第10章電子表格制作軟件10.1Excel基礎知識10.2單元格的操作10.3工作表的格式化10.4工作表的操作和管理10.5圖表的使用10.6公式和函數(shù)的應用10.7數(shù)據庫的管理習題

10.1Excel基礎知識

10.1.1Excel2003的啟動與退出

1．啟動Excel2003

可以使用以下幾種方法啟動Excel2003：

●利用開始菜單啟動：單擊“開始”菜單，在菜單中單擊“所有程序|MicrosoftOffice?|?MicrosoftExcel2003”項。●利用快捷方式啟動：雙擊桌面上的“MicrosoftExcel2003”圖標。

●利用現(xiàn)有電子表格文件啟動：雙擊以“.xls”為后綴名的文件。

用前兩種方法啟動Excel2003后，分別建立一個新的空白工作簿，用第三種方法打開已有工作簿文件，同時啟動Excel2003。

2．退出Excel2003

退出Excel2003的方法有以下幾種：

●利用菜單欄退出：單擊菜單欄上的“文件?|?退出”命令。

●利用窗口控制菜單圖標：在Excel2003窗口左上角單擊窗口控制菜單圖標，在彈出的控制菜單中選擇“關閉”選項，或者雙擊該窗口菜單圖標。

●按Alt+F4組合鍵，或單擊Excel窗口右上角的“關閉”按鈕。退出系統(tǒng)時，如果沒有將當前工作簿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進行保存。選擇“是”，對文檔進行保存；選擇“否”，將直接退出Excel2003，不對文檔進行保存。選擇“取消”，則不作任何操作，返回當前Excel2003工作簿窗口。10.1.2Excel2003的用戶界面及基本概念

在學習使用Excel2003前，首先來熟悉一下Excel2003的用戶界面以及一些基本概念。

1．Excel2003的用戶界面

啟動Excel2003后，打開一個空白工作簿Book1，如圖10-1所示。圖10-1Excel2003的用戶界面

Excel2003的工作窗口與Word相類似的有：標題欄、菜單欄、工具欄和狀態(tài)欄。

(1)標題欄：顯示應用程序名以及當前打開工作簿的名稱，包含最大化、最小化和關閉按鈕。

(2)菜單欄：共有9個菜單命令，使用這9個命令可以完成Excel2003的所有操作。

(3)工具欄：Excel2003將常用的命令用圖標按鈕表示，并將功能相近的圖標集中到一起形成工具欄。如果要執(zhí)行某個命令，只要單擊相應的按鈕即可。Excel2003的工具欄有多種，默認情況下只有“常用”和“格式”工具欄顯示在窗口中。如果需要顯示其他的工具欄，可執(zhí)行“視圖?|?工具欄”命令，將彈出工具欄下拉菜單，單擊相應名稱的工具欄即可。如果要隱藏某個工具欄，取消該名稱左側的標記即可。

(4)狀態(tài)欄：用來顯示當前有關的狀態(tài)信息。例如，準備輸入單元格內容時，狀態(tài)欄中會顯示“就緒”字樣。如果在表格中選中了一些數(shù)據，在狀態(tài)欄中有時會顯示一欄的求和信息，這是Excel2003的自動計算功能。

Excel2003與Word不同的部分有：名稱欄、編輯欄、工作表區(qū)、工作表標簽及任務窗格。

(1)名稱欄：顯示當前編輯的單元格的名稱。

(2)編輯欄：輸入或顯示當前活動單元格中的常數(shù)、公式或文本等。

(3)工作表區(qū)：由多個單元格組成，用來輸入信息。

(4)工作表標簽：顯示當前工作簿中包含的工作表名稱。單擊工作表標簽將激活相應工作表。

(5)任務窗格：Excel2003的任務窗格包含“開始工作”、“幫助”、“新建工作簿”、“剪貼畫”、“剪貼板”、“信息檢索”、“搜索結果”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”、“XML源”等10個任務窗格，用戶可以在任務窗格中快捷地選擇所要進行的部分操作，從而簡化從菜單欄中進行操作的模式，為新建任務提供簡潔的提示界面。

2．單元格、工作表和工作簿

Excel2003的基本對象包括單元格、工作表、工作簿。工作簿位于Excel2003窗口的中央區(qū)域，由若干個工作表組成，每個工作表又由單元格組成。

1)單元格

單元格是Excel工作簿的基本組成單位，也是最小操作單元。工作表區(qū)中每一個長方形的小格就是單元格。在單元格內可以輸入文字、數(shù)據、字符、公式等。每一個單元格的格式都是可變的，如字體、顏色、長度、寬度等。一個工作表有65?536×256個單元格。為了標識單元格，給每個單元格一個唯一的坐標，其坐標由行號和列號構成。例如，C8表示第C列第8行交叉位置上的單元格。為了區(qū)分不同工作表的單元格，可以在單元格地址前加上工作表名來區(qū)別。例如，Sheet1！D2表示該單元格為Sheet1工作表的D2單元格。

2)工作表

工作表也稱為電子表格，是工作簿的重要組成部分，也是Excel完成一項工作的基本單元。它由行號、列標和網格線構成，用來組織和管理數(shù)據。每個工作表由256列和65?536行組成，每一列列標由Ａ，Ｂ，…，Z，AA，AB，…，AZ，…，IA，IB，…，IV表示，每一行行號由1，2，3，…，65?536表示。

3)工作簿

工作簿位于Excel2003窗口的中央區(qū)域，用來處理和存儲數(shù)據，由若干個工作表組成。當啟動Excel2003時，系統(tǒng)自動打開一個新的空白工作簿Book1.xls，默認情況下，該工作簿窗口包含三張工作表：Sheet1、Sheet2和Sheet3。根據需要，可以隨時插入新工作表。一個工作簿可以包括最多255張工作表和圖表。工作簿的底部是工作表標簽，用來表示工作表的名字。通過單擊標簽可以進行工作表切換。新工作簿默認的工作表數(shù)量可以根據需要進行設置：

(1)選擇“工具?|?選項”命令，在彈出的“選項”對話框中選擇“常規(guī)”選項卡。

(2)在“新工作簿內的工作表數(shù)”列表框中選擇設置新打開工作簿中包含的工作表數(shù)，單擊“確定”按鈕。

3．鼠標指針及相關操作

對于不同的操作，鼠標指針的形狀會隨著操作的不同而呈現(xiàn)不同的形狀。表10-1列出了Excel2003使用過程中常見的鼠標指針的形狀以及相關操作。表10-1Excel2003鼠標形狀及功能

10.1.3工作簿的基本操作

當用戶啟動Excel?2003時，系統(tǒng)自動生成一個新的空白工作簿Book1，新建的工作簿默認包含三個工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3。根據需要，可以創(chuàng)建其他工作簿或者同時打開多個新工作簿，Excel2003自動依次將它們命名為Book1、Book2、……。下面，分別介紹一下工作簿的創(chuàng)建、打開、保存與關閉。

1．創(chuàng)建工作簿文件

在菜單欄上選擇“文件?|?新建”命令，彈出“新建工作簿”任務窗格。利用該任務窗格創(chuàng)建一個工作簿有以下幾種方法：

●新建一個空白工作簿。在“新建工作簿”任務窗格選擇“空白工作簿”選項，可以直接新建一個空白工作簿。單擊常用工具欄左邊的“新建”按鈕??或按Ctrl+N快捷鍵也可以直接新建一個空白工作簿?！窀鶕F(xiàn)有工作簿新建。在“新建工作簿”任務窗格選擇“根據現(xiàn)有工作簿”選項，彈出“根據現(xiàn)有工作簿新建”對話框，選擇已有文件后，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個與原工作簿完全一樣的新工作簿。

●根據模板新建。在“新建工作簿”任務窗格選擇“本機上的模板”選項，彈出“模板”對話框。該對話框包括“常用”和“電子方案表格”兩個選項卡。Excel2003提供了一些文件的應用模板，從中選擇一個適當模板，單擊“確定”按鈕，即可建立一個新的工作簿。如果電腦與互聯(lián)網連接，還可以到網絡上搜索模板。

2．打開工作簿文件

啟動Excel2003后，可以打開一個已經建立的工作簿文件，也可以打開一些其他類型的文件。

●利用任務窗格打開現(xiàn)有工作簿文件。在“開始工作”任務窗格“打開”選項下列出了最近打開過的工作簿，選擇其中一個單擊打開。如果要打開其他的工作簿，可以選擇“其他…”選項，在彈出的“打開”對話框中選擇工作簿文件打開。●利用菜單欄選項打開現(xiàn)有工作簿文件。在菜單欄“文件”下拉菜單選擇“打開”選項，或單擊常用工具欄上的“打開”按鈕，在彈出的“打開”對話框中選擇工作簿文件打開。

