jié)，長話短說，簡明扼要，以免耗時占線。四、網(wǎng)絡使用管理（一）企業(yè)局域網(wǎng)日常維護和管理工作由網(wǎng)絡管理員負責。（二）在工作時間內(nèi)任何人全部不許可在網(wǎng)絡上從事和工作無關(guān)活動，在任何時間里全部不許可下載或傳送和工作無關(guān)超大文件，以確保企業(yè)網(wǎng)絡資源合理使用。（三）不得使用非法手段竊取她人口令，盜用她人IP地址，非法入侵她人計算機系統(tǒng)，閱讀她人文件或電子郵件。（四）不得在內(nèi)部網(wǎng)中制作、查閱、復制和傳輸反動、淫穢信息，不得在網(wǎng)絡上公布不真實信息，不得公布含有威脅性、不友好、有損企業(yè)、同事聲譽信息。第三章人事管理一、職員聘用（一）職員錄用：本企業(yè)各部門如因業(yè)務需要，必需增加人員時，應按人力資源管理步驟提出申請，經(jīng)用人部門責任人、分管副總、綜合管理部主任核準后，由綜合管理部辦理聘用事宜。（二）新進人員面試及審查合格后，由綜合管理部發(fā)出試用通知書，標準上試用三個月，期滿考評合格者，方可正式雇傭；但工作成績優(yōu)良者，可縮短其試用時間，最短不得少于30天。（三）試用人員如有品行不良、工作業(yè)績欠佳或無故曠工者，可隨時停止試用，給予解聘；職員試用不滿七日離崗者，工資不予核發(fā)。（四）試用人員于報到時，應向綜合管理部提供下列證件：1、應聘人員記錄表2、畢業(yè)證書、學歷證書、職稱、資格證書原件及復印件3、最近三個月內(nèi)免冠照片4張4、身份證、戶口本原件及復印件5、和最終服務單位解除勞動關(guān)系手續(xù)或離職證實6、其它必需證件（五）凡有下列情況者，一律不予錄用：1、被剝奪政治權(quán)利者2、受有期徒刑宣判或通緝，還未結(jié)案者3、受破產(chǎn)宣告，還未撤銷者4、吸食毒品者5、虧欠公款受處罰且未結(jié)案者6、患有精神病或傳染病者7、品性惡劣，曾所以被開除者8、身體檢驗經(jīng)認定不適合者9、未滿十八歲者二、職員檔案（一）職員檔案分為培訓檔案和工作人事檔案。工作人事檔案、培訓檔案在職員進入企業(yè)后建立，檔案在職員被錄用后由綜合管理部統(tǒng)一建立和保管。分為電子版和紙制版。（二）職員需就下列事項或身份改變，應立即通知綜合管理部：1、常駐家庭住址和電話號碼（固定電話和手機）；2、身份證號碼；3、取得新學歷證書或資格證書；三、職員上崗（一）企業(yè)交給職員全部鑰匙必需妥為保管，不得復制，不得借和她人，在上班最終一天交還給辦公室,職員遺失鑰匙應立即匯報。（二）職員在企業(yè)工作期間應珍惜一切公物，職員若離開企業(yè)，必需按登記物品清單移交給相關(guān)部門，若有遺失或損壞，應照價賠償。四、職員轉(zhuǎn)正試用期滿后，職員填寫《試用職員轉(zhuǎn)正申請表》，由部門經(jīng)理和主管副總簽批意見后，交綜合管理部辦理轉(zhuǎn)正或給予延期轉(zhuǎn)正手續(xù)。五、職員辭職職員申請辭職，應提前30天向上級繳納書面申請，試用期職員提前7天。期間綜合管理部組織招聘，并在新人到位后隨時接替辭職職員作。如在要求時限內(nèi)未招聘到新人，辭職職員可在30天（試用期職員7天）后到綜合管理部辦理自動離職手續(xù)。六、離職程序：離職人員憑書面申請到綜合管理部領(lǐng)取《離職審批表》《物品交接單》、《工作交接單》，和接收人和監(jiān)交人共同確定，并根據(jù)見物分項認真填寫表單，填寫完成后，由接收人和監(jiān)交人分別簽字確定，完成交接。包含到資金、實物移交職員離職，在職員提出辭職申請時，職員所在部門必需立即安排盤點，并出具盤點匯報，確定離職人員責任。相關(guān)手續(xù)全部結(jié)清后結(jié)算工資，工資結(jié)算為次月1—5日之間。職員未根據(jù)企業(yè)要求辦理離職造成損失，由職員本人負擔對應責任。六、職員內(nèi)部調(diào)動（一）企業(yè)因業(yè)務需要，可調(diào)整任何一名職員崗位，被調(diào)動職員應服從企業(yè)工作安排。（二）各部門主管應就所屬人員依其個性、學識、能力調(diào)配人力資源，安排合適工作，應做到人盡其才，才盡其用。（三）職員跨部門調(diào)動時，應到人力資源部領(lǐng)取《職員調(diào)動申請表》，經(jīng)調(diào)入和調(diào)出部門責任人和分管總經(jīng)理簽字審批后確定調(diào)動。（四）由綜合管理部開具《派遣證》，并辦理相關(guān)手續(xù)，公布《人事任免決定》通知。（五）憑已簽審完成《派遣證》到新部門報到。（六）無《派遣證》職員不核發(fā)工資。第四章考勤制度一、辦公樓內(nèi)人員上班時間實施每七天六天工作制,如有特殊原因需調(diào)整,須經(jīng)綜合管理部審核立案后方可實施。