電算化系統(tǒng)管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司電算化系統(tǒng)的操作、管理與維護(hù)，確保電算化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，保障公司財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和保密性，提高公司信息化管理水平，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用電算化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)處理及相關(guān)管理工作的部門和人員。電算化系統(tǒng)包括但不限于財(cái)務(wù)軟件、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)等各類信息化管理軟件。3.職責(zé)分工信息管理部門負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實(shí)施和升級(jí)工作。制定和完善電算化系統(tǒng)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)硬件設(shè)備的采購、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的穩(wěn)定可靠。負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等。組織開展電算化系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)工作，提高員工的信息化操作技能。使用部門負(fù)責(zé)本部門電算化系統(tǒng)的日常操作和使用，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。及時(shí)向信息管理部門反饋電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題和需求。配合信息管理部門做好電算化系統(tǒng)的安全保密工作，對(duì)本部門的用戶賬號(hào)和密碼嚴(yán)格保密，防止信息泄露。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核、記賬、結(jié)賬等工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。定期對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存檔，配合信息管理部門進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全檢查和審計(jì)工作。參與電算化系統(tǒng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和內(nèi)部控制制度建設(shè)，提出財(cái)務(wù)管理方面的需求和建議。二、系統(tǒng)操作管理1.操作流程規(guī)范各崗位操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照電算化系統(tǒng)規(guī)定的操作流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。在進(jìn)行系統(tǒng)操作前，需確認(rèn)已完成相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如數(shù)據(jù)備份、權(quán)限檢查等。業(yè)務(wù)操作過程中，應(yīng)認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入完成后，需進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，如有錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)更正。涉及財(cái)務(wù)審核、審批等環(huán)節(jié)的操作，必須按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行，審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保業(yè)務(wù)處理符合規(guī)定。完成業(yè)務(wù)操作后，應(yīng)及時(shí)退出電算化系統(tǒng)，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用賬號(hào)進(jìn)行操作。2.數(shù)據(jù)錄入要求數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，熟悉所負(fù)責(zé)模塊的數(shù)據(jù)錄入規(guī)則和要求。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏。對(duì)于原始憑證的數(shù)據(jù)錄入，應(yīng)嚴(yán)格按照憑證內(nèi)容進(jìn)行，確保與紙質(zhì)憑證一致。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)保存，避免因意外情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。在數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)異常或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，應(yīng)立即停止錄入，并及時(shí)向信息管理部門報(bào)告。3.系統(tǒng)操作日志管理電算化系統(tǒng)應(yīng)具備操作日志記錄功能，詳細(xì)記錄每個(gè)用戶的登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。信息管理部門應(yīng)定期對(duì)操作日志進(jìn)行檢查和分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異常操作和潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于異常操作，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并記錄處理結(jié)果。操作日志應(yīng)妥善保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行審計(jì)和追溯。保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。三、系統(tǒng)維護(hù)管理1.系統(tǒng)日常維護(hù)信息管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、清理和優(yōu)化，確保系統(tǒng)運(yùn)行速度和性能良好。每日檢查系統(tǒng)硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有異常應(yīng)及時(shí)處理并記錄。定期清理系統(tǒng)臨時(shí)文件、緩存數(shù)據(jù)等，釋放系統(tǒng)資源，防止因數(shù)據(jù)積累過多導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢。檢查系統(tǒng)軟件的運(yùn)行情況，及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁和更新程序，修復(fù)已知漏洞，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。2.系統(tǒng)故障處理當(dāng)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員應(yīng)立即報(bào)告信息管理部門。信息管理部門應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷和排除，并記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果。對(duì)于一般性故障，技術(shù)人員應(yīng)盡快解決，恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。如遇復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系軟件供應(yīng)商或相關(guān)技術(shù)專家協(xié)助解決。在故障處理過程中，應(yīng)采取必要的應(yīng)急措施，如啟用備用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等，確保業(yè)務(wù)不受影響或影響最小化。故障排除后，應(yīng)對(duì)故障原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似故障再次發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)將故障處理情況向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.系統(tǒng)升級(jí)與優(yōu)化信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和電算化系統(tǒng)運(yùn)行情況，定期評(píng)估系統(tǒng)升級(jí)的必要性和可行性。如需進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，應(yīng)制定詳細(xì)的升級(jí)計(jì)劃，明確升級(jí)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、時(shí)間安排和風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。在系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試和數(shù)據(jù)備份，確保升級(jí)過程順利進(jìn)行，不影響系統(tǒng)正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。升級(jí)過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理出現(xiàn)的問題。