Excel2003允許用戶同時打開多個工作簿，最后打開的工作簿位于最前面。用戶可以在多個工作簿之間自由切換。系統(tǒng)允許打開工作簿的數(shù)量取決于計算機內存的大小。

小技巧

在Excel中打開多個工作表時提示“內存不足，不能執(zhí)行顯示”，怎么辦？

首先關閉所有的應用程序，在桌面上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”選項，在打開的“顯示屬性”對話框中單擊“設置”選項卡，將“顏色”下拉列表框設置為256色，即可解決問題。

3．保存工作簿

當完成一個工作簿文件的數(shù)據輸入、編輯操作后，退出前需要將該工作簿文件存盤。下面介紹幾種保存工作簿的方式：

●直接保存工作簿文件。在菜單欄“文件”下拉菜單中選擇“保存”選項，或單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，當前工作簿按原命名的文件存盤。如果當前工作簿文件是未命名文件，系統(tǒng)將彈出“另存為”對話框，轉為另存為操作?！窳泶鏋楣ぷ鞑疚募Ｔ诓藛螜凇拔募毕吕藛沃羞x擇“另存為”選項，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框。在“保存位置”列表選擇存放位置，在“文件名”文本框輸入文件名，在“保存類型”下拉列表框中選擇保存類型，默認為“MicrosoftExcel工作簿”，最后單擊“確定”按鈕?！癖４婀ぷ鲄^(qū)。同時打開多個工作簿文件后，希望屏幕上的各工作簿外觀在下一次重新啟動時與當前外觀一樣，可以使用保存工作區(qū)的方法。在菜單欄“文件”下拉菜單中選擇“保存工作區(qū)”選項，彈出“保存工作區(qū)”對話框。在“保存位置”列表選擇存放位置，在“文件名”文本框輸入文件名，在“保存類型”下拉列表框中選擇保存類型，默認為“工作區(qū)”，最后單擊“確定”按鈕。

工作區(qū)文件并不包含各個工作簿本身，僅包含各工作簿的地址，窗口大小和屏幕位置，因此占用的空間較小。

4．關閉工作簿

關閉工作簿的方法有以下幾種：

●利用菜單欄退出。單擊菜單欄上的“文件”選項，并在下拉菜單中選擇“關閉”選項。

●利用工作簿窗口控制菜單圖標退出。在工作簿窗口左上角單擊工作簿控制菜單圖標，在彈出的控制菜單中選擇“關閉”選項；或者雙擊該菜單圖標。

●單擊工作簿窗口右上角的“關閉”按鈕退出。

退出系統(tǒng)時，如果沒有將當前工作簿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進行保存。

10.2單元格的操作

10.2.1單元格及單元格區(qū)域的選定

區(qū)域是一組選定的單元格，既可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的。要對單元格及單元格區(qū)域進行輸入或編輯等操作，需要先選定單元格或者單元格區(qū)域，使其成為活動單元格或者活動單元格區(qū)域。根據操作需要，可以選取單個單元格、單個單元格區(qū)域、不相鄰單元格區(qū)域、單行(列)、不相鄰的行(列)、全部單元格等。單元格及單元格區(qū)域的選定可以使用方向鍵或鼠標移動單元格光標完成，也可以通過“定位”的方式完成。經過選定的單元格或單元格區(qū)域的邊框變?yōu)楹谏志€條，表示該單元格或單元格區(qū)域處于活動狀態(tài)。

(1)選定單個單元格?？梢允褂梅较蜴I“↑”、“↓”、“←”、“→”、Tab鍵或鼠標左鍵單擊選定需要進行操作的單元格，還可以在名稱框中直接輸入單元格的坐標后回車選定單元格。如果需要選定當前工作簿其他工作表中的單元格，就在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“定位”選項，彈出“定位”對話框。在“引用位置”中輸入要選擇的單元格名(格式：工作表名！單元格名)。

(2)選定單個連續(xù)單元格區(qū)域。用鼠標單擊所選單元格區(qū)域的左上角單元格，拖動鼠標到選定區(qū)域的右下角單元格，松開鼠標左鍵，則完成連續(xù)單元格區(qū)域的選定。其中，區(qū)域左上角單元格為白色，其他單元格為藍色。

(3)選定多個不連續(xù)單元格區(qū)域。每一個單元格區(qū)域的選定都按照單個連續(xù)單元格區(qū)域的選定方式進行，只需要在選擇不同區(qū)域的同時按住Ctrl鍵即可。

(4)選定整行(列)。如果需要選定整行或整列，只需要單擊行標或列標。

(5)選定不相鄰行(或列)。如果需要選定不相鄰的行或列時，只需要在單擊不同行標或列標的同時按下Ctrl鍵即可。使用這個方法還可以選擇交叉的行和列區(qū)域。

(6)選定全部區(qū)域。如果要選定全部區(qū)域，可以按照Word里面選擇全部頁面的方法，使用Ctrl+A組合鍵實現(xiàn)。也可以單擊“全選單元格”，它是位于工作表區(qū)左上角列標和行標交叉處的空白單元格。

選定單元格或單元格區(qū)域后，若要取消當前的選擇，只需要單擊工作表區(qū)內選定區(qū)域之外的任意位置即可。10.2.2輸入數(shù)據

如果要對工作表進行編輯和操作，首先要進行數(shù)據的輸入。在單元格中輸入數(shù)據，首先選定要輸入數(shù)據的單元格，使其成為活動狀態(tài)，然后再向其中輸入數(shù)據，最后按Enter鍵或單擊編輯欄前的“√”按鈕確定完成輸入。輸入數(shù)據時，狀態(tài)欄顯示目前處于“編輯”狀態(tài)，輸入的數(shù)據將同時顯示在編輯欄和單元格中。如果輸入出現(xiàn)差錯，可以使用Delete鍵或者單擊編輯欄前的“×”按鈕取消輸入。

Excel2003提供了多種數(shù)據類型，不同類型數(shù)據在表格中的顯示方式不同。在單元格中輸入的數(shù)據內容包括文本、數(shù)字、日期和時間等。

1．輸入文本

在Excel2003中，文本可以是字符或任何數(shù)字和字符的組合。默認狀態(tài)下，單元格中的文本自動左對齊，每個單元格最多可以包含32?000個字符。

在單元格中輸入文本時，首先選擇單元格，然后再輸入文本。如果輸入的文本全部由數(shù)字組成，如學號、商品條形碼等，輸入時必須在文本前加上“’”，如’325002；或者在數(shù)字前面加上一個等號并把整個內容用雙括號括起來，如(“=325002”)。單引號表示輸入的文本左對齊。當輸入文本長度超過單元格顯示寬度并且右邊單元格沒有數(shù)據時，允許在顯示文本時覆蓋右側相鄰的單元格，但實際上文本仍存放在原單元格內。如果右邊單元格中含有數(shù)據，那么超出顯示寬度的部分不會顯示，但文本實際上沒有被截斷。單元格的寬度可以通過自動或手動調整。

小技巧

如何在一個單元格中顯示多行文本?

如果要在同一單元格中顯示多行文本，選中要換行的單元格，打開菜單欄“格式”下拉菜單“單元格”，選擇“對齊”選項，選中“自動換行”，然后單擊“確定”按鈕。這樣，單元格中的文本就可以自動換行了。

2．輸入數(shù)字

輸入的數(shù)字可以是貨幣、百分比、分數(shù)、科學計數(shù)等形式，由數(shù)字字符0～9、+、﹣、(、)、/、$、%、E、e、￥等數(shù)值型數(shù)據組成，包括整數(shù)、分數(shù)和小數(shù)。如果輸入的數(shù)字位數(shù)超過了單元格寬度，系統(tǒng)自動采用科學記數(shù)法表示，如3.85E+08。數(shù)值型數(shù)據在單元格中自動右對齊。在單元格中輸入數(shù)字時，用戶可以使用“格式”下拉菜單“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中選擇數(shù)據的顯示類型。例如，輸入數(shù)據87.5，在對話框“分類”列表框中選擇“貨幣”選項，設置“小數(shù)位數(shù)”為2，在“貨幣符號”下拉列表框中選擇?$?選項，單元格中顯示當前數(shù)字為“$87.50”。

輸入負數(shù)時要在數(shù)字前面加一個負號，或將數(shù)字用圓括號括起來。輸入分數(shù)時為避免系統(tǒng)將其識別為日期數(shù)據，需要在分數(shù)前面鍵入相應數(shù)字。例如，輸入3/4，需要鍵入“03/4”；輸入25.50，需要鍵入“251/2”。

3．輸入時間和日期

Excel2003中，當在單元格中輸入系統(tǒng)可識別的時間和日期型數(shù)據時，單元格的格式就會自動轉換為相應的“時間”或者“日期”格式，且采取右對齊方式。Excel2003能夠識別大部分時間和日期的常用表示格式。

輸入日期時，應使用“YY/MM/DD”格式，即先輸入年份，再輸入月份，最后輸入日期。還可以使用Ctrl+;?快捷鍵輸入當前日期。在單元格輸入一個日期后，Excel2003將它轉換成一個數(shù)，代表從1900年1月1日到該日期的總天數(shù)，這個數(shù)并不顯示在單元格窗口。輸入時間時，小時、分、秒之間用冒號分開。系統(tǒng)默認輸入時間使用24小時制。如果要采用12小時制，需要在輸入時間數(shù)據后加上“a”或“p”，分別表示上午和下午，顯示為“AM”和“PM”。還可以使用Ctrl+@快捷鍵輸入當前時間。

小技巧

如何在單元格中顯示當前日期?

