活動加管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各類活動的組織與管理，確?；顒佑行颉⒏咝ч_展，提升員工參與度和活動效果，同時保障活動期間的人員安全和公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類內(nèi)部活動，包括但不限于員工生日會、節(jié)日慶?；顒?、團隊建設活動、培訓活動、會議活動、對外商務活動等。（三）基本原則1.安全第一原則：將活動安全放在首位，確?；顒訄鏊?、設施設備、活動流程等符合安全標準，保障參與人員的生命財產(chǎn)安全。2.合規(guī)合法原則：活動的組織和實施應遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關行業(yè)規(guī)范。3.高效有序原則：優(yōu)化活動策劃、組織和執(zhí)行流程，提高活動效率，確?；顒禹樌M行，達到預期目標。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極參與各類活動，營造良好的企業(yè)文化氛圍，增強員工的歸屬感和凝聚力。5.成本效益原則：在保證活動質量和效果的前提下，合理控制活動成本，提高資源利用效率。二、活動策劃管理（一）活動發(fā)起1.公司各部門或個人如有舉辦活動的需求，需提前填寫《活動申請表》，詳細說明活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、預算等信息。2.活動申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對活動申請進行初步評估，包括活動的必要性、可行性、時間安排等方面。如申請不符合公司相關規(guī)定或存在不合理之處，行政部門應及時與申請部門溝通并提出修改意見。（二）活動策劃1.行政部門根據(jù)活動申請，會同相關部門成立活動策劃小組（如有需要），共同負責活動的策劃工作。2.活動策劃小組應圍繞活動主題和目的，制定詳細的活動策劃方案。策劃方案應包括活動流程安排、場地布置、人員分工、物資準備、宣傳推廣、應急預案等內(nèi)容。3.在策劃活動流程時，應充分考慮各個環(huán)節(jié)的銜接和時間把控，確保活動緊湊、有序進行。對于涉及重要嘉賓或特殊環(huán)節(jié)的活動，應提前做好溝通和協(xié)調工作。4.場地布置應根據(jù)活動主題和風格進行設計，營造出良好的活動氛圍。同時，要合理安排場地空間，確保活動設施設備的正常使用和人員的安全疏散。5.明確人員分工，將活動策劃、組織、執(zhí)行、后勤保障等工作落實到具體人員，確保各項工作有人負責、有人跟進。6.物資準備清單應詳細列出活動所需的各類物品，如食品飲料、獎品禮品、宣傳資料、音響設備、道具等，并提前安排采購或租賃工作。7.宣傳推廣活動應根據(jù)活動性質和目標受眾，選擇合適的渠道和方式進行。如通過公司內(nèi)部郵件、微信群、宣傳欄等方式發(fā)布活動通知，吸引員工參與；對于對外活動，可利用社交媒體、行業(yè)網(wǎng)站等進行宣傳。8.針對活動可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災、地震、人員突發(fā)疾病等，制定應急預案。應急預案應包括應急組織機構、應急響應流程、應急處置措施等內(nèi)容，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應對。（三）策劃方案審批1.活動策劃方案完成后，由行政部門提交至公司管理層進行審批。審批內(nèi)容包括活動的合規(guī)性、可行性、安全性、預算合理性等方面。2.管理層根據(jù)審批意見，對策劃方案提出修改建議或批準實施。如策劃方案需要修改，活動策劃小組應根據(jù)管理層意見及時進行調整，并重新提交審批。三、活動組織與實施管理（一）活動準備1.根據(jù)審批通過的活動策劃方案，相關責任人負責組織開展活動準備工作。物資采購人員按照物資準備清單及時采購活動所需物品，并確保物品的質量和數(shù)量符合要求。2.場地布置人員根據(jù)設計方案，提前到達活動場地進行布置。布置過程中要注意安全，確保場地布置符合活動要求和安全標準。3.技術保障人員對活動所需的音響設備、燈光設備、投影儀等進行調試，確保設備正常運行。同時，要準備好備用設備，以應對突發(fā)情況。4.活動宣傳人員按照宣傳計劃，通過各種渠道發(fā)布活動通知和宣傳信息，提高活動知曉度和參與度。5.對于需要邀請外部嘉賓的活動，提前與嘉賓溝通活動時間、地點、議程等信息，并發(fā)送邀請函。（二）活動現(xiàn)場管理1.活動當天，活動組織人員提前到達現(xiàn)場，進行最后的準備工作和人員接待。引導參與人員有序入場，安排就座，并做好簽到工作。2.活動期間，現(xiàn)場工作人員要密切關注活動進展情況，按照活動流程安排，有序推進各項環(huán)節(jié)。及時處理現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況，確?；顒禹樌M行。3.加強活動現(xiàn)場的安全管理，安排專人負責維持秩序，確保人員安全。提醒參與人員遵守活動現(xiàn)場的各項規(guī)定，不得隨意吸煙、亂扔垃圾等。4.活動過程中，要注重與參與人員的互動，及時收集反饋意見，了解活動效果。對于參與人員提出的問題和建議，要認真記錄并及時處理。（三）活動執(zhí)行監(jiān)督1.行政部門負責對活動組織與實施過程進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括活動準備工作是否充分、現(xiàn)場布置是否符合要求、活動流程是否順暢、人員安全管理是否到位等方面。2.如發(fā)現(xiàn)問題或存在安全隱患，行政部門應及時要求相關責任人進行整改，確?