系統(tǒng)升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)升級(jí)效果進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)功能滿足公司業(yè)務(wù)需求，性能得到提升。同時(shí)，對(duì)相關(guān)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉新系統(tǒng)的操作方法和功能變化。四、數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)備份財(cái)務(wù)部門和信息管理部門應(yīng)定期對(duì)電算化系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般每天至少進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，如磁帶、光盤、外部硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，建立備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄備份時(shí)間、備份內(nèi)容、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、存儲(chǔ)地點(diǎn)等信息，以便于查詢和管理。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的流程、責(zé)任人和應(yīng)急處理措施等。在需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，應(yīng)按照預(yù)案要求進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地恢復(fù)到指定狀態(tài)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案的有效性和可操作性，提高應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的能力。演練過程中，應(yīng)模擬各種可能的數(shù)據(jù)丟失場(chǎng)景，對(duì)恢復(fù)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄和總結(jié)分析。數(shù)據(jù)恢復(fù)后，應(yīng)對(duì)恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性和準(zhǔn)確性檢查，確保恢復(fù)的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)異常，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取補(bǔ)救措施。3.數(shù)據(jù)安全與保密嚴(yán)格控制電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保用戶僅擁有完成其工作所需的最少數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。加強(qiáng)對(duì)用戶賬號(hào)和密碼的管理，定期更換密碼，密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符等。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將其透露給他人。對(duì)涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)劝踩胧?，防止?shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常訪問行為。嚴(yán)格限制外部人員對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問，如因工作需要必須訪問，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并采取必要的安全措施，確保數(shù)據(jù)安全。五、用戶管理1.用戶賬號(hào)創(chuàng)建與刪除新員工入職或崗位變動(dòng)需要使用電算化系統(tǒng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)向信息管理部門提交用戶賬號(hào)創(chuàng)建申請(qǐng)，注明用戶名、所屬部門、崗位、權(quán)限需求等信息。信息管理部門審核通過后，按照規(guī)定流程創(chuàng)建用戶賬號(hào)，并分配相應(yīng)的初始密碼。員工離職或崗位調(diào)動(dòng)不再需要使用電算化系統(tǒng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門，信息管理部門在確認(rèn)相關(guān)工作已交接完畢后，及時(shí)刪除或調(diào)整其用戶賬號(hào)權(quán)限，確保系統(tǒng)安全。2.用戶權(quán)限管理根據(jù)公司內(nèi)部控制制度和業(yè)務(wù)流程要求，信息管理部門應(yīng)定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行梳理和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理、合規(guī)。權(quán)限調(diào)整應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確調(diào)整的原因、內(nèi)容和責(zé)任人等。嚴(yán)禁將具有重要財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)操作權(quán)限的賬號(hào)長(zhǎng)期授予一人使用，應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行合理分配，實(shí)現(xiàn)崗位之間的相互監(jiān)督和制衡。對(duì)于涉及敏感業(yè)務(wù)或高風(fēng)險(xiǎn)操作的權(quán)限，應(yīng)采取雙人或多人復(fù)核、授權(quán)等控制措施，確保操作的準(zhǔn)確性和安全性。3.用戶培訓(xùn)與考核信息管理部門應(yīng)定期組織電算化系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)，幫助用戶熟悉系統(tǒng)功能和操作方法，提高用戶的信息化應(yīng)用水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)操作手冊(cè)、業(yè)務(wù)流程、安全注意事項(xiàng)等。在新系統(tǒng)上線或功能升級(jí)后，應(yīng)及時(shí)組織針對(duì)性培訓(xùn)，確保用戶能夠熟練掌握新功能的使用。同時(shí)，鼓勵(lì)用戶積極參加各類信息化培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提升自身技能。建立用戶考核機(jī)制，對(duì)用戶的電算化系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)處理能力進(jìn)行定期考核?？己私Y(jié)果應(yīng)與員工績(jī)效掛鉤，激勵(lì)用戶不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和系統(tǒng)操作能力。六、安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全信息管理部門應(yīng)采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問和惡意攻擊，保護(hù)公司電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全防護(hù)軟件進(jìn)行檢查和更新，確保其性能和功能符合安全要求。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問的監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常網(wǎng)絡(luò)流量和行為。嚴(yán)禁在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中接入未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，防止外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)傳入公司內(nèi)部。對(duì)于移動(dòng)辦公設(shè)備接入公司網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)采取必要的安全認(rèn)證和加密措施。2.物理安全電算化系統(tǒng)硬件設(shè)備應(yīng)放置在安全、可靠的環(huán)境中，具備防火、防潮、防雷、防盜等設(shè)施。機(jī)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)配備備用設(shè)備，以便在出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)替換，保證系統(tǒng)不間斷運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤等，應(yīng)妥善保管，存放在安全的存儲(chǔ)環(huán)境中，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)和借閱管理制度。3.安全審計(jì)與監(jiān)控建立電算化系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問、網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)等進(jìn)行全面審計(jì)和監(jiān)控。審計(jì)記錄應(yīng)妥善保存，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。定期對(duì)安全審計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上