早晨：8：00-12：00下午：14：00-18：00如有變動，以新審批制度為準。二、三個企業(yè)業(yè)務部門采取彈性工作時間制，因特殊情況或工作未完成者應自動延長工作時間。三、三個企業(yè)業(yè)務部門考勤由分管部門經(jīng)理負責統(tǒng)計，于每個月25日上報綜合管理部統(tǒng)計職員考勤情況。四、打卡細則辦公樓內(nèi)職員天天上班、下班，均需打卡(天天四次)；職員因公或其它原因未打卡者，需填寫《缺勤申請單》，由直屬上司簽字證實同意，不然按曠工處理。違反者每次罰款50元，單個月份內(nèi)出現(xiàn)3次（含）以上者，扣發(fā)當月工資總額50%；五、職員考勤以打卡機統(tǒng)計為準，三個企業(yè)業(yè)務部門考勤以簽到統(tǒng)計為準。六、職員遲到、早退，依下列要求處分：遲到、早退時間在五分鐘內(nèi)（含五分鐘），處罰￥10.00元。遲到、早退時間在五分鐘（不含五分鐘）到十分鐘（含十分鐘），處罰￥15.00元。遲到、早退時間在十分鐘（不含十分鐘）到十五分鐘（含十五分鐘），處罰￥20.00元。遲到、早退時間在十五分鐘（不含十五分鐘）到二十分鐘（含二十分鐘），處罰￥30.00元。遲到時間、早退在二十分鐘（不含二十分鐘），按全天事假處理,扣除當日工資。職員未經(jīng)同意私自離崗，視為曠工，曠工一日扣罰當月工資總額30%；曠工二日扣罰當月工資總額60%；曠工三日按除名處理并扣罰全額工資及年底獎金。職員因工作需要造成非正常作息，須填寫《非正常作息申請表》，提交部門責任人，經(jīng)部門責任人審批后報綜合管理部審批后，視工作情況調(diào)休。七、請休假管理制度職員因病、事請假，應提前填寫《請假條》，于事前辦理完成請假和工作交接手續(xù)。如因臨時有事不能提前請假者，應提前向直屬領(lǐng)導電話告假，直屬領(lǐng)導應在當日到綜合管理部口頭立案，請假者在病、事假結(jié)束次日內(nèi)補辦請假手續(xù)。企業(yè)病事假管理實施層級負責制。職員請假，須按批假權(quán)限逐層向本部門責任人請批；部門責任人請假，須報直屬部門副總審批；部門副總請假，須向總經(jīng)理或董事長請批。職員請假均須報綜合管理部立案。辦理請假手續(xù)時，首先應到企業(yè)人力資源部領(lǐng)取《請假條》，由主管領(lǐng)導審批簽字后，再交由人力資源部立案。請假人如無特殊情況，必需事前辦理請假審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導準假后才能離開工作崗位。未經(jīng)準假自行不上班或離開工作崗位，和偽造請假事由騙取領(lǐng)導準假按曠工處理。職員請假逾期不歸，又未推行續(xù)假手續(xù)，視為超假。超假期間停發(fā)工資等一切福利待遇，并視情節(jié)輕重給予警告或勸退?！袷录伲郝殕T請事假，須提前一天向上級領(lǐng)導書面請假，并交《請假條》。事假1天內(nèi)同意人-------請假職員直接上級。事假2天內(nèi)同意人-----直接上級、分管副總、綜合辦主任。事假超出3天以上同意人-------分管副總、綜合辦主任、總經(jīng)理。事假3天（含3天）以上，要提前一周請假，并做好交接工作再離崗；特殊情況可電話請假，僅限1天；若事后請假，按曠工處理。試用期職員事假天數(shù)不得超出4天（不含4天）?！癫〖伲翰〔〖賾鼍呖h（市）級以上醫(yī)院相關(guān)證實或當日就診發(fā)票，若無醫(yī)院證實及當日掛號憑證按事假處理?！窕榧伲涸囉闷跐M，職員結(jié)婚可享受帶薪休假3天（不含公休日）；試用期滿，符合晚婚年紀（男職員超出25歲，女職員超出23歲）可享受帶薪休假7天?！癞a(chǎn)假試用期滿女職員生育可請假90天（包含公休日），難產(chǎn)增加產(chǎn)假15天，多胞胎生育增加15天。每多生育一個嬰兒，增加產(chǎn)假15天。職員懷孕流產(chǎn)依據(jù)縣市級以上醫(yī)院出具證實，給3天帶薪休假。職員無故不到企業(yè)報到者，視同自動離職處理。企業(yè)男職員妻子生育時，男職員可請7天陪護假?！駟始俾殕T因其父母、兒女、配偶喪亡可請帶薪假3天（含公休日）；職員因弟兄、姐妹、岳父母喪亡可請帶薪假2天（含公休日）；職員因祖父、祖母喪亡可請帶薪假1天。（如遇公休日，不再補假）。第五章公文管理要求一、公文種類1、請示:請上級指示和同意，用“請示”。2、匯報:向上級機關(guān)匯報工作，反應情況，用“匯報”。3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應該遵守或周知事件，用“通告”。4、批復:回復請示事項，用“批復”。5、通知:傳達上級指示，要求下級辦理或需要知道事項，批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位公文，用“通知”。