計(jì)劃調(diào)度會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強(qiáng)公司計(jì)劃調(diào)度會議的管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容的貫徹落實(shí)，制定本制度。

2.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會議質(zhì)量，減少無效和重復(fù)性會議。

3.會議應(yīng)注重決策的科學(xué)性、民主性，充分發(fā)揮集體智慧，確保公司計(jì)劃調(diào)度工作的順利進(jìn)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級計(jì)劃調(diào)度會議，包括但不限于生產(chǎn)調(diào)度會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、進(jìn)度匯報會等。

2.本制度適用于公司全體員工，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議管理制度，共同維護(hù)會議秩序。

三、會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度調(diào)度會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、專題研討會等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負(fù)責(zé)，主持人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和組織協(xié)調(diào)能力。

2.會議主持人負(fù)責(zé)確定會議議題、議程，提前通知參會人員，并確保會議資料的準(zhǔn)備。

3.會議主持人應(yīng)確保會議按時開始、結(jié)束，嚴(yán)格控制會議時間，避免拖延。

五、參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，為公司計(jì)劃調(diào)度工作提出建設(shè)性意見和建議。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場安靜，不得隨意離場或接打電話。

4.參會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容和公司內(nèi)部信息。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議管理制度的行為，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。

2.對嚴(yán)重影響會議秩序、損害公司利益的行為，依法追究相關(guān)責(zé)任。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司計(jì)劃調(diào)度部門所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議主持人根據(jù)公司計(jì)劃調(diào)度工作的需要，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和目標(biāo)，制定會議議程，明確會議討論的重點(diǎn)、順序和時間安排。

3.確定參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容，明確參會人員范圍，包括必須參會的核心人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。

4.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等，并提供會議資料供參會人員提前了解會議內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負(fù)責(zé)組織參會人員簽到，確保參會人員準(zhǔn)時參加會議。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、目標(biāo)和議程，強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員集中精力、積極參與。

3.會議討論：按照議程安排，逐一討論會議議題，鼓勵參會人員發(fā)表意見、提出建議，確保會議內(nèi)容的深入探討。

4.會議決策：針對會議議題，形成決策方案，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議成果的落實(shí)。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策方案、責(zé)任人和完成時限等。

2.整理會議紀(jì)要：會后及時整理會議紀(jì)要，將會議內(nèi)容、決策方案等以書面形式記錄，并發(fā)送給參會人員。

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要由會議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

四、會議總結(jié)與反饋

1.召開會議總結(jié)會：在適當(dāng)時間，組織召開會議總結(jié)會，回顧會議成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下次會議提供借鑒。

2.參會人員反饋：鼓勵參會人員對會議效果、組織管理等方面提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

3.優(yōu)化會議管理：根據(jù)會議總結(jié)和反饋，對會議管理制度進(jìn)行修訂和完善，提高會議管理水平。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會后及時將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。

2.保密資料的保管：對涉及公司機(jī)密的會議資料，嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保資料安全。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，確保會議高效、有序進(jìn)行，為公司計(jì)劃調(diào)度工作提供有力支持。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議流程，共同維護(hù)會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審批后，由會務(wù)組在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給所有參會人員，確保相關(guān)人員了解會議決策和任務(wù)分配。

2.對于未參會人員，會務(wù)組應(yīng)通過其他方式及時傳達(dá)會議紀(jì)要內(nèi)容，確保信息同步。

二、任務(wù)分配與責(zé)任人確認(rèn)

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人，責(zé)任人需在收到會議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，并對任務(wù)的完成時限進(jìn)行反饋。

2.責(zé)任人應(yīng)對分配的任務(wù)負(fù)責(zé)，確保按時按質(zhì)完成。

三、任務(wù)進(jìn)度跟蹤

1.設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對會議紀(jì)要中確定的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行定期跟蹤，確保任務(wù)進(jìn)度符合預(yù)期。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報任務(wù)進(jìn)度，對于進(jìn)度滯后或遇到的問題，要及時溝通并尋求解決方案。

四、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議決策的執(zhí)行情況應(yīng)作為工作任務(wù)的重要組成部分，納入公司日常管理監(jiān)督體系。

2.上級管理部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行不定期的檢查和評估，確保決策落到實(shí)處。

五、問題反饋與解決

1.在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋給會議主持人或相關(guān)部門，共同尋求解決方案。

2.對于重大問題或影響公司整體計(jì)劃調(diào)度的問題，應(yīng)召開專題會議進(jìn)行研究解決。

六、會議紀(jì)要落實(shí)情況的評估與反饋

1.定期對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評估，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，為改進(jìn)會議管理和決策執(zhí)行提供依據(jù)。

2.將會議紀(jì)要落實(shí)情況的評估結(jié)果反饋給相關(guān)人員，對表現(xiàn)優(yōu)秀的責(zé)任人給予表彰，對未完成任務(wù)的進(jìn)行責(zé)任追究。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.基于會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的評估結(jié)果，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高決策執(zhí)行效率。

2.鼓勵員工積極參與會議管理和決策執(zhí)行，為公司發(fā)展提供有力支持。

本章內(nèi)容旨在確保會議決策得到有效落實(shí)，通過嚴(yán)格的跟蹤管理制度，提高公司計(jì)劃調(diào)度工作的執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會務(wù)組或會議主持人負(fù)責(zé)提前預(yù)訂，確保會議時間與地點(diǎn)的合理安排。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便會務(wù)組進(jìn)行合理安排。

3.會議室預(yù)訂需遵循先到先得的原則，對于沖突情況，會務(wù)組有權(quán)進(jìn)行調(diào)整。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.會務(wù)組負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保會議前一切設(shè)施正常運(yùn)行，滿足會議需求。

3.對于特殊會議需求，如視頻會議、同聲傳譯等，會務(wù)組應(yīng)提前做好相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備和調(diào)試。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，需照價賠償。

3.會議室內(nèi)保持安靜，不得大聲喧嘩，以免影響其他會議室的會議進(jìn)行。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會務(wù)組負(fù)責(zé)會議室的日常清潔和維護(hù)，確保會議室整潔、衛(wèi)生。

2.會議結(jié)束后，會務(wù)組應(yīng)及時清理會議室，回收垃圾，確保會議室恢復(fù)原狀。

3.定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備長期處于良好狀態(tài)。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)設(shè)置安全出口，確保消防通道暢通，參會人員應(yīng)熟悉安全出口位置。

2.會務(wù)組負(fù)責(zé)檢查會議室消防設(shè)施，確保滅火器、消防栓等設(shè)備正常。

3.會議期間，會務(wù)組應(yīng)加強(qiáng)巡查，確保會議室安全，預(yù)防意外事件的發(fā)生。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議室的管理，為會議提供良好的環(huán)境，提高會議效率。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會議室的秩序與安全。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