外設(shè)公司樣品管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司樣品管理，規(guī)范樣品的申請、制作、使用、保管、歸還及報廢等流程，確保樣品的有效利用和妥善管理，保障公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及外設(shè)產(chǎn)品樣品的相關(guān)部門和人員，包括但不限于研發(fā)部、市場部、銷售部、售后服務(wù)部等?；驹瓌t1.規(guī)范管理原則：對樣品管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)范，確保操作有章可循。2.高效利用原則：在保證樣品安全和質(zhì)量的前提下，提高樣品的使用效率，充分發(fā)揮其價值。3.責(zé)任清晰原則：明確各部門及人員在樣品管理中的職責(zé)，避免出現(xiàn)管理漏洞和責(zé)任推諉。樣品的分類及編號分類1.新品樣品：用于展示公司新研發(fā)的外設(shè)產(chǎn)品，體現(xiàn)產(chǎn)品的創(chuàng)新性和技術(shù)優(yōu)勢。2.常規(guī)樣品：代表公司現(xiàn)有常規(guī)產(chǎn)品線的產(chǎn)品，用于日常業(yè)務(wù)溝通、客戶展示等。3.定制樣品：根據(jù)客戶特殊需求定制生產(chǎn)的樣品，具有獨(dú)特性。編號1.樣品編號采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成。例如：SP[年份][月份][流水號]，其中"SP"代表樣品（SampleProduct），年份為四位數(shù)字，月份為兩位數(shù)字，流水號為三位數(shù)字。2.編號應(yīng)確保唯一性，便于對樣品進(jìn)行準(zhǔn)確識別和管理。樣品的申請申請部門及流程1.新品樣品：由研發(fā)部提出申請，填寫《新品樣品申請表》，詳細(xì)說明新品的研發(fā)背景、功能特點(diǎn)、技術(shù)參數(shù)等信息，并提交給公司管理層審批。2.常規(guī)樣品：市場部、銷售部等部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《常規(guī)樣品申請表》，注明申請樣品的型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給樣品管理部門。3.定制樣品：由銷售部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門與客戶溝通確定定制需求后，填寫《定制樣品申請表》，附上客戶定制要求的詳細(xì)說明，經(jīng)銷售總監(jiān)審批后交樣品管理部門。申請表內(nèi)容要求1.樣品名稱：準(zhǔn)確填寫樣品對應(yīng)的產(chǎn)品名稱。2.型號規(guī)格：詳細(xì)描述樣品的型號、規(guī)格參數(shù)等。3.申請數(shù)量：明確申請的樣品數(shù)量。4.申請用途：說明申請樣品的具體使用場景和目的。5.預(yù)計歸還時間：對于需要借用樣品的情況，填寫預(yù)計歸還日期。樣品的制作制作部門及職責(zé)1.新品樣品由研發(fā)部負(fù)責(zé)制作，確保樣品符合設(shè)計要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.常規(guī)樣品由生產(chǎn)部門按照既定工藝和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，保證產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。3.定制樣品根據(jù)客戶要求，由生產(chǎn)部門或相關(guān)協(xié)作部門協(xié)同制作，滿足客戶個性化需求。制作流程控制1.制作部門接到樣品制作任務(wù)后，應(yīng)制定詳細(xì)的制作計劃，明確各階段的工作任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)。2.在制作過程中，嚴(yán)格按照產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保樣品質(zhì)量。3.每完成一個關(guān)鍵制作環(huán)節(jié)，需進(jìn)行自檢和互檢，合格后方可進(jìn)入下一道工序。4.制作完成后，制作部門應(yīng)填寫《樣品制作記錄單》，記錄樣品制作過程中的各項(xiàng)信息，包括原材料使用情況、加工工藝參數(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。樣品的領(lǐng)用領(lǐng)用部門及流程1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時，需填寫《樣品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到樣品管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.樣品管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)庫存有足夠數(shù)量且符合領(lǐng)用條件后，發(fā)放樣品，并在《樣品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用信息，包括領(lǐng)用部門、樣品編號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、預(yù)計歸還日期等。領(lǐng)用注意事項(xiàng)1.領(lǐng)用人員應(yīng)仔細(xì)核對樣品的型號、規(guī)格、外觀等是否與申請一致，如有問題及時與樣品管理部門溝通。2.領(lǐng)用人員需妥善保管樣品，不得擅自拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。3.對于貴重或限量樣品，領(lǐng)用人員需提供相應(yīng)的擔(dān)保措施，如繳納押金或簽署擔(dān)保協(xié)議。樣品的使用使用規(guī)范1.樣品使用人員應(yīng)按照樣品的用途和使用說明進(jìn)行操作，不得超范圍使用。2.在使用過程中，注意保護(hù)樣品的外觀和性能，避免因不當(dāng)使用導(dǎo)致樣品損壞。3.使用完畢后，及時清理樣品，保持樣品的整潔和完好。使用記錄1.使用人員應(yīng)填寫《樣品使用記錄》，詳細(xì)記錄樣品的使用時間、使用地點(diǎn)、使用情況等信息。2.《樣品使用記錄》應(yīng)定期提交給樣品管理部門，以便進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計分析。樣品的保管保管部門及環(huán)境要求1.樣品管理部門負(fù)責(zé)樣品的集中保管，應(yīng)設(shè)置專門的樣品倉庫或存儲區(qū)域，確保樣品存放安全、有序。2.樣品倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，避免樣品因環(huán)境因素受損。3.對不同類型的樣品應(yīng)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。保管措施1.建立樣品臺賬，詳細(xì)記錄樣品的編號、名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、領(lǐng)用情況等信息，確保賬物相符。2.對樣品進(jìn)行標(biāo)識管理，標(biāo)明樣品的編號、名稱、狀態(tài)等信息，便于識別和區(qū)分。3.