只要在單元格中輸入“=today()”，按回車，即能自動顯示當前日期。

4．輸入批注

Excel2003中，用戶不僅可以輸入文本、數(shù)字、時間和日期，還可以輸入公式對工作表數(shù)據進行計算，輸入批注對單元格進行注釋，說明該單元格中數(shù)據的含義或強調某些信息。公式的輸入將在本章第6節(jié)討論。給單元格輸入批注，首先選定單元格，使用菜單欄“插入”下拉菜單中的“批注”命令，彈出一個如圖10-2所示的批注框，可在其中輸入批注內容。單擊框外任意工作表區(qū)域，可關閉批注框。圖10-2輸入注釋的批注框10.2.3填充數(shù)據

輸入數(shù)據時，經常會遇到在多個單元格輸入相同數(shù)據或者序列數(shù)據的情況，使用Excel2003自帶的自動填充功能，可以加快數(shù)據的輸入速度，簡化輸入的操作，提高輸入的效率。

1．在多個單元格中輸入相同數(shù)據

如果需要操作的單元格不相鄰，首先選定要輸入相同數(shù)據的若干單元格，除最后選定的單元格(活動單元格)為白色外，其他單元格變?yōu)樗{色。給活動單元格輸入需要輸入的數(shù)

據，按下Ctrl+Enter組合鍵即可完成多個單元格輸入相同數(shù)據的任務。如果需要操作的單元格相鄰，可采用以下三種方法進行快速輸入填充：

(1)使用Ctrl+Enter組合鍵。選定需要輸入相同數(shù)據的連續(xù)單元格區(qū)域后，區(qū)域內第一行第一列單元格(活動單元格)為白色，其他單元格變?yōu)樗{色。在活動單元格輸入需要輸入的數(shù)據后，使用Ctrl+Enter組合鍵可快速填充。

(2)使用菜單選項。在第一個單元格輸入需要輸入的數(shù)據后，使用“編輯”下拉菜單上的“填充”命令，彈出下級菜單，選擇填充方向。

(3)使用數(shù)據填充柄。在第一個單元格輸入需要輸入的數(shù)據后，使用鼠標拖動活動單元格右下角十字形的數(shù)據填充柄。松開鼠標時，數(shù)據被填充到了陰影掃過的單元格內。使用數(shù)據填充柄進行填充時，在填充數(shù)據右下方會出現(xiàn)“自動填充選項”標志，單擊該標志出現(xiàn)下拉列表，可選擇填充方式：

●復制單元格：填充的數(shù)據包含原單元格的數(shù)據和格式。

●僅填充格式：只對原單元格的格式進行填充，不填充單元格的數(shù)據。

●不帶格式填充：只對原單元格的數(shù)據進行填充，不填充原單元格的格式。

2．在多個工作表中輸入相同數(shù)據

每個工作簿中包含若干個工作表，在使用的時候經常需要給不同的工作表內輸入相同的數(shù)據內容。例如，記錄員工考勤情況的考勤工作簿，每個月的考勤情況表占一個工作表，在這些工作表上員工的基本信息以及考勤選項都是相同的。給多個工作表輸入相同數(shù)據，可以使用以下兩種方法：

(1)首先要選定需要輸入的表格，按下Ctrl鍵的同時用鼠標單擊選擇工作表標簽欄內的工作表名，經選定的工作表標簽欄變?yōu)榘咨?。然后在當前工作表選中的單元格或區(qū)域內輸入數(shù)據，回車即可將相同數(shù)據輸入到選定的多個工作表中。

(2)在其中一個工作表內輸入所需數(shù)據，保持單元格或區(qū)域的選定。按下Ctrl鍵的同時用鼠標單擊選擇工作表標簽欄內的工作表名，選定需要輸入的工作表組。選擇菜單欄“編輯”下拉菜單中的“填充”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“至同組工作表”，彈出“填充成組工作表”對話框，選擇填充類型。

3．自動填充序列數(shù)據

使用自動填充功能可以給單元格區(qū)域填充輸入數(shù)據，還可以根據需要輸入序列數(shù)據，如1，2，3，…或一月，二月，三月，…等，這里使用Excel2003提供的填充序列數(shù)據功能。Excel2003中提供了一些可擴展序列，這些序列是默認的可自動填充的數(shù)列，包括時間和日期，填充時相鄰單元格的數(shù)據將按照設置，采用遞增或遞減的方式進行填充。使用自動填充序列數(shù)據功能，首先需要選定首個單元格輸入初始值，然后用鼠標拖動自動填充柄至所需填充區(qū)域最后一個單元格，松開鼠標后，相同的數(shù)值自動填充到掃過的區(qū)域。區(qū)域右下角出現(xiàn)“自動填充選項”，用鼠標單擊向下鍵頭，在下拉列表中選擇“以序列方式填充”。此時，數(shù)據更新為按照遞增或遞減順序自動填充的序列。

我們也可以不使用“自動填充選項”下拉列表進行序列填充。首先選定區(qū)域前幾個單元格輸入相應初始值序列，然后選定所有已輸入值的單元格區(qū)域，用鼠標點擊該區(qū)域右下角出現(xiàn)的自動填充柄并拖動掃過需要填充的單元格區(qū)域。松開鼠標后，數(shù)據就自動以序列方式填充了。

4．自定義自動填充數(shù)列

有時候需要輸入的序列數(shù)據不是Excel2003自身提供的預定義序列，這時可以使用自定義序列的功能，將經常用到的序列自定義后供自動填充序列數(shù)據使用。在Excel2003中按以下步驟自定義序列：

(1)選擇工具欄的“工具|選項”命令，彈出“選項”對話框。

(2)選擇“自定義序列”選項卡，單擊“輸入序列”編輯框，在編輯框中輸入自定義序列，每輸完一項以Enter鍵結束。輸入完成后單擊“添加”按鈕即可。

經過自定義序列添加操作后，用戶就可以使用自動序列填充功能按照自己定義的序列進行填充了。10.2.4單元格的基本操作

在對一個Excel工作表進行單元格的輸入操作時，經常使用一些簡單的單元格編輯操作以減少輸入數(shù)據的工作量。

1．單元格的命名

單元格的名字在默認的情況下就是它的地址，也可以根據需要給單元格或單元格區(qū)域命名。這樣做的好處在于：可以實現(xiàn)在工作表中的快速定位；使一些特殊的單元格更容易記憶；在編寫公式時使用名字更容易理解等。命名一個單元格或單元格區(qū)域時，首先選定需命名的區(qū)域，然后選擇菜單欄“插入?|?名稱”選項，在級聯(lián)菜單中選擇“定義”命令，彈出“定義名稱”對話框，在該對話框中可添加單元格名稱。

命名時需按照命名的規(guī)則進行：名字只能由字母、數(shù)字、下劃線和句點構成，第一個字符必須是字母或文字，長度不超過255個字符，命名不區(qū)分英文字母的大小寫等。

2．插入和刪除單元格

當需要在工作表中插入數(shù)據的時候，首先應插入相應數(shù)量的單元格，然后再對空單元格進行輸入。當需要刪除工作表中的數(shù)據及所在單元格的時候，只需要直接進行單元格的刪除操作。

