公司來人來訪管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司來人來訪管理，確保公司正常辦公秩序，展現(xiàn)公司良好形象，保障來訪人員的安全與便利，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有來公司進(jìn)行商務(wù)洽談、業(yè)務(wù)交流、參觀訪問、面試應(yīng)聘等各類活動(dòng)的外部人員以及因公來訪的內(nèi)部員工。（三）基本原則1.熱情接待原則：以熱情、禮貌、周到的態(tài)度對(duì)待每一位來訪人員，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.安全保障原則：確保來訪人員在公司內(nèi)的人身安全和信息安全，防止各類安全事故發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：對(duì)來訪活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范管理，保證各項(xiàng)流程有序進(jìn)行，提高工作效率。4.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，保護(hù)公司商業(yè)秘密和敏感信息，防止泄露。二、來訪預(yù)約與登記（一）預(yù)約要求1.外部人員來訪前，應(yīng)提前與相關(guān)接待部門或人員進(jìn)行預(yù)約。預(yù)約方式可采用電話、郵件、傳真等，預(yù)約時(shí)需明確來訪人員姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、來訪時(shí)間、預(yù)計(jì)停留時(shí)長等信息。2.內(nèi)部員工因公來訪其他部門，也應(yīng)提前與對(duì)方溝通預(yù)約，說明來訪事由和時(shí)間。3.對(duì)于重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來訪，接待部門應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并做好充分的接待準(zhǔn)備工作。（二）登記流程1.來訪人員到達(dá)公司后，應(yīng)首先前往公司前臺(tái)進(jìn)行登記。前臺(tái)接待人員需核對(duì)來訪人員身份信息，與預(yù)約信息進(jìn)行比對(duì)，確認(rèn)無誤后，發(fā)放《來訪人員登記表》。2.來訪人員應(yīng)如實(shí)填寫《來訪人員登記表》，包括姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、聯(lián)系電話、被訪部門及人員、預(yù)計(jì)停留時(shí)長等內(nèi)容，并在登記表上簽字確認(rèn)。3.前臺(tái)接待人員在完成登記手續(xù)后，為來訪人員發(fā)放臨時(shí)訪客證，并告知其相關(guān)注意事項(xiàng)，如公司的安全規(guī)定、活動(dòng)區(qū)域范圍等。三、接待安排（一）接待責(zé)任部門1.根據(jù)來訪目的和涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域，確定相應(yīng)的接待責(zé)任部門。一般情況下，業(yè)務(wù)洽談?dòng)上嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接待；參觀訪問由對(duì)口業(yè)務(wù)部門或綜合管理部門負(fù)責(zé)接待；面試應(yīng)聘由人力資源部門負(fù)責(zé)接待；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來訪由公司辦公室負(fù)責(zé)接待。2.接待責(zé)任部門應(yīng)指定專人作為接待聯(lián)系人，負(fù)責(zé)全程跟進(jìn)來訪事宜，確保接待工作順利進(jìn)行。（二）接待準(zhǔn)備工作1.了解來訪人員基本情況：接待聯(lián)系人在接到預(yù)約信息后，應(yīng)進(jìn)一步了解來訪人員的背景、需求、特殊要求等，以便做好針對(duì)性的接待準(zhǔn)備。2.安排接待人員：根據(jù)來訪人員的重要程度和接待規(guī)格，確定接待人員名單。接待人員應(yīng)具備良好的溝通能力、業(yè)務(wù)知識(shí)和形象氣質(zhì)，熟悉公司情況和相關(guān)業(yè)務(wù)流程。3.準(zhǔn)備接待資料：根據(jù)來訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)的公司介紹資料、業(yè)務(wù)資料、項(xiàng)目資料等，以便在接待過程中向來訪人員展示公司實(shí)力和業(yè)務(wù)成果。4.安排會(huì)議場(chǎng)地或參觀路線：根據(jù)來訪人員數(shù)量和活動(dòng)內(nèi)容，提前安排合適的會(huì)議場(chǎng)地或參觀路線。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)整潔、舒適，配備必要的會(huì)議設(shè)備；參觀路線應(yīng)合理規(guī)劃，突出公司特色和優(yōu)勢(shì)。5.餐飲安排：如需安排餐飲，接待聯(lián)系人應(yīng)根據(jù)來訪人員的飲食習(xí)慣和接待標(biāo)準(zhǔn)，提前預(yù)訂合適的餐廳或準(zhǔn)備茶歇等。（三）接待流程1.迎接引導(dǎo)：接待人員在公司指定地點(diǎn)迎接來訪人員，主動(dòng)打招呼，自我介紹，并引導(dǎo)來訪人員前往接待區(qū)域。對(duì)于重要來訪人員，公司領(lǐng)導(dǎo)可親自迎接。2.介紹交流：接待人員向來訪人員介紹公司基本情況、接待人員及本次接待的主要流程安排。來訪人員介紹其所在單位及來訪目的等相關(guān)信息后，雙方進(jìn)行業(yè)務(wù)交流或洽談。交流過程中，接待人員應(yīng)認(rèn)真傾聽來訪人員的意見和需求，做好記錄，并及時(shí)反饋和溝通。3.參觀考察：如有參觀需求，接待人員按照預(yù)定的參觀路線，帶領(lǐng)來訪人員參觀公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、研發(fā)中心等相關(guān)場(chǎng)所。參觀過程中，向來訪人員介紹公司的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容，并解答來訪人員的疑問。4.會(huì)議洽談：根據(jù)來訪目的，安排相應(yīng)的會(huì)議進(jìn)行深入洽談。