會議費管理制度執(zhí)行情況第一章總則

為確保會議的效率與效果，規(guī)范會議費用管理，提高決策品質(zhì)，依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理規(guī)定，特制定本會議費管理制度。本制度旨在明確會議流程、費用控制、會議室管理等方面的規(guī)范，以實現(xiàn)資源合理配置，保障公司利益。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

二、會議類別

1.高層管理會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會等，主要涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等事項。

2.部門例會：各部門定期召開的內(nèi)部會議，旨在協(xié)調(diào)部門工作，提高工作效率。

3.項目協(xié)調(diào)會：針對具體項目召開的會議，旨在協(xié)調(diào)各方資源，推進項目進度。

4.專題會議：針對某一特定主題召開的會議，旨在研究、解決相關(guān)問題。

三、會議費管理原則

1.合理預(yù)算：會議費用應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、時長等因素進行合理預(yù)算。

2.嚴格控制：會議費用支出應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，禁止無預(yù)算、超預(yù)算支出。

3.審批程序：會議費用支出需按照公司財務(wù)審批程序進行，確保合規(guī)性。

4.節(jié)約原則：會議組織者應(yīng)本著節(jié)約原則，合理安排會議地點、時間、規(guī)模等。

四、責(zé)任與監(jiān)督

1.會議組織者：負責(zé)會議的籌備、組織、實施及會議紀要的整理，并對會議費用支出承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.財務(wù)部門：負責(zé)對會議費用進行審核、報銷，并對會議費用支出進行監(jiān)督。

3.監(jiān)察部門：負責(zé)對會議費用管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要及國家法律法規(guī)變化，適時進行調(diào)整和修訂。修訂后的制度報公司董事會審批后實施。

六、解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。如有爭議，以公司董事會解釋為準。

七、生效時間

本制度自發(fā)布之日起生效。此前發(fā)布的會議費管理制度同時廢止。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及實際工作，明確會議主題，確保會議目的明確、議題集中。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容，并在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員。

3.確定參會人員：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和議題，邀請相關(guān)人員參會，確保會議決策的權(quán)威性和有效性。

4.預(yù)訂會議室：會議組織者應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)、會議設(shè)備需求等因素，提前預(yù)訂合適的會議室，并確保會議室設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應(yīng)按時簽到，會議組織者應(yīng)確保簽到表記錄完整。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)按照會議議程，組織參會人員進行討論，確保會議有序進行。

3.討論與決策：會議過程中，參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，主持人根據(jù)討論情況引導(dǎo)會議決策。

4.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議議題、討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

三、會議紀要整理與發(fā)布

1.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論過程、決策結(jié)果等。

2.會議紀要審批：會議紀要整理完成后，應(yīng)提交給會議主持人審批。審批通過后，會議紀要正式生效。

3.發(fā)布會議紀要：會議組織者應(yīng)及時將會議紀要發(fā)送給參會人員，確保相關(guān)人員了解會議決策內(nèi)容。

四、會議評估與反饋

1.會議評估：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議效果進行評估，包括會議議題的解決程度、參會人員的滿意度等。

2.反饋收集：會議組織者應(yīng)收集參會人員的意見和建議，對會議流程、組織等方面進行改進。

3.改進措施：根據(jù)會議評估和反饋，會議組織者應(yīng)制定相應(yīng)的改進措施，以提高會議效果和效率。

五、會議資料歸檔

會議組織者應(yīng)將會議相關(guān)資料（如會議議程、會議紀要、參會人員名單等）進行歸檔，以備查閱。同時，應(yīng)將會議紀要納入公司知識管理體系，便于公司內(nèi)部共享和學(xué)習(xí)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、任務(wù)分配與責(zé)任人

1.會議紀要中明確的行動計劃和決策事項，需明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)決策內(nèi)容，將任務(wù)分配給相應(yīng)的部門和人員，確保每一項任務(wù)都有明確的責(zé)任主體。

3.責(zé)任人應(yīng)主動承擔(dān)起任務(wù)，并在規(guī)定時限內(nèi)完成。

二、進度跟蹤與匯報

1.責(zé)任人需定期向會議組織者匯報任務(wù)進度，確保任務(wù)按計劃推進。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，對任務(wù)執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.對于重大決策事項，會議組織者應(yīng)定期向公司高層匯報進展情況。

