外來物品入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強公司外來物品入庫管理，規(guī)范入庫流程，確保外來物品的安全、完整，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外來物品的入庫管理，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、禮品等。（三）職責分工1.采購部門負責與供應商溝通協(xié)調外來物品的到貨事宜，提前通知倉庫做好接收準備，并及時提供相關采購合同、發(fā)票等資料。2.倉庫管理部門負責外來物品的驗收、入庫、存儲、保管及發(fā)放工作，確保物品數(shù)量準確、質量合格、存儲安全，并建立詳細的庫存臺賬。3.質量檢驗部門負責對需要檢驗的外來物品進行質量檢驗，出具檢驗報告，判定物品是否合格。4.其他相關部門根據(jù)工作需要，配合采購部門、倉庫管理部門做好外來物品的入庫管理工作，如提供技術參數(shù)、規(guī)格要求等。二、入庫流程（一）到貨通知1.采購部門在接到供應商發(fā)貨通知后，應及時將到貨信息告知倉庫管理部門，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間等。2.倉庫管理部門根據(jù)到貨信息，安排好接收人員和存放場地，做好接收準備工作。（二）物品驗收1.物品到貨后，倉庫管理部門接收人員應首先核對送貨單與采購合同是否一致，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息。2.對于需要檢驗的物品，倉庫管理部門應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。質量檢驗部門應按照相關標準和要求進行檢驗，并在規(guī)定時間內出具檢驗報告。3.驗收內容包括物品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、包裝等。如發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量不符、規(guī)格型號錯誤、外觀有損壞或包裝不完整等情況，應及時與供應商聯(lián)系，要求其進行處理。4.驗收合格的物品，倉庫管理部門接收人員應在送貨單上簽字確認，并注明驗收情況。驗收不合格的物品，應單獨存放，并做好標識，及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。（三）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門接收人員根據(jù)驗收結果，填寫入庫單。入庫單應包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息，并由接收人員簽字確認。2.入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為登記庫存臺賬的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，作為結算貨款的憑證；一聯(lián)交財務部門，作為記賬的依據(jù)。3.倉庫管理部門應及時將入庫物品按照規(guī)定的存儲方式進行存放，并在庫存臺賬上記錄物品的入庫日期、存放位置等信息。三、入庫標準（一）數(shù)量標準1.外來物品到貨數(shù)量應與采購合同或送貨單一致。如因運輸途中損耗等原因導致數(shù)量不符，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，確定處理方式。2.倉庫管理部門接收人員在驗收時，應認真核對物品數(shù)量，確保準確無誤。對于數(shù)量較大的物品，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例應符合相關規(guī)定。（二）質量標準1.外來物品的質量應符合采購合同或相關標準要求。質量檢驗部門應嚴格按照標準進行檢驗，確保物品質量合格。2.對于有質量問題的物品，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。如因質量問題給公司造成損失的，公司有權要求供應商承擔相應的賠償責任。（三）包裝標準1.外來物品的包裝應完好無損，能夠有效保護物品在運輸和存儲過程中的安全。如發(fā)現(xiàn)包裝有破損、變形等情況，應及時檢查物品是否受損。2.對于包裝不符合要求的物品，倉庫管理部門應要求供應商進行重新包裝或采取其他防護措施，確保物品安全入庫。四、存儲管理（一）存儲方式1.倉庫管理部門應根據(jù)物品的性質、特點、用途等，選擇合適的存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲、特殊存儲等。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規(guī)定進行單獨存儲，并設置明顯的警示標識。（二）存儲環(huán)境1.倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合物品存儲要求。對于對溫濕度有特殊要求的物品，應采取相應的控制措施。2.倉庫應配備必要的消防器材、安全設施等，確保存儲環(huán)境安全。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存物品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。對于盤盈或盤虧的物品，應按照相關規(guī)定進行處理。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.外來物品的發(fā)放應遵循“先進先出、急用先發(fā)”的原則，確保物品的合理使用。2.倉庫管理部門應根據(jù)公司內部各部門的需求，及時、準確地發(fā)放物品。（二）發(fā)放流程1.公司內部各部門如需領用外來物品，應填寫領料單。領料單應包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門、領用日期等信息，并由領用部門負責人簽字確認。2.領料單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為發(fā)放物品的依據(jù)；一聯(lián)交領用部門，作為領用物品的憑證；一聯(lián)交財務部門，作為記賬的依據(jù)。3.倉庫管理部門根據(jù)領料單，核對庫存情況，如庫存充足，應及時發(fā)放物品，并在領料單上簽字確認。如庫存不足，應及時通知采購部門進行補貨。（三）發(fā)放記錄1.倉庫管理部門應建立詳細的發(fā)放記錄，記錄物品的發(fā)放日期、領用部門、領用人員、物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。2.發(fā)放記錄應妥善保存，以便查詢和核對。六、特殊情況處理（一）緊急采購物品入庫1.因生產(chǎn)經(jīng)營需要，急需采購的物品，采購部門可先電話通知倉庫管理部門做好接收準備，并在到貨后及時補辦相關入庫手續(xù)。2.倉庫管理部門在接收緊急采購物品時，應按照正常入庫流程進行驗收，確保物品質量合格。（二）退貨處理1.如因質量問題、規(guī)格型號不符等原因需要退貨的外來物品，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，辦理退貨手續(xù)。2.倉庫管理部門在收到退貨物品后，應認真核對退貨物品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量等，確保與退貨清單一致。退貨物品經(jīng)驗收合格后，應辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬上進行相應記錄。（三）廢舊物品處理1.對于公司不再使用的廢舊外來物品，倉庫管理部門應定期進行清理，并填寫廢舊物品處理申請表。2.廢舊物品處理申請表應包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、廢舊原因、處理方式等信息，并由倉庫管理部門負責人簽字確認。3.廢舊物品處理申請表經(jīng)相關部門審批后，倉庫管理部門按照審批意見進行處理。對于可回收利用的廢舊物品，應進行回收處理；對于不可回收利用的廢舊物品，可按照相關規(guī)定進行報廢處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對倉庫管理部門的外來物品入庫管理工作進行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.監(jiān)督檢查內容包括入庫流程的執(zhí)行情況、驗收標準的落實情況、庫存管理情況、發(fā)放記錄的完整性等。（二）考核評價1.公司人力資源部門應將倉庫管理部門的外來物品入庫管理工作納入績效考核