進(jìn)口食品備案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)進(jìn)口食品管理，規(guī)范進(jìn)口食品備案行為，保障消費者健康和食品安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司進(jìn)口食品的備案管理工作，包括但不限于進(jìn)口食品的采購、運(yùn)輸、儲存、銷售等環(huán)節(jié)涉及的各類食品。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于進(jìn)口食品的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)政策要求，確保備案工作合法合規(guī)。2.風(fēng)險防控原則：對進(jìn)口食品的風(fēng)險進(jìn)行全面評估和有效防控，保障食品安全。3.誠信自律原則：公司及相關(guān)工作人員應(yīng)誠實守信，自覺履行備案義務(wù)，加強(qiáng)自律管理。二、備案職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)收集進(jìn)口食品供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)文件和產(chǎn)品信息，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。2.向供應(yīng)商索要進(jìn)口食品的原產(chǎn)地證明、衛(wèi)生證書、檢驗檢疫證明等相關(guān)文件，并及時提供給質(zhì)量控制部門。3.在采購合同中明確進(jìn)口食品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、備案要求及雙方責(zé)任。（二）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)對采購部門提供的進(jìn)口食品相關(guān)文件進(jìn)行審核，確保文件的真實性、完整性和有效性。2.依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對進(jìn)口食品的質(zhì)量、規(guī)格、標(biāo)簽、說明書等進(jìn)行查驗，必要時進(jìn)行抽樣送檢。3.負(fù)責(zé)辦理進(jìn)口食品的備案申請手續(xù)，按照規(guī)定填寫備案表格，提交相關(guān)資料，并跟蹤備案進(jìn)展情況。4.對備案過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與采購部門、供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施進(jìn)行整改。（三）物流部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口食品的運(yùn)輸和儲存管理，確保食品在運(yùn)輸和儲存過程中的質(zhì)量安全。2.配合質(zhì)量控制部門做好進(jìn)口食品的查驗工作，提供必要的協(xié)助。3.對運(yùn)輸工具和儲存設(shè)施進(jìn)行定期清潔、消毒和維護(hù)，防止食品受到污染。（四）銷售部門1.負(fù)責(zé)向消費者宣傳進(jìn)口食品的相關(guān)信息，包括備案情況、食用方法、注意事項等。2.對銷售的進(jìn)口食品進(jìn)行追溯管理，確保能夠及時召回存在質(zhì)量問題的產(chǎn)品。3.收集消費者對進(jìn)口食品的反饋意見，及時反饋給質(zhì)量控制部門。（五）法務(wù)部門1.為進(jìn)口食品備案管理工作提供法律咨詢和支持，確保公司的備案行為符合法律法規(guī)要求。2.審查進(jìn)口食品采購合同、備案文件等相關(guān)法律文書，防范法律風(fēng)險。3.協(xié)助處理備案過程中涉及的法律糾紛和投訴舉報案件。三、備案申請流程（一）資料準(zhǔn)備1.進(jìn)口食品的商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等貿(mào)易單證。2.進(jìn)口食品的原產(chǎn)地證明、衛(wèi)生證書、檢驗檢疫證明等官方文件。3.進(jìn)口食品的標(biāo)簽樣張及中文翻譯件，標(biāo)簽應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，包括食品名稱、配料表、凈含量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、貯存條件、食品生產(chǎn)經(jīng)營者的名稱、地址和聯(lián)系方式、食品生產(chǎn)許可證編號、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)代號、貯存條件、所使用的食品添加劑在國家標(biāo)準(zhǔn)中的通用名稱、生產(chǎn)許可證編號、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)代號等內(nèi)容。4.進(jìn)口食品的說明書樣張及中文翻譯件，說明書應(yīng)包含食品的功效、適用人群、食用方法、注意事項等內(nèi)容。5.其他需要提供的資料，如進(jìn)口食品的第三方檢測報告、進(jìn)口商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等。（二）申請?zhí)峤毁|(zhì)量控制部門將準(zhǔn)備齊全的備案申請資料按照規(guī)定格式填寫備案表格，加蓋公司公章后，通過國家進(jìn)口食品備案管理系統(tǒng)或向當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)、檢驗檢疫機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門提交備案申請。（三）審核受理相關(guān)部門收到備案申請后，對申請資料進(jìn)行審核。如資料齊全、符合要求，予以受理；如資料不齊全或不符合要求，將一次性告知申請人需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容。（四）備案辦理質(zhì)量控制部門根據(jù)審核意見，對需要補(bǔ)充或更正的資料及時進(jìn)行完善，并提交給相關(guān)部門。相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)完成備案辦理工作，發(fā)放備案憑證。（五）備案變更如進(jìn)口食品的名稱、規(guī)格、標(biāo)簽、說明書、保質(zhì)期、生產(chǎn)工藝等信息發(fā)生變更，公司應(yīng)在變更前向原備案部門提出備案變更申請，并提交相關(guān)證明材料。備案部門審核通過后，辦理備案變更手續(xù)。（六）備案注銷進(jìn)口食品停止進(jìn)口或銷售后，公司應(yīng)及時向原備案部門申請備案注銷，并提交相關(guān)證明材料。備案部門審核通過后，辦理備案注銷手續(xù)。四、備案文件管理（一）文件歸檔質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)將進(jìn)口食品備案過程中產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行整理歸檔，包括備案申請資料、審核意見、備案憑證、變更記錄、注銷記錄等。歸檔文件應(yīng)按照時間順序、類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（二）文件保管1.設(shè)立專門的文件保管場所，確保文件存放安全、整潔、防潮、防蟲、防火。2.對重要文件資料進(jìn)行備份，采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，防止文件丟失或損壞。3.定期對文件進(jìn)行清查和盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（三）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱備案文件的，應(yīng)填寫文件查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件保管部門查閱。2.查閱文件時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將文件帶出保管場所。如需復(fù)印或借閱文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱備案文件的，應(yīng)提供有效證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件保管部門安排專人陪同查閱。查閱過程中應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。五、備案監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部自查1.公司定期組織對進(jìn)口食品備案管理工作進(jìn)行內(nèi)部自查，檢查內(nèi)容包括備案制度的執(zhí)行情況、備案申請資料的真實性和完整性、備案文件的管理情況等。2.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)制定內(nèi)部自查計劃，明確自查內(nèi)容、方法、時間和人員分工。自查結(jié)束后，編寫自查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。3.針對內(nèi)部自查發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，整改完成后提交整改報告。質(zhì)量控制部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部檢查1.積極配合海關(guān)、檢驗檢疫機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門對公司進(jìn)口食品備案管理工作進(jìn)行的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對外部檢查提出的問題，公司應(yīng)高度重視，認(rèn)真分析原因，制定切實可行的整改方案，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。3.將外部檢查結(jié)果及整改情況及時向公司管理層匯報，作為改進(jìn)備案管理工作的重要依據(jù)。六、罰則（一）對違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對在備案申請過程中提供虛假資料的，責(zé)令改正，并處以罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，依法吊銷相關(guān)許可證件。2.對未按照規(guī)定辦理備案變更或注銷手續(xù)的，責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處以罰款。3.對未按照規(guī)定保管備案文件資料的，責(zé)令限期改正；造成文件資料丟失或損壞的，依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.對違反本制度其他規(guī)定的行為，按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行處理。