三、變更管理

1.如任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)特殊情況，需對會議紀要中的決策內(nèi)容進行調(diào)整，責(zé)任人應(yīng)提出書面申請，經(jīng)會議主持人審批后予以變更。

2.變更申請應(yīng)包括變更原因、變更內(nèi)容、影響范圍等，確保相關(guān)人員了解變更情況。

3.會議組織者應(yīng)及時更新會議紀要，將變更內(nèi)容納入跟蹤管理。

四、驗收與評價

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交驗收申請，會議組織者負責(zé)組織驗收。

2.驗收應(yīng)對照會議紀要中的決策內(nèi)容，確保任務(wù)完成質(zhì)量符合預(yù)期。

3.驗收通過后，會議組織者應(yīng)對責(zé)任人的工作績效進行評價，為人力資源管理和激勵機制提供依據(jù)。

五、反饋與持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)收集任務(wù)執(zhí)行過程中的反饋信息，了解決策落實的實際情況。

2.根據(jù)反饋信息，會議組織者應(yīng)不斷完善會議紀要跟蹤落實機制，提高決策執(zhí)行效率。

3.公司應(yīng)定期對會議紀要跟蹤落實情況進行總結(jié)，形成經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供參考。

六、問責(zé)與激勵機制

1.對于未按期完成任務(wù)的責(zé)任人，會議組織者應(yīng)視情況采取相應(yīng)的問責(zé)措施，確保決策執(zhí)行力。

2.對于完成任務(wù)出色的責(zé)任人，公司應(yīng)給予適當?shù)莫剟睿ぐl(fā)員工積極性和創(chuàng)造性。

3.會議組織者應(yīng)將任務(wù)完成情況納入員工績效考核，作為評價員工工作表現(xiàn)的依據(jù)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門需提前預(yù)訂會議室，并通過指定的預(yù)訂系統(tǒng)提交申請，包括會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.使用原則：會議室使用應(yīng)遵循先預(yù)訂先使用的原則，優(yōu)先保障公司重要會議和緊急會議的需求。

3.使用時間：會議組織者應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間使用會議室，不得提前占用或延遲使用。

二、設(shè)施與維護

1.設(shè)施配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，并保證設(shè)施的正常運行。

2.維護與保養(yǎng)：會議室設(shè)施由專人負責(zé)維護和保養(yǎng)，定期進行檢查，確保會議期間設(shè)施使用無障礙。

3.故障處理：如會議期間出現(xiàn)設(shè)施故障，會議組織者應(yīng)及時聯(lián)系維護人員處理，確保會議順利進行。

三、環(huán)境與布置

1.環(huán)境要求：會議室應(yīng)保持整潔、安靜、光線充足，提供舒適的開會環(huán)境。

2.布置規(guī)范：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和需求，合理布置會議室，包括座位安排、資料發(fā)放等。

3.安全檢查：會議前，會議組織者應(yīng)進行安全檢查，確保會議室內(nèi)的消防設(shè)施、電源等安全可靠。

四、會議服務(wù)

1.會前準備：會議服務(wù)人員應(yīng)提前做好會前準備工作，包括資料整理、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.會中服務(wù)：會議期間，會議服務(wù)人員應(yīng)保持現(xiàn)場秩序，及時滿足參會人員的需求，確保會議順利進行。

3.會后清理：會議結(jié)束后，會議服務(wù)人員應(yīng)及時清理會議室，整理設(shè)施設(shè)備，確保會議室恢復(fù)原狀。

五、費用管理

1.會議室使用費用：各部門使用會議室應(yīng)按照公司規(guī)定繳納相應(yīng)的使用費用，費用標準由財務(wù)部門制定并報公司審批。

2.費用報銷：會議組織者應(yīng)根據(jù)實際使用情況，按照公司財務(wù)制度報銷會議室使用費用。

3.節(jié)約原則：會議組織者應(yīng)本著節(jié)約原則，合理使用會議室資源，避免浪費。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)預(yù)訂：對于未經(jīng)批準擅自使用會議室、惡意搶占會議室等行為，將視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)使用：會議組織者應(yīng)嚴格遵守會議室管理規(guī)定，對于違規(guī)使用會議室的行為，將依法追究責(zé)任。

3.設(shè)施損壞：參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，對于故意損壞或不當使用導(dǎo)致的設(shè)施損壞