行政檔案工作管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司行政管理、業(yè)務(wù)開展及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政檔案管理工作，包括但不限于各類行政管理文件、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以外的業(yè)務(wù)檔案等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用權(quán)限。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司行政檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司行政檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案管理情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按要求填寫相關(guān)登記表。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見。6.積極參與檔案編研工作，提供檔案信息資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的收集與整理收集范圍1.公司行政事務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司召開的各種會(huì)議的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司頒發(fā)的各類證書、榮譽(yù)牌匾等。6.公司員工的個(gè)人檔案材料（除人事部門專門管理的部分），如培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲材料等。7.其他具有保存價(jià)值的行政文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，如有破損或褪色應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)統(tǒng)一、編目規(guī)范。整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄或零散的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀，便于保存。檔案的歸檔歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些特殊的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。3.將檔案及移交清單一并送交檔案管理部門，雙方進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。檔案的保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。檔案保管期限的劃分1.永久保管檔案公司設(shè)立、合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)清算等重要文件。公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。公司重要的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。公司員工的任免文件、獎(jiǎng)勵(lì)決定等。2.30年保管檔案公司一般性的行政管理文件、通知等。公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)等。公司內(nèi)部的規(guī)章制度、辦法等。公司與外部單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等。3.10年保管檔案公司臨時(shí)性的文件、通知等。公司短期的工作計(jì)劃、總結(jié)等。公司一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。檔案保管期限的調(diào)整1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和檔案實(shí)際價(jià)值的變化進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。2.由檔案管理部門提出調(diào)整意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序依次存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔。檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與移交清單一致。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已過保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。鑒定程序1.檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，提出銷毀意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步篩選的檔案進(jìn)行審核，確定是否予以銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀監(jiān)督1.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的安全和徹底。2.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。檔案的查閱與借閱查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.檔案管理部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，一般不予借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間等信息。2.檔案管理部門根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，在借閱申請(qǐng)表上注明歸還時(shí)間，并注銷借閱記錄。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因，需要移交檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行辦理。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱、借閱審批等功能，方便公司內(nèi)部人員利用檔案。信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)管理：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，包括用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等。4.利用服務(wù)：通過檔案管理信息系統(tǒng)為用戶提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止信息泄露和被篡改。3.嚴(yán)格控制檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限，防止非授權(quán)人員訪問檔案信息。獎(jiǎng)勵(lì)與處罰獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工