定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查樣品的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.加強(qiáng)樣品倉庫的安全防范措施，配備必要的消防、防盜設(shè)備，確保樣品安全。樣品的歸還歸還流程1.領(lǐng)用人員應(yīng)在預(yù)計歸還日期前將樣品歸還至樣品管理部門，填寫《樣品歸還登記表》，注明歸還日期、樣品編號、數(shù)量、歸還時樣品的狀態(tài)等信息。2.樣品管理部門對歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品是否完好無損、附件是否齊全、性能是否正常等。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或缺失，領(lǐng)用人員應(yīng)說明原因并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.驗(yàn)收合格后，樣品管理部門在《樣品歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將樣品重新入庫保管。逾期歸還處理1.如領(lǐng)用人員未能按時歸還樣品，應(yīng)提前向樣品管理部門說明原因并申請延期歸還。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期歸還的，按照規(guī)定收取逾期占用費(fèi)。2.逾期占用費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)為樣品價值的一定比例（具體比例由公司另行規(guī)定），從領(lǐng)用人員的部門費(fèi)用中扣除。樣品的報廢報廢條件1.樣品因使用年限過長、技術(shù)更新淘汰、損壞無法修復(fù)等原因，已失去使用價值的，可申請報廢。2.樣品經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)判定為不合格，且無法通過返工或整改使其符合要求的，應(yīng)予以報廢。報廢申請及審批1.由樣品使用部門或保管部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細(xì)說明樣品報廢的原因、編號、名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料（如質(zhì)量檢驗(yàn)報告、損壞照片等）。2.《樣品報廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)申請內(nèi)容和相關(guān)證明材料進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后樣品管理部門按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。報廢處理方式1.對于可拆解的樣品，應(yīng)進(jìn)行拆解分類，將可回收利用的零部件和材料進(jìn)行回收處理，其余部分按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置。2.對于不可拆解或無法回收利用的樣品，應(yīng)委托有資質(zhì)的環(huán)保處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保符合環(huán)保法規(guī)要求。3.樣品報廢處理過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括報廢日期、處理方式、處理機(jī)構(gòu)等信息，并存檔備查。樣品的盤點(diǎn)與清查盤點(diǎn)計劃1.樣品管理部門應(yīng)制定年度樣品盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)的時間、范圍、方式等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)時間一般為每年年末，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期盤點(diǎn)。盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對樣品倉庫中的所有樣品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對賬物是否相符。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)注意樣品的編號、名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息的準(zhǔn)確性，同時檢查樣品的外觀、性能、保管狀況等是否良好。清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《樣品盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧數(shù)量及原因分析等。2.對于盤盈盤虧的樣品，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。屬于人為原因造成的損失，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。樣品的信息化管理樣品管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司樣品管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)樣品信息的電子化管理。樣品管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋樣品的申請、制作、領(lǐng)用、歸還、報廢等各個環(huán)節(jié)的信息記錄和查詢功能。2.樣品管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如研發(fā)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，確保信息的實(shí)時共享和協(xié)同工作。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.樣品管理部門負(fù)責(zé)樣品管理系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時更新。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括樣品的基本信息、申請信息、制作信息、領(lǐng)用信息、歸還信息、報廢信息等，同時上傳相關(guān)的文件資料（如申請表、制作記錄單、檢驗(yàn)報告等）。3.定期對樣品管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，由公司管理層、樣品管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對樣品管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查的內(nèi)容、方式和頻率，確保樣品管理工作符合制度要求。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況?？己宿k法1.建立樣品管理工作考核制度，對各部門及相關(guān)人員在樣品管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括樣品申請的規(guī)范性、樣品制作的質(zhì)量和進(jìn)度、樣品