1安全評價檔案管理規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了安全評價檔案管理的基本要求、基礎(chǔ)檔案管理要求、評價項目檔案管理要求、安全評價師技術(shù)檔案管理要求、儀器設(shè)備檔案管理要求、檔案保管要求以及檔案保存期限。本標(biāo)準(zhǔn)適用于從事安全評價的技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)對安全評價機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)檔案、評價檔案、人員技術(shù)檔案以及儀器設(shè)備檔案的管理，相關(guān)法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T1.1標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T22歸檔文件整理規(guī)則AQ/T8001安全評價通則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案管理archivesmanagement對國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的有保存價值的材料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。3.2安全評價檔案technicalarchivesofSafetyevaluation安全評價檔案是指安全評價機(jī)構(gòu)在技術(shù)服務(wù)及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎(chǔ)檔案、評價項目檔案、人員技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案。3.3電子檔案electronicarchives電子文件以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?基本要求24.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全評價檔案管理制度，明確責(zé)任部門和相關(guān)人員的職責(zé)，對本單位安全評價各類技術(shù)資料做好收集、整理、立卷、裝盒、歸檔、保管和銷毀等工作。4.2安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專（兼）職的檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案室及檔案日常管理工作。安全評價師超過50人的機(jī)構(gòu)，應(yīng)設(shè)置專職檔案管理員。4.3檔案管理員應(yīng)熟悉檔案管理工作。鼓勵檔案管理員學(xué)習(xí)安全評價有關(guān)知識。4.4安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)有獨立的專用檔案室，檔案室的面積不得少于100m2，且應(yīng)滿足防盜、防火、防潮等要求，并有控制進(jìn)入的安全措施。4.5檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施，包括檔案柜（架）、檔案盒、門禁、消防報警設(shè)備、溫度和濕度控制設(shè)施及必要的桌椅等相關(guān)設(shè)備設(shè)施。4.6檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。不一致時，宜以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。4.7安全評價檔案實行電子化管理的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。4.8安全評價機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人是本單位安全評價檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指派1名檔案分管負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作。4.9安全評價機(jī)構(gòu)是檔案管理的責(zé)任主體，應(yīng)對本單位的評價檔案損壞、散失、失密等承擔(dān)全部責(zé)任。4.10安全評價機(jī)構(gòu)發(fā)生解散、破產(chǎn)等情形的，應(yīng)及時報告資質(zhì)認(rèn)可機(jī)關(guān)，提出處置意見并妥善處置相關(guān)檔案。5基礎(chǔ)檔案管理要求5.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)以年度為單位建立本機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)檔案。5.2安全評機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新。5.3基礎(chǔ)檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：1)營業(yè)執(zhí)照影或法人證書影印件；2)安全評價機(jī)構(gòu)資質(zhì)證書影印件；3)法人承諾書原件；4)過程控制手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格（文件）；5)過程控制體系運行過程中形成的文件和記錄（含人員培訓(xùn)計劃和記錄）；6)安全評價師基本信息匯總表（含人員簽字）；7)安全評價師資格證書原件或影印件；8)安全評價師學(xué)歷證書、技術(shù)職稱證書及認(rèn)定專業(yè)能力有關(guān)證明文件等的影印件；9)安全評價師法定勞動關(guān)系證明材料影印件（包括勞動合同，基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明）；10)儀器設(shè)備基本信息匯總表（類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、檢定或校準(zhǔn)證書有效期和證書編號、有效期）；11)其他與安全評價技術(shù)服務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)檔案；312)本年度的內(nèi)部審核計劃及記錄；13)本年度管理評審計劃及記錄。6評價項目檔案管理要求6.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)按照“一項目一檔案”的立檔原則建立評價檔案。6.2評價檔案可采用電子版或紙質(zhì)版歸檔文件。6.3每項安全評價檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：1)風(fēng)險分析記錄；2)被評價單位評價委托書（或評價合同）；3)評價任務(wù)通知書；4)評價計劃書；5)現(xiàn)場考察原始記錄；6)客戶提供的原始材料（含法定檢測檢驗報告復(fù)印件）及清單；7)評價報告內(nèi)部審核痕跡稿；8)評價報告內(nèi)部審核記錄表；9)評價報告技術(shù)負(fù)責(zé)人審核痕跡稿；10)評價報告技術(shù)負(fù)責(zé)人審核記錄表；11)過程控制負(fù)責(zé)人審核記錄表；12)評價報告報審稿（紙質(zhì)版）；13)評價報告外審意見；14)評價報告修改說明；15)評價報告?zhèn)浒父澹堎|(zhì)版）；16)安全評價工作業(yè)績記錄表；17)安全評價從業(yè)告知書；18)評價過程中采集的各類影像資料。6.4技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在對項目組下達(dá)項目任務(wù)書的同時，派發(fā)項目編號，項目編號應(yīng)連續(xù)且唯一。若項目任務(wù)書下達(dá)后項目中止，該項目的項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向負(fù)責(zé)發(fā)放項目編號的部門報告，相關(guān)部門要做好登記，確?？杖钡捻椖烤幪栍袚?jù)可循。6.5評價檔案以技術(shù)服務(wù)項目為單位，檔案材料收集整理工作完成后，各項目組應(yīng)編制歸檔目錄（參考格式見附錄B），歸檔人、項目負(fù)責(zé)人審核后簽字確認(rèn)。