(1)插入單元格。插入單元格就是要在選定的位置插入新的單元格，而原位置的單元格將根據插入方式移動到其他位置上去。插入單元格的操作步驟如下：

●選定需要插入單元格的位置。

●在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“單元格”選項，或單擊右鍵，選擇“插入”命令，彈出“插入”對話框。選擇單元格的插入方式，單擊“確定”按鈕。選擇單元格的插入方式時有以下四種情況：

①選擇“活動單元格右移”：在活動單元格位置處插入單元格，活動單元格自身右移。

②選擇“活動單元格左移”：在活動單元格位置處插入單元格，活動單元格自身左移。

③選擇“整行”：在活動單元格位置處插入與所選單元格區(qū)域行數(shù)相同的行，原區(qū)域所在行下移。

④選擇“整列”：在活動單元格位置處插入與所選單元格區(qū)域列數(shù)相同的列，原區(qū)域所在列右移。

(2)插入行或列。插入行或列的操作方法如下：

●選擇需要插入行或列位置的后面一行或右面一列。

●在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“行”或“列”選項，或單擊右鍵，選擇“插入”命令，在彈出的“插入”對話框中選擇“整行”或“整列”插入方式，單擊“確定”按鈕。

(3)刪除單元格。刪除單元格就是指將選定的單元格或單元格區(qū)域從工作表中刪除，并根據刪除方式選擇用周圍其他的單元格來填補留下的空白。刪除操作和清除操作不一樣。清除僅清除單元格中的信息，保留單元格，而刪除則將選定的單元格連同其中的內容一起刪除。刪除單元格的方法步驟為：

●選定需要刪除的單元格或單元格區(qū)域。

●在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除”選項，或單擊右鍵，選擇“刪除”命令，彈出“刪除”對話框。選擇單元格的刪除方式，單擊“確定”按鈕。

選擇單元格的刪除方式時有以下四種情況：

①選擇“活動單元格左移”：被選中區(qū)域右側的單元格向左移動填補被刪除區(qū)域。

②選擇“活動單元格上移”：被選中區(qū)域下方的單元格向上移動填補被刪除區(qū)域。

③選擇“整行”：被選擇單元格所在行被刪除。

④選擇“整列”：被選擇單元格所在列被刪除。

(4)刪除行或列。刪除行或列的操作方法如下：

●選擇需要刪除的行或列。

●在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除”選項，在彈出的“刪除”對話框中選擇“整行”或“整列”刪除方式，單擊“確定”按鈕?；騿螕粲益I，選擇“刪除”命令，此時將不會出現(xiàn)對話框，直接將選中的行或列刪除。

3．復制、粘貼和移動單元格

復制單元格或單元格區(qū)域是指將某個選定的單元格或單元格區(qū)域復制到指定位置，原位置的數(shù)據仍然存在。而移動是指將選定的單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據移動到其他位置，原位置的數(shù)據不再存在。

如果要在文本中重復輸入相同的數(shù)據，則使用復制、粘貼操作可以減少輸入的工作量。這里，復制與粘貼是一個互相關聯(lián)的操作，以下用復制表示。利用移動操作還可以根據需要在工作表中調整單元格數(shù)據的位置。復制、粘貼和移動的操作可以使用菜單命令或鼠標拖動完成，具體操作分別如下：

(1)使用剪貼板復制或移動數(shù)據。使用剪貼板復制或移動數(shù)據也就是使用菜單命令進行復制或移動操作。操作步驟如下：

●選定需要復制或移動的單元格或單元格區(qū)域。

●在菜單欄中選擇“編輯?|?復制或剪切”命令，或單擊工具欄上的“復制”或“剪切”按鈕。

●選定要粘貼或移動的目的單元格區(qū)域左上角的單元格。

●在菜單欄中選擇“編輯?|?粘貼”命令，或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。當選擇“復制”命令時，最后粘貼執(zhí)行的是復制操作；當選擇“剪切”命令時，最后粘貼執(zhí)行的是移動操作，也就是將原來位置的區(qū)域剪切下來后移動到目標位置。

利用這種復制和移動的方法還可以完成在不同工作表中甚至不同工作簿中相應的操作。

(2)使用鼠標復制或移動數(shù)據。這種方法比較適合短距離小范圍的數(shù)據復制和移動，實現(xiàn)速度更快。

用鼠標拖放的方法復制或移動單元格或單元格區(qū)域的操作步驟如下：

●選定需要復制或移動的單元格或單元格區(qū)域。

●將鼠標指向被選區(qū)域的邊框，呈現(xiàn)箭頭狀時，按住鼠標拖動至目標位置，然后釋放鼠標。拖動鼠標時，一個選定區(qū)域大小的虛線框隨著鼠標箭頭移動。此時，便完成了移動單元格或單元格區(qū)域的操作。如果要完成復制的操作，只需要在拖動鼠標的同時按住Ctrl鍵即可。

(3)用“選擇性粘貼”復制、粘貼。除了復制選定單元格或單元格區(qū)域外，Excel還可以通過“選擇性粘貼”命令實現(xiàn)對所選單元格中的特定內容的移動或復制。例如，只對公式、數(shù)字、格式等進行復制。

操作步驟如下：

●選中需要復制的數(shù)據區(qū)域，執(zhí)行“復制”操作。

●選定需要粘貼區(qū)域的左上角單元格。

●單擊菜單欄“編輯”下拉菜單中的“選擇性粘貼”命令。

●在“選擇性粘貼”對話框中選擇粘貼方式，單擊“確定”按鈕。

4．查找與替換單元格

Excel2003和Word一樣，也提供查找和替換功能，以方便在工作表中快速定位要查找的信息，并且有選擇地用指定值代替。查找和替換的對象可以是文字、數(shù)字、公式等。

(1)查找。在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“查找”命令，彈出“查找”對話框。在“查找內容”文本框內輸入需要查找的對象，點擊“選項”按鈕，選擇查找的范圍和搜索方式。

(2)替換。在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“替換”命令，彈出“替換”對話框。在“查找內容”文本框內輸入需要查找的對象，點擊“替換為”文本框內輸入指定的替換值，點擊“選項”按鈕，選擇查找的范圍和搜索方式，單擊“替換”或“全部替換”按鈕，分別替換已查找到的單元格或全部符合搜索條件的單元格數(shù)據。10.2.5導入外部數(shù)據

Excel2003還可以將不同格式的外部數(shù)據文件導入到工作簿中，轉換成能夠被Excel2003識別的數(shù)據。所謂外部數(shù)據，是指存儲在Excel以外的財務軟件系統(tǒng)、大型機或數(shù)據庫等位置的數(shù)據。導入數(shù)據之后，就不必在Excel中手動鍵入它們了。

要導入外部的數(shù)據文件，首先單擊選擇用來放置文件數(shù)據的單元格，需要確保所選擇的單元格右下方沒有任何數(shù)據。然后選擇菜單欄中的“數(shù)據?|?導入外部數(shù)據?|?導入數(shù)據”命令，彈出“選取數(shù)據源”對話框。在該對話框中選擇需要導入的數(shù)據文件，單擊“打開”按鈕。在彈出的“文本導入向導—3步驟之1”對話框中，根據原始文本選擇導入的文件類型。

在彈出的“文本導入向導—3步驟之2”對話框中，根據原始文本選擇分隔符號類型。

在彈出的“文本導入向導—3步驟之3”對話框中，根據原始文本選擇每列數(shù)據類型。

最后在彈出的“導入數(shù)據”對話框中輸入或手動選擇數(shù)據存放的位置。導入的數(shù)據可以放到“現(xiàn)有工作表”也可以放到“新建工作表”中。單擊“確定”按鈕完成外部數(shù)據的導入。

10.3工作表的格式化

創(chuàng)建并完成對工作表的輸入以后，所有的數(shù)據都使用默認格式。為了使其中包含的數(shù)據更容易被訪問和理解，還必須對工作表中的一些數(shù)據進行一定的格式化。Excel2003為用戶提供了豐富的格式化功能，如設置單元格格式、設置行高和列寬、設置工作表邊框和底紋、自動套用格式等。使用這些功能可以使工作表的內容正確顯示，便于閱讀，而且更加清晰、美觀。10.3.1設置單元格格式

設置單元格格式之前，應先選擇要設置格式的單元格、單元格區(qū)域、一個或多個工作表。在完成對單元格格式的設置后，單擊“確定”按鈕，所選中的單元格將自動套用新設置好的單元格格式。

1．設置單元格字體

Excel2003中的字體格式包括字體、字號、字形、顏色和特殊效果等。設置單元格字體格式的操作步驟如下：

●選定要設置字體格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“字體”選項卡，根據選項卡提示設置字體、字形、字號、下劃線、顏色、特殊效果等。

