人事檔案與員工信息管理制度第一章總則第一條目的本制度旨在規(guī)范和管理企業(yè)的人事檔案和員工信息，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全地保管和使用，為企業(yè)的人力資源管理供應(yīng)可靠的依據(jù)。第二條適用范圍本制度適用于全部公司員工及與公司有勞動(dòng)合同、勞動(dòng)關(guān)系的人員。第三條法律依據(jù)本制度的訂立和執(zhí)行依據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)法》《人事檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)。第二章人事檔案管理第四條人事檔案的建立和歸檔入職檔案：包含員工的身份證件、戶籍證明、學(xué)歷證書、員工合同等。員工入職時(shí)，應(yīng)填寫并提交入職登記表，并供應(yīng)必需的個(gè)人身份證件和資料。健康檔案：包含員工的健康證明、體檢報(bào)告等。員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必需的健康檢查，并將相應(yīng)的健康證明和體檢報(bào)告存入健康檔案。獎(jiǎng)懲檔案：包含員工的表揚(yáng)、嘉獎(jiǎng)、紀(jì)律處分等記錄。員工獲得嘉獎(jiǎng)或受到紀(jì)律處分時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄并歸檔。培訓(xùn)檔案：包含員工的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。員工參加培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)填寫培訓(xùn)記錄，并將獲得的培訓(xùn)證書歸檔。離職檔案：包含員工的離職申請、勞動(dòng)合同解除證明、離職手續(xù)辦理記錄等。員工離職時(shí)，應(yīng)依照公司規(guī)定辦理離職手續(xù)，并將相關(guān)料子歸檔。第五條檔案的保管期限入職檔案、健康檔案和獎(jiǎng)懲檔案的保管期限為員工離職后5年。培訓(xùn)檔案的保管期限為員工離職后3年。離職檔案的保管期限為員工離職后3年。第六條檔案的歸檔及檢索檔案管理員負(fù)責(zé)對員工檔案進(jìn)行歸檔和管理。檔案應(yīng)依照員工的入職次序依次歸檔，確保檔案的有序和完整。檔案歸檔后，管理員應(yīng)制作檔案目錄，并將目錄存檔備查，以便于日后的檢索和使用。員工需要查詢或使用檔案資料時(shí)，應(yīng)書面向檔案管理員提出申請，并由上級(jí)主管部門審核同意后方可查閱。第七條檔案的安全與保密全部檔案應(yīng)存放在特地的檔案室內(nèi)，確保環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防火。管理員應(yīng)訂立檔案借閱登記制度，記錄檔案的借閱人、借閱日期和目的，并注意保護(hù)借閱人的隱私。檔案室內(nèi)應(yīng)配備視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才略進(jìn)入檔案室。第三章員工信息管理第八條員工基本信息的登記入職時(shí)，員工應(yīng)填寫個(gè)人信息表，包含姓名、性別、降生日期、籍貫、婚姻情形、聯(lián)系方式等。個(gè)人信息表應(yīng)經(jīng)本人簽字確認(rèn)，并及時(shí)提交給人事部門。員工的個(gè)人信息應(yīng)保持準(zhǔn)確性和及時(shí)性，如有更改應(yīng)及時(shí)向人事部門供應(yīng)相關(guān)資料和證明。第九條人事更改及時(shí)登記員工如發(fā)生崗位更改、職務(wù)更改、工資更改、升職晉級(jí)、降職或調(diào)動(dòng)等情況，應(yīng)及時(shí)填寫并提交人事更改登記表給人事部門，人事部門應(yīng)及時(shí)更新員工信息。人事部門應(yīng)與員工部門保持良好的協(xié)作關(guān)系，確保人事信息的及時(shí)更新和溝通。第十條信息的安全與保密員工的個(gè)人信息應(yīng)妥當(dāng)保管，除法律規(guī)定或經(jīng)本人同意外，不得向任何第三方供應(yīng)。人事部門應(yīng)建立和完善員工信息管理制度，加強(qiáng)信息安全意識(shí)培訓(xùn)，對員工信息進(jìn)行安全備份和加密，防止信息泄露和非法使用。第四章附則第十一條懲罰措施對于違反本制度的行為，一經(jīng)查實(shí)，將依照公司相關(guān)規(guī)定予以相應(yīng)的懲罰。對于涉嫌犯罪的行為，將移交給公安機(jī)關(guān)處理。第十二條本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理全部，并由人事部門負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行相應(yīng)的操