集中采購管理制度會(huì)議?一、總則（一）目的為規(guī)范公司集中采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有集中采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、原材料等各類物品及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益原則：追求采購成本最低化與效益最大化，通過集中采購實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)，降低采購價(jià)格。3.質(zhì)量原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物品及服務(wù)符合公司要求。4.公正原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)競爭行為，保障各供應(yīng)商的合法權(quán)益。5.效率原則：簡化采購流程，提高工作效率，及時(shí)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對(duì)物資及服務(wù)的需求。二、采購組織與職責(zé)（一）集中采購管理小組1.組成：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、采購部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議集中采購戰(zhàn)略規(guī)劃、年度采購計(jì)劃等重大事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決集中采購過程中的重大問題，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。對(duì)采購部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保采購活動(dòng)符合公司利益。（二）采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定集中采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。收集、整理采購需求，編制采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等要求。組織供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理工作，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的有效履行。協(xié)調(diào)采購過程中的內(nèi)外部關(guān)系，處理采購過程中的爭議和糾紛。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（三）需求部門1.職責(zé)準(zhǔn)確提供采購需求信息，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等，確保需求的合理性和準(zhǔn)確性。參與采購項(xiàng)目的前期調(diào)研、技術(shù)交流、評(píng)標(biāo)等工作，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，提供供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息。三、采購流程（一）需求提報(bào)1.需求部門應(yīng)定期（每月/每季度）提交采購需求計(jì)劃，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.因特殊情況需要臨時(shí)采購的，需求部門應(yīng)填寫臨時(shí)采購申請(qǐng)表，注明采購原因、緊急程度等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門收到需求部門提交的采購需求后，進(jìn)行匯總整理和分析。2.根據(jù)公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，編制集中采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃報(bào)采購管理小組審議通過后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面情況。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際運(yùn)營狀況。2.供應(yīng)商評(píng)估建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。定期（每年/每半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，如優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，不合格供應(yīng)商予以淘汰。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的要求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)至少邀請(qǐng)兩家以上供應(yīng)商參與，通過比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)承諾等，確定最優(yōu)供應(yīng)商。采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合理、明確。（四）采購實(shí)施1.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要，作為采購合同簽訂的依據(jù)。2.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的有效性和可操作性。3.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（五）到貨驗(yàn)收1.采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資到貨后，需求部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核供應(yīng)商提交的付款申請(qǐng)。2.審核通過后，采購部門填寫付款審批單，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款審批單，及時(shí)辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應(yīng)商。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和采購計(jì)劃，編制集中采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、資金來源等內(nèi)容，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。3.采購預(yù)算報(bào)采購管理小組審議通過后，納入公司年度預(yù)算管理體系。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，采購部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，報(bào)采購管理小組審批。3.經(jīng)審批后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，提高預(yù)算管理水平。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.通過收集市場信息、分析供應(yīng)商情況、審查合同條款、跟蹤物資驗(yàn)收等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)調(diào)整采購策略，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，降低市場價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估和管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商；與主要供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，共同應(yīng)對(duì)市場風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性；在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)制度，加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購物資符合公司要求；在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，對(duì)供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求的，及時(shí)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)付款環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)；在付款前，對(duì)供應(yīng)商的供貨情況、發(fā)票等進(jìn)行審核，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，包括市場信息平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商網(wǎng)站、媒體報(bào)道等。2.定期收集與采購相關(guān)的信息，如市場價(jià)格動(dòng)態(tài)、新產(chǎn)品信息、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)等，并進(jìn)行整理和分析。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享。2.采購部門及時(shí)將采購需求、采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商信息等相關(guān)信息上傳至共享平臺(tái)，供其他部門查閱和使用。3.需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)反饋對(duì)采購信息的意見和建議，共同提高采購管理水平。（三）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購成本、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，為公司采購決策提供依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)集中采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購合同是否有效履行等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，對(duì)違規(guī)行為提出處理建議，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。（二）考核機(jī)制1.建立采購部門績效考核制度，對(duì)采購部門及其員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.績效考核指標(biāo)包括采購成