商貿(mào)公司發(fā)貨管理制度總則一、目的為規(guī)范商貿(mào)公司的發(fā)貨流程，確保貨物及時、準(zhǔn)確、安全地送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿(mào)公司所有貨物的發(fā)貨管理，包括采購貨物的發(fā)出以及銷售貨物的交付等環(huán)節(jié)。三、職責(zé)分工1.銷售部門（1）負(fù)責(zé)銷售訂單的接收、審核與傳遞，確保訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。（2）根據(jù)銷售合同和訂單要求，及時安排發(fā)貨事宜，并與物流部門協(xié)調(diào)溝通。（3）跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，及時向客戶反饋發(fā)貨信息和預(yù)計到達(dá)時間。2.物流部門（1）負(fù)責(zé)貨物的倉儲管理、裝卸搬運以及運輸安排等工作。（2）根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令，合理安排運輸車輛和運輸路線，確保貨物按時、安全地發(fā)出。（3）及時向銷售部門反饋運輸過程中的異常情況，如貨物損壞、延誤等，并協(xié)助處理相關(guān)事宜。3.財務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)審核發(fā)貨單的準(zhǔn)確性和合法性，確保發(fā)貨金額與銷售合同一致。（2）根據(jù)發(fā)貨單進(jìn)行賬務(wù)處理，及時記錄發(fā)貨信息和應(yīng)收賬款。（3）配合銷售部門和物流部門進(jìn)行貨款的催收和結(jié)算工作。4.質(zhì)檢部門（1）對即將發(fā)出的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。（2）如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，嚴(yán)禁不合格貨物發(fā)出。四、發(fā)貨流程1.銷售訂單處理（1）銷售部門收到客戶的銷售訂單后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，核對訂單信息是否準(zhǔn)確、完整，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等。（2）如訂單信息存在疑問或錯誤，應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)，待問題解決后再進(jìn)行后續(xù)發(fā)貨流程。（3）審核通過的銷售訂單，由銷售部門將訂單信息傳遞給物流部門，同時抄送財務(wù)部門。2.備貨與包裝（1）物流部門根據(jù)銷售訂單信息，安排倉庫人員進(jìn)行貨物的備貨和包裝工作。（2）備貨時應(yīng)確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量與訂單一致，嚴(yán)禁混裝和錯發(fā)。（3）包裝應(yīng)符合貨物的運輸要求和客戶的包裝要求，保證貨物在運輸過程中不受損壞。（4）包裝完成后，應(yīng)在貨物外包裝上粘貼發(fā)貨標(biāo)簽，注明客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。3.發(fā)貨通知（1）物流部門在貨物備齊并包裝完成后，應(yīng)及時通知銷售部門，由銷售部門將發(fā)貨信息通知客戶。（2）發(fā)貨通知應(yīng)包括發(fā)貨日期、預(yù)計到達(dá)時間、運輸方式、運輸單號等信息，以便客戶及時跟蹤貨物運輸情況。（3）銷售部門應(yīng)將發(fā)貨通知以書面形式或電子郵件的方式發(fā)送給客戶，并留存通知記錄。4.貨物出庫（1）物流部門根據(jù)發(fā)貨通知，安排車輛和司機進(jìn)行貨物的出庫運輸工作。（2）出庫時應(yīng)進(jìn)行貨物的清點和核對，確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量與發(fā)貨單一致。（3）貨物出庫后，應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄貨物的出庫信息。5.運輸與跟蹤（1）物流部門應(yīng)選擇合適的運輸方式和運輸公司，確保貨物按時、安全地送達(dá)客戶手中。（2）運輸過程中，物流部門應(yīng)及時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，如車輛位置、運輸進(jìn)度等，并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門。（3）如發(fā)現(xiàn)貨物運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如車輛故障、交通事故等，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并通知銷售部門和客戶。6.收貨確認(rèn)（1）客戶收到貨物后，應(yīng)及時進(jìn)行收貨確認(rèn)。（2）收貨確認(rèn)可以通過書面簽收、電子郵件確認(rèn)或電話確認(rèn)等方式進(jìn)行。（3）如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時通知銷售部門，由銷售部門協(xié)調(diào)物流部門進(jìn)行處理。7.貨款結(jié)算（1）銷售部門應(yīng)根據(jù)銷售合同的約定，及時與客戶進(jìn)行貨款結(jié)算。（2）財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)發(fā)貨單和銷售合同，核對貨款金額的準(zhǔn)確性，并及時開具發(fā)票。（3）貨款結(jié)算方式可以采用現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式，具體結(jié)算方式由銷售合同約定。