6、通報:表彰好人好事，批評錯誤，傳達關(guān)鍵情況和需要所屬各單位知道事項，用“通報”。7、決定、決議:對一些問題或重大行動作出安排，用“決定”.經(jīng)過會議討論經(jīng)過，要求落實實施事項，用“決議”。8、函:平行或不相隸屬單位之間相互商洽工作，向相關(guān)主管部門請示同意等問詢和回復問題，用“函”。9、會議紀要:傳達會議議定事項和關(guān)鍵精神，要求相關(guān)單位共同遵守實施，用“會議紀要”。10、其它資料：包含企業(yè)內(nèi)部多種專業(yè)計劃、方案、報表、匯報等資料，適適用于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營和管理。11、外來公文：包含獲自于或來自于本企業(yè)以外各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。二、公文格式公文通常由企業(yè)文頭（紅色）、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、專題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。1、企業(yè)文頭：一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打??；內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打??；部門行文不得使用企業(yè)正式紅頭文式。2、公文字號：按上述規(guī)范實施。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。3、公文秘級：分為“絕密”、“機密”和“秘密”。絕密是最關(guān)鍵企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)權(quán)益和利益遭受尤其嚴重損害；機密是關(guān)鍵企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)權(quán)益和利益遭受到嚴重損害；秘密是通常企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)權(quán)力和利益遭受損害。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位主管領(lǐng)導依據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。4、簽發(fā)人/時間：按內(nèi)容性質(zhì)由企業(yè)總經(jīng)理（或其授權(quán)人）在定稿上審簽。正式公文上打印。5、公文標題：應正確簡明地概括文件關(guān)鍵內(nèi)容；標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，通常不用標點符號；標題用2號簡體宋體字。6、公文正文：正文用4號宋體字；正文中一級小標題，用小3號黑體字；行距22磅7、落款/成文時間/公文用?。撼龝h紀要外，正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章，位置為騎年壓月。8、專題詞：通常為標題關(guān)鍵詞。9、主送/抄送單位：由審稿人確定。10、辦文事項：如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人姓名，和實際印發(fā)、存檔份數(shù)。11、公文附件：單獨排版、裝訂在正文以后；成文時間之前注明附件次序和名稱。12、附樣式：文頭（公文字號）簽發(fā)人：秘級簽發(fā)時間：標題主送單位：（正文）（落款、成文時間、用?。ǜ郊蛱?、名稱）專題詞：報送：發(fā)送：存檔（）擬稿：審核：打?。盒Γ汗灿》荼酒髽I(yè)公文行文一律使用下列公文字號，并對應適用范圍使用：“發(fā)”字號“函”字號“紀”字號環(huán)宇企業(yè)環(huán)發(fā)[]號環(huán)函[]號環(huán)紀[]號適用公文范圍內(nèi)行/下行文決定、決議、制度、要求、措施、通告、通知、通報、/會議紀要內(nèi)行/上行文/請示、匯報、批復、會議紀要外行/上行文/公函/三、公文辦理（一）收文處理1、程序：凡送交企業(yè)或企業(yè)收到外來公文，均按：“簽收－登記－分送－處理－復文－立卷存檔”程序辦理。2、要求：1）當公文送達或收到公文時，均由綜合辦文員收。