規(guī)范行政中心管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政中心各項工作流程，提高工作效率，確保行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于行政中心全體員工，包括但不限于行政專員、前臺接待、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保各項行政工作合法合規(guī)。2.效率原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，以最快的速度響應(yīng)公司及員工需求。3.服務(wù)原則：以服務(wù)公司各部門及全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效、熱情的服務(wù)。4.責(zé)任原則：明確各崗位工作職責(zé)，落實工作責(zé)任，確保各項工作任務(wù)得到有效執(zhí)行。二、行政中心組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)行政中心設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。（二）職責(zé)分工1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政中心的日常管理工作，制定行政工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政中心與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)行政費用的預(yù)算編制、控制及報銷審核。監(jiān)督行政中心各項工作制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。參與公司重要會議及活動的組織安排，負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的整理與傳達。2.行政專員協(xié)助行政經(jīng)理制定和完善行政管理制度，并負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、歸檔及保管工作，確保文件資料的安全與完整。組織公司各類會議、培訓(xùn)及活動，負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作。負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備的采購、發(fā)放及管理，定期進行盤點。協(xié)助行政經(jīng)理進行公司固定資產(chǎn)的管理，包括登記、清查、盤點等工作。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用管理及維護保養(yǎng)安排，確保車輛安全運行。辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續(xù)。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理及安全保衛(wèi)工作的監(jiān)督檢查。3.前臺接待負(fù)責(zé)公司前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地接待來訪人員，及時傳達信息。接聽公司電話，做好電話記錄，及時轉(zhuǎn)接相關(guān)人員。負(fù)責(zé)公司快遞的收發(fā)工作，做好登記及保管。維護前臺區(qū)域的整潔與秩序，保持良好的公司形象。4.后勤保障人員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護與保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，包括食材采購、餐飲供應(yīng)、食品安全監(jiān)督等，為員工提供健康、可口的餐飲服務(wù)。負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，安排員工住宿，維護宿舍區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生及安全秩序。三、行政管理工作規(guī)范（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別。行政文件包括公司制度、通知、報告、會議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)文件根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件等。財務(wù)文件包括財務(wù)報表、預(yù)算報告、費用報銷憑證等。2.文件編號行政文件編號規(guī)則為：公司名稱縮寫+年份+流水號。例如：ABC[2023]001，表示ABC公司2023年第1號行政文件。業(yè)務(wù)文件編號由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需求制定，但需報行政中心備案，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。財務(wù)文件編號按照公司財務(wù)管理制度執(zhí)行。3.文件起草與審核行政文件由相關(guān)部門或人員起草，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔。行政文件起草完成后，需經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交行政經(jīng)理審批。涉及重要事項或重大決策的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.文件發(fā)放與歸檔文件經(jīng)審批通過后，由行政專員負(fù)責(zé)編號、打印、蓋章，并按照文件發(fā)放范圍進行發(fā)放。文件發(fā)放時，需填寫文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息。文件發(fā)放后，行政專員應(yīng)及時將文件原件及相關(guān)附件進行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保文件的可查性。5.文件借閱與銷毀因工作需要借閱文件的，需填寫文件借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，如需延期，需重新辦理借閱手續(xù)。文件保存期滿或因其他原因需要銷毀的，由行政專員填寫文件銷毀申請表，經(jīng)行政經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀過程需進行記錄，包括文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。