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應(yīng)對照歸檔目錄對歸檔材料進(jìn)行形式審查，核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應(yīng)當(dāng)自報告簽發(fā)之日起的20個工作日之內(nèi)完成。6.6評價檔案經(jīng)核對無誤后，由檔案管理員對非裝訂成冊材料按形成時間先后順序排列，并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼，建立索引和目錄。編碼后的有關(guān)評價資料應(yīng)裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。6.7評價項目的項目負(fù)責(zé)人對該項目歸檔材料的真實性、完整性和規(guī)范性負(fù)總責(zé)。負(fù)責(zé)歸檔的項目組成員對歸檔材料的完整性和規(guī)范性具體負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)形成或收集檔案材料的項目組成員對相關(guān)材料的真實性具體負(fù)責(zé)。46.8各項目組應(yīng)按照規(guī)定的檔案內(nèi)容形成和收集歸檔材料。相關(guān)材料原則上應(yīng)保留原件，項目委托方提供的復(fù)印件上應(yīng)有委托單位或其陪同人員的簽章；評價過程形成的記錄表格應(yīng)保存原件，如必須謄寫，原件應(yīng)一并保存；檔案材料中所有簽名均應(yīng)為本人簽字；技術(shù)服務(wù)過程中形成的影像資料應(yīng)同其他紙質(zhì)材料一同歸檔。6.9評價檔案的檔案盒面或盒脊應(yīng)注明年度、項目名稱、項目編號、類型（安全預(yù)評價（設(shè)立評價）、安全現(xiàn)狀評價、安全驗收評價等）、保管期限等信息。6.10安全評價機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人每年應(yīng)至少親自抽查3份評價檔案，重點檢查檔案的真實性和完整性。7安全評價師技術(shù)檔案管理要求7.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)按照“一人一檔”的原則建立安全評價師技術(shù)檔案。7.2安全評價師技術(shù)檔案可采用電子版或紙質(zhì)版歸檔文件。7.3安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全評價師技術(shù)檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新。7.4安全評價師技術(shù)檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：1)安全評價師簡歷表；2)安全評價師資格證書（或影印件）；3)安全評價師學(xué)歷證明（或影印件）；4)安全評價師職稱證書（或影印件）；5)認(rèn)定專業(yè)能力的其他證明材料（或影印件）；6)注冊安全工程師資格證書（或影印件）；7)勞動合同（或影印件）；8)每年度安全評價業(yè)績登記表；9)每年度繼續(xù)教育結(jié)業(yè)證書；10)參加外部培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況或證明；11)其他相關(guān)證明資料。8儀器設(shè)備檔案管理要求8.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)按照“一設(shè)備一檔案”的立檔原則建立儀器設(shè)備檔案。8.2儀器設(shè)備檔案可采用電子版或紙質(zhì)版歸檔文件。8.3安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案資料的收集、整理，每年3月份之前完成更新。8.4儀器設(shè)備管理檔案內(nèi)應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：1)儀器設(shè)備購置憑證（或影印件）；2)儀器設(shè)備操作規(guī)程（使用說明書、指南）；3)儀器設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)和校驗記錄；4)檢定及校準(zhǔn)證書；5)其他有關(guān)資料。59檔案保管要求9.1紙質(zhì)檔案9.1.19.1.2檔案應(yīng)定期清理核對，檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)有記錄說明。9.1.3檔案應(yīng)定期檢查，對破損褪變的檔案應(yīng)進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。9.1.4安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案鑒定和銷毀制度，檔案達(dá)到保存期限后經(jīng)鑒定可以銷毀的，按程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案前，銷毀人員應(yīng)認(rèn)真清點核對，在銷毀清冊上簽章。9.1.5安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理制度，借閱、更改、復(fù)印、交接、保存、銷毀檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好登記。9.2電子檔案9.2.1電子檔案的保管應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求。9.2.2歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。9.2.3單片載體應(yīng)裝盒，且避免擠壓。9.2.4存放室應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。9.2.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，參照9.1.3，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T18894的要求。9.3檔案保密管理9.3.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)制定實施檔案保密管理制度，設(shè)置合理的保密密級。9.3.2涉及國家保密方面的安全評價檔案應(yīng)按照有關(guān)保守國家秘密的法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。9.4定期檢查9.4.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理檢查。檢查內(nèi)容包括檔案室的消防安全、環(huán)境設(shè)施安全、各項檔案管理制度的執(zhí)行情況等。9.4.2安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案管理納入本單位內(nèi)審計劃，對本單位安全評價檔案管理流程及有關(guān)執(zhí)行情況實施審核，并至少每年開展一次對項目及時歸檔情況的專項檢查。9.4.3開展定期檢查時，應(yīng)包括對機(jī)構(gòu)電子存檔資料的管理狀況檢查。9.5檔案索引9.5.1為方便檔案的使用和檢索，提高檔案資料的使用和管理效率，安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)編制檔案資料索9.5.2編制的檔案索引目錄應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、信息準(zhǔn)確、方便使用。9.6其他安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷完善檔案管理制度，持續(xù)改進(jìn)檔案管理水平，確保檔案管理規(guī)范、合理、科學(xué)。610檔案保存期限10.1安全評價機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)及行業(yè)的特點，明確檔案保存期限。檔案資