公司辦公流程管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公行為，提高辦公效率，確保公司各項工作的有序進行，特制定本辦公流程管理制度。本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司日常辦公的各個方面，包括文件處理、會議管理、辦公用品管理、辦公設(shè)備管理等。二、適用范圍1.本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有員工。2.本制度適用于公司內(nèi)部的各類辦公活動，包括日常辦公、項目辦公等。三、管理原則1.規(guī)范化原則：公司辦公流程應(yīng)遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則，確保各項工作有章可循。2.高效性原則：辦公流程應(yīng)注重提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和時間浪費。3.靈活性原則：在遵循規(guī)范化原則的基礎(chǔ)上，辦公流程應(yīng)具有一定的靈活性，以適應(yīng)不同業(yè)務(wù)需求和工作情況。4.責(zé)任明確原則：辦公流程中的各個環(huán)節(jié)應(yīng)明確責(zé)任人和責(zé)任部門，確保工作的順利進行和問題的及時解決。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部（1）負(fù)責(zé)公司辦公流程管理制度的制定、修訂和完善。（2）負(fù)責(zé)公司辦公流程的監(jiān)督和執(zhí)行情況的檢查。（3）負(fù)責(zé)組織開展辦公流程相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳活動。（4）負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理和發(fā)放。（5）負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的維護和管理。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門辦公流程的具體實施和執(zhí)行。（2）配合人事行政部對辦公流程進行監(jiān)督和檢查。（3）及時反饋辦公流程中存在的問題和建議。文件處理流程一、文件分類1.內(nèi)部文件：包括公司內(nèi)部的通知、報告、請示、批復(fù)等。2.外部文件：包括與客戶、供應(yīng)商、政府部門等外部單位的往來文件，如合同、協(xié)議、函件等。二、文件起草1.內(nèi)部文件由相關(guān)部門或人員起草，起草時應(yīng)明確文件的主題、目的、內(nèi)容和格式要求等。2.外部文件由相關(guān)部門或人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草，起草時應(yīng)充分考慮對方的需求和要求，確保文件的準(zhǔn)確性和合法性。三、文件審核1.內(nèi)部文件的審核流程為：起草部門負(fù)責(zé)人審核→相關(guān)部門會簽→人事行政部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理審核。2.外部文件的審核流程為：起草部門負(fù)責(zé)人審核→相關(guān)部門會簽→法律事務(wù)部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理審核。四、文件簽發(fā)1.內(nèi)部文件經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，由人事行政部統(tǒng)一印發(fā)。2.外部文件經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門或人員加蓋公司公章后發(fā)送。五、文件傳遞1.內(nèi)部文件的傳遞方式包括紙質(zhì)文件傳遞和電子文件傳遞兩種。紙質(zhì)文件傳遞應(yīng)按照公司的文件傳遞規(guī)定進行，確保文件的安全和及時送達。電子文件傳遞應(yīng)通過公司的內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他指定的電子文件傳輸平臺進行，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.外部文件的傳遞方式根據(jù)對方的要求和公司的業(yè)務(wù)情況確定，一般采用快遞、傳真、電子郵件等方式進行傳遞。六、文件歸檔1.內(nèi)部文件應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進行歸檔，歸檔時應(yīng)注明文件的編號、標(biāo)題、日期、作者等信息。2.外部文件應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型和時間順序進行歸檔，歸檔時應(yīng)注明文件的編號、標(biāo)題、日期、對方單位等信息。會議管理流程一、會議分類1.定期會議：包括公司的周例會、月例會、季度例會等，定期會議的時間和內(nèi)容應(yīng)提前通知與會人員。2.臨時會議：包括因業(yè)務(wù)需要或緊急情況而召開的會議，臨時會議的通知應(yīng)在會議召開前及時發(fā)送給與會人員。二、會議組織1.定期會議由人事行政部負(fù)責(zé)組織，各部門應(yīng)按照通知要求按時參加會議。2.臨時會議由會議召集人負(fù)責(zé)組織，人事行政部應(yīng)協(xié)助做好會議的通知、場地布置、設(shè)備準(zhǔn)備等工作。三、會議準(zhǔn)備1.會議召集人應(yīng)提前確定會議的主題、目的、議程和參會人員，并將會議通知發(fā)送給與會人員。2.人事行政部應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的場地、設(shè)備和資料等，并在會議開始前進行檢查和調(diào)試。四、會議召開1.會議應(yīng)按照預(yù)定的議程進行，與會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言和討論。2.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議的內(nèi)容和決議，會議結(jié)束后應(yīng)及時整理會議紀(jì)要并發(fā)送給與會人員。五、會議決議執(zhí)行1.