協(xié)會(huì)文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)文件管理，確保文件的規(guī)范性、完整性和有效性，提高協(xié)會(huì)工作效率，保障協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)所有文件的起草、審核、印發(fā)、存檔、保管、查閱、使用、銷毀等全過(guò)程管理。（三）文件分類1.按性質(zhì)分類規(guī)范性文件：指協(xié)會(huì)為規(guī)范內(nèi)部管理、指導(dǎo)業(yè)務(wù)開(kāi)展等制定的具有普遍約束力的文件，如章程、制度、辦法、規(guī)定等。業(yè)務(wù)文件：涉及協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、通知、函件等。會(huì)議文件：包括協(xié)會(huì)各類會(huì)議的議程、紀(jì)要、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。其他文件：上述文件之外的其他各類文件，如工作計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告、信息簡(jiǎn)報(bào)等。2.按密級(jí)分類絕密文件：涉及協(xié)會(huì)核心機(jī)密，泄露會(huì)使協(xié)會(huì)利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。機(jī)密文件：涉及協(xié)會(huì)重要機(jī)密，泄露會(huì)使協(xié)會(huì)利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。秘密文件：涉及協(xié)會(huì)一般機(jī)密，泄露會(huì)使協(xié)會(huì)利益遭受一定損害的文件。普通文件：不涉及機(jī)密信息，可在一定范圍內(nèi)公開(kāi)的文件。二、文件起草（一）起草原則1.符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.緊密圍繞協(xié)會(huì)宗旨和業(yè)務(wù)范圍，體現(xiàn)協(xié)會(huì)工作重點(diǎn)和目標(biāo)。3.內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范。4.具有可操作性，便于執(zhí)行和監(jiān)督。（二）起草職責(zé)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)起草。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草，明確各部門職責(zé)分工。（三）起草要求1.文件應(yīng)明確標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、抄送單位、發(fā)文日期等基本要素。2.正文應(yīng)條理清晰，層次分明，一般包括引言、主體內(nèi)容、結(jié)尾等部分。引言部分應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明文件的目的、依據(jù)和背景；主體內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)闡述具體事項(xiàng)、要求和措施；結(jié)尾部分應(yīng)明確文件的生效日期、執(zhí)行要求等。3.引用其他文件時(shí)，應(yīng)注明文件名稱、文號(hào)和出處。4.附件應(yīng)與正文相關(guān)，且應(yīng)在正文中明確提及。附件應(yīng)隨正文一并印發(fā)，并注明附件順序和名稱。三、文件審核（一）審核原則1.合法性審核：確保文件內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性審核：檢查文件是否符合協(xié)會(huì)章程和各項(xiàng)制度規(guī)定。3.準(zhǔn)確性審核：對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性進(jìn)行審核。4.規(guī)范性審核：審查文件格式、語(yǔ)言表達(dá)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等是否規(guī)范。（二）審核職責(zé)1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審核。2.重要文件、規(guī)范性文件由協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)或會(huì)長(zhǎng)審核。3.涉及財(cái)務(wù)、人事等重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)分別征求財(cái)務(wù)、人事等部門意見(jiàn)后再進(jìn)行審核。（三）審核內(nèi)容1.文件內(nèi)容是否符合起草原則和要求。2.文件與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致。3.文件中提出的措施和要求是否切實(shí)可行。4.文件格式是否規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。（四）審核意見(jiàn)反饋1.審核人應(yīng)認(rèn)真填寫審核意見(jiàn)，明確指出文件存在的問(wèn)題和修改建議。2.起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修改完善，并將修改后的文件再次提交審核。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審核通過(guò)后，由協(xié)會(huì)辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、印制。2.協(xié)會(huì)辦公室應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)，確保文件清晰、整潔。3.文件印發(fā)后，協(xié)會(huì)辦公室應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（二）文號(hào)管理1.協(xié)會(huì)文件文號(hào)由協(xié)會(huì)辦公室統(tǒng)一編制和管理。2.文號(hào)編制應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)文件的年份、類別、順序等信息。3.每年年初，協(xié)會(huì)辦公室應(yīng)制定文號(hào)編制計(jì)劃，確保文號(hào)的唯一性和連續(xù)性。（三）印信管理1.協(xié)會(huì)印信由專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序使用。2.使用印信時(shí)，應(yīng)填寫印信使用登記表，注明文件名稱、文號(hào)、使用日期、使用部門、使用人等信息。3.