測(cè)繪成果資料檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)測(cè)繪成果資料檔案的管理，確保測(cè)繪成果資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測(cè)繪成果資料的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和測(cè)繪行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位在測(cè)繪項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類測(cè)繪成果資料檔案的管理，包括但不限于測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、測(cè)繪儀器設(shè)備檢定資料、測(cè)繪原始記錄、測(cè)繪數(shù)據(jù)成果、測(cè)繪報(bào)告、測(cè)繪圖件等。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、確保安全、方便利用的原則，對(duì)測(cè)繪成果資料檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善測(cè)繪成果資料檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理本單位的測(cè)繪成果資料檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供測(cè)繪成果資料檔案的查詢、借閱等服務(wù)，并按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的測(cè)繪成果資料檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測(cè)繪成果資料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，督促項(xiàng)目成員及時(shí)將形成的各類資料移交檔案管理部門，并對(duì)資料的質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)。配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、裝訂等工作，協(xié)助解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.項(xiàng)目成員職責(zé)按照項(xiàng)目要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)將個(gè)人在項(xiàng)目中形成的各類測(cè)繪資料整理齊全，向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交。對(duì)所提交資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保資料符合檔案管理要求。

三、測(cè)繪成果資料檔案的收集與整理1.收集范圍測(cè)繪項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等，包括但不限于：測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。測(cè)繪儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、檢定證書(shū)、使用記錄等。測(cè)繪原始觀測(cè)記錄、數(shù)據(jù)處理記錄、質(zhì)量檢查記錄等。測(cè)繪成果數(shù)據(jù)，如電子地圖數(shù)據(jù)、地理信息數(shù)據(jù)、控制點(diǎn)成果等。測(cè)繪報(bào)告、圖件，如測(cè)繪報(bào)告、地形圖、專題圖等。與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的其他資料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。2.收集要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目成員對(duì)測(cè)繪成果資料進(jìn)行收集，確保資料的齊全、完整。收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。對(duì)電子數(shù)據(jù)資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)介質(zhì)的完好，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照測(cè)繪項(xiàng)目的類別、階段進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的資料應(yīng)集中在一起。對(duì)紙質(zhì)資料和電子資料應(yīng)分別整理，并建立相應(yīng)的目錄索引，以便快速查找和利用。4.整理方法紙質(zhì)資料：按照資料的類別進(jìn)行分類，如技術(shù)文件、原始記錄、成果報(bào)告等。對(duì)每一類資料進(jìn)行排序，一般按照時(shí)間順序排列。編制資料目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、日期、編號(hào)、頁(yè)碼等信息。對(duì)重要資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。電子資料：按照項(xiàng)目名稱建立文件夾，在文件夾內(nèi)按照資料類別進(jìn)一步細(xì)分文件夾，如數(shù)據(jù)成果、報(bào)告文檔等。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容和日期等信息。建立電子文件索引目錄，記錄文件的名稱、存儲(chǔ)路徑、日期等信息，方便查詢。

四、測(cè)繪成果資料檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間測(cè)繪項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)將整理好的測(cè)繪成果資料檔案移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔要求移交的檔案應(yīng)符合整理要求，資料齊全、完整，編目準(zhǔn)確，裝訂規(guī)范。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重新整理。辦理檔案移交手續(xù)時(shí)，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.歸檔流程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫(kù)保管。

五、測(cè)繪成果資料檔案的保管1.保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，保證檔案存放環(huán)境適宜。3.保管方式對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、項(xiàng)目進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理。4.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。

六、測(cè)繪成果資料檔案的借閱與利用1.借閱范圍本單位內(nèi)部因工作需要查閱測(cè)繪成果資料檔案的部門和人員，以及按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定需要提供檔案查閱服務(wù)的外部單位和人員。2.借閱手續(xù)本單位內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。外部單位或人員借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批后，向借閱人發(fā)放檔案借閱證，并按照規(guī)定收取一定的押金（如有需要）。3.借閱期限一般情況下，檔案借閱期限不得超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。借閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，如需帶出檔案庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后，收回檔案借閱證，退還押金（如有）。5.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為單位內(nèi)部各部門提供測(cè)繪成果資料檔案的利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，并做好利用登記工作。對(duì)利用檔案形成的各類成果，如報(bào)告、圖件等，利用人應(yīng)注明檔案資料的來(lái)源，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管和使用。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。

七、測(cè)繪成果資料檔案的保密與安全1.保密制度測(cè)繪成果資料檔案涉及國(guó)家秘密和商業(yè)秘密，檔案管理部門和相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和單位保密制度，履行保密義務(wù)。對(duì)涉及保密的檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、設(shè)置密碼等。嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所存儲(chǔ)、處理和傳遞涉密檔案資料，嚴(yán)禁將涉密檔案資料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。對(duì)接觸和使用涉密檔案資料的人員應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.安全制度加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，采取有效的防護(hù)措施，防止檔案受到損壞或丟失。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。

八、測(cè)繪成果資料檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)測(cè)繪成果資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.保管期限劃分測(cè)繪成果資料檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及國(guó)家核心機(jī)密或?qū)挝话l(fā)展有重大影響的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[規(guī)定年限]，主要包括具有一定歷史價(jià)值、對(duì)單位工作有重要參考作用的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[規(guī)定年限]，一般為在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。3.銷毀程序?qū)?jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并