超市商品采購及談判制度#超市商品采購及談判制度##一、目的為規(guī)范超市商品采購及談判流程，確保采購活動合法、高效、透明，降低采購成本，保證商品質(zhì)量，滿足顧客需求，提高超市的經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于超市所有商品的采購及談判活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮、服裝、家電等各類商品。##三、職責(zé)分工1.**采購部門**：負責(zé)制定采購計劃，尋找供應(yīng)商，組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤商品到貨情況，處理采購過程中的問題。2.**質(zhì)量管理部門**：負責(zé)對采購商品的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保商品符合國家相關(guān)標準和超市的質(zhì)量要求。3.**財務(wù)部門**：負責(zé)對采購預(yù)算、采購價格、付款方式等進行審核和監(jiān)督，確保采購活動的財務(wù)合規(guī)性。4.**法務(wù)部門**：負責(zé)對采購合同等法律文件進行審核，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。5.**其他相關(guān)部門**：如銷售部門、倉庫管理部門等，應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，配合采購部門做好商品采購及談判工作。##四、采購流程1.**需求預(yù)測與采購計劃制定**-銷售部門根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)、市場趨勢、季節(jié)變化等因素，對各類商品的需求進行預(yù)測，制定銷售計劃。-采購部門根據(jù)銷售計劃，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃，明確采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等。-采購計劃需經(jīng)超市管理層審批后實施。2.**供應(yīng)商選擇與評估**-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、信譽狀況等。-對潛在供應(yīng)商進行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進行檢驗，評估其是否符合超市的采購要求。-建立供應(yīng)商評估檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和分類管理，根據(jù)評估結(jié)果選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進行合作。3.**采購談判**-采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，邀請選定的供應(yīng)商進行談判。談判內(nèi)容包括商品價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等。-談判前，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的底線，制定合理的談判策略。-談判過程中，應(yīng)做好記錄，明確雙方達成的共識和分歧。談判結(jié)束后，形成談判紀要，經(jīng)雙方簽字確認。4.**合同簽訂與執(zhí)行**-根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。-采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由超市授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。-采購部門負責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交貨。如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。5.**商品驗收與入庫**-商品到貨后，質(zhì)量管理部門按照合同約定的質(zhì)量標準對商品進行檢驗，檢驗合格后出具驗收報告。-倉庫管理部門根據(jù)驗收報告辦理商品入庫手續(xù)，確保商品數(shù)量準確、質(zhì)量完好。-如商品驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至問題解決。##五、采購談判原則與技巧1.**談判原則**-**合法性原則**：談判活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保談判內(nèi)容和結(jié)果合法有效。-**公平公正原則**：在談判過程中，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，堅持公平公正的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。-**互利共贏原則**：談判的目的是實現(xiàn)雙方的利益最大化，應(yīng)通過充分溝通和協(xié)商，達成互利共贏的合作關(guān)系。-**保密原則**：談判過程中涉及的商業(yè)機密、價格信息等應(yīng)嚴格保密，不得泄露給第三方。2.**談判技巧**-**充分準備**：談判前應(yīng)收集相關(guān)信息，了解對方的需求和底線，制定詳細的談判方案。-**善于傾聽**：認真傾聽對方的意見和訴求，理解對方的立場，以便更好地調(diào)整談判策略。-**靈活應(yīng)變**：根據(jù)談判進展情況，靈活調(diào)整談判策略和條件，避免陷入僵局。-**掌握節(jié)奏**：合理控制談判的節(jié)奏和時間，避免急于求成或拖延時間。-**建立良好關(guān)系**：在談判過程中，注重與對方建立良好的合作關(guān)系，為長期合作奠定基礎(chǔ)。##六、監(jiān)督與評估1.**內(nèi)部監(jiān)督**-采購部門應(yīng)定期對采購活動進行自查，確保采購流程的合規(guī)性和采購行為的廉潔性。-財務(wù)部門、法務(wù)部門、質(zhì)量管理部門等應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對采購活動進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-超市內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，對采購流程的有效性、采購成本的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等進行評估，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)嚴肅處理。2.**供應(yīng)商評估**-采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評估，建立供應(yīng)商評估檔案。-根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多的合作機會；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出改進意見，如仍未達到要求，可終止合作。3.**績效評估**-建立采購績效評估體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行評估，評估指標包括采購成本降低率、商品質(zhì)量合格率、交貨及時率、合同執(zhí)行率等。-根據(jù)績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和采購人員給予表彰和獎勵；對績效不達標的部門和人員，應(yīng)進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高工作績效。##七、培訓(xùn)計劃1.**培訓(xùn)目標**-使采購人員和相關(guān)部門人員熟悉超市商品采購及談判制度和流程，掌握采購談判技巧和方法。-提高采購人員和相關(guān)部門人員的法律意識、質(zhì)量意識、成本意識和風(fēng)險防范意識。-提升采購團隊的整體業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，確保采購活動的順利開展。2.**培訓(xùn)對象**-采購部門全體員工-與采購活動相關(guān)的其他部門人員，如質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、銷售部門、倉庫管理部門等3.**培訓(xùn)內(nèi)容**-**法律法規(guī)知識**：講解與采購活動相關(guān)的法律法規(guī)，如《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國消費者權(quán)益保護法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等，提高員工的法律意識。-**超市商品采購及談判制度**：詳細解讀本制度的各項條款和流程，確保員工熟悉制度要求。-**采購談判技巧**：介紹采購談判的原則、方法和技巧，通過案例分析、模擬談判等方式進行培訓(xùn)，提高員工的談判能力。-**商品質(zhì)量管理**：講解商品質(zhì)量標準和檢驗方法，使員工了解如何確保采購商品的質(zhì)量。-**成本控制與財務(wù)管理**：介紹采購成本控制的方法和技巧，以及采購活動中的財務(wù)管理知識，如預(yù)算編制、付款方式、發(fā)票管理等。-**風(fēng)險防范與應(yīng)對**：分析采購活動中可能面臨的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等，并介紹相應(yīng)的防范措施和應(yīng)對方法。4.**培訓(xùn)方式**-**內(nèi)部培訓(xùn)**：邀請超市內(nèi)部的資深專家或業(yè)務(wù)骨干進行授課，講解相關(guān)知識和技能。-**外部培訓(xùn)**：根據(jù)需要，邀請外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)或?qū)＜疫M行培訓(xùn)，拓寬員工的視野和思路。-**在線學(xué)習(xí)**：搭建在線學(xué)習(xí)平臺，提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和視頻課程，方便員工隨時隨地進行學(xué)習(xí)。-**實踐鍛煉**：通過實際采購項目和談判活動，讓員工在實踐中鍛煉和提高自己的能力。5.**培訓(xùn)時間安排**-定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，每季度至少進行一次，每次培訓(xùn)時間為2-3小時。-根據(jù)實際情況，不定期安排外部培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)活動。-在新員工入職時，安排專門的采購制度和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。##八、實施計劃1.**制度發(fā)布與宣貫**-在制度制定完成并通過內(nèi)部評審和法律審核后，正式發(fā)布本制度。-組織召開制度宣貫會議，向采購部門和相關(guān)部門人員詳細解讀制度內(nèi)容，確保員工了解制度的要求和意義。2.**制度執(zhí)行與監(jiān)督**-采購部門和相關(guān)部門應(yīng)嚴格按照本制度的規(guī)定開展工作，確保采購及談判活動的規(guī)范化和標準化。-各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工執(zhí)行制度情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。-超市管理層應(yīng)定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，根據(jù)實際情況對制度進行調(diào)整和完善。3.**持續(xù)改進**-建立制度反饋機制，鼓