連鎖酒店采購管理制度?目的本制度旨在規(guī)范連鎖酒店的采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保障酒店運營所需物資和服務的質量，降低采購成本，提高酒店整體經(jīng)濟效益。適用范圍本制度適用于連鎖酒店旗下各門店及相關職能部門的采購活動，包括但不限于酒店用品、設備、食材、服務等各類物資和服務的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.質量原則：確保所采購的物資和服務符合酒店運營的質量標準和要求。4.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責采購部門設置連鎖酒店應設立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌管理各門店的采購工作。采購部門可根據(jù)業(yè)務需求，設置采購經(jīng)理、采購專員等崗位。采購部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)酒店運營需求，結合庫存情況，制定合理的采購計劃。2.供應商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，確保按時、按質、按量完成采購任務。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，提高采購性價比。5.合同管理：起草、審核和簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更和糾紛。6.采購數(shù)據(jù)分析：定期分析采購數(shù)據(jù)，為采購決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購流程。其他部門職責1.使用部門：提出物資和服務的需求申請，參與采購需求的評審，協(xié)助采購部門進行供應商評估和驗收工作。2.財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核和成本核算，監(jiān)督采購活動的財務合規(guī)性。3.質量控制部門：制定物資和服務的質量標準，參與采購驗收工作，確保所采購的物資和服務符合質量要求。采購流程采購申請1.使用部門根據(jù)酒店運營需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購申請表經(jīng)使用部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，判斷是否符合采購計劃和預算。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購的必要性、可行性和效益性。3.采購申請經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人和酒店管理層審批通過后，方可進入采購執(zhí)行階段。供應商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、產(chǎn)品樣本、業(yè)績案例等資料，評估其信譽、實力和產(chǎn)品質量。3.邀請符合條件的供應商進行報價，采購部門對各供應商的報價進行比較和分析，選擇性價比最優(yōu)的供應商。4.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購要求和交貨時間。2.采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質、按量交貨。3.對于緊急采購項目，采購人員應采取特殊措施，確保在最短時間內(nèi)滿足酒店運營需求，但事后需補辦相關審批手續(xù)。驗收1.物資或服務到貨前，采購部門應通知質量控制部門、使用部門等相關人員做好驗收準備。2.驗收人員按照采購合同和質量標準對到貨物資或服務進行檢驗，檢查其數(shù)量、規(guī)格、質量等是否符合要求。3.對于驗收合格的物資或服務，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認；對于驗收不合格的物資或服務，應及時與供應商協(xié)商處理，要求其換貨、補貨或退款等。付款1.采購部門收到驗收合格的發(fā)票和驗收報告后，填寫付款申請單，附上采購合同、發(fā)票等相關憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人和酒店管理層審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購預算管理預算編制1.采購部門應根據(jù)酒店年度經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預算。2.采購預算應詳細列出各類物資和服務的采購項目、數(shù)量、價格、金額等信息，并經(jīng)財務部門審核和酒店管理層批準。3.在預算執(zhí)行過程中，采購部門應嚴格控制采購支出，確保不超出預算范圍。預算調(diào)整1.如因市場變化、酒店業(yè)務調(diào)整等原因導致采購預算需要調(diào)整，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和金額等，并經(jīng)財務部門審核和酒店管理層批準。3.經(jīng)批準的預算調(diào)整應及時納入采購預算管理體系，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交至財務部門和法務部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。4.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。合同執(zhí)行1.采購部門應按照采購合同的約定，跟蹤供應商的交貨情況和服務質量，確保合同的順利執(zhí)行。2.如供應商出現(xiàn)違約行為，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求其承擔違約責任；如協(xié)商不成，可通過法律途徑維護酒店的合法權益。3.在合同執(zhí)行過程中，如因酒店自身原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同終止1.采購合同履行完畢后，雙方應辦理合同終止手續(xù)。2.采購部門應及時清理合同執(zhí)行過程中的相關文件和資料，進行歸檔保存。3.對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的爭議和糾紛，應按照合同約定或相關法律法規(guī)進行處理。采購風險管理風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規(guī)風險等。2.針對識別出的風險因素，采購部門應制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，采購部門應調(diào)整風險應對措施，確保風險得到有效控制。風險應對1.對于供應商違約風險，采購部門應選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任條款；同時，加強對供應商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.對于質量問題風險，采購部門應加強對采購物資和服務的質量檢驗，嚴格執(zhí)行驗收標準；與供應商簽訂質量保證協(xié)議，要求其承擔質量責任。3.對于價格波動風險，采購部門應關注市場動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量；與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式鎖定價格。4.對于法律法規(guī)風險，采購部門應加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，確保采購活動合法合規(guī)；在合同簽訂前，對合同條款進行合法性審查，避免法律糾紛。采購績效評估評估指標1.采購成本：評估采購價格與預算的差異，以及采購成本的降低幅度。2.采購質量：評估所采購物資和服務的質量合格率，以及因質量問題導致的損失情況。3.采購效率：評估采購訂單的處理時間、交貨準時率等指標。4.供應商管理：評估供應商的滿意度、合作穩(wěn)定性等指標。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。評估方法1.定期評估：采購部門應定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。2.數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，計算各項評估指標的完成情況。3.問卷調(diào)查：向使用部門、質量控制部門等相關部門發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。4.現(xiàn)場考察：對供應商進行現(xiàn)場考察，評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和質量控制能力。評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲，激勵其提高采購工作質量和效率。2.將采購績效