依據(jù)公文內(nèi)容和要求，用傳閱夾并附上《批閱單》后，將其立即分送企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導傳閱和指示；待領(lǐng)導傳閱指示后，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文包含和領(lǐng)導批閱包含相關(guān)事項。辦理過程中，辦文部門、人員應依據(jù)要求，立即了解辦理情況并向企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項一直文單位作出回復，則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序一直文單位復文。辦理完結(jié)，總經(jīng)辦或相關(guān)部門立即將公文收回并存檔。2）上級發(fā)來文件及注有密級簡報、電傳、資料和平級發(fā)來文件，均由綜合辦統(tǒng)一簽收、登記、呈閱、分發(fā)并按不一樣類別進行分類處理。3）加強公文檢驗催辦工作。綜合辦對有領(lǐng)導指示公文及本企業(yè)發(fā)出文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出文件，需要匯報落實實施情況，要立即檢驗反饋。4）領(lǐng)導參與關(guān)鍵會議帶回文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。（二）發(fā)文處理通常包含擬稿、審稿、簽發(fā)、緝印、校對、用印、封發(fā)等程序。1、草擬公文要求：1）要符合企業(yè)制度、政策和上級相關(guān)要求。2）情況要確實，見解要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要努力爭取簡短。3）引用公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間。4）草擬公文必需使用A4公文稿紙，文面應保持整齊，通常文面凌亂不清，要重新清稿。5）數(shù)字寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必需用阿拉伯數(shù)字書寫外，其它用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)寫法。通常應按下列次序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”6）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，通常不要簡稱。2、公文審核。企業(yè)文稿在送領(lǐng)導簽發(fā)前，應由起草文件部門責任人審核后呈送。1）審核關(guān)鍵：2）是否需要行文。3）是否符合企業(yè)制度、政策；和本單位發(fā)過公文是否銜接。4）提出要求和方法是否明確具體、切實可行。5）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合要求。6）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。7）審核時如發(fā)覺不妥之處，必需進行修改，屬于關(guān)鍵標準性問題，應退回原承接部門修改，改動過大，要重新擬正。3、公文簽發(fā)。1）企業(yè)行政文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務文件，由分管副總簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。2）簽發(fā)后公文不得再作任何修改。若確需修改，必需重新送簽。3）公文辦理完成后，要立即送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保留應存檔文件。4）印制：=1\*GB3①公文印制通常應使用Ａ４紙張打印一套，其它復?。虎诓块T行文不得使用企業(yè)正式紅頭文式。第六章檔案管理要求一、管理總則：1、檔案管理是企業(yè)一項十分關(guān)鍵基礎(chǔ)工作，是企業(yè)無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提升工作效率關(guān)鍵工具和保障。2、企業(yè)實施人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理，相互補充。4、實施部門內(nèi)部分工管理；二、檔案范圍：凡屬下列對象均納入企業(yè)檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為以下幾大類：1、企業(yè)檔案：包含企業(yè)申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、協(xié)議協(xié)議、制度文件、企業(yè)簡報等。