如果只是對字體、字號、字形等方面進行簡單的設置，則可以使用常用工具欄中的工具按鈕。

2．設置文本對齊方式

文本默認的對齊方式是：單元格中的文本左對齊，數(shù)字右對齊。用戶可以自己設置單元格對齊方式：

●選定要設置對齊方式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“對齊”選項卡，可以根據需要設置文本的對齊方式，如水平對齊、垂直對齊、縮進、文本控制、文本方向等。

3．設置單元格數(shù)字格式

在工作表的單元格中輸入的數(shù)字，通常按常規(guī)格式顯示，例如整數(shù)、小數(shù)、科學記數(shù)方式。但是這些格式無法滿足用戶所有的要求，例如，財務報表需要顯示貨幣格式，而系統(tǒng)自動格式是化為整數(shù)或小數(shù)格式顯示。為解決格式顯示問題，Excel2003提供了多種數(shù)字顯示格式，如貨幣、日期、時間、百分比、分數(shù)、自定義等。設置單元格數(shù)字格式的步驟如下：

●選定要設置數(shù)字格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“數(shù)字”選項卡，可以根據需要設置數(shù)字格式選擇分類列表中的數(shù)字分類和類型。

如果只是對數(shù)據的格式作一些比較簡單的設置，可以直接通過“格式”工具欄上的設置數(shù)據格式的快捷按鈕來實現(xiàn)。如果Excel提供的數(shù)字格式不夠用，還可以根據自己的需要定義數(shù)據格式。創(chuàng)建自定義格式時最多可以定義四種格式。創(chuàng)建自定義格式的步驟如下：

●選定要設置數(shù)字格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“數(shù)字”選項卡，在分類列表中選擇“自定義選項”，在類型列表中選擇一個最接近需要的格式并進行修改。單擊“確定”按鈕保存自定義格式。

創(chuàng)建的自定義格式有四個部分，各部分用分號分隔，每部分依次定義整數(shù)、負數(shù)、零值和文本格式。

4．設置行高和列寬

在單元格中太長的數(shù)據內容將會延伸顯示到相鄰的單元格中，如果相鄰的單元格中已有內容，那么該數(shù)據內容在編輯欄中內容不變，但在單元格中顯示的是一串“#”，提示用戶該單元格無法顯示這個數(shù)據內容。因此，為了滿足實際工作的需要，應適當對工作表的行高和列寬進行調整。

(1)設置行高。工作表中每行的行高默認為14.25，并且任意一行的所有單元格的高度總是相等的。行高會自動隨著字體而發(fā)生變化，用戶也可以根據需要設置適當行高。

使用菜單欄命令設置行高的步驟如下：

●選定需要設置行高的行。

●選擇菜單欄中的“格式?|?行”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“行高”命令，彈出“行高”對話框。

●在文本框中輸入要設置的行高值，單擊“確定”按鈕。行高值可以選擇0～409之間的整數(shù)?！褚部梢栽诩壜?lián)菜單中選擇“最適合的行高”命令，系統(tǒng)自動調整所選的行高為一個最小必要值，使所選內容充分顯示。

使用鼠標也可以設置行高。將鼠標移動到行號區(qū)所選行號數(shù)字的上或下邊框處，鼠標變?yōu)樾?，按照需要向上或向下拖動鼠標，松開鼠標完成設置。也可以在上或下邊框處雙擊鼠標，行高自動設置為適合顯示當前行的大小。

(2)設置列寬。工作表中的列和行有所不同。工作表默認單元格的寬度為8.38，不會根據數(shù)據的增長而自動調整列寬，但用戶可以根據自己需要設置列的寬度。

使用菜單欄命令設置列寬的步驟如下：

●選定需要設置列寬的列。

●選擇菜單欄中的“格式?|?列”命令，在下一級菜單中選擇“列寬”命令，彈出“列寬”對話框。

●在文本框中輸入要設置的列寬值，單擊“確定”按鈕。也可以選擇“最適合的列寬”命令，系統(tǒng)自動調整所選的列寬為一個最小必要值，使所選內容充分顯示。使用鼠標也可以設置列寬。將鼠標移動到列標區(qū)所選列標符號的左或右邊框處，鼠標變?yōu)樾?，按照需要向左或向右拖動鼠標，松開鼠標完成設置。也可以在左或右邊框處雙擊鼠標，列寬自動設置為適合顯示當前列數(shù)據的大小。

5．設置單元格邊框

在工作表中給單元格加上不同的邊框線，可以起到美化工作表的目的，使工作表更加清晰明了。設置單元格邊框的步驟如下：

●選定需要增加邊框的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“邊框”選項卡，在“線形”列表框中為邊框選擇一種線形，在“顏色”下拉列表中為邊框選擇一種顏色，再利用“預置”框中的各種按鈕為選定區(qū)域設置不同位置的邊框。

●要刪除所選單元格的邊框，可以單擊“預置”選項區(qū)中的“無”選項。

6．設置合并居中

設計表格時，標題名常常放在第一行和第一列，但在打印或瀏覽的時候，都希望標題名稱放在整個數(shù)據表格的第一行中間。我們可以使用單元格合并和居中的方法，完成標題單元格的設置，步驟如下：●選擇要居中顯示的多個單元格。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“對齊”選項卡，在“水平對齊”下拉菜單中選擇“居中”，然后將“文本控制”選項中的“合并單元格”項前的方框打上“√”?；蛘咧苯訂螕簟案袷健惫ぞ邫谥械摹昂喜⒓熬又小卑粹o

。10.3.2設置條件格式

在工作表的應用過程中，可能需要將滿足某些條件的單元格按照指定的樣式進行顯示。用戶可以設置單元格需要滿足的條件，并設置滿足條件的單元格應使用的格式。系統(tǒng)會在選定的區(qū)域中搜索符合條件的單元格，并將設定的格式應用到符合條件的單元格上。假設一個成績表如圖10-3所示，要求將平均分70分以上、80分以下和90分以上的單元格分別以不同的格式顯示。步驟如下：

●選定要設定條件格式的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?條件格式”命令，彈出“條件格式”對話框。

●在“條件1”區(qū)域左側的“條件”下拉列表框中選擇“單元格數(shù)值”和“介于”選項，在后面兩個文本框中依次輸入“70”、“80”?！駟螕簟案袷健卑粹o，將彈出“單元格格式”對話框，在該對話框中設置單元格字體、邊框以及圖案格式，單擊“確定”按鈕，返回“條件格式”對話框。

●單擊“添加”按鈕，展開“條件2”選項，在“條件”下拉列表框分別選擇“單元格數(shù)值”、“大于”，輸入“90”。

●單擊“格式”按鈕，將彈出“單元格格式”對話框，在該對話框中設置另一特定格式，單擊“確定”按鈕，返回“條件格式”對話框。圖10-3成績表由圖10-4可以看到，原來工作表中滿足條件的單元格分別按照設置使用了兩種特定的格式。Excel2003默認最多可以設置3個條件格式。

對于已經存在的條件格式，可以對其進行修改和刪除。只需要在彈出的“條件格式”對話框中單擊“刪除”按鈕，在新彈出的“刪除條件格式”對話框中選擇需要刪除的條件即可。圖10-4使用條件格式后的成績表10.3.3自動套用格式

如果對所建工作表沒有特殊的要求，用戶可以不必自己對工作表進行太多設置。因為Excel2003內置了大量的工作表格式，這些格式中組合了數(shù)字、字體、對齊方式、邊框、列寬和行高等屬性。可以選擇其中一種格式自動套用到選定的工作表單元格區(qū)域，既可以美化工作表，也可以提高用戶的工作效率。自動套用表格的步驟如下：●選定要套用自動格式的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?自動套用格式”命令，彈出“自動套用格式”對話框。

●在示例框中選擇需要的格式，在“要應用的格式”中選取需要修改的應用格式，單擊“確定”按鈕結束設置。10.3.4使用樣式

樣式是應用于所選區(qū)域的格式組合。使用一種樣式，就是采用該樣式中定義的所有格式組合格式化單元格。樣式包括內部樣式和自定義樣式，內部樣式是Excel內部預定義的樣式，可以直接使用，自定義樣式是用戶創(chuàng)建的各種格式的組合。

1．使用內部樣式

首先選定應用樣式的單元格區(qū)域，在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“樣式”命令，彈出“樣式”對話框。在“樣式名”下拉列表中選擇一個樣式，單擊“確定”按鈕完成內部樣式的使用。