印信管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印信使用登記表內(nèi)容，確保印信使用的真實(shí)性和合法性。五、文件存檔（一）存檔原則1.及時(shí)歸檔：文件印發(fā)后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料移交協(xié)會(huì)辦公室存檔。2.分類存放：按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.完整保存：確保存檔文件的完整性，包括正文、附件、審批意見(jiàn)、修改記錄等。（二）存檔職責(zé)1.協(xié)會(huì)辦公室負(fù)責(zé)文件的存檔工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的整理、裝訂、編目、上架等工作。2.各部門應(yīng)積極配合協(xié)會(huì)辦公室做好文件的存檔工作，及時(shí)提供相關(guān)文件資料。（三）存檔要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照順序編號(hào)，編制目錄，裝訂成冊(cè)，并在文件首頁(yè)加蓋"存檔"章。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件索引目錄，便于查詢和使用。3.存檔文件應(yīng)存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。六、文件保管（一）保管期限1.規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)文件等長(zhǎng)期保管。2.一般性業(yè)務(wù)文件、會(huì)議文件等保管期限為[X]年。3.臨時(shí)性文件、參考資料等保管期限為[X]年。（二）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)存檔文件進(jìn)行檢查，確保文件無(wú)損壞、無(wú)丟失。2.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。3.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案整理1.每年年底，檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)存檔文件進(jìn)行整理和鑒定，剔除已過(guò)保管期限的文件。2.對(duì)需要繼續(xù)保存的文件，應(yīng)重新編制目錄，調(diào)整存放位置，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。七、文件查閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格審批：查閱文件應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。2.限定范圍：查閱人應(yīng)按照審批意見(jiàn)限定的范圍查閱文件，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.做好記錄：查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱、查閱內(nèi)容等。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。2.將查閱申請(qǐng)表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，查閱人到協(xié)會(huì)辦公室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照審批意見(jiàn)提供文件供查閱人查閱。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.絕密文件一般不得查閱，確因工作需要查閱的，須經(jīng)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.機(jī)密文件查閱須經(jīng)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.秘密文件查閱須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。八、文件使用（一）使用原則1.按需使用：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理使用文件，不得隨意擴(kuò)大文件的使用范圍。2.不得擅自修改：未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自修改文件內(nèi)容。3.妥善保管：使用人應(yīng)妥善保管文件，不得遺失、損壞或泄露文件內(nèi)容。（二）使用流程1.使用人根據(jù)工作需要填寫文件使用申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、使用目的、使用期限等信息。2.將文件使用申請(qǐng)表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，使用人到協(xié)會(huì)辦公室領(lǐng)取文件，并在文件使用登記表上簽字確認(rèn)。4.文件使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將文件歸還協(xié)會(huì)辦公室，并在文件使用登記表上注明歸還日期。（三）文件復(fù)印1.如需復(fù)印文件，使用人應(yīng)填寫文件復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印文件的名稱、文號(hào)、復(fù)印份數(shù)、復(fù)印目的等信息。2.將文件復(fù)印申請(qǐng)表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，使用人到協(xié)會(huì)辦公室辦理復(fù)印手續(xù)，檔案管理人員按照審批意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。九、文件銷毀（一）銷毀原則1.嚴(yán)格審批：文件銷毀應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。2.確保安全：銷毀過(guò)程中應(yīng)采取必要的安全措施，防止文件信息泄露。3.做好記錄：銷毀文件時(shí)，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀文件名稱、文號(hào)、銷毀方式等。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對(duì)已過(guò)保管期限或無(wú)需保存的文件進(jìn)行清理，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將銷毀申請(qǐng)表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確