物資采購管理制度40086?一、總則1.目的為規(guī)范公司物資采購管理工作，確保采購物資的質(zhì)量符合要求，控制采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的參與機(jī)會。

二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策小組負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，審核采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同等重要文件。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的物資采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)采購決策小組的決策和公司各部門的需求，制定采購計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗(yàn)收采購物資等。3.其他部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出物資采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的安全和合理使用。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與供應(yīng)商的評估和選擇，確保采購物資符合質(zhì)量要求。

三、采購流程1.采購需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給采購部門。采購部門對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和整理，形成采購需求清單。2.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)采購需求清單，結(jié)合公司庫存情況和物資采購周期，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策小組審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，選擇合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名錄》。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和《合格供應(yīng)商名錄》，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等內(nèi)容。供應(yīng)商收到《采購訂單》后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并簽字蓋章回傳采購部門。5.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司法律顧問審核，最后由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。6.采購進(jìn)度跟蹤采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或物資質(zhì)量存在問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催貨、換貨、退貨等。7.物資驗(yàn)收物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢查和核對。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。8.采購付款物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，填寫《付款申請單》，附上《物資驗(yàn)收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。

四、采購方式1.集中采購對于公司通用的、需求量較大的物資，如辦公用品、勞保用品等，采用集中采購的方式。集中采購由采購部門統(tǒng)一組織實(shí)施，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.分散采購對于各部門專用的、需求量較小的物資，如特殊規(guī)格的設(shè)備、定制的辦公用品等，采用分散采購的方式。分散采購由各部門自行組織實(shí)施，采購部門提供必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購的方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標(biāo)管理制度進(jìn)行，通過發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等程序選擇供應(yīng)商。4.詢價采購對于金額較小、技術(shù)簡單、市場競爭充分的采購項(xiàng)目，采用詢價采購的方式。詢價采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商報價，然后根據(jù)報價情況選擇供應(yīng)商。5.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，如專利產(chǎn)品、特定規(guī)格的設(shè)備等，采用單一來源采購的方式。單一來源采購應(yīng)經(jīng)采購決策小組批準(zhǔn)，并在采購文件中說明理由。

五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，如企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。潛在供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。采購部門對潛在供應(yīng)商提交的申請和證明材料進(jìn)行審核，必要時組織實(shí)地考察和評估。審核通過的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名錄》。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，暫停采購或取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商動態(tài)管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商動態(tài)管理機(jī)制，及時更新供應(yīng)商信息。對于供應(yīng)商的重大變化，如企業(yè)名稱變更、生產(chǎn)地址變更、經(jīng)營范圍變更等，采購部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和評估，并調(diào)整其合格供應(yīng)商資格。采購部門應(yīng)定期對《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行清理，對于長期未合作或合作不佳的供應(yīng)商，及時從名錄中刪除。

六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險防范采購部門應(yīng)在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，如逾期交貨、質(zhì)量不合格、提供虛假信息等方面的違約責(zé)任。采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期與供應(yīng)商溝通，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和合作情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施，如暫停采購、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、追究違約責(zé)任等。3.質(zhì)量風(fēng)險防范采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報告、合格證等。采購部門應(yīng)組織質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.價格風(fēng)險防范采購部門應(yīng)加強(qiáng)對市場價格的監(jiān)測和分析，及時掌握市場價格動態(tài)。采購部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價等方式，選擇合適的供應(yīng)商，爭取合理的采購價格。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方應(yīng)協(xié)商調(diào)整采購價格。5.合同風(fēng)險防范采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，建立合同評審制度，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供有效的擔(dān)保措施，如銀行保函、保證金等。采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。

七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購合同是否合法有效，采購資金是否合理使用等方面。2.采購部門自查采購部門應(yīng)定期對自身的采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。采購部門應(yīng)建立采購工作臺賬，記錄采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息，以便于查詢