；顒禹樌M行。對于違反活動管理制度或造成不良影響的行為，將按照公司相關規(guī)定進行處理。四、活動預算管理（一）預算編制1.活動策劃小組在制定活動策劃方案時，應同時編制活動預算。預算內(nèi)容應包括場地租賃費用、物資采購費用、餐飲費用、獎品禮品費用、宣傳推廣費用、嘉賓接待費用、設備租賃費用、人員勞務費用等各項開支。2.各項費用的預算應根據(jù)活動規(guī)模、標準和實際需求進行合理估算。在編制預算過程中，要充分考慮市場價格波動因素，確保預算的準確性和合理性。（二）預算審批1.活動預算編制完成后，由行政部門提交至公司管理層進行審批。審批通過后的預算作為活動費用控制的依據(jù)。2.如預算超出公司規(guī)定的標準或審批額度，活動策劃小組應分析原因，并提出調整預算的建議。調整后的預算需重新提交審批。（三）預算執(zhí)行與控制1.活動費用的報銷應嚴格按照公司財務制度執(zhí)行。報銷憑證應真實、合法、有效，經(jīng)相關負責人審核簽字后，方可報銷。2.活動組織人員要嚴格控制活動費用支出，確保各項費用支出在預算范圍內(nèi)。如因特殊情況需要超出預算支出，需提前向公司管理層申請，并說明原因和金額。3.行政部門定期對活動預算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大，應及時與活動策劃小組溝通，共同查找原因并采取措施進行調整。五、活動安全管理（一）安全責任落實1.公司成立活動安全管理小組，負責全面統(tǒng)籌活動安全管理工作?；顒影踩芾硇〗M由行政部門負責人擔任組長，相關部門負責人和活動組織人員為成員。2.明確活動安全管理小組各成員的職責，將活動安全責任落實到具體人員?；顒硬邉澬〗M在策劃活動時，應充分考慮安全因素，制定相應的安全措施和應急預案。3.活動組織人員要對活動現(xiàn)場的安全負責，提前檢查活動場地、設施設備等是否存在安全隱患。在活動過程中，要加強現(xiàn)場安全管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（二）安全教育與培訓1.對于參與活動的人員，活動組織人員應提前進行安全教育和培訓，告知活動現(xiàn)場的安全注意事項和應急逃生方法。2.根據(jù)活動特點和實際需求，組織相關人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處置能力。培訓內(nèi)容包括消防安全、人員疏散、突發(fā)事件應急處理等方面。（三）安全設施與措施1.確?；顒訄龅鼐邆浔匾陌踩O施，如消防器材、安全出口標識、疏散通道等。定期對安全設施進行檢查和維護，確保其正常使用。2.在活動現(xiàn)場設置明顯的安全警示標識，提醒參與人員注意安全。對于可能存在危險的區(qū)域，要設置隔離設施，防止人員誤入。3.根據(jù)活動規(guī)模和參與人數(shù)，合理安排活動場地的人員密度，避免人員過于擁擠導致安全事故。（四）應急預案制定與演練1.針對活動可能出現(xiàn)的各類突發(fā)事件，制定完善的應急預案。應急預案應包括突發(fā)事件的類型、應急組織機構、應急響應流程、應急處置措施等內(nèi)容。2.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性。通過演練，提高活動組織人員和參與人員的應急處置能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有序地進行應對。六、活動宣傳管理（一）宣傳策劃1.根據(jù)活動主題、目的和目標受眾，制定活動宣傳策劃方案。宣傳策劃方案應包括宣傳目標、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間安排等方面。2.確定宣傳內(nèi)容時，要突出活動亮點和特色，吸引員工或相關受眾的關注。宣傳內(nèi)容可以包括活動主題、時間、地點、參與方式、活動亮點、獎品設置等信息。（二）宣傳渠道選擇1.結合公司內(nèi)部和外部的宣傳渠道，選擇合適的方式進行活動宣傳。內(nèi)部宣傳渠道可包括公司內(nèi)部郵件、微信群、宣傳欄、OA系統(tǒng)等；外部宣傳渠道可包括社交媒體平臺、行業(yè)網(wǎng)站、合作伙伴渠道等。2.根據(jù)活動性質和目標受眾的特點，有針對性地選擇宣傳渠道。如針對內(nèi)部員工的活動，主要通過內(nèi)部渠道進行宣傳；對于對外商務活動，可利用外部渠道進行推廣。（三）宣傳執(zhí)行與效果評估1.按照宣傳策劃方案，組織實施活動宣傳工作。宣傳人員要及時發(fā)布宣傳信息，并根據(jù)活動進展情況進行動態(tài)更新。2.定期對活動宣傳效果進行評估，分析宣傳渠道的傳播效果、參與人員的反饋意見等。根據(jù)評估結果，及時調整宣傳策略和內(nèi)容，提高宣傳效果。七、活動檔案管理（一）檔案收集1.活動結束后，活動組織人員應及時收集與活動相關的各類資料，包括活動申請表、策劃方案、預算報表、宣傳資料、簽到表、活動照片、視頻等。2.對收集到的資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案歸檔1.將整理好的活動資料按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。歸檔時要注明活動名稱、時間、類別等信息，便于查找和查閱。2.活動檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理要求執(zhí)行。對于重要活動的檔案，應長期保存。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱活動檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2