單位郵件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位郵件收發(fā)管理，確保郵件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部各部門及全體員工。（三）基本原則1.及時高效原則：確保郵件能夠及時收發(fā)、處理，不積壓延誤。2.準確無誤原則：保證郵件內容準確傳達，避免信息錯誤。3.安全保密原則：對涉及單位機密、敏感信息的郵件嚴格保密。二、郵件收發(fā)職責分工（一）綜合辦公室1.負責單位郵件收發(fā)的統(tǒng)一管理，包括設立專門的郵件收發(fā)崗位或指定專人負責。2.制定郵件收發(fā)流程和規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對重要郵件進行登記、分類、存檔。4.協(xié)調解決郵件收發(fā)過程中出現(xiàn)的問題。（二）各部門1.明確本部門的郵件接收和發(fā)送責任人，負責本部門郵件的及時查收和發(fā)送。2.配合綜合辦公室做好郵件收發(fā)相關工作，如提供必要的信息等。3.對涉及本部門的重要郵件及時處理，并將處理結果反饋給相關人員。（三）員工個人1.及時查收個人郵箱及單位統(tǒng)一分配的郵箱郵件，確保不遺漏重要信息。2.按照規(guī)定的流程和要求發(fā)送郵件，確保郵件內容準確、規(guī)范。3.對涉及個人隱私或機密的郵件妥善保管，防止信息泄露。三、郵件接收管理（一）接收渠道1.單位設立內部郵箱系統(tǒng)，員工通過該系統(tǒng)進行郵件的接收和發(fā)送。2.同時，設立外部郵箱，用于接收來自單位外部的郵件，如客戶郵件、合作伙伴郵件等。3.郵件收發(fā)人員應定期檢查郵箱，確保及時收取郵件。（二）郵件分類1.綜合辦公室收到郵件后，應根據郵件的性質、內容、緊急程度等進行分類。重要郵件：涉及單位重大決策、重要合同、關鍵業(yè)務等的郵件。一般郵件：日常工作溝通、一般性事務處理等郵件。垃圾郵件：明顯為廣告、推銷等無價值內容的郵件。2.對于重要郵件，應單獨標記并及時通知相關部門或人員。（三）郵件登記1.對重要郵件和涉及財務、人事、機密等關鍵信息的郵件，進行詳細登記。登記內容包括郵件主題、發(fā)件人、收件人、日期、重要內容摘要等。2.郵件登記應建立專門的臺賬，確保記錄完整、可追溯。（四）郵件分發(fā)1.綜合辦公室根據郵件的內容和收件人，及時將郵件分發(fā)給相關部門或人員。2.對于多人共同收件的郵件，應確保所有收件人都能及時收到。3.在分發(fā)郵件時，應填寫郵件分發(fā)記錄，注明分發(fā)時間、收件人等信息。（五）郵件查收提醒1.為確保員工及時查收郵件，綜合辦公室可通過內部通訊工具、短信等方式進行郵件查收提醒。2.對于重要郵件，應重點提醒相關人員及時處理。四、郵件發(fā)送管理（一）郵件撰寫1.員工發(fā)送郵件時，應確保郵件主題明確、簡潔，能夠準確反映郵件內容。2.郵件正文應語言規(guī)范、邏輯清晰、內容完整，避免出現(xiàn)錯別字、語病等。3.涉及重要事項的郵件，應提前進行審核，確保內容準確無誤。（二）收件人設置1.根據郵件內容，準確填寫收件人、抄送人和密送人。收件人：直接負責處理郵件事項的人員。抄送：需要知曉郵件內容，但不直接處理該事項的人員。密送：在不希望收件人知曉的情況下，將郵件副本發(fā)送給的人員。2.避免不必要的收件人設置，防止郵件信息過度擴散。（三）附件管理1.如果郵件需要附帶附件，應確保附件內容與郵件主題相關，且格式正確、清晰可讀。2.對附件進行命名時，應簡潔明了，注明附件的主要內容和版本號等信息。