公文收發(fā)及文號(hào)編寫管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司公文收發(fā)管理，規(guī)范公文文號(hào)編寫，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、高效，提高公司行政管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位之間公文的收發(fā)、處理和文號(hào)編寫。3.基本原則公文收發(fā)應(yīng)遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。文號(hào)編寫應(yīng)科學(xué)規(guī)范、簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)公文的類別和年份、序號(hào)等信息。

二、公文收發(fā)管理收文管理1.收文渠道公司收文主要通過(guò)以下渠道：上級(jí)單位下發(fā)的文件、通知、指示等；平行單位和相關(guān)部門發(fā)來(lái)的公函、協(xié)作文件等；下屬單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等。2.收文登記公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)收到的公文進(jìn)行統(tǒng)一登記，詳細(xì)記錄公文的來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、日期、密級(jí)等信息。收文登記采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子文檔相結(jié)合的方式，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.收文分發(fā)辦公室根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)將收文分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱處。對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)優(yōu)先呈送公司主要領(lǐng)導(dǎo)，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)進(jìn)行傳達(dá)和辦理。收文分發(fā)應(yīng)填寫《收文處理單》，注明分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、文件去向等信息，便于跟蹤和查詢。4.收文傳閱需要傳閱的公文，由辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳遞。傳閱人員應(yīng)在《收文傳閱單》上簽字，注明傳閱時(shí)間，確保公文傳閱的及時(shí)性和有效性。辦公室應(yīng)定期對(duì)傳閱的公文進(jìn)行清理和催辦，防止公文積壓和延誤。5.收文辦理承辦部門收到公文后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。對(duì)于需要回復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)擬寫復(fù)文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室統(tǒng)一發(fā)文。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文辦理情況進(jìn)行跟蹤和督促，對(duì)逾期未辦理的公文進(jìn)行催辦。

發(fā)文管理1.發(fā)文范圍公司發(fā)文主要包括以下幾類：向上級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等；向下屬單位發(fā)布的通知、決定、通報(bào)等；與平行單位和相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)的公函等。2.發(fā)文擬稿公文擬稿由承辦部門負(fù)責(zé)，擬稿人應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和要求，認(rèn)真撰寫，確保公文表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。擬稿人應(yīng)在公文末頁(yè)注明擬稿人、審核人、簽發(fā)人等信息，并加蓋部門公章。3.發(fā)文審核擬稿完成后，由承辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。審核通過(guò)后的公文，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，認(rèn)真履行審批職責(zé)，簽署明確的意見。4.發(fā)文編號(hào)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)審核通過(guò)的公文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的文號(hào)編寫規(guī)則進(jìn)行編制。發(fā)文編號(hào)應(yīng)填寫在公文首頁(yè)的右上角，格式為：[公司簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]。例如：[XX公司][20XX][00X]。5.發(fā)文排版公文排版應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的格式要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。辦公室應(yīng)使用公司統(tǒng)一的公文模板進(jìn)行排版，確保公文格式的一致性和規(guī)范性。6.發(fā)文印制排版后的公文經(jīng)校對(duì)無(wú)誤后，由辦公室負(fù)責(zé)印制。印制公文應(yīng)保證質(zhì)量，字跡清晰、圖案準(zhǔn)確、裝訂整齊。辦公室應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)印制公文，并在公文印制完成后進(jìn)行清點(diǎn)和登記。7.發(fā)文用印公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司公章。加蓋公章應(yīng)確保位置準(zhǔn)確、端正，印跡清晰。用印前，辦公室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容和審批手續(xù)，確保用印的合法性和準(zhǔn)確性。8.發(fā)文分發(fā)辦公室負(fù)責(zé)將印制好并加蓋公章的公文分發(fā)給相關(guān)單位和部門。發(fā)文分發(fā)應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》，注明分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、文件份數(shù)等信息，便于跟蹤和查詢。對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)采用專人送達(dá)或特快專遞等方式，確保公文及時(shí)、安全送達(dá)。

三、文號(hào)編寫規(guī)則1.文號(hào)構(gòu)成公司公文文號(hào)由公司簡(jiǎn)稱、年份、序號(hào)三部分組成，中間用"[]"隔開。例如：[XX公司][20XX][00X]。2.公司簡(jiǎn)稱公司簡(jiǎn)稱應(yīng)使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱，具體由公司辦公室統(tǒng)一規(guī)定。3.年份年份用公元紀(jì)年全稱，用六角括號(hào)"[]"括入。例如：[20XX]。4.序號(hào)序號(hào)為發(fā)文的流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不編虛位（即1不編為001），不加"第"字。例如：[00X]。5.文號(hào)編寫要求文號(hào)編寫應(yīng)根據(jù)公文的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)，確保文號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。不同類別公文的文號(hào)應(yīng)有所區(qū)別，便于識(shí)別和管理。文號(hào)編寫應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔明了、易于記憶的原則，避免過(guò)于復(fù)雜或冗長(zhǎng)。

四、特殊公文處理1.密級(jí)公文密級(jí)公文的收發(fā)、傳遞、保管等應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保公文的安全和保密。密級(jí)公文應(yīng)在公文首頁(yè)左上角標(biāo)注密級(jí)和保密期限，絕密級(jí)公文還應(yīng)標(biāo)注份數(shù)序號(hào)。辦公室應(yīng)建立密級(jí)公文收發(fā)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄密級(jí)公文的收發(fā)時(shí)間、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、保密期限等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和清理。2.緊急公文緊急公文應(yīng)明確標(biāo)注"特急"、"加急"等字樣，并按照緊急程度優(yōu)先處理。辦公室收到緊急公文后，應(yīng)立即呈送公司主要領(lǐng)導(dǎo)，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)進(jìn)行傳達(dá)和辦理。承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成緊急公文的辦理，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室。3.電子公文電子公文的收發(fā)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)電子政務(wù)的規(guī)定和公司的相關(guān)要求進(jìn)行操作。電子公文應(yīng)采用加密傳輸、數(shù)字簽名等技術(shù)手段，確保公文的安全性和完整性。辦公室應(yīng)建立電子公文管理系統(tǒng)，對(duì)電子公文進(jìn)行統(tǒng)一登記、存儲(chǔ)、分發(fā)和歸檔，實(shí)現(xiàn)電子公文的規(guī)范化管理。

五、公文歸檔與保管1.公文歸檔公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文整理歸檔。歸檔公文應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)歸檔公文進(jìn)行審核和驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的公文應(yīng)退回承辦部門重新整理。2.公文保管公司檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)歸檔公文進(jìn)行集中保管，建立健全檔案管理制度，確保公文的安全和完整。檔案部門應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對(duì)公文進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。借閱公文應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，借閱人應(yīng)妥善保管公文，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露公文內(nèi)容。

六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門公文收發(fā)及文號(hào)編寫情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文收發(fā)登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文號(hào)編寫的規(guī)范性等。2.考核評(píng)價(jià)公司將公文收發(fā)及文號(hào)編寫管理工作納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公文收發(fā)延誤、丟失、泄密或文號(hào)編寫不規(guī)范等問(wèn)題的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。

七、附則1.本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