2．創(chuàng)建、修改和刪除樣式

用戶也可以將常用的一些數(shù)據格式定義為樣式。首先需要設置好單元格格式，并選定該單元格。在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“樣式”命令，彈出“樣式”對話框。在“樣式名”文本框中輸入新樣式的名稱，在“樣式包括”列表框選定格式類型，最后單擊“添加”按鈕完成自定義樣式的創(chuàng)建。

同樣也可以在該對話框中刪除和修改樣式。修改時先選擇要修改的樣式名，單擊“修改”按鈕，在彈出的“單元格格式”對話框中修改已定義的樣式。刪除時先選擇要刪除的樣式名，單擊“刪除”按鈕即可。10.3.5隱藏行和列

編輯工作表時，只希望那些需要修改的行或列顯示在屏幕上，而其他不需要修改的行或列隱藏起來，這就可以使用Excel2003的隱藏行和列功能。

要隱藏行或列，首先選定要隱藏的行或列，選擇菜單欄中的“格式?|?行或列”命令，單擊下一級菜單中的“隱藏”指令。

如果想要重新顯示被隱藏的行或列，先選定跨越被隱藏的行或列的單元格區(qū)域，然后選擇菜單欄中的“格式?|?行”或“格式?|?列”命令，單擊下一級菜單中的“取消隱藏”指令即可。10.3.6設置底紋和工作表背景

為了改變工作表的視覺效果，可以為工作表單元格添加底紋和背景，以突出顯示、美化單元格，增強可讀性。

1．設置底紋

使用菜單添加底紋的具體操作步驟如下：

●選定需要添加底紋的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●單擊“圖案”選項卡，在“顏色”和“圖案”選項中選擇所要的底紋格式。在“示例”選項區(qū)可以瀏覽所選底紋圖案和顏色的效果。單擊“確定”按鈕完成設置。

2．設置工作表背景

Excel默認的工作背景為白色。用戶可以自己選擇背景圖案，像Windows的墻紙一樣平鋪在工作表數(shù)據后面。具體設置步驟如下：

●選定需要設置背景的工作表。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?背景”命令，彈出“工作表背景”對話框。

●選擇用戶的背景圖案，單擊“插入”按鈕將圖案插入工作表，作為工作表背景。

如果要刪除工作表中的背景圖案，選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?刪除背景”命令即可。

10.4工作表的操作和管理

使用工作表可以對數(shù)據進行組織和管理。新建一個工作簿時，Excel會在工作簿中自動產生3個工作表。如果需要可以建更多的工作表，一個工作簿最多可以包含255個工作表。如果工作簿中包含的工作表比較多，就需要用到Excel中工作表的操作和管理功能。10.4.1工作表的基本操作

工作表的基本操作包括工作表的選擇、移動、復制、插入、刪除、重命名等。

1．工作表的選擇

新建的工作簿中，總是將Sheet1作為活動工作表。對于包含有多個工作表的工作簿，如果要對活動工作表以外的其他工作表進行操作，就需要激活其他工作表，使其成為活動的工作表或工作表組。

(1)選擇單個工作表。只需要用鼠標單擊需要選定的工作表標簽，當標簽變?yōu)榘咨珪r，該工作表即成為當前的活動工作表。

(2)選擇多個工作表。選擇多個工作表的方法有以下兩種：

●按住Ctrl鍵，同時用鼠標單擊需要選擇的工作表標簽即可，這樣可以選擇不相鄰的一組工作表。

●按住Shift鍵，單擊第一個和最后一個工作表標簽，可以選擇相鄰的連續(xù)的工作表組。

(3)選定全部工作表。如果要選定工作簿中的所有工作表，可以在任意工作表的標簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”，則所有工作表標簽變?yōu)榘咨?，都處于全部選定的狀態(tài)。

如果要取消對工作表的選擇，可以用鼠標左鍵單擊未選中的工作表標簽，或者用鼠標右鍵單擊某個選定的工作表標簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”選項。

2．插入、刪除、復制和移動工作表

(1)插入工作表。插入工作表有兩種方法：

●選定工作表，在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“工作表”命令，可以在當前工作表之前插入一個新的工作表。

●使用鼠標在選定的工作表標簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項，然后在彈出的“插入”對話框中選擇需要的模板。最后單擊“確定”按鈕完成工作表的插入。

(2)刪除工作表。如果用戶不需要工作簿中的某張工作表了，可以將其刪除。刪除工作表也有兩種方法：

●首先選定需要刪除的工作表，然后在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令，在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕即可刪除當前工作表。同時，和它相鄰的后一個工作表成為活動工作表。

●使用鼠標在選定的工作表標簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，完成工作表的刪除。

(3)移動和復制工作表。Excel允許在同一個或多個工作簿間移動或復制工作表。

如果移動、復制操作位于同一工作簿中，可以使用鼠標或菜單命令實現(xiàn)，具體方法有：

●在工作表標簽區(qū)使用鼠標直接移動或復制工作表。需要先選中要移動的工作表標簽，用鼠標直接拖動到當前工作簿的某張工作表前(后)，完成工作表的移動。如果是復制、粘貼某張工作表，只需要在拖動鼠標的同時按住Ctrl鍵，就可以將該工作表副本復制到其他工作表之前(后)，原工作表仍存在?！袷褂貌藛蚊钜苿踊驈椭乒ぷ鞅怼Ｏ冗x定要移動的工作表，然后選擇菜單欄中的“編輯?|?移動或復制工作表”命令，彈出“移動或復制工作表”對話框。在“下列選定工作表之前”列表框中，單擊選擇需要在其前面插入移動或復制的工作表。如果需要將工作表添加或移動到目標工作簿的最后，則選擇“移動到最后”?！袢绻菑椭?、粘貼工作表，只需要在“建立副本”前打上“√”。

如果要將工作表復制或移動到不同的工作簿中，首先應保證兩個工作簿都是打開的，然后使用上面提到的使用菜單命令移動或復制工作表的方法操作，不同之處在于彈出的“移動或復制工作表”對話框中，需要在“工作簿”下拉列表中選擇其他的工作簿名稱?！跋铝羞x定工作表之前”和“建立副本”選項與在同一工作表中的操作一致。

3．重命名工作表

新建工作簿中工作表的默認名為Sheet1、Sheet2、Sheet3，用戶也可以根據工作表的內容對工作表進行重命名，以方便工作表的管理。

使用菜單欄對工作表進行重命名時，首先要選定需要重命名的工作表，在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“工作表”選項，在下一級菜單中選擇“重命名”命令。該活動工作表的標簽會處于編輯狀態(tài)，此時用戶可以輸入新的名稱。

還可以使用鼠標對工作表進行重命名。用鼠標右鍵單擊需要重命名的工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”選項，標簽進入編輯狀態(tài)后輸入新命名即可完成重命名操作。

4．隱藏工作表

在Excel中，可以有選擇地隱藏工作簿的一個或多個工作表，使其工作表名在標簽欄不顯示，但工作表仍存在于工作簿中。

隱藏工作表的具體操作步驟如下：

●選定需要隱藏的工作表或工作表組。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?隱藏”命令即可。

如果要取消隱藏，只需要選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?取消隱藏”命令，在彈出的“取消隱藏”對話框中選擇要取消隱藏的工作表，單擊“確定”按鈕即可。

5．設置標簽顏色

為了突出顯示一些工作表，可以將這些工作表的標簽設置為不同顏色。具體步驟如下：

●選定需要設置的工作表或工作表組。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?工作表標簽顏色”命令，彈出“設置工作表標簽顏色”對話框。

●在該對話框中選擇所需設置顏色，單擊“確定”按鈕即可。

或者使用鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“工作表標簽顏色”命令，彈出“設置工作表標簽顏色”對話框，然后選擇顏色。10.4.2視圖的切換

如果工作表中的數(shù)據很多，不能在工作簿窗口中完全顯示出來，可以通過對視圖的設置來顯示工作表。

1．全屏顯示

選擇菜單欄中的“視圖?|?全屏顯示”命令，這時將會全屏顯示當前工作表，但全屏顯示也有可能無法完全顯示工作表中的數(shù)據。

2．改變顯示比例

選擇菜單欄中的“視圖?|?顯示比例”命令，彈出“顯示比例”對話框。在此對話框中可以選擇適當?shù)娘@示比例。也可以在常用工具欄上直接設置縮放比例?？s放比例數(shù)在10～400之間。

3．分頁顯示

如果縮放和全屏顯示仍不能滿足顯示需要，還可以使用視圖的分頁顯示。選擇菜單欄中的“視圖?|?分頁瀏覽”命令，這個時候當前工作表按照默認格式分頁。在該瀏覽視圖中，還可以用鼠標拖動虛線，進行手動分頁。

