內(nèi)部文件登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部文件的管理，確保文件的有效登記、流轉(zhuǎn)、保存和查閱，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有正式文件、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等各類文件的登記管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件一經(jīng)產(chǎn)生，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.規(guī)范有序原則：文件登記應(yīng)按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行，保證文件流轉(zhuǎn)有序。3.安全保密原則：嚴(yán)格控制文件的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件信息不被泄露。二、文件登記職責(zé)（一）文件管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文件登記管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.設(shè)立專門的文件登記臺(tái)賬，對(duì)所有文件進(jìn)行統(tǒng)一登記。3.負(fù)責(zé)文件的分類、編號(hào)、裝訂、歸檔等工作。4.定期對(duì)文件登記情況進(jìn)行檢查和清理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）文件起草部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的起草、審核和提交。2.在文件起草完成后，及時(shí)將文件電子版和紙質(zhì)版提交給文件管理部門進(jìn)行登記。3.配合文件管理部門做好文件的流轉(zhuǎn)、查閱等工作。（三）文件接收部門職責(zé)1.及時(shí)接收文件管理部門轉(zhuǎn)來(lái)的文件，并進(jìn)行簽收確認(rèn)。2.按照文件要求認(rèn)真執(zhí)行，并將執(zhí)行情況及時(shí)反饋給文件管理部門。3.妥善保管接收的文件，不得擅自銷毀或丟失。三、文件登記流程（一）文件起草與提交1.文件起草部門按照公司相關(guān)規(guī)定和工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。2.文件起草完成后，由起草人填寫《文件登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、文號(hào)、起草部門、起草人、日期、密級(jí)、份數(shù)等信息，并將文件電子版和紙質(zhì)版一并提交給文件管理部門。（二）文件審核與編號(hào)1.文件管理部門收到文件后，對(duì)文件進(jìn)行形式審核，檢查文件格式、簽字蓋章等是否符合要求。2.對(duì)于需要審核的文件，文件管理部門將文件提交給相關(guān)審核部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，文件管理部門對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：年份+部門代碼+順序號(hào)，如2023HR001。（三）文件登記與分發(fā)1.文件管理部門根據(jù)審核通過(guò)的文件，在文件登記臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件編號(hào)、名稱、文號(hào)、起草部門、起草人、日期、密級(jí)、份數(shù)、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息。2.文件管理部門按照文件要求和分發(fā)范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并要求接收人在《文件登記表》上簽字確認(rèn)。（四）文件流轉(zhuǎn)與跟蹤1.文件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程中，文件管理部門應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的去向，確保文件能夠順利傳遞到相關(guān)部門和人員手中。2.接收部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給文件管理部門。如遇文件內(nèi)容不明確或需要進(jìn)一步溝通的情況，接收部門應(yīng)及時(shí)與起草部門或文件管理部門聯(lián)系。（五）文件歸檔與保管1.文件處理完畢后，文件管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)文件進(jìn)行歸檔保管。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查閱和檢索。2.文件保管期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，對(duì)于一般性文件可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限。（六）文件查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限為查閱人提供文件，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱等信息。3.因工作需要借閱文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如遇特殊情況需要延期借閱，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請(qǐng)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露文件內(nèi)容。四、文件密級(jí)管理（一）密級(jí)劃分公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)文件：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要信息，一旦泄露將給公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級(jí)文件：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對(duì)公司造成較大損失。3.秘密級(jí)文件：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、工作安排等，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響。（二）密級(jí)標(biāo)識(shí)1.文件起草部門在文件起草時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定密級(jí)，并在文件首頁(yè)右上角標(biāo)明密級(jí)標(biāo)識(shí)。2.密級(jí)標(biāo)識(shí)采用不同字體和顏色區(qū)分，絕密級(jí)為紅色加粗字體，機(jī)密級(jí)為藍(lán)色加粗字體，秘密級(jí)為黑色加粗字體。（三）保密措施1.對(duì)于絕密級(jí)文件，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，實(shí)行專人專管，存放于專門的保密柜中，并采取加密存儲(chǔ)等措施。2.對(duì)于機(jī)密級(jí)文件，應(yīng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行傳閱，并要求傳閱人簽字確認(rèn)，傳閱完畢后及時(shí)收回。3.對(duì)于秘密級(jí)文件，應(yīng)按照正常的文件流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行管理，但也要注意保密。4.所有涉及密級(jí)文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件泄露，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門，并采取措施防止損失擴(kuò)大。五、文件清理與銷毀（一）文件清理1.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，清理范圍包括已過(guò)期、已失效、已完成歷史使命且無(wú)留存價(jià)值的文件。2.清理文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)填寫《文件清理登記表》，詳細(xì)記錄清理文件的名稱、文號(hào)、清理原因、清理日期等信息。（二）文件銷毀1.對(duì)于需要銷毀的文件，文件管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。2.文件銷毀時(shí)，應(yīng)至少有兩名專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《文件銷毀登記表》上簽字確認(rèn)?！段募N毀登記表》應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.對(duì)于涉及公司重要信息的文件，應(yīng)在銷毀前進(jìn)行備份，并按照檔案管理的要求進(jìn)行保存。六、文件信息化管理（一）文件電子化存儲(chǔ)1.文件管理部門應(yīng)建立公司內(nèi)部文件電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有文件進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，便于查閱和管理。2.電子化文件應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件存儲(chǔ)的規(guī)范性和系統(tǒng)性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）文件檢索與查詢系統(tǒng)1.建立文件檢索與查詢系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員快速查找所需文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如文件名稱、文號(hào)、起草部門、日期等。2.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)檢索與查詢系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）文件權(quán)限管理1.根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，對(duì)文件電子化系統(tǒng)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的文件。2.定期對(duì)文件訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和安全性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，定期對(duì)文件登記管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文件登記的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，文件流轉(zhuǎn)的順暢性，文件保管的安全性等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）考核機(jī)制1.將文件登記管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理部門、起草部門和接收部門的相關(guān)人員進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括文件登記準(zhǔn)確率、文件流轉(zhuǎn)及時(shí)率、文件保管完好率、文件查閱借閱規(guī)范率等。對(duì)于在文件登記管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和