禮品書(shū)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品書(shū)的管理，規(guī)范禮品書(shū)的采購(gòu)、使用、保管及處置流程，確保禮品書(shū)的合理利用，提升公司形象和客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工在商務(wù)活動(dòng)、客戶維護(hù)、員工獎(jiǎng)勵(lì)等場(chǎng)景中涉及禮品書(shū)的相關(guān)管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品書(shū)的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)實(shí)際需求和預(yù)算合理安排禮品書(shū)的采購(gòu)、發(fā)放，避免浪費(fèi)。3.登記與追溯原則：對(duì)禮品書(shū)的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，便于追溯和管理。二、禮品書(shū)采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫(xiě)《禮品書(shū)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)禮品書(shū)的用途、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額、推薦書(shū)目等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至人事部門。（二）采購(gòu)審批1.人事部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)的合理性和預(yù)算的合規(guī)性。2.對(duì)于預(yù)算金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司管理層審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)實(shí)施1.人事部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)詢價(jià)、招標(biāo)等方式選擇合適的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確禮品書(shū)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.采購(gòu)人員按照合同要求跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保禮品書(shū)按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.禮品書(shū)到貨后，由人事部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品書(shū)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。3.驗(yàn)收合格的禮品書(shū)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品書(shū)入庫(kù)登記表》，注明禮品書(shū)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。三、禮品書(shū)使用管理（一）使用申請(qǐng)1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用禮品書(shū)時(shí)，填寫(xiě)《禮品書(shū)使用申請(qǐng)表》，注明使用禮品書(shū)的用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至人事部門。（二）審批與發(fā)放1.人事部門收到使用申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的合理性和禮品書(shū)庫(kù)存情況。2.對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，發(fā)放禮品書(shū)，并要求領(lǐng)用人在《禮品書(shū)領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管禮品書(shū)，不得隨意損壞、丟失。2.在使用禮品書(shū)過(guò)程中，應(yīng)按照預(yù)定用途合理使用，不得挪作他用。3.如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，領(lǐng)用人應(yīng)提前向人事部門申請(qǐng)延期。（四）歸還與交接1.使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將禮品書(shū)歸還至人事部門，并填寫(xiě)《禮品書(shū)歸還登記表》。2.人事部門對(duì)歸還的禮品書(shū)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究領(lǐng)用人的責(zé)任。四、禮品書(shū)保管管理（一）保管責(zé)任1.人事部門負(fù)責(zé)禮品書(shū)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)禮品書(shū)的日常管理工作。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)禮品書(shū)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）保管環(huán)境1.禮品書(shū)應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，避免陽(yáng)光直射、潮濕、蟲(chóng)害等影響。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜設(shè)施，確保禮品書(shū)的安全。（三）庫(kù)存管理1.建立禮品書(shū)庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品書(shū)的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。2.定期對(duì)庫(kù)存禮品書(shū)進(jìn)行清理，及時(shí)處理積壓、過(guò)期、損壞等禮品書(shū)。五、禮品書(shū)處置管理（一）報(bào)廢處理1.對(duì)于因損壞、過(guò)期、質(zhì)量問(wèn)題等無(wú)法繼續(xù)使用的禮品書(shū)，由保管人員填寫(xiě)《禮品書(shū)報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、禮品書(shū)名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司管理層審批。3.審批通過(guò)后，對(duì)報(bào)廢禮品書(shū)進(jìn)行妥善處置，可選擇集中銷毀等方式。（二）捐贈(zèng)處理1.對(duì)于仍有一定使用價(jià)值但公司不再需要的禮品書(shū)，可考慮捐贈(zèng)給相關(guān)公益機(jī)構(gòu)或?qū)W校等。2.捐贈(zèng)前需填寫(xiě)《禮品書(shū)捐贈(zèng)申請(qǐng)表》，注明捐贈(zèng)對(duì)象、禮品書(shū)名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司管理層審批。4.審批通過(guò)后，辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)，并留存捐贈(zèng)憑證。（三）其他處置1.根據(jù)公司實(shí)際情況，禮品書(shū)還可通過(guò)其他合理方式進(jìn)行處置，如內(nèi)部員工低價(jià)購(gòu)買等，但需按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。2.處置過(guò)程中應(yīng)確保禮品書(shū)的處置合法、合規(guī)、合理，避免造成公司資產(chǎn)損失。六、禮品書(shū)財(cái)務(wù)核算管理（一）預(yù)算管理1.公司在年度預(yù)算中應(yīng)明確禮品書(shū)的采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算申請(qǐng)采購(gòu)禮品書(shū)，不得超預(yù)算采購(gòu)。（二）賬務(wù)處理1.禮品書(shū)的采購(gòu)費(fèi)用應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)記錄采購(gòu)成本。2.對(duì)于禮品書(shū)的使用、處置等情況，應(yīng)相應(yīng)調(diào)整賬務(wù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）審計(jì)監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)禮品書(shū)的財(cái)務(wù)核算情況進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)管理規(guī)范。2.審計(jì)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。七、禮品書(shū)信息管理（一）建立禮品書(shū)檔案1.人事部門應(yīng)為每一批禮品書(shū)建立檔案，檔案內(nèi)容包括采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)登記表、領(lǐng)用登記表、歸還登記表、報(bào)廢申請(qǐng)表、捐贈(zèng)申請(qǐng)表等相關(guān)資料。2.禮品書(shū)檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和追溯。（二）信息更新與維護(hù)1.定期對(duì)禮品書(shū)檔案中的信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.如禮品書(shū)的規(guī)格、價(jià)格、供應(yīng)商等信息發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)在檔案中進(jìn)行記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人事部門負(fù)責(zé)對(duì)禮品書(shū)的管理情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行到位。2.檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、使用情況的合理性、保管情況的安全性、處置情況的合法性等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)