3.在發(fā)送郵件前，應檢查附件是否完整、可用，避免發(fā)送無效附件。（四）郵件審核1.對于涉及單位重要決策、政策發(fā)布、合同簽訂等郵件，應進行嚴格審核。審核內容包括郵件內容的準確性、合規(guī)性、完整性等。2.審核通過后，方可發(fā)送郵件。審核人應在郵件審核記錄上簽字確認。（五）郵件發(fā)送1.確認郵件內容無誤后，點擊發(fā)送按鈕進行郵件發(fā)送。2.在發(fā)送郵件后，應及時保存郵件發(fā)送記錄，以備后續(xù)查詢。五、郵件處理流程（一）重要郵件處理1.收件人收到重要郵件后，應立即進行閱讀，并根據郵件要求及時處理。2.如果需要與相關人員溝通協(xié)調，應盡快安排會議或電話溝通，確保問題得到及時解決。3.對于需要回復的重要郵件，應在規(guī)定時間內給予準確、詳細的回復，并抄送相關領導或部門。（二）一般郵件處理1.收件人收到一般郵件后，應在一個工作日內進行查收和處理。2.如果郵件內容需要進一步了解或核實，應及時與發(fā)件人溝通。3.對于無需回復的郵件，可進行簡單的標記或存檔處理。（三）郵件處理反饋1.收件人在處理完郵件后，應及時將處理結果反饋給發(fā)件人或相關部門。2.反饋方式可以是郵件回復、電話溝通等，確保信息傳遞的及時、準確。六、郵件存檔管理（一）存檔范圍1.重要郵件、涉及單位機密信息的郵件、具有長期保存價值的郵件等應進行存檔。2.存檔郵件應包括郵件正文、附件、往來回復等所有相關內容。（二）存檔方式1.采用電子存檔和紙質存檔相結合的方式。電子存檔：將郵件按照一定的分類規(guī)則存儲在單位的服務器或存儲設備中，便于查詢和檢索。紙質存檔：對于重要郵件或有特殊要求的郵件，可打印出來進行紙質存檔，并建立紙質檔案目錄。2.定期對電子存檔進行備份，防止數據丟失。（三）存檔期限1.一般郵件的存檔期限為一年，重要郵件和涉及單位機密信息的郵件存檔期限為三年以上，具體期限根據單位實際情況確定。2.超過存檔期限的郵件，經綜合辦公室審核后，可進行清理銷毀。（四）存檔查詢1.員工因工作需要查詢存檔郵件時，應填寫郵件查詢申請表，注明查詢原因、查詢內容等信息。2.經綜合辦公室負責人審批同意后，方可進行查詢。查詢過程應做好記錄，確保查詢行為合規(guī)。七、郵件安全與保密管理（一）安全措施1.加強郵件系統(tǒng)的安全防護，定期進行病毒查殺、漏洞掃描等，防止郵件系統(tǒng)受到攻擊。2.郵件收發(fā)人員應妥善保管個人郵箱密碼，定期更換密碼，避免密碼泄露。3.禁止在單位內部網絡環(huán)境下使用非單位指定的郵件客戶端或工具，防止安全風險。（二）保密管理1.涉及單位機密、敏感信息的郵件，應嚴格按照單位保密制度進行處理。對郵件內容進行加密處理，確保信息在傳輸過程中的安全性。限制郵件的閱讀范圍，僅允許授權人員查看。2.嚴禁將單位機密郵件轉發(fā)給外部人員或未經授權的內部人員。3.對于離職員工，應及時收回其郵箱賬號及權限，防止郵件信息泄露。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定的流程和要求收發(fā)郵件，導致郵件延誤、丟失或信息錯誤的。2.未經審核擅自發(fā)送涉及單位重要決策、政策等郵件，造成不良影響的。3.泄露單位機密郵件內容，給單位造成損失的。4.惡意發(fā)送垃圾郵件、騷擾郵件，影響單位正常工作秩序的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，視情節(jié)輕重給予通報批評、扣發(fā)績效獎金、降職降薪等處理。3.如因違規(guī)行為給單位造成經