4．使用視圖管理器

視圖管理器可以為工作表創(chuàng)建不同視圖并管理視圖。執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框。在該對話框中可以自己添加視圖，也可以在用戶已定義的視圖中快速切換顯示。

(1)視圖的命名。選定一個數(shù)據區(qū)域后，執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，在出現(xiàn)的對話框的“名稱”欄中輸入視圖名稱，單擊“確定”按鈕完成命名。

(2)視圖的切換。執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框后，在“視圖”文本框中選擇要顯示的視圖名稱，單擊“顯示”按鈕完成視圖的切換。10.4.3工作簿的窗口操作

1．新建和排列窗口

當同時打開多個工作簿時，為了比較不同工作簿或不同工作表中的數(shù)據，可以對窗口進行重新排列。

(1)新建窗口。新建窗口可以在多個窗口中顯示一個工作簿。選擇菜單欄中的“窗口?|新建窗口”命令，屏幕出現(xiàn)兩個窗口，這兩個窗口顯示的是同一個工作簿，名稱分別為“工作簿：1”和“工作簿：2”。這樣就可以在兩個窗口中對比同一工作簿的不同工作表。

(2)排列工作簿窗口。當同時打開多個工作表窗口時，可以根據設置進行自定義排列。選擇菜單欄中的“窗口?|?重排窗口”命令，彈出“重排窗口”對話框，根據需要選擇不同的排列方式。如果只是要同時顯示活動工作簿中的工作表，選中“當前活動工作簿的窗口”復選框即可。

2．工作表的拆分

當工作表的行數(shù)和列數(shù)很多時，屏幕顯示只能看到工作表的部分數(shù)據。如果需要對照比較工作表中相距較遠的數(shù)據，可以將工作表窗口按照水平和垂直方向拆分。拆分工作表就是把當前工作簿窗口拆分成幾個窗格，每個窗格都可以用滾動條顯示工作表的各個部分。拆分工作表可以使用以下兩種方法：

●使用拆分框。水平滾動條的右端和垂直滾動條的頂端都有一個小方塊，稱為“拆分框”。使用鼠標點擊拆分框，然后拖動至需要拆分的位置，釋放鼠標后，可將窗口拆分為不同的部分。

●使用菜單命令。先選定需要拆分的分隔點(單元格)，在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“拆分”命令，系統(tǒng)將以選中單元格的左上角為交點，將窗口分為四個窗口。拆分后的窗格各自都有一個滾動欄，可以用鼠標分別選擇查看窗格內的單元格。還可以用鼠標指向水平和垂直的分隔線交點，拖動交點改變窗格分隔位置。

要取消拆分，只需要在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“取消拆分”命令即可。

3．工作表的凍結

拆分工作表可以讓用戶在每個窗格都能瀏覽整個工作表。但有些數(shù)據要求在瀏覽時始終顯示在窗口中，如學生的學號、姓名、班級等，這時可以使用工作表的凍結功能。凍結工作表實際上也是將當前窗口拆分成窗格。不同的是，活動工作表的上、左側窗格被凍結，被凍結區(qū)域保持不動，其他內容可以通過滾動條的移動查看。具體步驟是：先選定單元格，在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“凍結窗格”命令。系統(tǒng)將以選中單元的左上角為分界線，將窗口分隔為四個窗格。該單元格上面和左面的所有單元格被凍結，當滾動右側和下面的滾動條時，被凍結的單元格始終顯示。

要撤消凍結，可以在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“撤消凍結窗格”命令。10.4.4保護設置

為了向用戶提供對工作簿不同級別的訪問權限，避免工作表中的數(shù)據受到破壞和信息泄露，Excel為工作簿提供了多級的安全保護機制，可以根據不同的情況對工作簿、工作表和單元格進行保護。

1．保護工作簿

為了限制工作簿的訪問權限，可用兩種方式對工作簿進行不同程度的保護。

第一種是給工作簿設置密碼，防止未授權用戶訪問工作簿。首先選擇菜單欄中的“工具?|?選項”命令，彈出“選項”對話框，如圖10-5所示。選擇“安全性”選項卡，在“打開權限密碼”文本框中輸入密碼，密碼可由15個以下的字符組成。單擊“確定”按鈕后確認密碼，再單擊“確定”按鈕完成設置。當再次打開工作簿時，需要在彈出的密碼對話框中輸入正確密碼后才能打開工作簿。圖10-5“選項”對話框第二種是對工作簿設置結構或窗口的保護，用戶訪問時如果沒有修改密碼就不能對相應內容進行修改。首先要選定工作簿中的任意工作表，然后選擇菜單欄中的“工具?|?保護?|保護工作簿”，彈出“保護工作簿”對話框，如圖10-6所示。

在復選框內可以選擇保護對象：結構和窗口。在密碼文本框中可以輸入密碼，單擊“確定”按鈕后確認密碼，再單擊“確定”按鈕完成設置。要撤消工作簿的保護，可以選擇菜單欄中的“工具?|?保護?|?撤消保護工作簿”。圖10-6“保護工作簿”對話框

2．保護工作表

設置了對工作簿的保護，可以防止對工作簿的結構或窗口進行修改，但不能防止對工作表數(shù)據進行修改。因此需要對工作表設置保護，實現(xiàn)對工作表各元素的保護。

首先使要保護的工作表成為活動工作表，然后選擇菜單欄中的“工具?|?保護?|?保護工作表”命令，彈出“保護工作表”對話框，如圖10-7所示。選中“保護工作表及鎖定的單元格內容”復選框。在“允許此工作表的所有用戶進行”列表框中選擇用戶可以進行的操作。在“取消工作表保護時使用的密碼”欄中輸入密碼，單擊“確定”按鈕確認密碼后，再單擊“確定”按鈕完成設置。要撤消對工作表的保護，可以選擇菜單欄中的“工具?|?保護?|?撤消保護工作表”。圖10-7“保護工作表”對話框

3．保護單元格

如果單元格或單元格區(qū)域需要鎖定，不允許其他人員修改其中內容，或者隱藏單元格中的計算公式，可以選擇單元格保護方式。

首先要選定需要鎖定、隱藏的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，選擇“保護”選項卡，如圖10-8所示。選擇鎖定或隱藏復選框，單擊“確定”按鈕完成設置。圖10-8“單元格格式”對話框中的“保護”選項卡10.4.5打印工作表

完成對工作表數(shù)據的輸入和編輯后，就可以將其打印輸出了。為了使打印出的工作表準確并清晰，需要對打印作一些設置。這些設置包括頁面設置、打印預覽、打印選項設置等。

1．頁面設置

選擇菜單欄中的“文件?|?頁面設置”命令，彈出“頁面設置”對話框。在該對話框中可以對頁面、頁邊距、頁眉/頁腳、工作表進行設置。

(1)頁面設置。選擇“頁面”選項卡，如圖10-9所示。在其中可以對頁面打印的方向、縮放尺寸、紙張大小、打印質量、起始頁碼等進行設置。圖10-9“頁面設置”對話框中的“頁面”選項卡

(2)頁邊距設置。選擇“頁邊距”選項卡，如圖10-10所示。其中有“上”、“下”、“左”、“右”數(shù)字增減框，可以分別調整文檔到上、下、左、右的頁邊距離。

圖10-10“頁面設置”對話框中的“頁邊距”選項卡

(3)頁眉頁腳設置。選擇“頁眉/頁腳”選項卡，如圖10-11所示?？梢栽谄渲性O置用戶定義的頁眉/頁腳的文字格式，包括字體、字形、下劃線和特殊效果等。頁眉/頁腳格式包括Excel內部格式和自定義格式兩種。

(4)工作表設置。選擇“工作表”選項卡，如圖10-12所示?？梢栽O置打印的區(qū)域、打印出來的標題行或列，打印順序等。圖10-11“頁面設置”對話框頁眉頁腳選項卡圖10-12“頁面設置”對話框中的“工作表”選項卡

2．打印預覽

在打印工作表之前，可以使用打印預覽來查看工作表的效果和工作表格式設置情況，也可以在打印預覽狀態(tài)下修改頁面設置，避免在打印完成后出現(xiàn)錯誤的麻煩。

通過菜單欄中的“文件?|?打印預覽”命令或常用工具欄上的“打印預覽”按鈕，切換到“打印預覽”窗口。在打印預覽窗口可以直接修改頁面設置。

3．打印選項設置

設置完頁面后就可以進行打印。選擇菜單欄中的“文件?|?打印”命令或常用工具欄上的“打印”按鈕，彈出“打印內容”對話框。在該對話框中可以選擇打印機設置、頁面設置、打印范圍、打印內容和打印份數(shù)等。

小技巧

如何讓打印的每頁都有相同的標題?