各部門應(yīng)按照會議決議的要求認(rèn)真執(zhí)行，并將執(zhí)行情況及時反饋給會議召集人。2.人事行政部應(yīng)加強對會議決議執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，確保會議決議的有效落實。辦公用品管理流程一、辦公用品采購1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要填寫辦公用品采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給人事行政部。2.人事行政部應(yīng)根據(jù)各部門的采購申請單，結(jié)合公司的辦公用品庫存情況，制定辦公用品采購計劃，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.人事行政部應(yīng)按照批準(zhǔn)的辦公用品采購計劃進行采購，采購時應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。二、辦公用品入庫1.人事行政部應(yīng)在收到辦公用品后進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并將辦公用品入庫單發(fā)送給各部門。2.辦公用品入庫單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應(yīng)商等信息。三、辦公用品領(lǐng)用1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用管理，領(lǐng)用辦公用品時應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.人事行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品，并在辦公用品領(lǐng)用單上注明發(fā)放日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息。3.辦公用品領(lǐng)用單應(yīng)一式兩份，一份由人事行政部留存，一份由領(lǐng)用部門留存。四、辦公用品庫存管理1.人事行政部應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，及時記錄辦公用品的入庫、出庫和庫存情況。2.人事行政部應(yīng)定期對辦公用品庫存進行盤點，確保辦公用品的賬實相符。3.人事行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品庫存情況，及時調(diào)整辦公用品采購計劃，避免辦公用品的積壓和浪費。辦公設(shè)備管理流程一、辦公設(shè)備采購1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要填寫辦公設(shè)備采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給人事行政部。2.人事行政部應(yīng)根據(jù)各部門的采購申請單，結(jié)合公司的辦公設(shè)備預(yù)算情況，制定辦公設(shè)備采購計劃，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.人事行政部應(yīng)按照批準(zhǔn)的辦公設(shè)備采購計劃進行采購，采購時應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。二、辦公設(shè)備驗收1.人事行政部應(yīng)在收到辦公設(shè)備后進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并將辦公設(shè)備入庫單發(fā)送給各部門。2.辦公設(shè)備入庫單應(yīng)注明辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應(yīng)商等信息。3.對于大型辦公設(shè)備或重要辦公設(shè)備，人事行政部應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員進行驗收，并出具驗收報告。三、辦公設(shè)備領(lǐng)用1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的領(lǐng)用管理，領(lǐng)用辦公設(shè)備時應(yīng)填寫辦公設(shè)備領(lǐng)用單，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.人事行政部應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備領(lǐng)用單發(fā)放辦公設(shè)備，并在辦公設(shè)備領(lǐng)用單上注明發(fā)放日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息。3.辦公設(shè)備領(lǐng)用單應(yīng)一式兩份，一份由人事行政部留存，一份由領(lǐng)用部門留存。四、辦公設(shè)備維護與保養(yǎng)1.人事行政部應(yīng)建立辦公設(shè)備維護與保養(yǎng)檔案，及時記錄辦公設(shè)備的維護與保養(yǎng)情況。2.各部門應(yīng)按照辦公設(shè)備的使用說明和維護要求，對辦公設(shè)備進行日常維護與保養(yǎng)，確保辦公設(shè)備的正常運行。3.對于出現(xiàn)故障的辦公設(shè)備，各部門應(yīng)及時通知人事行政部，人事行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進行維修或更換。五、辦公設(shè)備報廢1.辦公設(shè)備達到報廢標(biāo)準(zhǔn)或無法修復(fù)時，應(yīng)辦理報廢手續(xù)。2.辦公設(shè)備報廢申請應(yīng)由使用部門提出，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給人事行政部。3.人事行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢辦公設(shè)備進行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后辦理報廢手續(xù)。4.報廢辦公設(shè)備的處理應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定