EPC采購(gòu)管理規(guī)定?一、總則1.目的為規(guī)范EPC（設(shè)計(jì)采購(gòu)施工）項(xiàng)目采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行，保障項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司所有EPC項(xiàng)目的采購(gòu)管理活動(dòng)，包括但不限于設(shè)備、材料、構(gòu)配件等的采購(gòu)。3.職責(zé)分工項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目采購(gòu)工作的組織、協(xié)調(diào)和管理，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，控制采購(gòu)進(jìn)度和質(zhì)量，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)：提供準(zhǔn)確的技術(shù)規(guī)格書(shū)和設(shè)計(jì)文件，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行技術(shù)評(píng)標(biāo)，參與采購(gòu)合同技術(shù)條款的審核。施工團(tuán)隊(duì)：根據(jù)施工進(jìn)度提出設(shè)備、材料需求計(jì)劃，配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行到貨驗(yàn)收，及時(shí)反饋采購(gòu)物資在使用過(guò)程中的問(wèn)題。質(zhì)量控制部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和選擇，審核采購(gòu)合同中的質(zhì)量條款。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付審核，參與采購(gòu)合同的商務(wù)條款審核，提供采購(gòu)成本控制的建議。二、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)計(jì)劃編制依據(jù)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件和施工圖設(shè)計(jì)文件。項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃和施工進(jìn)度計(jì)劃。設(shè)備、材料清單及技術(shù)規(guī)格要求。項(xiàng)目預(yù)算和成本控制目標(biāo)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制內(nèi)容采購(gòu)物資清單，包括名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求等。采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃，明確各批次物資的采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)資金預(yù)算，包括采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等。供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和采購(gòu)方式。3.采購(gòu)計(jì)劃審批采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，由項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理提交項(xiàng)目總工程師審核，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。如采購(gòu)計(jì)劃涉及重大變更，需重新履行審批程序。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的商業(yè)信譽(yù)和業(yè)績(jī)，近三年內(nèi)無(wú)重大質(zhì)量事故和不良記錄。具備與采購(gòu)物資相適應(yīng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量保證體系。提供的產(chǎn)品價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。售后服務(wù)良好，能及時(shí)響應(yīng)項(xiàng)目需求。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與選擇采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。組織設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)量控制等部門(mén)對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評(píng)價(jià)，必要時(shí)可進(jìn)行樣品測(cè)試或小批量試用。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，選擇合格供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議。3.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案。對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合作資格。根據(jù)項(xiàng)目需求和供應(yīng)商表現(xiàn)，適時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名單，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。四、采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同簽訂流程采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同文本經(jīng)項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理審核后，提交項(xiàng)目總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員會(huì)簽。會(huì)簽通過(guò)后，由項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理代表公司與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同執(zhí)行與監(jiān)控采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)履行。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等違約情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。3.采購(gòu)合同變更管理在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因項(xiàng)目需求變更、設(shè)計(jì)變更、不可抗力等原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂變更協(xié)議。采購(gòu)合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、價(jià)格調(diào)整、交貨期調(diào)整等事項(xiàng)，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將采購(gòu)合同變更情況及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。五、采購(gòu)物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備工作采購(gòu)部門(mén)在物資到貨前，通知項(xiàng)目施工團(tuán)隊(duì)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量控制部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和技術(shù)規(guī)格書(shū)，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方案。施工團(tuán)隊(duì)根據(jù)施工進(jìn)度安排，組織足夠的驗(yàn)收人員參與物資驗(yàn)收。2.到貨驗(yàn)收程序物資到貨后，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)組織施工團(tuán)隊(duì)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等是否與采購(gòu)合同一致。對(duì)物資的外觀(guān)、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)進(jìn)行抽樣檢測(cè)或試驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其限期整改或更換物資。3.驗(yàn)收記錄與檔案管理驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將驗(yàn)收記錄整理歸檔，作為采購(gòu)合同執(zhí)行情況的重要依據(jù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案，記錄其處理過(guò)程和結(jié)果。六、采購(gòu)成本控制管理1.采購(gòu)成本預(yù)算編制采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)價(jià)格信息，編制采購(gòu)成本預(yù)算，明確采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等各項(xiàng)成本支出。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門(mén)審核，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。2.采購(gòu)成本控制措施采購(gòu)部門(mén)通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、談判等多種采購(gòu)方式，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格控制合同條款，確保采購(gòu)價(jià)格、付款方式等符合成本預(yù)算要求。優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量，避免物資積壓或短缺，降低庫(kù)存成本。定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問(wèn)題，采取有效措施加以改進(jìn)。3.采購(gòu)成本核算與分析采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算，與采購(gòu)成本預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，計(jì)算成本偏差率。分析成本偏差的原因，總結(jié)采購(gòu)成本控制中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的采購(gòu)工作提供參考。將采購(gòu)成本核算與分析結(jié)果及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目管理層，為項(xiàng)目成本控制決策提供依據(jù)。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加備用供應(yīng)商等措施加以防范；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等方式進(jìn)行控制；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同審核和管理、明確違約責(zé)任等措施予以規(guī)避。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部門(mén)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度和應(yīng)對(duì)措施。八、采購(gòu)文檔管理1.采購(gòu)文檔分類(lèi)采購(gòu)計(jì)劃文件，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃等。供應(yīng)商管理文件，包括供應(yīng)商信息表、供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告、合作協(xié)議等。采購(gòu)合同文件，包括采購(gòu)合同文本、變更協(xié)議等。驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。成本控制文件，包括采購(gòu)成本預(yù)算、成本核算與分析報(bào)告等。風(fēng)險(xiǎn)管理文件，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等。其他文件，如采購(gòu)申請(qǐng)、詢(xún)價(jià)文件、報(bào)價(jià)文件等。2.采購(gòu)文檔歸檔要求采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)文檔的收集、整理和歸檔工作。采購(gòu)文檔應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。采購(gòu)文檔應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.采購(gòu)文檔查閱與使用項(xiàng)目相關(guān)人員因工作需要查閱采購(gòu)文檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查