（二）會議管理1.會議分類公司會議分為周例會、月例會、季度總結(jié)會、年度總結(jié)會、專題會議等。周例會由行政經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報本周工作進展、存在問題及下周工作計劃。月例會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加，總結(jié)本月工作情況，分析存在問題，部署下月工作任務(wù)。季度總結(jié)會和年度總結(jié)會對公司季度或年度工作進行全面總結(jié)，表彰先進，分析不足，制定下一季度或下一年度工作目標(biāo)和計劃。專題會議根據(jù)公司實際工作需要召開，針對特定問題或?qū)ｍ椆ぷ鬟M行討論和決策。2.會議組織會議組織部門負(fù)責(zé)會議通知的發(fā)布，提前將會議時間、地點、參會人員、會議主題等信息通知相關(guān)人員。行政專員負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作，確保會議順利進行。對于重要會議，需安排專人進行會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，并形成會議紀(jì)要。3.會議紀(jì)要會議紀(jì)要由行政專員在會議結(jié)束后及時整理，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)布。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議主要內(nèi)容和決議事項，明確責(zé)任人和完成時間，確保會議精神得到有效傳達和執(zhí)行。會議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要要求認(rèn)真落實工作任務(wù)，并及時向行政中心反饋工作進展情況。（三）辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品采購行政專員根據(jù)各部門辦公用品需求情況，制定辦公用品采購計劃。采購計劃經(jīng)行政經(jīng)理審核后，由行政專員負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購辦公用品時，應(yīng)遵循性價比原則，確保所采購的辦公用品質(zhì)量可靠、價格合理。辦公用品到貨后，行政專員應(yīng)及時組織驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求，驗收合格后方可入庫。2.辦公用品發(fā)放各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政中心領(lǐng)取辦公用品。行政專員按照辦公用品庫存情況及申請數(shù)量進行發(fā)放，并填寫辦公用品發(fā)放登記表。對于限量使用的辦公用品，如筆記本、中性筆等，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費。3.辦公設(shè)備管理行政專員負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄辦公設(shè)備的名稱、型號、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。辦公設(shè)備的采購、維修、報廢等工作按照公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。辦公設(shè)備使用人員應(yīng)正確操作設(shè)備，愛護設(shè)備，如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞的，應(yīng)照價賠償。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度行政專員負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工用車申請，合理安排車輛使用。車輛調(diào)度應(yīng)遵循先急后緩、統(tǒng)籌安排的原則，確保車輛資源得到充分利用。對于緊急用車需求，應(yīng)優(yōu)先安排車輛，并及時通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.車輛使用登記員工因工作需要使用車輛的，需填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政專員。行政專員審核通過后，安排駕駛員出車，并做好車輛使用登記記錄，包括車牌號、出車時間、返回時間、行駛里程等。3.車輛維護保養(yǎng)行政專員負(fù)責(zé)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)做好車輛日常檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政專員，并配合維修人員進行維修。車輛維修費用按照公司財務(wù)管理制度進行報銷，維修后應(yīng)填寫車輛維修登記表，記錄維修項目、費用等信息。4.車輛安全管理駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。不得酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等。定期對駕駛員進行交通安全教育，提高駕駛員的安全意識。車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等，并確保設(shè)備完好有效。（五）證照管理1.證照申請與辦理行政專員負(fù)責(zé)公司各類證照的申請、變更、年檢等手續(xù)的辦理工作。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)部門要求，及時準(zhǔn)備所需材料，并確保材料的真實性、完整性。按照規(guī)定的時間和流程向相關(guān)部門提交申請材料，跟蹤證照辦理進度，及時領(lǐng)取證照。2.證照保管與使用證照辦理完成后，行政專員應(yīng)將證照原件妥善保管，并建立證照管理臺賬，記錄證照名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期等信息。因工作需要使用證照原件的，需填寫證照使用申請表，經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借用。借用人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還證照，確保證照安全。3.證照年檢與換證行政專員負(fù)責(zé)提前了解各類證照的年檢和換證時間要求，及時辦理相關(guān)手續(xù)，確保證照的有效性。