集團(tuán)項目合約管理制度?總則1.目的本制度旨在規(guī)范集團(tuán)項目合約管理工作，加強(qiáng)對項目合約的全過程管控，防范合約風(fēng)險，維護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益，提高項目管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)及所屬各子公司、分公司的各類項目合約管理，包括但不限于工程建設(shè)項目、采購項目、服務(wù)項目等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合約的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求。平等自愿原則：合約雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合約，不得強(qiáng)迫或欺詐對方。公平公正原則：合約條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。誠實守信原則：合約雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合約約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合約。全程管控原則：對項目合約的全過程進(jìn)行管理，包括合約策劃、談判、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)，確保合約管理的有效性。合約管理職責(zé)1.合約管理部門及職責(zé)集團(tuán)合約管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)項目合約管理制度；指導(dǎo)、監(jiān)督所屬單位的合約管理工作；參與重大項目合約的談判、審核；協(xié)調(diào)處理集團(tuán)內(nèi)部合約糾紛；建立和維護(hù)集團(tuán)合約管理信息系統(tǒng)等。所屬單位合約管理部門：負(fù)責(zé)本單位項目合約管理工作的具體實施；制定本單位合約管理制度和流程；組織本單位項目合約的談判、簽訂、履行、變更、終止等工作；審核本單位項目合約文本；建立和維護(hù)本單位合約管理檔案等。2.項目部門及職責(zé)項目發(fā)起部門：負(fù)責(zé)提出項目合約需求，提供項目相關(guān)資料和信息；參與項目合約的前期策劃和談判；配合合約管理部門做好項目合約的簽訂、履行等工作。項目實施部門：負(fù)責(zé)按照合約約定組織項目實施，確保項目質(zhì)量、進(jìn)度和安全；及時向合約管理部門反饋項目實施過程中的問題和情況；配合合約管理部門做好項目合約的變更、結(jié)算等工作。3.其他部門及職責(zé)法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對項目合約進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議；參與項目合約的談判和簽訂；處理項目合約糾紛的法律事務(wù)等。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核項目合約的財務(wù)條款，提供財務(wù)意見和建議；參與項目合約的談判和簽訂；負(fù)責(zé)項目合約的款項支付、核算和財務(wù)分析等工作。審計部門：負(fù)責(zé)對項目合約的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合約的履行情況和財務(wù)收支的真實性、合法性；對項目合約的結(jié)算進(jìn)行審計等。合約策劃1.合約策劃的依據(jù)項目立項文件、可行性研究報告、項目任務(wù)書等。項目目標(biāo)和要求，包括質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等方面。項目特點和風(fēng)險評估結(jié)果。市場情況和行業(yè)慣例。2.合約策劃的內(nèi)容合約類型的選擇：根據(jù)項目特點和需求，選擇合適的合約類型，如總價合同、單價合同、成本加酬金合同等。合約條款的制定：明確合約雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求、價款支付、驗收方式、違約責(zé)任等。合約風(fēng)險的評估與應(yīng)對：對項目合約可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。合約簽訂時間的安排：根據(jù)項目進(jìn)度計劃，合理安排合約簽訂時間，確保項目順利進(jìn)行。合約執(zhí)行過程中的監(jiān)控和調(diào)整機(jī)制：建立合約執(zhí)行過程中的監(jiān)控和調(diào)整機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合約執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合約目標(biāo)的實現(xiàn)。3.合約策劃的流程項目發(fā)起部門提出合約策劃需求：項目發(fā)起部門根據(jù)項目情況，提出合約策劃需求，明確項目合約的基本要求和目標(biāo)。合約管理部門組織合約策劃：合約管理部門接到項目發(fā)起部門的合約策劃需求后，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行合約策劃，制定合約策劃方案。合約策劃方案的審核與批準(zhǔn)：合約策劃方案制定完成后，提交給合約管理部門負(fù)責(zé)人、項目發(fā)起部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員進(jìn)行審核，審核通過后報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合約策劃方案的實施：合約管理部門按照批準(zhǔn)的合約策劃方案，組織相關(guān)部門和人員開展項目合約的談判、簽訂等工作。合約談判1.談判準(zhǔn)備組建談判團(tuán)隊：根據(jù)項目合約的規(guī)模和復(fù)雜程度，組建由合約管理部門、項目部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成的談判團(tuán)隊，明確談判團(tuán)隊成員的職責(zé)和分工。收集談判資料：談判團(tuán)隊成員收集與項目合約相關(guān)的資料和信息，包括項目背景、技術(shù)要求、市場價格、競爭對手情況等，為談判提供依據(jù)。制定談判策略：談判團(tuán)隊根據(jù)收集的談判資料和項目合約的目標(biāo)要求，制定談判策略，明確談判的底線和目標(biāo)。2.談判過程開場介紹：談判雙方介紹各自的談判團(tuán)隊成員和談判目的。闡述立場：雙方就項目合約的主要條款和要求進(jìn)行闡述，表明各自的立場和觀點。協(xié)商討論：雙方就合約條款進(jìn)行協(xié)商討論，尋求共識和妥協(xié)，解決分歧和爭議。形成草案：在協(xié)商討論的基礎(chǔ)上，形成項目合約草案，明確合約的主要條款和內(nèi)容。審核修改：合約草案形成后，提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。3.談判技巧傾聽技巧：認(rèn)真傾聽對方的意見和要求，理解對方的立場和觀點，避免打斷對方發(fā)言。表達(dá)技巧：清晰、準(zhǔn)確、簡潔地表達(dá)自己的意見和要求，避免模糊不清或歧義。協(xié)商技巧：在協(xié)商過程中，尋求雙方的共同利益點，通過妥協(xié)和讓步達(dá)成共識。應(yīng)變技巧：根據(jù)談判過程中的變化和突發(fā)情況，及時調(diào)整談判策略和方法，保持談判的主動性。合約簽訂1.