編輯與格式化工作表

1.1編輯工作表

工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作表的插入、移動、復制、刪除、重命名等。工作表的編輯遵循“先選定，后執(zhí)行”的原則。

1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯

向工作表輸入數(shù)據(jù)的過程中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進行清除、移動和復制等操作。Excel中有清除和刪除兩個概念，它們的區(qū)別在于：清除針對的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身仍保留在原位置；刪除針對的是單元格，是把單元格連同其中的內容從工作表中刪除。在移動或復制數(shù)據(jù)時，可以替換目標單元格的數(shù)據(jù)，也可以保留目標單元格的數(shù)據(jù)。要替換目標單元格的數(shù)據(jù)，可通過執(zhí)行“開始”選項卡“剪貼板”功能組中的“剪切”或“復制”命令，再執(zhí)行“粘貼”命令即可實現(xiàn)，也可以利用快捷鍵或快捷菜單進行操作。要保留目標單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切”或“復制”命令后，單擊“開始”選項卡“單元格”功能組中的“插入”下拉菜單（見圖4-26），執(zhí)行“插入復制的單元格”命令，打開“插入粘貼”對話框（見圖4-27），設置活動單元格右移或下移，再單擊“確定”按鈕即可。

1.1編輯工作表

1.1編輯工作表

在Excel中，單元格通常包含很多信息，如內容、格式、公式以及批注等。復制數(shù)據(jù)時可以復制單元格的全部信息，也可以只復制部分信息，還可以在復制數(shù)據(jù)的同時進行算術運算、行列轉置等，這些都可以通過“選擇性粘貼”功能來實現(xiàn)。先選定要復制的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“復制”命令，再單擊目標單元格，單擊“開始”選項卡“粘貼板”功能組中的“粘貼”下拉菜單，如圖4-28所示。選擇性粘貼可以通過下拉菜單中的“粘貼”“粘貼數(shù)值”“其他粘貼選項”列表中的按鈕進行操作，也可以通過執(zhí)行“選擇性粘貼”命令打開“選擇性粘貼”對話框來進行操作，如圖4-29所示。

1.1編輯工作表

1.1編輯工作表

2.單元格、行、列的插入和刪除

數(shù)據(jù)在輸入時難免會出現(xiàn)遺漏，有時是漏掉一個數(shù)據(jù)，有時可能漏掉一行或一列，這時可以通過插入操作進行修改。單元格、行、列的插入操作可以通過執(zhí)行“開始”選項卡“單元格”功能組中的“插入”命令來實現(xiàn)，刪除操作則可以通過執(zhí)行“刪除”命令來實現(xiàn)。

3.工作表的插入、移動、復制、刪除、重命名

如果一個工作簿中包含多個工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能對工作表進行管理。常用的方法是：在工作表標簽上右擊，在彈出的快捷菜單（見圖4-30）中選擇相應的命令。Excel允許工作表在同一個或多個工作簿中進行移動或復制操作，如果在同一個工作簿中進行操作，只要單擊該工作表標簽，將它直接拖動至目標位置可實現(xiàn)移動，在拖動的同時按住Ctrl鍵實現(xiàn)復制；如果是在不同工作簿之間操作，首先要打開這些工作簿，然后單擊要移動或復制的工作表，在快捷菜單中執(zhí)行“移動或復制”命令，打開“移動或復制工作表”對話框，在“工作簿”下拉列表框中選擇目標工作簿，從“下列選定工作表之前”列表框中選擇插入位置，再單擊“確定”按鈕即可。復制操作還需要選中對話框的“建立副本”復選框，如圖4-31所示。

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1.2格式化工作表

格式化工作表主要包括格式化數(shù)據(jù)、調整工作表的列寬和行高、設置對齊方式、添加邊框和底紋、使用條件格式、自動套用格式及凍結窗格和拆分窗格等。

1.格式化數(shù)據(jù)

在Excel中為了美化數(shù)據(jù)，經(jīng)常會對數(shù)據(jù)進行字符格式化，如設置數(shù)據(jù)的字體、字形、字號，為數(shù)據(jù)加下劃線、上標、下標，改變字體顏色等?？梢酝ㄟ^“開始”選項卡的“字體”功能組進行設置，或者執(zhí)行快捷菜單中的“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框，在“字體”選項卡中完成，如圖4-32所示。Excel2010還提供了大量的數(shù)據(jù)格式，并將它們分成常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數(shù)、科學計數(shù)、文本、特殊、自定義等類型。其中，常規(guī)是系統(tǒng)的默認格式。要設置這些格式可以在“開始”選項卡的“數(shù)字”功能組中完成，還可以在“設置單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中完成，如圖4-33所示。

1.2格式化工作表

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2.調整工作表的行高和列寬設置每列的寬度和每行的高度是改善工作表外觀經(jīng)常用到的方法。調整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標來完成，將鼠標指針指向要調整的列寬（或行高）的列（行）號之間的分隔線上，鼠標指針會變成一個帶雙向箭頭的十字形，拖動分隔線至需要的位置即可。