2、人事檔案：包含企業(yè)職員在企業(yè)就職期間和管理過程中形成全部招聘、應聘、入職、晉升、考評、離職、培訓、獎懲、審批、表單、協(xié)議、協(xié)議、證書及其相關(guān)資料和表單、報表。3、行政檔案：包含行政后勤管理過程中所形成、積累全部原始資料、原始統(tǒng)計、統(tǒng)計報表、登記臺帳、工作表單、協(xié)議協(xié)議，和相關(guān)收文、簡報、審批文函等。政策檔案：包含各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)要求、市場信息、資源信息等文件資料。4、綜合檔案：包含以上未包含其它文檔資料。三、企業(yè)檔案按保留性質(zhì)分為以下：1、電子檔案：包含以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保留全部文件檔案資料。2、實物檔案：包含以非文件資料和電腦磁盤形式存在其它實物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖冊、手冊、樣品、音像帶等。3、本文檔案：以打印出來有文字紙張形式保留檔案。四、管理程序（一）文本檔案管理程序：外部搜集或提供外部搜集或提供歸檔分類整理目錄錄入電腦企業(yè)內(nèi)部制作分類歸卷歸檔分類整理目錄錄入電腦企業(yè)內(nèi)部制作分類歸卷借調(diào)登記常常清整 借調(diào)登記常常清整第七章費用管理要求一、管理范圍1、本要求所指“費用”是指辦公行政性費用。2、本要求所指“管理”是指對上述費用發(fā)生審批、核準和統(tǒng)計。二、管理模式1、歸口管理：即企業(yè)行政辦公所包含實物管理和費用管理日常工作由綜合辦負責。2、監(jiān)督管理：即實施控制支出、審批、報銷一支筆監(jiān)控制度。三、費用分類1、水費：即在企業(yè)辦公地點發(fā)生自來水費。2、電費：即在企業(yè)辦公地點發(fā)生電費。3、實物資產(chǎn)費；即非消耗性辦公用具購置金額。4、車輛使用費：即企業(yè)購置車輛保險費、車船稅、汽油費、維修保養(yǎng)費、停洗過路費、車輛用具費等日常使用費。5、通訊費：即在企業(yè)辦公地點發(fā)生固定電話、傳真電話費用。6、人事管理費：即企業(yè)為人力資源管理、勞資管剪發(fā)生如招聘廣告、招聘入場等費用。7、低值易耗品費：（1）辦公用具費：企業(yè)各部門發(fā)生專用辦公用具費，如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機、修正液等；（2）辦公耗材費：企業(yè)各部門辦公電腦設(shè)備所需易耗材料費用，如復印機、打印機加粉、購置硒鼓、墨盒、U盤、鼠標、軟驅(qū)、網(wǎng)線等；（3）文印制作費：即外送制作、裝裱發(fā)生費用，如信箋、信封、表單、單據(jù)、宣傳品、名片及在外復印、在外裝訂等費用；（4）其它用具費：即以上低值易耗品不能包含其它低值耗品費。8、維修費：企業(yè)內(nèi)辦公家俱、辦公設(shè)備、照明等各項維修費用，如辦公桌、復印機、開關(guān)等維修；9、其它費用：即以上項費用不能包含其它費用。第八章用具管理要求一、管理范圍（一）本規(guī)范所指“用具”是指消耗性和非消耗性兩類辦公用具：1、消耗性辦公用具：指企業(yè)購置、訂做辦公用家俱、電器、器具等設(shè)備，關(guān)鍵包含：車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜（架）、電腦及配置、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、攝影機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、電話機、飲水機、打卡機等。2、非消耗性辦公用具：指企業(yè)購置、訂做各類辦公用低值易耗品，關(guān)鍵包含：書寫用具、裝訂用具、文檔用具、文印用具、接待用具、餐飲用具、清潔用具等。（二）本規(guī)范所指“管理”是指：對上述辦公用具審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、領(lǐng)用、統(tǒng)計、借調(diào)、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。二、管理標準（一）歸口負責，統(tǒng)一管理：企業(yè)全部辦公用具由綜合辦辦統(tǒng)一負責購置、配置、發(fā)放和管理。