XX公司印章使用管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司（以下統(tǒng)稱"公司"）各類印章的管理與使用。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章以及其他具有法律效力或代表公司權(quán)益的專用章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。需刻制印章時(shí)，由使用部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批意見，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司要求的規(guī)格、材質(zhì)、樣式進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量清晰、規(guī)范。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，以及印章的清晰度和完整性。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收單》，由行政部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)，確保相關(guān)人員知曉。新印章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄印章啟用的日期、啟用人、交接情況等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，將印章啟用信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，建立印章檔案。三、印章的保管1.保管原則公司印章實(shí)行專人保管制度，確保印章安全、妥善存放。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。各類印章應(yīng)分別存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，并按照規(guī)定進(jìn)行加鎖保管。存放印章的保險(xiǎn)柜或印章盒鑰匙應(yīng)由保管人員妥善保管，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。嚴(yán)禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定的審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。2.保管責(zé)任人公司公章、法定代表人章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。其他專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。印章保管人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章保管工作的連續(xù)性和安全性。3.保管要求印章保管人員應(yīng)熟悉印章使用規(guī)定和流程，嚴(yán)格按照制度要求使用印章。在使用印章前，應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，并符合公司審批程序。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章使用登記簿，詳細(xì)記錄每一次印章使用的日期、文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等信息。登記簿應(yīng)定期整理歸檔，保存期限不少于[X]年。印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、印章的使用1.使用范圍公司公章適用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的各類文件、信函、證明、報(bào)告等；簽訂合同、協(xié)議、意向書等法律文件；辦理公司相關(guān)的資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)；以及其他需要以公司名義進(jìn)行的重大事項(xiàng)。法定代表人章適用于辦理公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，如簽署合同、文件、支票等。合同專用章適用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等經(jīng)濟(jì)合同文件。財(cái)務(wù)專用章適用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。發(fā)票專用章適用于公司開具各類發(fā)票時(shí)使用。其他專用章根據(jù)其具體用途，在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用。2.使用流程申請(qǐng)：用印人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件的名稱、文號(hào)、內(nèi)容、用途、用印日期等信息，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。同時(shí)，提交用印文件的紙質(zhì)版或電子版，以便印章保管人員進(jìn)行審核。審核：印章保管人員收到《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和審批程序，文件格式是否規(guī)范，簽字、蓋章是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與用印人溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充完善。審核通過(guò)后，印章保管人員在申請(qǐng)表上簽署審核意見，并注明審核日期。審批：根據(jù)公司授權(quán)和審批權(quán)限，用印申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：一般性文件用印，由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策、合同協(xié)議等文件用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司重大資金支出、對(duì)外投資、融資等事項(xiàng)的文件用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批；涉及公司法定代表人授權(quán)委托等事項(xiàng)的文件用印，需經(jīng)公司法定代表人審批。用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員方可在用印文件上加蓋相應(yīng)印章。用印時(shí)，應(yīng)確保印章端正、清晰，與文件內(nèi)容一致。同時(shí)，在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。登記備案：印章保管人員在用印完成后，應(yīng)及時(shí)將《印章使用申請(qǐng)表》、用印文件等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，并將用印信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，進(jìn)行登記備案。3.特殊情況用印如遇緊急情況，無(wú)法按照正常審批流程辦理用印手續(xù)時(shí)，用印人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上注明緊急情況的原因和用印時(shí)間，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。對(duì)于異地用印的情況，用印人可通過(guò)傳真、掃描等方式將用印文件及《印章使用申請(qǐng)表》發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審核、審批同意后，由印章保管人員將印章加蓋在文件上，并通過(guò)快遞等方式將文件寄回給用印人。同時(shí)，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄異地用印的相關(guān)信息。五、印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)提出申請(qǐng)，填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批意見，發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用的日期和范圍，并通知公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)。同時(shí)，在公司內(nèi)部發(fā)布公告，告知員工印章停用的相關(guān)事宜。印章停用后，保管人員應(yīng)立即將印章存放于保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，并妥善保管。嚴(yán)禁繼續(xù)使用停用的印章。2.銷毀對(duì)于不再使用或已損壞的印章，行政部門應(yīng)及時(shí)組織進(jìn)行銷毀。銷毀印章前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄，并由行政部門負(fù)責(zé)人、印章保管人員等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。印章銷毀后，行政部門應(yīng)在《印章使用登記簿》上注明印章銷毀的日期、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存，保存期限不少于[X]年。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司印章管理與使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。行政部門作為印章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和管理。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.檢查內(nèi)容印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人員是否符合規(guī)定、保險(xiǎn)柜或印章盒鑰匙是否妥善保管等。印章使用流程執(zhí)行情況，包括用印申請(qǐng)、審核、審批、用印、登記備案等環(huán)節(jié)是否規(guī)范、完整。印章使用登記簿記錄情況，包括用印日期、文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等信息是否準(zhǔn)確、齊全。印章檔案管理情況，包括印章刻制、啟用、停用、銷毀等相關(guān)資料是否齊全、完整，是否按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承