醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院公文處理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為使我院公文處理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《貴州省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》精神，結(jié)合我院實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，交流經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的一種重要工具，也是我院各項(xiàng)政策制度上傳下達(dá)的重要載體。正確地掌握和運(yùn)用這一工具，認(rèn)真搞好公文處理，是加強(qiáng)我院行政管理，機(jī)關(guān)建設(shè)，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率的重要內(nèi)容。第三條公文處理是指公文辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。第四條院長辦公室是我院公文處理的管理部門，主管全院公文處理工作，并對(duì)各部門公文處理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各部門應(yīng)有一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文處理工作，并指定專人(專、兼職秘書)負(fù)責(zé)日常公文處理工作。第二章公文種類第五條適用于我院的公文種類主要有：(一)“決定”適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員。(二)“公告”適用于向院內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。(三)“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。(四)“通知”適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。(五)“通報(bào)”適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。(六)“報(bào)告”適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問。(七)“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。(八)“批復(fù)”適用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)。(九)“函”適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。(十)“意見”適用于對(duì)重要問題提出見解或處理辦法。(十一)“決議”適用于經(jīng)職代會(huì)、院務(wù)會(huì)等討論通過的重要決策事項(xiàng)。(十二)“會(huì)議紀(jì)要”適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第六條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。(一)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，密級(jí)分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三種。保密期限應(yīng)視文件內(nèi)容而定，如“機(jī)密★一年”、“絕密★三個(gè)月”不等。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。秘密等級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注在文件首頁版心右上角第一行；份數(shù)序號(hào)用五位阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注在文件首頁版心左上角第一行。(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特級(jí)”、“加急”、“平急”。緊急公文的緊急程度用3號(hào)黑體字標(biāo)注在文件首頁版心右上角第一行；如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)、緊急程度，應(yīng)先標(biāo)緊急程度后標(biāo)秘密等級(jí)。(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋字體，居中排布，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“[]”括入。如需標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)居左空l字，簽發(fā)人姓名居右空l字。簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。我院行政公文版頭主要有“**醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院文件”和“**醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院辦公室文件”兩種，對(duì)內(nèi)一般事務(wù)使用“**醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院辦公室文件”。實(shí)際工作中經(jīng)常使用的“信函式”公文，版頭用發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱。(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(八)公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號(hào)，附件之后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件一般應(yīng)與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號(hào)。如附件與正文不能裝訂在一起，其附件首頁版心左上角應(yīng)注明正文的發(fā)文字號(hào)和附件的順序號(hào)(形式為“×××[2007]××號(hào)附件1”)。(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期之下。(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的《主題詞表》標(biāo)注主題詞，下行文按本級(jí)機(jī)關(guān)的《主題詞表》標(biāo)注主題詞。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)注，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主題詞的標(biāo)引應(yīng)先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。