在菜單欄“文件”下拉菜單的“頁面設置”中選擇“工作表”選項卡，在“打印標題”欄中可以設計上標題和左標題?？梢赃x擇標題行或列，再進行打印預覽，就會看到每頁都自動加上了標題。

10.5圖?表?的?使?用

使用Excel?2003的圖表功能可以直觀而形象地表示數(shù)值的大小，使復雜的數(shù)據更加生動、易懂。當工作表中的數(shù)據發(fā)生變化時，圖表中對應的對象也會自動更新。

Excel中，圖表可以分為兩種類型：一種位于單獨的工作表中，與源數(shù)據不在同一個工作表上，這種圖表稱為工作表圖表，打印時與數(shù)據表分開打印；另一種圖表與源數(shù)據在同一個工作表上，作為該工作表中的一個對象，稱為嵌入式圖表，打印時與工作表一起打印。10.5.1建立圖表

Excel2003提供了約14種類型、一百多種不同格式的圖表供選擇，其中包括二維圖表和三維圖表?？梢酝ㄟ^兩種方式創(chuàng)建圖表：使用“圖表向導”創(chuàng)建圖表；使用圖表工具欄或F11鍵快速創(chuàng)建圖表。

1．使用“圖表向導”創(chuàng)建圖表

使用“圖表向導”創(chuàng)建圖表的步驟如下：

(1)選定生成圖表的數(shù)據源。選擇作為圖表數(shù)據源的單元格范圍，如果圖表包含標題，應將標題包含在所選區(qū)域內。

(2)選擇菜單欄中的“插入?|?圖表”命令，彈出“圖表向導”對話框。用“圖表向導”創(chuàng)建圖表總共分為四步：●打開“圖表向導—4步驟之1—圖表類型”對話框。在“圖表類型”對話框中選擇“標準類型”選項卡，該選項卡下的“圖表類型”列表中顯示了Excel2003內置的14種圖表類型，用戶可以根據需要選擇相應的圖表類型。在“子圖表類型”列表中選擇該類型中的某種圖表樣式。如果用戶不能確定選擇的圖表是否合適，可在“按下不放可查看示例”按鈕上按住鼠標左鍵，在對話框中預覽圖表的效果。設置完成后，單擊“下一步”按鈕。

如果對圖表類型很熟悉，也可以選擇“自定義類型”選項卡，自定義圖表類型。●打開“圖表向導—4步驟之2—圖表源數(shù)據”對話框?！皥D表源數(shù)據”對話框默認使用打開圖表向導之前用戶選取的數(shù)據區(qū)域。如果需要修改，可以在“數(shù)據區(qū)域”文本框中重新輸入數(shù)據區(qū)域的引用，并在“系列產生在”選項區(qū)設置數(shù)據系列是橫向(行)還是縱向(列)。橫向是指將所選數(shù)據區(qū)域的第一行作為X軸的刻度單位，縱向是指將所選數(shù)據區(qū)域的第一列作為Y軸的刻度單位。設置完成后，單擊“下一步”按鈕?！翊蜷_“圖表向導—4步驟之3—圖表選項”對話框?！皥D表選項”對話框包含六個選項卡，主要是對圖表的一些選項進行設置。根據需要，可以選擇“標題”、“坐標軸”、“網格線”、“圖例”、“數(shù)據標志”、“數(shù)據表”等選項卡進行相應的設置。設置完成后，單擊“下一步”按鈕。

●打開“圖表向導—4步驟之4—制表位置”對話框。在“制表位置”中可以設置創(chuàng)建的圖表是作為工作表圖表還是嵌入式圖表插入當前工作表。單擊“完成”按鈕結束圖表的創(chuàng)建。

2．使用其他方法創(chuàng)建圖表

除了使用“圖表向導”創(chuàng)建圖表外，還可以使用工具欄和快捷鍵F11創(chuàng)建簡單圖表。

使用工具欄創(chuàng)建圖表時，首先選擇菜單欄中的“視圖?|?工具欄?|?圖表”命令，即可打開“圖表”工具欄對話框，如圖10-13所示。然后在工作表中選定圖表源數(shù)據，在“圖表”工具欄上打開“圖表類型”的下拉列表，選擇所需要的圖表類型，即可創(chuàng)建圖表。

或者按下F11鍵，直接就可以生成一個獨立的圖表，名為“Chart1”。圖10-13“圖表”工具欄10.5.2圖表的編輯和格式化

1．圖表的編輯

完成了對圖表的創(chuàng)建工作后，圖表上的信息都是按照缺省的外觀顯示的，可以利用Excel2003提供的工具進一步編輯、修飾圖表，例如制作圖表標題、向圖表中添加文本、設置圖表選項、移動和復制圖表等。根據生成圖表的位置不同，選中圖表的方式也不同。對于工作表圖表，可以用鼠標單擊工作表標簽進行選定。對于嵌入式圖表，用鼠標單擊該圖表選中。

(1)選中圖表的對象。一個圖表由多個圖表項即圖表對象組成。為了對圖表進行編輯，首先應選定需要編輯的圖表對象。在Excel里，可以在“圖表”工具欄上的“圖表對象”下拉列表中選擇需要編輯的圖表對象，也可以在圖表中直接用鼠標選中某個圖表對象。

(2)設置圖表選項。首先選擇菜單欄中的“圖表?|?圖表選項”命令，彈出“圖表選項”對話框。可以看到共有六個選項卡，分別可以設置“標題”、“坐標軸”、“網格線”、“圖例”、“數(shù)據標志”、“數(shù)據表”等。

(3)縮放、移動、復制和刪除。對于嵌入式圖表，可以將圖表拖動到工作表的任何區(qū)域。單擊圖表區(qū)的任何位置，當圖表邊框出現(xiàn)八個小黑方塊時，用鼠標將其拖動到目的位置，松開鼠標即完成圖表的移動操作。

如果要改變一個嵌入式圖表的尺寸，單擊該圖表，當出現(xiàn)黑色小方塊(操作點)時使用鼠標指向操作點，拖動鼠標可改變圖表大小。對于工作表圖表，需要在“常用”工具欄的“顯示比例”列表框中輸入或選擇新的比例實現(xiàn)縮放。

單擊圖表區(qū)的任何位置選定圖表，在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“剪切”、“復制”、“粘貼”、“刪除”選項可以完成對圖表的移動、復制和刪除。操作方法與在Word中的一樣。

(4)更改圖表類型。如果覺得創(chuàng)建好的圖表不能很好地表達工作表中的數(shù)據內容，可以重新確定圖表類型。首先選擇需要改變類型的圖表，在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇

“圖表類型”命令，彈出“圖表類型”對話框，在此對話框中選擇需要的圖表類型，單擊“確定”按鈕完成類型改變。

(5)添加、刪除數(shù)據系列。建立圖表后，如果向數(shù)據區(qū)域添加了新數(shù)據，還可以把該數(shù)據系列添加到圖表中。首先選定圖表，在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇“源數(shù)據”選項，彈出“源數(shù)據”對話框。在“系列”選項卡中單擊“添加”按鈕，在“名稱”文本框中輸入字段名，然后選擇源數(shù)據范圍。單擊“返回”和“確定”按鈕，可完成數(shù)據系列的添加。

只需要在工作表中選定需要刪除的數(shù)據系列直接刪除，就可以在圖表中刪除整個數(shù)據系列了。

2．格式化圖表

圖表的格式化就是對圖表的各個對象進行格式設置，包括圖表外觀、顏色、文字和數(shù)字的格式。首先要選中圖表，然后在菜單欄“格式”的下拉菜單中選擇“圖表區(qū)”選項，或在“圖表選項”工具欄選擇“圖表區(qū)格式”，設置圖表的圖案和字體。在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇“圖表選項”命令，彈出“圖表選項”對話框，根據需要選擇不同選項卡進行設置。10.5.3應用趨勢線

有時候要分析一串數(shù)據的發(fā)展趨勢，可以用趨勢線進行預測分析。在Excel中，可以用圖表生成趨勢線，并根據實際數(shù)據對數(shù)據的發(fā)展趨勢進行模擬，使用戶直觀地看出一系列數(shù)據的發(fā)展方向。生成趨勢線的具體操作如下：

●選擇要添加趨勢線的數(shù)據系列。

●選擇菜單欄中的“圖表?|?添加趨勢線”命令，彈出“添加趨勢線”