（二）預算統(tǒng)計，規(guī)范表單：各部門應在每個月20日前將次月所需辦公用具報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)計品種、數(shù)量，編制預算并報批。月底需進行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。（三）節(jié)省使用，誰用誰責：辦公用具一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用，領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用具負有保管維護責任，不得遺失和損壞。三、管理程序企業(yè)辦公用具按下述程序進行管理：預算申報－審核審批—領(lǐng)款采購－驗收入庫—登記－配發(fā)領(lǐng)用。（一）預算申報：每個月底由綜合部依據(jù)上月盤點和本月申請估計，填制“辦公用具購置申請表”。（二）審核審批：對上表由綜合辦主任初審后報財務經(jīng)理審核、再報總經(jīng)理審批。（三）領(lǐng)款采購：購置預算審批后，憑此填寫借款單并再由綜合部統(tǒng)一負責采購。（四）驗收入庫：購置辦公用具，應有綜合部庫管人員核查驗收后，方能入庫。（五）配發(fā)領(lǐng)用：凡配發(fā)、領(lǐng)用辦公用具，均需由領(lǐng)用人簽字。第九章接待管理要求一、管理范圍1、本規(guī)范所指“接待”是指全體職員對企業(yè)、企業(yè)領(lǐng)導、各部門和職員來訪客人用戶禮儀性接待。2、本規(guī)范所指“管理”是指對來訪客人用戶文明通話、文明對話、客人導引、禮儀服務、食宿安排、車輛接送等。二、管理責任 1、董事客人，由董事長秘書負責禮儀接待和食宿安排、由其專車駕駛員或綜合辦辦負責車輛接送。2、3、應聘人員接待，由綜合辦負責。三、管理要求1、接聽電話要講一般話，文明、客氣、主動介紹。2、對來訪、辦事、應聘等客人用戶要主動起身、微笑問詢、客氣回復、熱情引領(lǐng)、端茶到水、文明有禮。3、4、來客告辭，應起身微笑相送。5、6、對需安排食宿行程客人用戶，要熱情服務、周到細致。7、對態(tài)度不好甚至無禮客人用戶，要微笑謙讓、冷靜對待、不卑不亢，不可公開喧華。第十章鑰匙管理要求一、管理范圍1、本規(guī)范所指“鎖匙”是指企業(yè)辦公地（用）門、柜、桌、箱、車鎖具和鑰匙。2、本規(guī)范所指“管理”是關(guān)鍵包含上述鎖鑰備份保管、配發(fā)、回收和銷毀。二、管理方法1、購置驗收：凡在新購置帶鎖具辦公家俱、車輛和物品時，總經(jīng)辦或經(jīng)辦人員必需認真檢驗查對鎖具、鑰匙質(zhì)量和數(shù)量，驗收無誤后應向總經(jīng)辦知會并由其統(tǒng)一管理。2、配發(fā)：由綜合辦登記，領(lǐng)用人簽領(lǐng)。3、備份保管：為確保企業(yè)財產(chǎn)統(tǒng)一和完整，并應企業(yè)急時之需，企業(yè)除財務部保險柜和領(lǐng)導有明確不做備存鑰匙外，其它全部鑰匙必需留有備份，并由綜合辦統(tǒng)一保管。4、離職清退：離職職員離職前，必需按程序和相關(guān)要求，交清全部領(lǐng)取和配發(fā)鑰匙；如有遺失，須主動接收企業(yè)視情況給過失處罰。三、管理責任1、上述管理責任，由綜合辦統(tǒng)一負責，尤其是綜合辦必需確保備份鑰匙完整和安全。2、企業(yè)未保留備份財務部保險柜領(lǐng)導有明確要求不做備存鑰匙，其管理責任由使用保管者自行負責。3、職員領(lǐng)取、配發(fā)企業(yè)鑰匙，其使用、保管責任由使用者自行負責。第十一章辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備專為保障企業(yè)各項業(yè)務工作得以順利進行而配置，各部門必需嚴格按要求使用，具體以下：一、辦公設(shè)備購置冊。二、辦公設(shè)備使用管理（一）電話1、企業(yè)電話是聯(lián)絡業(yè)務及溝通各項工作工具，各部門所使用電話機由使用人負責維護、管理；在使用中應注意通話簡練，避免長時間占線。2、企業(yè)各部門辦公電話均未開通中國長途功效，只有前臺傳真機開通此項功效，若因工作需要，需拔打長途電話可到前臺使用。（二）傳真機為確保企業(yè)傳真機通暢，通常情況下不得使用傳真機撥打電話；若因工作需要，需撥打長途電話或傳真均須在前臺登記。（三）復印機1、復印文件資料應和工作相關(guān)，各部門需指定專員負責復印本部門文件資料，因人為原因造成復印機損壞，由個人負擔維修費用。2、復印機管理部門定時對復印機進行維護和保養(yǎng)。（四）電腦、打印機1、各部門使用電腦由使用人對其進行統(tǒng)一管理，并設(shè)置開機密碼和屏保密碼，由總經(jīng)辦組織財務電腦部專業(yè)人員對電腦使用人員進行系統(tǒng)管理及相關(guān)培訓。