如果要精確調整列寬和行高，可以通過執(zhí)行“開始”選項卡的“單元格”功能組中的“格式”下拉菜單（見圖4-34）中的相應命令來實現(xiàn)，執(zhí)行“行高”或“列寬”命令會彈出“行高”或“列寬”對話框，在相應的文本框中輸入需要的高度或寬度值，再單擊“確定”按鈕即可，如圖4-35所示。

1.2格式化工作表

1.2格式化工作表

3.設置對齊方式輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的數(shù)據(jù)類型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中會以不同的默認方式對齊。例如，文本默認左對齊，數(shù)值、日期和時間為右對齊。如果對默認的對齊方式不滿意，可以自行設置對齊方式。如果只需簡單地把數(shù)據(jù)設置成左對齊、居中對齊、右對齊，可以直接單擊“開始”選項卡“對齊方式”功能組中的字符格式化按鈕。如果有更高的要求，可以打開“設置單元格格式”對話框，在“對齊”選項卡中進行相應的設置，如圖4-36所示。

1.2格式化工作表

除了設置對齊方式，在選項卡中還可以對文本進行顯示控制，有效解決文本的顯示問題，如自動換行，縮小字頭填充，將選定的區(qū)域合并為一個單元格，改變文字方向和旋轉文字角度等。

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4.添加邊框和底紋

工作表的邊框和底紋不僅可以美化工作表，還可以使工作表更加清晰明了。

要給某一單元格或區(qū)域增加邊框，首先要選中相應的區(qū)域，單擊“開始”選項卡“字體”功能組中的“邊框”下拉按鈕，打開“邊框”下拉菜單（見圖4-37），選擇需要的選項即可。如果需要更細致的設置，可以打開“設置單元格格式”對話框，在“邊框”選項卡中進行設置，如圖4-38所示。

1.2格式化工作表

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5.使用條件格式使用Excel中的條件格式功能可以預置一種單元格格式，并在指定的某種條件被滿足時自動應用于目標單元格?？梢灶A置的單元格格式包括邊框、底紋、字體顏色等。利用條件格式功能可以根據(jù)用戶的要求快速地對特定單元格進行必要的標識，以達到突出顯示的目的。

例如，圖4-39中的教師工資表，從中快速找出所有與“講師”相關的數(shù)據(jù)。

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首先全選所有數(shù)據(jù)，然后在“開始”選項卡中單擊“條件格式”按鈕，在其下拉菜單中執(zhí)行“突出顯示單元格規(guī)則”→“等于”命令，如圖4-40所示。

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在彈出的“等于”對話框中輸入“講師”，然后設置單元格顯示樣式，如讓單元格以“淺紅填充色深紅色文本”顯示，設置完畢后單擊“確定”按鈕，如圖4-41所示。

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在單擊“確定”按鈕后可以看到，數(shù)據(jù)表中為“講師”的單元格已經(jīng)設置為“淺紅填充色深紅色文本”格式。這樣就可以快速查看所需信息了，如圖4-42所示。

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在Excel2010中，使用條件格式不僅可以快速查找相關數(shù)據(jù)，還可以以數(shù)據(jù)條、色階、圖標的方式顯示數(shù)據(jù)，讓用戶可以對數(shù)據(jù)一目了然。

首先，全選所有數(shù)據(jù)，然后在“開始”選項卡“樣式”功能組中單擊“條件格式”按鈕，執(zhí)行“數(shù)據(jù)條”命令，在打開的選項中單擊任意顏色。當選擇顏色時，即使不單擊，也可以即時看到數(shù)據(jù)變化。通過條件格式就可以清楚地看到哪位教師的工資高、哪位教師的工資低，如圖4-43所示。

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1.2格式化工作表6.自動套用格式如果對工作表沒有特殊的格式要求，又不想為工作表的修飾花太多時間，可以使用Excel2010提供的多種漂亮的專業(yè)表格自動套用格式。所謂自動套用格式是一組已經(jīng)定義好的格式組合，包括數(shù)字、字體、對齊方式、邊框、顏色、行高和列寬等各種格式。

選中要應用格式的區(qū)域，單擊“開始”選項卡“樣式”功能組中的“套用表格格式”按鈕，選擇需要的格式即可，如圖4-44所示。

1.2格式化工作表圖4-44套用表格格式

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7.凍結窗格和拆分窗格

（1）凍結窗格。對于比較復雜的大型表格，常常需要在滾動瀏覽表格時固定顯示表頭標題行（或標題列），執(zhí)行“凍結窗格”命令可以方便地實現(xiàn)這種效果。單擊“視圖”選項卡“窗口”功能組中的“凍結窗格”按鈕，彈出圖4-45所示的下拉菜單，其中有“凍結拆分窗格”“凍結首行”和“凍結首列”3個選項。

1.2格式化工作表

凍結單元格的方法是：選中某單元格，如C4，單擊“視圖”選項卡的“窗口”功能組中的“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“凍結拆分窗格”命令。此時，通過單元格C4左上角的兩條直線把窗格分成了4個區(qū)域，其中的1、2、3區(qū)域已經(jīng)被凍結，如圖4-46所示。

1.2格式化工作表

1.2格式化工作表

拖動垂直滾動條，第1～2行不會隨著滾動條的滾動而改變位置。同樣，拖動水平滾動條，A列和B列也不會改變位置。

單擊“