會(huì)議過程中，接待人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，包括討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、提出的問題及解決方案等。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給相關(guān)人員。5.送別：來訪活動(dòng)結(jié)束后，接待人員將來訪人員送至公司門口，感謝其來訪，并與來訪人員保持聯(lián)系，跟進(jìn)后續(xù)合作事宜。對(duì)于重要來訪人員，可安排車輛送行。四、安全管理（一）門禁管理1.來訪人員憑臨時(shí)訪客證進(jìn)入公司。臨時(shí)訪客證僅限本人在有效期內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.公司門禁管理人員應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)來訪人員身份和臨時(shí)訪客證，確認(rèn)無誤后方可放行。對(duì)于未按規(guī)定登記或無有效證件的人員，不得允許進(jìn)入公司。3.來訪人員離開公司時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)訪客證交還給門禁管理人員，門禁管理人員收回訪客證并做好記錄。（二）安全保衛(wèi)1.公司保安人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)來訪人員的巡查，確保公司安全秩序。發(fā)現(xiàn)異常情況或可疑人員，應(yīng)及時(shí)采取措施并報(bào)告相關(guān)部門。2.接待部門應(yīng)提醒來訪人員遵守公司安全規(guī)定，不得在公司內(nèi)吸煙、使用明火、隨意丟棄易燃物品等。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感區(qū)域的來訪活動(dòng)，接待部門應(yīng)提前與安全保衛(wèi)部門溝通協(xié)調(diào)，采取必要的安全防范措施，確保信息安全。（三）緊急情況處理1.如來訪人員在公司內(nèi)發(fā)生突發(fā)疾病或意外事故，接待人員應(yīng)立即通知公司醫(yī)務(wù)室或撥打急救電話，并協(xié)助進(jìn)行救治。同時(shí)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。2.如遇火災(zāi)、地震等緊急情況，接待人員應(yīng)按照公司應(yīng)急預(yù)案，迅速組織來訪人員疏散至安全區(qū)域，并配合公司相關(guān)部門進(jìn)行應(yīng)急處理。五、保密管理（一）保密要求1.接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向來訪人員泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感信息。2.在接待過程中，如需向來訪人員提供涉及公司機(jī)密的資料或信息，應(yīng)事先經(jīng)過公司保密管理部門審批，并要求來訪人員簽署保密協(xié)議。3.來訪人員在公司內(nèi)活動(dòng)期間，應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得擅自進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)的區(qū)域，不得私自復(fù)制、摘抄、傳播公司機(jī)密信息。（二）保密措施1.接待部門應(yīng)妥善保管來訪人員在接待過程中提供的資料和信息，不得隨意丟棄或泄露。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔和保管。2.在會(huì)議洽談、參觀考察等活動(dòng)中，涉及公司機(jī)密的內(nèi)容應(yīng)在保密環(huán)境下進(jìn)行交流，避免無關(guān)人員在場(chǎng)。3.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)清理接待過程中產(chǎn)生的文件資料，確保公司機(jī)密信息不被泄露。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)來訪人員的身份、來訪目的、接待規(guī)格等因素，制定相應(yīng)的接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。接待費(fèi)用包括餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)、禮品費(fèi)等。2.接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待。對(duì)于特殊情況需要突破標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待費(fèi)用由接待責(zé)任部門負(fù)責(zé)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單、來訪人員名單、接待審批單等相關(guān)憑證。2.接待費(fèi)用報(bào)銷流程按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度執(zhí)行，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，方可報(bào)銷。七、投訴與反饋（一）投訴處理1.來訪人員對(duì)公司接待工作不滿意或有投訴意見的，可向接待責(zé)任部門或公司辦公室提出。接待責(zé)任部門或公司辦公室應(yīng)及時(shí)受理投訴，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.對(duì)于投訴事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予來訪人員答復(fù)和處理結(jié)果。如確實(shí)存在問題，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行整改，并向來訪人員道歉。（二）反饋機(jī)制1.接待責(zé)任部門應(yīng)在每次接待活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)收集來訪人員的反饋意見，填寫《來訪人員反饋表》。反饋意見包括對(duì)接待工作的評(píng)價(jià)、建議、對(duì)公司業(yè)務(wù)的看法等內(nèi)容。2.接待責(zé)任部門對(duì)來訪人員的反饋意見進(jìn)行整理分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，并將反饋表提交給公司辦公室。