2、電腦、打印機應定時維護，使用人員要隨時注意微機保養(yǎng)，定時清潔微機表面。電腦使用人員應按《文檔管理要求》要求定時進行備份，以免企業(yè)電腦因病毒或系統(tǒng)瓦解造成數(shù)據(jù)丟失。3、各部門電腦若多人使用，請建好各自電腦文檔。4、各部門電腦使用人員應嚴格遵守正確電腦操作規(guī)則，不得對電腦上軟件設(shè)置進行任何增刪、改動。如確需新裝軟件及更改設(shè)置，應事先通知總經(jīng)辦立案。5、每臺電腦所存文檔、資料是企業(yè)關(guān)鍵信息資源，不得用于私人用途和私自拷貝。備份軟盤請妥善保管，不得遺失和公盤私用。不得使用非企業(yè)所發(fā)軟盤，一旦使用，致使電腦染上病毒，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)破壞和電腦文檔丟失，企業(yè)將給20-100元經(jīng)濟處罰。6、各部門電腦操作人員均需定時對其使用電腦及備份軟盤進行殺毒，發(fā)覺問題立即通告并處理。7、在辦公區(qū)域內(nèi)任何人不得玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天或下載網(wǎng)絡游戲及音樂，凡發(fā)覺者罰款人民幣20元整，情節(jié)嚴重者，給予解聘。第十二章車輛管理制度一、綜合辦為企業(yè)車輛歸口管理部門，負責企業(yè)熱鬧全部車輛管理工作；二、企業(yè)車輛除董事長用車為專車外，其它人均不享受專車待遇；三、企業(yè)車輛使用實施派車制度，凡因公用車均應事先填寫《用車申請單》交綜合辦，綜合辦根據(jù)先急事、后通常事；先滿足工作任務、接待任務，后其它事標準安排；四、全部車輛使用結(jié)束后均須停放到企業(yè)院內(nèi)，未經(jīng)同意一律不準在企業(yè)以外任何地點停放，特殊情況應提前報請同意后方可；五、如遇下班后因公用車，由用車人填寫《用車記錄表》后到門衛(wèi)室領(lǐng)取車鑰匙。返回后如實填寫《行車統(tǒng)計》；六、企業(yè)車輛實施專員專車管理，指定司機為車輛保養(yǎng)、維護和使用第一責任人；七、企業(yè)車輛加油卡實施一車一卡管理制度，司機加油后應填寫《加油統(tǒng)計》，并保留機打票，每個月匯總后交綜合辦公室備查；八、多種車輛附帶資料，除機動行行駛證、保險單隨車攜帶外，其它資料均由綜合辦保管，不得遺失，如該車移轉(zhuǎn)時應辦理車輛轉(zhuǎn)籍手續(xù)，并將該車多種資料隨車轉(zhuǎn)移；九、多種車輛如在公務中遇不可抗拒車禍發(fā)生，除立即報案外，須立即和綜合辦聯(lián)絡，綜合辦除應立即前往處理外，并應立即通知保險企業(yè)辦理賠償手續(xù)；十、外單位（個人）借車，除在綜合辦填寫《借車協(xié)議》以外，還須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借出；十一、車輛維修須提前填寫《維修申請單》，經(jīng)審批同意后方可到指定修理廠維修；十二、其它未盡事宜由企業(yè)酌情處理。第十三章司機管理措施一、企業(yè)司機必需遵守《中國道路交通安全法》及相關(guān)交通安全管理規(guī)章規(guī)則，安全駕車。并應遵守本企業(yè)其它相關(guān)規(guī)章制度。二、司機應珍惜企業(yè)車輛，平時要注意車輛保養(yǎng)，常常檢驗車輛關(guān)鍵機件，立即發(fā)覺車輛異常，并實施維護、維修，杜絕因檢驗不立即引發(fā)車輛故障。三、司機應天天抽合適時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛清潔(包含車內(nèi)、車外表清潔)。四、出車前，要例行檢驗車輛水、電、油及其它性能是否正常，發(fā)覺不正常時，要立即加補或調(diào)整。出車回來，要檢驗存油量，依據(jù)一天用油量發(fā)覺存油不足時，應立即加油，不得出車時才臨時加油。五、出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選擇停放地點和位置，不能在不準停車路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，預防車輛被盜。司機不得把關(guān)鍵私人票據(jù)或珍貴物品放在車上，如發(fā)生車輛或隨車物品丟失，由司機負責賠償。六、出車時一定確保證件齊全。且無過期現(xiàn)象，如已到期、過期應立即檢審。因證件不全或過期被罰款，費用由當事人負責。七、司機平時要注意休息，不準開疲憊車，不準酒后駕車。八、接送職員上下班司機，要按時出車，不得誤點。九、上班時間內(nèi)司機未被派出車，應隨時在門衛(wèi)室等候出車，有要事需離開時，要向綜合辦說明去向和所需時間；十、出車外出回來必需即時到管理人員處報到，方便綜合辦做好其它安排。