在證照年檢和換證過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要提供補充材料的，應(yīng)積極配合相關(guān)部門進行處理，確保證照順利通過年檢和換證。（六）環(huán)境衛(wèi)生與安全管理1.環(huán)境衛(wèi)生管理行政專員負(fù)責(zé)制定公司環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域。定期組織開展環(huán)境衛(wèi)生檢查工作，督促各部門做好辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，保持環(huán)境整潔。加強對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，安排專人進行清掃和消毒，確保公共區(qū)域干凈衛(wèi)生。鼓勵員工養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，愛護辦公環(huán)境，共同維護公司的整潔形象。2.安全保衛(wèi)管理行政專員負(fù)責(zé)制定公司安全保衛(wèi)制度，加強對公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作。安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保公司安全。安排專人負(fù)責(zé)公司的門禁管理，嚴(yán)格執(zhí)行外來人員登記制度，禁止無關(guān)人員進入公司辦公區(qū)域。定期組織開展安全檢查工作，重點檢查消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗等是否安全可靠，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我防范能力。如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施進行處理。四、人事考核（一）考核目的通過對行政中心員工的工作表現(xiàn)進行考核，客觀評價員工的工作業(yè)績、工作能力和工作態(tài)度，為員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵、培訓(xùn)等提供依據(jù)，激勵員工提高工作效率和工作質(zhì)量，促進公司行政工作的順利開展。（二）考核原則1.客觀公正原則：考核過程應(yīng)遵循客觀事實，確?？己私Y(jié)果公平、公正，不受主觀因素影響。2.全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等多個方面對員工進行全面考核，避免片面評價。3.溝通反饋原則：考核過程中應(yīng)與員工進行充分溝通，及時反饋考核結(jié)果，幫助員工了解自身工作表現(xiàn)，促進員工成長。4.激勵改進原則：考核結(jié)果應(yīng)與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極工作，不斷改進工作方法和提高工作績效。（三）考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績（50%）工作任務(wù)完成情況（30%）：考核員工是否按時、高質(zhì)量地完成本職工作任務(wù)，工作成果是否符合公司要求。工作效率（10%）：考核員工在工作中是否能夠合理安排時間，高效完成工作，有無拖延現(xiàn)象。工作創(chuàng)新（10%）：考核員工是否能夠提出創(chuàng)新性的工作思路和方法，對提高工作效率和質(zhì)量有顯著貢獻。2.工作能力（30%）專業(yè)知識與技能（15%）：考核員工是否具備履行崗位職責(zé)所需的專業(yè)知識和技能，是否能夠熟練運用專業(yè)知識解決工作中的問題。溝通協(xié)調(diào)能力（10%）：考核員工在與同事、上級、下級及外部人員溝通協(xié)調(diào)過程中的表現(xiàn)，是否能夠有效傳達信息，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，解決工作中的矛盾和問題。團隊合作能力（5%）：考核員工在團隊工作中的表現(xiàn)，是否能夠與團隊成員協(xié)作配合，共同完成工作任務(wù)，有無團隊合作精神。3.工作態(tài)度（20%）責(zé)任心（10%）：考核員工對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度，是否能夠主動承擔(dān)工作任務(wù)，積極解決工作中的問題，有無敷衍了事的情況。敬業(yè)精神（5%）：考核員工對工作的敬業(yè)程度，是否熱愛本職工作，有無敬業(yè)奉獻精神，是否能夠全身心投入工作。服從意識（5%）：考核員工對上級領(lǐng)導(dǎo)的工作安排是否服從，是否能夠積極配合公司的各項工作部署。（四）考核周期行政中心員工考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進行，年度考核于每年年末進行。（五）考核實施1.自我評估：員工在考核期結(jié)束后，首先進行自我評估，填寫《行政中心員工考核自評表》，對自己在考核期內(nèi)的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進行自我評價，并闡述自己的工作亮點和不足之處，以及改進措施和計劃。2.上級評估：員工的上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)、工作成果、工作匯報等情況，對員工進行綜合評估，填寫《行政中心員工考核上級評估表》，給出考核意見和評分。3.同事評估：為了更全面地了解員工的工作表現(xiàn)，行政中心可組織同事之間進行互評，同事根據(jù)平時與員工的合作情況，填寫《行政中心員工考核同事評估表》，對員工的溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力等方面進行評價。4.考核匯總：行政專員負(fù)責(zé)將員工的自我評估、上級評估、同事評估等各項評分進行匯總，計算出員工的最終考核得分?？己说梅?自我評估得分×20%+上級評估得分×60%+同事評估得分×20%。5.結(jié)果反饋：行政經(jīng)理將考核結(jié)果反饋給員工，與員工進行溝通交流，肯定員工的優(yōu)點和成績，指出員工存在的問題和不足，并提出改進建議和期望。員工如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，行政中心將進行調(diào)查核實，并給予答復(fù)。（六）考核結(jié)果應(yīng)用1.薪酬調(diào)整：根據(jù)員工的考核結(jié)果，調(diào)整員工的薪酬水平?？己藘?yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)男匠陼x升，考核不稱職的員工可降低薪酬。2.晉升與獎勵