人事檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)、完整、及時(shí)、保密的原則，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。

二、檔案管理職責(zé)1.人力資源部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料。負(fù)責(zé)辦理員工人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。負(fù)責(zé)保管員工的人事檔案，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.員工所在部門職責(zé)負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的人事檔案材料，并及時(shí)移交人力資源部門。負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)辦理檔案材料的補(bǔ)充和更新手續(xù)。負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱本部門員工的人事檔案。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。負(fù)責(zé)保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。

三、檔案內(nèi)容1.員工基本信息員工登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。身份證復(fù)印件。學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件。職業(yè)資格證書復(fù)印件。2.工作經(jīng)歷勞動(dòng)合同、聘用合同。工作履歷表，包括工作單位、職位、工作時(shí)間、離職原因等。培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等?？?jī)效考核記錄，包括考核時(shí)間、考核結(jié)果、考核評(píng)語等。3.薪酬福利工資單、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄。住房公積金繳納記錄。其他福利發(fā)放記錄。4.獎(jiǎng)懲情況獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)。處罰決定、違紀(jì)記錄。5.其他材料體檢報(bào)告。員工離職證明。其他與員工有關(guān)的重要材料。

四、檔案收集與整理1.檔案收集人力資源部門應(yīng)定期收集員工的人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)更新。員工所在部門應(yīng)在員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等情況發(fā)生后，及時(shí)將相關(guān)材料移交人力資源部門。員工本人應(yīng)按照規(guī)定的要求，及時(shí)向人力資源部門提交個(gè)人檔案材料。2.檔案整理檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并建立檔案目錄，以便于查閱和管理。對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和美觀。

五、檔案保管1.保管要求公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。對(duì)破損、褪色、霉變的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.安全保密檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、借閱人事檔案。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求辦理手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的安全保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

六、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字，并注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。2.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具借條，并注明借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.查閱、借閱限制涉及員工個(gè)人隱私的檔案材料，如體檢報(bào)告、獎(jiǎng)懲情況等，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱、借閱。檔案管理人員不得私自查閱、借閱人事檔案。查閱、借閱檔案時(shí)，不得將檔案帶出檔案庫房。

七、檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞條件員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況發(fā)生時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循保密、安全、及時(shí)的原則，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.轉(zhuǎn)遞程序人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工的轉(zhuǎn)遞情況，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將通知單和檔案一并密封。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的方式和渠道，將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位。檔案轉(zhuǎn)遞后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否已安全送達(dá)。接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上簽字蓋章，并將通知單返回人力資源部門。

八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)公司應(yīng)建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。檔案管理人員應(yīng)將員工的人事檔案材料及時(shí)錄入信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。2.信息安全公司應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。

九、檔案清理與銷毀1.清理范圍已離職員工的人事檔案，在離職后[X]年內(nèi)未辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)的，應(yīng)進(jìn)行清理。檔案材料已超過保管期限，且無保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行清理。檔案材料存在虛假、偽造等問題的，應(yīng)進(jìn)行清理。2.清理程序人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清理，確定需要清理的檔案名單。檔案管理人員應(yīng)按照清理名單，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和整理。對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在公司紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)和安全。檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字，并將申請(qǐng)表歸檔保