合約文本的審核法務(wù)部門審核：合約文本形成后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，確保合約文本符合法律法規(guī)的要求，不存在法律風(fēng)險。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對合約文本的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合約價款支付、結(jié)算方式等財務(wù)條款合理、合規(guī)。合約管理部門審核：合約管理部門對合約文本的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性等進(jìn)行審核，確保合約文本符合集團(tuán)項目合約管理制度的要求。2.合約簽訂的程序合約文本的會簽：合約文本審核通過后，提交給合約管理部門、項目部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行會簽，會簽通過后報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合約簽訂：合約文本經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合約管理部門組織合約雙方簽訂合約，確保合約簽訂過程的合法性、規(guī)范性。3.合約簽訂的注意事項簽字蓋章：合約簽訂時，雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。份數(shù)及保存：合約應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時根據(jù)需要報送集團(tuán)合約管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。生效條件：明確合約的生效條件，如雙方簽字蓋章、預(yù)付款支付等，確保合約生效的及時性和有效性。合約履行1.合約交底合約交底的目的：確保項目實施部門和相關(guān)人員了解合約的主要內(nèi)容和要求，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，為合約履行做好準(zhǔn)備。合約交底的內(nèi)容：包括合約的基本情況、主要條款、工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求、價款支付、驗收方式、違約責(zé)任等。合約交底的方式：可以采用會議交底、書面交底等方式進(jìn)行，確保合約交底的內(nèi)容傳達(dá)到每一位相關(guān)人員。2.合約執(zhí)行監(jiān)控建立監(jiān)控機(jī)制：合約管理部門建立合約執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對項目合約的履行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合約執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)控內(nèi)容：包括項目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、成本等方面的執(zhí)行情況，以及合約款項支付、變更、結(jié)算等情況。監(jiān)控方式：可以采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行，確保合約執(zhí)行監(jiān)控的有效性。3.合約變更管理變更的提出：在合約履行過程中，如因項目需求變化、不可抗力等原因需要變更合約條款的，合約雙方應(yīng)及時提出變更申請。變更的審核：變更申請?zhí)峤缓?，由合約管理部門組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核，審核通過后報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。變更的簽訂：合約變更經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合約管理部門組織合約雙方簽訂變更協(xié)議，確保變更協(xié)議的合法性、規(guī)范性。4.合約糾紛處理糾紛的預(yù)防：加強(qiáng)合約履行過程中的管理，規(guī)范雙方的行為，避免合約糾紛的發(fā)生。糾紛的協(xié)商：如發(fā)生合約糾紛，合約雙方應(yīng)首先通過協(xié)商解決，尋求雙方都能接受的解決方案。糾紛的調(diào)解：如協(xié)商不成，可以由第三方進(jìn)行調(diào)解，如集團(tuán)內(nèi)部調(diào)解機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等。糾紛的仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，可以根據(jù)合約約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式解決。合約結(jié)算1.結(jié)算準(zhǔn)備收集結(jié)算資料：項目實施部門在合約履行完畢后，及時收集與項目結(jié)算相關(guān)的資料和信息，包括合約文件、工程驗收報告、工程量清單、價款支付憑證等。編制結(jié)算報告：項目實施部門根據(jù)收集的結(jié)算資料，編制項目結(jié)算報告，明確項目結(jié)算的金額和依據(jù)。結(jié)算報告的審核：結(jié)算報告編制完成后，提交給合約管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核，審核通過后報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.結(jié)算程序提交結(jié)算申請：項目實施部門將審核通過的結(jié)算報告提交給合約管理部門，由合約管理部門向合約對方提交結(jié)算申請。結(jié)算審核：合約對方收到結(jié)算申請后，對結(jié)算報告進(jìn)行審核，如有異議，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提出。結(jié)算協(xié)商：合約管理部門組織雙方就結(jié)算金額進(jìn)行協(xié)商，尋求共識和妥協(xié)，解決分歧和爭議。結(jié)算簽訂：如協(xié)商達(dá)成一致，雙方簽訂結(jié)算協(xié)議，明確結(jié)算金額和支付方式等。3.結(jié)算支付支付申請：合約對方根據(jù)結(jié)算協(xié)議，向集團(tuán)財務(wù)部門提交支付申請，明確支付金額和支付方式等。支付審核：集團(tuán)財務(wù)部門對支付申請進(jìn)行審核，審核通過后報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。支付執(zhí)行：集團(tuán)財務(wù)部門根據(jù)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)意見，及時辦理款項支付手續(xù)，確保合約款項的及時支付。合約檔案管理1.檔案的收集合約簽訂前：收集與項目合約相關(guān)的前期資料，如項目立項文件、可行性研究報告、項目任務(wù)書、合約策劃方案等。合約簽訂過程中：收集合約談判記錄、合約文本、會簽文件、審核意見等。合約履行過程中：收集合約執(zhí)行監(jiān)控記錄、變更協(xié)議、結(jié)算報告等。合約終止后：收集合約終止協(xié)議、項目總結(jié)報告等。2.檔案的整理分類整理：按照合約管理的流程和環(huán)節(jié)，對收集的合約檔案進(jìn)行分類整理，如合約策劃檔案、合約談判檔案、合約簽訂檔案、合約履行檔案、合約結(jié)算檔案等。編號歸檔：對分類整理后的合約檔案進(jìn)行編號歸檔，建立檔案索引，方便查閱和管理。3.檔案的保管保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)