有限公司行政檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)本有限公司行政檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本有限公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于公司各部門及相關(guān)人員查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立行政檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司行政檔案工作。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。制定檔案管理制度、工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全與完整，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損或褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等處理。按照規(guī)定的范圍、方法和程序，為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和催還工作。負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案信息的有效利用。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。公司制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等文件材料。公司內(nèi)部各部門在工作中形成的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)資料、圖紙、圖表等。公司組織的各類會(huì)議、活動(dòng)所形成的文件、資料、照片、錄像等。公司員工的人事檔案材料，包括員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)資料。公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等相關(guān)材料。其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，如有破損、褪色或不符合要求的，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問(wèn)題、保管期限等進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)卷號(hào)、題名、年度、保管期限等項(xiàng)目。建立檔案索引目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方法年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別存放。機(jī)構(gòu)（部門）分類法：在每個(gè)年度內(nèi)，按照公司內(nèi)部的機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)（部門）形成的文件集中在一起。問(wèn)題分類法：在機(jī)構(gòu)（部門）分類的基礎(chǔ)上，按照文件所反映的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分，如行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等。保管期限分類法：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。2.編號(hào)規(guī)則全宗號(hào)：本公司全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。目錄號(hào)：按照分類方案，為每個(gè)目錄編制一個(gè)唯一的目錄號(hào)，用三位數(shù)字表示，如"001""002"等。案卷號(hào)：在每個(gè)目錄內(nèi)，按照文件排列順序?yàn)槊總€(gè)案卷編制一個(gè)案卷號(hào)，用四位數(shù)字表示，如"0001""0002"等。文件編號(hào)：在每個(gè)案卷內(nèi)，為每份文件編制一個(gè)文件編號(hào)，用六位數(shù)字表示，前兩位表示年度，中間兩位表示機(jī)構(gòu)（部門）代碼，后兩位表示文件順序號(hào)。機(jī)構(gòu)（部門）代碼根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)（部門）設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編碼，如"01"表示行政部，"02"表示人力資源部等。五、檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案保管方式檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架存放，排列有序，便于查找和利用。對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、密封保存等。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案保護(hù)措施定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防蟲(chóng)藥品、滅火器、防盜門等設(shè)施設(shè)備。對(duì)電子檔案應(yīng)采取防病毒、防黑客攻擊等安全措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。六、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。公司外部人員查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱程序查閱人到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過(guò)[規(guī)定借閱期限]，如需延期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案和機(jī)密檔案一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.借閱程序借閱人經(jīng)審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上簽字。檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)介紹檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，確保檔案的安全。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。2.銷毀程序?qū)?jīng)過(guò)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀工作的徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和內(nèi)容，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并報(bào)送上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.移交工作公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與接收部門進(jìn)行核對(duì)。接收部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案移交清冊(cè)》，對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。檔案移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門、接收部門和檔案管理部門應(yīng)在《檔案移交清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司行政檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并按照檔案分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行整理、編目、索引等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和錄入，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.信息系統(tǒng)功能檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號(hào)、題名、年度、保管期限、來(lái)源、內(nèi)容摘要等。檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等功能，對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤。權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各