發(fā)貨計劃與調(diào)度管理一、發(fā)貨計劃制定1.銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶訂單需求和公司生產(chǎn)計劃，制定每月、每周的發(fā)貨計劃。2.發(fā)貨計劃應(yīng)包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨客戶、運輸方式等信息，并經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.物流部門應(yīng)根據(jù)發(fā)貨計劃，提前安排車輛、司機和倉儲等資源，確保發(fā)貨工作的順利進(jìn)行。二、發(fā)貨調(diào)度管理1.物流部門應(yīng)根據(jù)發(fā)貨計劃和實際運輸情況，合理安排車輛調(diào)度和運輸路線，以提高運輸效率和降低運輸成本。2.對于緊急發(fā)貨需求，應(yīng)優(yōu)先安排車輛和司機進(jìn)行運輸，確保貨物及時送達(dá)客戶手中。3.在車輛調(diào)度過程中，應(yīng)注意車輛的裝載量和貨物的重量分布，以確保運輸安全。4.物流部門應(yīng)及時跟蹤車輛的運輸狀態(tài)，如車輛位置、運輸進(jìn)度等，并將跟蹤信息及時反饋給銷售部門和客戶。發(fā)貨質(zhì)量控制管理一、發(fā)貨前質(zhì)量檢驗1.質(zhì)檢部門應(yīng)在貨物發(fā)貨前對貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。2.質(zhì)量檢驗應(yīng)包括貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面的檢驗，對于有特殊質(zhì)量要求的貨物，還應(yīng)進(jìn)行專項檢驗。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，質(zhì)檢部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，嚴(yán)禁不合格貨物發(fā)出。4.對于經(jīng)檢驗合格的貨物，質(zhì)檢部門應(yīng)出具質(zhì)量檢驗報告，并在發(fā)貨單上注明檢驗合格字樣。二、運輸過程質(zhì)量監(jiān)控1.物流部門應(yīng)在貨物運輸過程中對貨物進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.運輸過程質(zhì)量監(jiān)控應(yīng)包括對車輛的檢查、貨物的固定、運輸環(huán)境的監(jiān)控等方面。3.如發(fā)現(xiàn)貨物在運輸過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，物流部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并通知銷售部門和客戶。三、收貨質(zhì)量確認(rèn)1.客戶在收到貨物后，應(yīng)及時對貨物進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)。2.收貨質(zhì)量確認(rèn)可以通過對貨物的外觀、尺寸、重量、性能等方面進(jìn)行檢查，或者進(jìn)行抽樣檢驗等方式進(jìn)行。3.如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知銷售部門，由銷售部門協(xié)調(diào)物流部門和質(zhì)檢部門進(jìn)行處理。發(fā)貨單據(jù)管理一、發(fā)貨單的填制1.發(fā)貨單是貨物發(fā)出的重要憑證，應(yīng)由物流部門根據(jù)銷售訂單和貨物出庫信息進(jìn)行填制。2.發(fā)貨單應(yīng)包括客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、運輸方式、運輸單號等信息，填寫應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。3.發(fā)貨單應(yīng)由物流部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋公司發(fā)貨專用章后方可生效。二、發(fā)貨單的傳遞與存檔1.發(fā)貨單應(yīng)及時傳遞給銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理和貨款結(jié)算等工作。2.發(fā)貨單的存檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，保存期限為[具體年限]年。異常情況處理管理一、發(fā)貨延誤處理1.如因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、交通事故等）導(dǎo)致貨物發(fā)貨延誤，物流部門應(yīng)及時通知銷售部門和客戶，并說明延誤原因和預(yù)計恢復(fù)發(fā)貨時間。2.銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，解釋延誤原因，并爭取客戶的理解和支持。3.物流部門應(yīng)積極采取措施，加快貨物運輸速度，盡量縮短延誤時間。二、貨物損壞處理1.如在運輸過程中發(fā)現(xiàn)貨物損壞，物流部門應(yīng)及時通知銷售部門和客戶，并拍照留存證據(jù)。2.銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解客戶的意見和要求，并協(xié)調(diào)物流部門進(jìn)行貨物的維修或更換等處理工作。3.物流部門應(yīng)協(xié)助銷售部門處理貨物損壞事宜，如與運輸公司協(xié)商賠償?shù)取Ｈ?、貨物丟失處理1.如在運輸過程中發(fā)現(xiàn)貨物丟失，物流部門應(yīng)及時通知銷售部門和客戶，并向運輸公司索賠。2.銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，說明貨物丟失情況，