司機出車實施任務，遇特殊情況不能按時返回，應立即設(shè)法通知管理人員，并說明原因。十一、司機未經(jīng)領(lǐng)導同意，不得將自己保管車輛隨便交給她人駕駛或練習駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用企業(yè)車輛學開車。下班后，應將車輛停放合適地點保管，不準私自用車。十二、綜合辦依據(jù)每輛車百公里油耗量、公里數(shù)、加油錢數(shù)對每輛車進行不定時抽查，對于油和公里數(shù)不符者，由司機按時價補足多耗油費用。測算方法：最高不得超出車輛說明書標準油耗5%。十三、對于駕駛員出車過程中用車人有急事要求去其它地點時候，司機須向綜合辦如實匯報，經(jīng)同意后方可前往，對于不匯報私自改變行程一經(jīng)發(fā)覺將給每次50元罰款處理。十四、司機應對各級領(lǐng)導在車內(nèi)談話保密。十五、司機應立即督促車輛管理員繳納車輛保險、車輛檢測費等費用，因超時繳納造成罰款及滯納金由司機負擔。十六、凡違反交通規(guī)則，違法罰款由駕駛?cè)素摀?。十七、車輛發(fā)生交通事故，在扣除保險金額后再視實際情況由司機和企業(yè)共同負擔。十八、以上未明示處罰項，司機如有違反，給50——200元不等罰款處理。十九、其它未盡事宜由企業(yè)酌情處理。用車申請單車牌號碼：年月日用車申請部門申請人駕駛員申請用車時間月日時分至時分止事由目標地及路線公里表起數(shù)公里表止數(shù)加油記錄表加油日期加油前公里表讀數(shù)加油量（升）油號金額（元）司機簽字第十四章工作交接制度為規(guī)范辦公制度，規(guī)范工作交接程序，明確交接雙方責任，確保企業(yè)各項工作連續(xù)性，安全性，特制訂本制度。一、適用范圍本管理條例適適用于企業(yè)全體職員因崗位調(diào)整、辭職等所引發(fā)工作交接等。二、交接內(nèi)容資料、資產(chǎn)、資源、工作三、交接制度（一）資料交接1、本條所指資料為企業(yè)文件、外來文件、工作通知、工作匯報，工作總結(jié)、工作計劃、策劃方案、各類報表、圖片、書籍、音像材料、賬冊及多種憑證資料。2、檔案、資料交接應填寫檔案、資料移交清單，移交清單應分別載明序號、日期、資料名稱、應繳數(shù)量、實交數(shù)量、移交人員、接收人員、監(jiān)交人登記欄，清單必需一式兩份，移交人員、接收人員、監(jiān)受人員應在清單上簽字。3、企業(yè)職員之間進行單份文件資料交接，交接部門應分別填寫《企業(yè)文件交接目錄》，由移交人員和接收人員簽字，簽字后視為接收?！镀髽I(yè)文件交接目錄》應裝訂成冊，已備后查。（二）資產(chǎn)交接1、本條所指資產(chǎn)包含個人正在使用電腦、桌椅、電話機、文件柜、工具書、訂書機、計算器、電話卡、鑰匙、證照、章證等耐用辦公用具。2、資產(chǎn)移交應以移交人員管轄范圍及實際使用物品為基礎(chǔ)，對照企業(yè)資產(chǎn)登記臺賬進行。3、移交人員必需確保移交資產(chǎn)完好無損，能夠正常使用，接收人員負有檢驗驗收責任。（三）資源交接1、本條所指資源范圍包含和企業(yè)工作相關(guān)供給商廠家、關(guān)系單位、業(yè)務單位、聯(lián)絡方法等。2、移交人員必需在離崗前將和工作相關(guān)社會資源、業(yè)務資源基礎(chǔ)情況書寫清楚，將和資源相關(guān)一切工作一并交給接收人員。3、移交人員對移交資源信息負有確保信息真實有效義務，接收人員對接收資源信息負有查對核實責任。（四）離崗前工作交接1、本條所指工作包含正在進行工作、剛受領(lǐng)工作、計劃在一定時間內(nèi)完成工作、前期已完成工作。2、企業(yè)職員因崗位變動（離任、離崗、辭職、解聘），不在原崗位繼續(xù)工作，在離開崗位前必需進行工作交接。3、企業(yè)職員辭職，本人應提前30天提出辭職匯報，方便企業(yè)選調(diào)人員進行工作交接，工作交接不清，不得離崗。4、移交人員在移交工作時，應對各項工作分類分項做出書面說明，將所需交接物品列出清單，報主管上級審核后移交。5、移交人員應依據(jù)工作種類分類整理出交接物品，根據(jù)類別整理卷內(nèi)目錄，列出清單，卷內(nèi)目錄、清單應和交接物品賬物相符，有特殊情況須附有文字說明。6、對正在辦理、還未完成工作，移交人員應具體說明整個工作情況，明確工作程序及關(guān)鍵，以確保后續(xù)工作開展連續(xù)性。（五）監(jiān)交工作1、工作交接應設(shè)監(jiān)交人員，監(jiān)交人員由移交人上一級主管領(lǐng)導擔任，特殊情況下由總經(jīng)理或董事長指定專員擔任.2、工作交接時需有移交人員、接收人員、監(jiān)交人員三方到場，共同對照移交清單，