行政用品采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政用品的采購管理工作，保障公司日常運(yùn)營的順利進(jìn)行，提高行政用品采購效率，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)行政用品的采購活動(dòng)，包括但不限于辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、清潔用品、勞保用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際工作需要，合理確定行政用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品和供應(yīng)商。3.成本控制原則：通過規(guī)范采購流程、優(yōu)化采購渠道、合理談判議價(jià)等方式，有效控制采購成本，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息的透明化，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目、采購預(yù)算、采購政策等事項(xiàng)，對采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司行政部門為行政用品的采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司實(shí)際需求，編制行政用品采購計(jì)劃和預(yù)算。2.收集、整理、分析供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，選擇合格的供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)行政用品的驗(yàn)收、入庫、發(fā)放和庫存管理等工作。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（三）其他部門職責(zé)1.使用部門：負(fù)責(zé)提出行政用品的需求申請，提供詳細(xì)的規(guī)格、數(shù)量等要求，并對采購物品的質(zhì)量和適用性進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃編制1.行政部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制下一年度行政用品采購計(jì)劃初稿。2.采購計(jì)劃初稿應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并征求各使用部門的意見。3.各使用部門應(yīng)認(rèn)真審核采購計(jì)劃初稿，結(jié)合本部門實(shí)際工作需求，提出修改意見和建議。行政部門根據(jù)各使用部門的反饋意見，對采購計(jì)劃進(jìn)行修訂和完善，形成正式的年度采購計(jì)劃。（二）采購預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)年度采購計(jì)劃，編制行政用品采購預(yù)算草案，明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)算金額。2.采購預(yù)算草案應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見和建議。3.行政部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善，形成正式的年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算經(jīng)公司采購決策委員會審議通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。（三）采購計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、工作需求變化等原因，需要對采購計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行調(diào)整的，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提出書面申請。2.行政部門收到申請后，應(yīng)進(jìn)行審核和評估，提出調(diào)整建議，并報(bào)采購決策委員會審議批準(zhǔn)。3.采購計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門對資金進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和安排。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析。2.根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案。3.對于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并進(jìn)行實(shí)地考察，確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)和良好的信譽(yù)。（二）供應(yīng)商考核與評估1.行政部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核與評估，建立供應(yīng)商考核檔案。2.考核與評估方式可采用定期檢查、不定期抽查、用戶反饋等多種形式。對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會；對于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或終止合作。3.每年年底，行政部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商全年的考核與評估情況，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)，評選出年度優(yōu)秀供應(yīng)商，并給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)及時(shí)予以淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合合同要求，經(jīng)多次整改仍不合格的。交貨期經(jīng)常延誤，影響公司正常工作的。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.行政部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和競爭力。五、采購流程（一）需求申請1.各使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《行政用品需求申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給行政部門。2.《行政用品需求申請表》應(yīng)一式兩份，一份由行政部門留存，作為采購依據(jù)；一份由使用部門留存，作為跟蹤采購進(jìn)度和驗(yàn)收的憑證。（二）采購審批1.行政部門收到各使用部門提交的《行政用品需求申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于金額較小的采購項(xiàng)目，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)提交采購決策委員會審議批準(zhǔn)。2.采購審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)安排采購人員進(jìn)行采購。（三）采購實(shí)施1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和預(yù)算，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式進(jìn)行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購人員應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（四）驗(yàn)收入庫1.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。對于重要的辦公設(shè)備和辦公家具，還應(yīng)進(jìn)行安裝調(diào)試和功能測試。2.驗(yàn)收合格的采購物品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《行政用品入庫單》，注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)?！缎姓闷啡霂靻巍窇?yīng)一式三份，一份由倉庫保管留存，作為庫存管理的依據(jù)；一份由行政部門留存，作為采購報(bào)銷的憑證；一份由財(cái)務(wù)部門留存，作為記賬的依據(jù)。3.驗(yàn)收不合格的采購物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商限期更換或處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格，采購人員應(yīng)按照采購合同的約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（五）發(fā)放與領(lǐng)用1.倉庫保管應(yīng)根據(jù)行政部門的通知，按照規(guī)定的程序和手續(xù)發(fā)放行政用品。發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《行政用品發(fā)放登記表》，注明發(fā)放日期、采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等內(nèi)容，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)行政用品的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人應(yīng)憑《行政用品發(fā)放登記表》到倉庫領(lǐng)取行政用品，并妥善保管和使用。3.對于貴重的行政用品，如辦公設(shè)備、辦公家具等，應(yīng)建立領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、使用部門、使用人等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。（六）采購報(bào)銷1.采購人員應(yīng)在采購物品驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，及時(shí)整理采購發(fā)票、采購合同、《行政用品入庫單》等相關(guān)資料，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程，對采購報(bào)銷憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票真實(shí)性、合法性、完整性，采購合同條款與報(bào)銷金額一致性，報(bào)銷手續(xù)完備性等方面。審核無誤后，予以報(bào)銷付款。六、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫保管應(yīng)定期對行政用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)前，倉庫保管應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等內(nèi)容，并通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等信息，并做好記錄。對于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)查明原因，填寫《庫存盤點(diǎn)盈虧表》，并提出處理意見。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫保管應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人。行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告，組織相關(guān)人員對盤盈、盤虧的物品進(jìn)行處理，并對庫存管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)行政用品的使用頻率、采購周期、庫存限額等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫保管應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購人員進(jìn)行補(bǔ)貨。2.庫存預(yù)警指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。行政部門應(yīng)定期對庫存預(yù)警指標(biāo)進(jìn)行評估和分析，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化、市場供應(yīng)情況等因素，及時(shí)調(diào)整庫存預(yù)警指標(biāo)，確保庫存管理的合理性和有效性。（三）庫存報(bào)廢與處理1.對于因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用的行政用品，倉庫保管應(yīng)填寫《行政用品報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并提交行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員對報(bào)廢申請進(jìn)行審核。審核通過后，行政部門應(yīng)安排專人對報(bào)廢物品進(jìn)行清理和處理，確保報(bào)廢物品得到妥善處置，避免造成環(huán)境污染和資源浪費(fèi)。3.對于有殘值的報(bào)廢物品，行政部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行變賣或回收處理，變賣或回收收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對行政用品采購管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況、庫存管理的有效性等方面。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對行政用品采購管理工作的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違法違規(guī)行為，如商業(yè)賄賂、弄虛作假、謀取私利等。對于違反黨紀(jì)政紀(jì)的行為，應(yīng)依法依規(guī)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；對于涉嫌違法犯罪的行為，應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)依法處理。（三）其他監(jiān)督1.公司員工有權(quán)對行政用品采購管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)和監(jiān)督。公司應(yīng)設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受員工的舉報(bào)和監(jiān)督。對于員工的舉報(bào)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。2.行政部門應(yīng)定期對采購管理工作進(jìn)行自查自