一個(gè)文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個(gè)，最少不少于2個(gè)。(十三)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(十四)文字從左至右橫寫、橫排。第七條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第八條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)，左側(cè)裝訂：天頭為37mm，訂口為28mm，版心為156mm×225mm。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第九條計(jì)算機(jī)電子公文的儲(chǔ)存格式和傳輸規(guī)范，應(yīng)當(dāng)符合統(tǒng)一的行政機(jī)關(guān)公處理通用軟件標(biāo)準(zhǔn)。第四章行文規(guī)則第十條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，不搞重復(fù)行文，節(jié)約用紙，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和發(fā)送范圍。凡是能通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的事務(wù)性問題，不必行文。第十一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。(一)上行文，主要以院“發(fā)”或院“呈”行文，且應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。一般不得越級(jí)行文，對(duì)因特殊情況不得不越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。(二)平行文，主要以院“發(fā)”行文。不相隸屬部門之間一般用函行支。(三)下行文，以“院發(fā)”及“院辦發(fā)”行文，一般情況以“院辦發(fā)”行文。院內(nèi)各職能部門就其主管工作，可以對(duì)內(nèi)行文，并報(bào)院辦備案。涉及多部門工作或重大事項(xiàng)，報(bào)經(jīng)主管院長同意后，可由院辦行文。第十二條我院內(nèi)設(shè)行政機(jī)構(gòu)除院辦外一般不得對(duì)外行文。經(jīng)黨委會(huì)、院長辦公會(huì)同意的事項(xiàng)可由院辦行文。院內(nèi)各工作部門需向上級(jí)有關(guān)部門行文時(shí)，一律由院辦行文。第十三條上級(jí)下達(dá)的重要文件，除規(guī)定有閱讀范圍的外，一般應(yīng)先翻印下發(fā)。其中，需要院內(nèi)擬定具體貫徹執(zhí)行意見的，按分工范圍，由分管副院長責(zé)成有關(guān)部門提出。第五章發(fā)文辦理第十四條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十五條以院行政名義印發(fā)的公文，除綜合性公文由院辦組織擬稿，凡屬涉及各職能部門職權(quán)內(nèi)事項(xiàng)的公文，由職能部門擬稿。對(duì)涉及多部門職權(quán)范圍的公文，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商并會(huì)稿，取得一致意見后方可行文。第十六條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，秘書部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本細(xì)則的規(guī)定等。秘書部門要把好公文處理質(zhì)量關(guān)，擬制公文要符合國家法律法規(guī)，文風(fēng)準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、簡練，公文程式力求簡易，文字力求簡潔，條理清楚，合于文法，切忌冗長雜亂。第十七條以醫(yī)院名義印發(fā)的上行文，由院長或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以醫(yī)院名義制發(fā)的下行文或平行文，由院長或者由院長授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。院長辦公室文件，由院長或授權(quán)的院辦主任簽發(fā)。第十八條文件分發(fā)一般由制文部門負(fù)責(zé)，請(qǐng)示由經(jīng)辦部門報(bào)送上級(jí)有關(guān)單位，并要求簽收。寄往院外的請(qǐng)示、重要報(bào)告須用掛號(hào)發(fā)出，機(jī)密文件以機(jī)要方式發(fā)出。第六章收文辦理第十九條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十條各部門收到的外來文件及呈報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一送交院辦，進(jìn)入文書處理流程。院領(lǐng)導(dǎo)一般不接受各工作部門越級(jí)提交的報(bào)告、請(qǐng)示。“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事，“請(qǐng)示”需同“報(bào)告”嚴(yán)格分開。對(duì)下屬部門的請(qǐng)示事項(xiàng)，除按規(guī)定必須正式行文批復(fù)外，亦可采取抄告領(lǐng)導(dǎo)批示等方式予以答復(fù)。第二十一條文秘部門要及時(shí)認(rèn)真簽收、登記、審閱收到的公文，并由辦公室主任或秘書科長提出擬辦意見，呈請(qǐng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批辦。辦公室秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或文件內(nèi)容要求將公文分送有關(guān)部門人員閱知。傳閱秘密公文，必須執(zhí)行保密工作的有關(guān)規(guī)定，確保安全。翻印上級(jí)重要文件，由辦公室主任審批。第二十二條建立文書處理催辦檢查制度。文書部門對(duì)分送處理的文件，要及時(shí)進(jìn)行催辦檢查。緊急公事，隨到隨辦。一般公文，分送處理時(shí)間一般以三個(gè)工作日為限。在文件送出五個(gè)工作日后，未見處理結(jié)果的，即應(yīng)問明情況，催促辦理。對(duì)重要文件拖延積壓的，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)報(bào)告。承辦人員對(duì)催辦的情況要作出記錄。第七章公文管理第二十三條公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)《檔案法》和醫(yī)院有關(guān)規(guī)定，實(shí)行部門立卷歸檔。公文由文秘部門或部門文書人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第二十四條公文立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理，以便保管和利用。電報(bào)傳真隨同文件一起立卷。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其他部門保存復(fù)印件。第二十五條案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限