物業(yè)公司物資采購管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)物業(yè)公司物資采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資的質(zhì)量符合要求，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門物資采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、設(shè)備配件等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排采購計(jì)劃，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量符合使用要求。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。

二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立物業(yè)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，制定采購政策和策略，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)具體的物資采購工作。采購部應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)和工作流程。采購人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場分析能力和談判技巧，熟悉采購業(yè)務(wù)和相關(guān)法律法規(guī)。3.各部門職責(zé)使用部門：根據(jù)工作需要，提出物資采購申請，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等信息，并對采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放，定期盤點(diǎn)庫存物資，確保庫存物資的安全和完整。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析。

三、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部?！段镔Y采購申請表》應(yīng)詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購審批采購部收到《物資采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購物資的必要性和合理性。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)將采購申請?zhí)峤恢敛少忣I(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司實(shí)際情況和采購政策，對采購申請進(jìn)行審議和決策。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，了解其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等信息，篩選出符合要求的供應(yīng)商。采購部組織相關(guān)人員對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)能力等，填寫《供應(yīng)商評估表》。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最優(yōu)的采購條件。采購談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對采購合同的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審核，提出審核意見。采購合同經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批同意后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部根據(jù)采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購部跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y無法按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，采取補(bǔ)救措施，減少對公司正常工作的影響。6.物資驗(yàn)收物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。物資到貨后，倉庫管理部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，并將物資存放至指定倉庫。對于驗(yàn)收不合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.采購付款物資驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)采購合同的約定，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，以及采購款項(xiàng)的金額、支付方式等是否與采購合同一致。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批同意后，財(cái)務(wù)部門辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。

四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年末，各部門根據(jù)下一年度的工作計(jì)劃和物資需求情況，編制本部門的物資采購預(yù)算，填寫《物資采購預(yù)算表》，提交至采購部。采購部匯總各部門的物資采購預(yù)算，結(jié)合公司年度經(jīng)營目標(biāo)和資金狀況，編制公司年度物資采購預(yù)算草案，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對公司年度物資采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算，提出調(diào)整意見，報(bào)公司總經(jīng)理審批。公司總經(jīng)理審批通過后，確定公司年度物資采購預(yù)算，并下達(dá)至各部門執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司年度物資采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。采購部對各部門提交的《采購預(yù)算調(diào)整申請表》進(jìn)行審核，核實(shí)調(diào)整的必要性和合理性。對于金額較大的采購預(yù)算調(diào)整，采購部應(yīng)將調(diào)整申請?zhí)峤恢敛少忣I(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司實(shí)際情況和采購政策，對采購預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審議和決策。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)審批通過后，由采購部通知各部門執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門定期對公司物資采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。

五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款；同時(shí)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和管理，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和履約能力。對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；同時(shí)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；同時(shí)，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量，避免因價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致采購成本增加。對于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、合規(guī)性、完整性；同時(shí)，在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。采購部設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如供應(yīng)商逾期交貨率、物資驗(yàn)收合格率、采購成本偏差率等，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號。針對風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號，采購部應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，確保采購業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

六、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購審批文件、供應(yīng)商評估資料、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照采購業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間順序，對采購檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。采購檔案應(yīng)定期歸檔至公司檔案室，由檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立采購檔案臺賬，對采購檔案的出入庫情況進(jìn)行登記和管理。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室。檔案室根據(jù)申請內(nèi)容，核實(shí)查閱人員身份和查閱目的，批準(zhǔn)后提供查閱服務(wù)。因特殊原因需要借閱采購檔案，借閱人員應(yīng)填寫《采購檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批同意后，檔案室辦理借閱手續(xù)，并要求借閱人員妥善保管借閱的檔案資料，按時(shí)歸還。

七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購領(lǐng)導(dǎo)小組對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行不定期檢查，對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正。2.供應(yīng)商監(jiān)督采購部定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，采購部應(yīng)暫停與其合作，并重新選擇供應(yīng)商。3.考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲建立采購人員考核制度，制定考核指標(biāo)，如采購任務(wù)完成率、采