采購(gòu)部管理制度39704?一、總則1.目的為加強(qiáng)采購(gòu)部管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利開(kāi)展，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。3.職責(zé)分工采購(gòu)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的工作關(guān)系，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和管理，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行，包括尋找供應(yīng)商、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單、跟進(jìn)訂單進(jìn)度等。收集、整理供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)合同的起草、簽訂和執(zhí)行。及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和異常情況，提出解決方案和建議。采購(gòu)助理協(xié)助采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，為采購(gòu)決策提供支持。協(xié)助采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行供應(yīng)商的接待和溝通工作。完成采購(gòu)部經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。

二、采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息，并提交至采購(gòu)部。《采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)專(zhuān)員收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并提交采購(gòu)部經(jīng)理審核。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供樣品，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》的評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)，其中A類(lèi)為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類(lèi)為合格供應(yīng)商，C類(lèi)為待改進(jìn)供應(yīng)商。4.詢(xún)價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員向入圍供應(yīng)商發(fā)送詢(xún)價(jià)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)專(zhuān)員收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行比價(jià)分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等方面的差異，選擇性?xún)r(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。在比價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)保持與供應(yīng)商的溝通，了解其報(bào)價(jià)的構(gòu)成和合理性，如有疑問(wèn)，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行解釋和說(shuō)明。5.議價(jià)與合同簽訂采購(gòu)專(zhuān)員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。議價(jià)成功后，采購(gòu)專(zhuān)員起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，提交至公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司公章。6.訂單下達(dá)與跟蹤采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)訂單，明確訂單號(hào)、采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)專(zhuān)員跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。如訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或異常情況，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)。7.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)專(zhuān)員通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收小組在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其換貨、補(bǔ)貨或退款等，并做好記錄。8.付款結(jié)算采購(gòu)物資驗(yàn)收合格且入庫(kù)后，采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)合同的付款條款，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上發(fā)票、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到款項(xiàng)，并與供應(yīng)商保持良好的溝通。

三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期進(jìn)行供應(yīng)商開(kāi)發(fā)工作，拓展供應(yīng)商資源，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)其進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。對(duì)符合要求的潛在供應(yīng)商，采購(gòu)專(zhuān)員安排實(shí)地考察或要求其提供樣品，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》的評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，將合格供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商體系。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、客戶(hù)反饋等方式收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》的評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)，其中A類(lèi)為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類(lèi)為合格供應(yīng)商，C類(lèi)為待改進(jìn)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束采購(gòu)部對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予激勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等。對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行約束，如減少采購(gòu)份額、暫停合作、取消合作資格等。采購(gòu)部定期與供應(yīng)商溝通，反饋其在合作過(guò)程中的表現(xiàn)和存在的問(wèn)題，要求其改進(jìn)和提高。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商保持密切的溝通和聯(lián)系，定期回訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和合作需求。及時(shí)解決與供應(yīng)商在合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和糾紛，維護(hù)良好的合作關(guān)系。關(guān)注供應(yīng)商的發(fā)展動(dòng)態(tài)，如新產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝改進(jìn)等，為公司采購(gòu)工作提供參考。

四、采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算編制采購(gòu)部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、采購(gòu)金額等內(nèi)容，并明確成本控制目標(biāo)和措施。采購(gòu)成本預(yù)算經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，提交至公司財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)公司管理層審批。2.成本控制措施供應(yīng)商管理：通過(guò)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)談判：加強(qiáng)采購(gòu)談判技巧，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條件，降低采購(gòu)價(jià)格。批量采購(gòu)：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，合理安排采購(gòu)批量，爭(zhēng)取批量采購(gòu)折扣，降低采購(gòu)成本。成本分析與監(jiān)控：定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本控制過(guò)程中存在的問(wèn)題和異常情況，并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。3.成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在采購(gòu)成本控制工作中表現(xiàn)突出的采購(gòu)專(zhuān)員給予獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)和金額根據(jù)采購(gòu)成本節(jié)約的實(shí)際情況進(jìn)行確定。

五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)數(shù)據(jù)分析、案例分析、專(zhuān)家咨詢(xún)等方式，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，采取靈活的采購(gòu)策略，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問(wèn)題，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不合格物資及時(shí)處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

六、采購(gòu)文件與檔案管理1.采購(gòu)文件管理采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的編制、審核、發(fā)放、使用、保管和歸檔等工作。采購(gòu)文件包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、詢(xún)價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)單等。采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)確保采購(gòu)文件的內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，并按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行編制和審核。采購(gòu)文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記和簽收，確保文件的傳遞和使用安全。采購(gòu)文件使用后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和參考。2.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的建立、維護(hù)和管理工作。供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商基本信息、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明材料、評(píng)估報(bào)告等。采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。

七、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)包括采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)交貨期、采購(gòu)服務(wù)等方面的指標(biāo)。采購(gòu)成本指標(biāo)包括采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)費(fèi)用、采購(gòu)成本節(jié)約率等；采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)包括物資合格率、退貨率等；采購(gòu)交貨期指標(biāo)包括按時(shí)交貨率、交貨延遲率等；采購(gòu)服務(wù)指標(biāo)包括供應(yīng)商滿(mǎn)意度、內(nèi)部客戶(hù)滿(mǎn)意度等。2.評(píng)估周期與方式采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期為每季度一次。評(píng)估方式包括自評(píng)、上級(jí)評(píng)估、同級(jí)評(píng)估、客戶(hù)評(píng)估等。采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)在每季度末填寫(xiě)《采購(gòu)績(jī)效評(píng)估表》，對(duì)本季度的采購(gòu)工作進(jìn)行自評(píng)，并提交至采購(gòu)部經(jīng)理。采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)專(zhuān)員的自評(píng)情況，結(jié)合上級(jí)評(píng)估、同級(jí)評(píng)估、客戶(hù)評(píng)估等結(jié)果，對(duì)采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行綜合評(píng)估，并填寫(xiě)《采購(gòu)績(jī)效評(píng)估報(bào)告》。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果作為