藥店集中采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范藥店集中采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證藥品質(zhì)量，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于藥店內(nèi)所有藥品及相關(guān)物資的集中采購活動。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的藥品及物資符合國家法律法規(guī)和相關(guān)質(zhì)量標準要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。2.成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高藥店的經(jīng)濟效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.供應商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應商隊伍，加強對供應商的評估、選擇、考核和管理。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立藥店采購領導小組，由藥店負責人擔任組長，成員包括采購部門負責人、質(zhì)量部門負責人、財務部門負責人等。采購領導小組負責審議和決策重大采購事項，制定采購政策和策略。（二）采購執(zhí)行部門采購部門負責具體的采購業(yè)務操作，包括供應商開發(fā)與管理、采購計劃制定、采購訂單下達、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項支付等工作。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責和工作流程。（三）相關(guān)部門職責1.質(zhì)量部門：負責對采購藥品及物資的質(zhì)量進行審核和驗收，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量標準要求。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。3.使用部門：根據(jù)業(yè)務需求，提出采購申請，提供采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息，并參與采購過程中的供應商評估和驗收工作。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、用途等信息，并提交至采購部門。2.《采購申請表》應經(jīng)使用部門負責人簽字確認，對于金額較大或重要的采購申請，還需經(jīng)相關(guān)領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，對其進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并報采購領導小組審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營許可證、質(zhì)量體系認證等相關(guān)資質(zhì)文件，并進行審核。3.組織對符合資質(zhì)要求的供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況、價格水平、售后服務等方面的情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，并定期對供應商進行評估和考核。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應商進行采購談判。談判內(nèi)容包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購談判應遵循公平、公正、公開的原則，雙方應充分溝通，達成一致意見。談判結(jié)果應形成書面記錄，并經(jīng)雙方簽字確認。3.根據(jù)談判結(jié)果，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報財務部門和法律顧問審核后，由采購部門負責人簽字蓋章，并加蓋藥店公章。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應商。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。（六）采購驗收1.質(zhì)量部門負責對采購藥品及物資進行驗收。驗收人員應按照相關(guān)質(zhì)量標準和驗收程序，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行檢查。2.對于驗收合格的采購物品，質(zhì)量部門應出具《驗收報告》；對于驗收不合格的采購物品，質(zhì)量部門應及時通知采購部門，并按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和《驗收報告》，審核采購款項支付申請。審核內(nèi)容包括采購合同條款、驗收情況、發(fā)票信息等。2.審核通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。采購款項支付應嚴格遵守財務管理制度，確保資金安全。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)藥店的經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預算。2.采購預算應包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額等內(nèi)容，并按照不同的采購項目和費用類別進行分類匯總。3.采購預算編制完成后，應報采購領導小組審批。審批通過后的采購預算作為年度采購工作的指導依據(jù)。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購業(yè)務，控制采購成本。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。對于超預算的采購項目，應嚴格按照審批程序進行處理。五、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門應根據(jù)藥店的業(yè)務需求和發(fā)展戰(zhàn)略，積極開發(fā)新的供應商。開發(fā)過程中應充分考慮供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等因素。2.對于新開發(fā)的供應商，采購部門應按照規(guī)定的程序進行評估和審核，確保其符合藥店的采購要求。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商檔案管理1.采購部門應建立完善的供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)文件、評估考核結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。2.供應商檔案應定期更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化趨勢，合理安排采購計劃，采取靈活的采購策略，如集中采購、分散采購、聯(lián)合采購等，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風險應對措施：加強對采購藥品及物資的質(zhì)量控制，嚴格按照質(zhì)量標準和驗收程序進行驗收，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。同時，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方的質(zhì)量責任和義務。3.供應商風險應對措施：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應商隊伍，加強對供應商的評估、選擇、考核和管理。定期對供應商進行實地考察和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。同時，與多家供應商建立合作關(guān)系，降低因單一供應商出現(xiàn)問題而導致的采購風險。4.合同風險應對措施：加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款明確、合法、有效。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。同時，建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛。七、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設1.藥店應建立完善的采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應涵蓋采購申請、采購計劃、供應商管理、采購訂單、采購驗收、采購付款等采購業(yè)務流程。2.采購信息系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為采購決策提供準確、及時的數(shù)據(jù)支持。（二）信息共享與協(xié)同1.采購信息系統(tǒng)應與藥店內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)，如庫存管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。2.通過信息共享和協(xié)同工作，提高采購工作效率，降低采購成本，提高藥店的整體運營效益。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.藥店應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購活動的監(jiān)督和檢查。內(nèi)部監(jiān)督部門應定期對采購業(yè)務進行審計和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應定期向采購領導小組匯報采購工作情況，接受采購領導小組的監(jiān)督和指導。（二）外部監(jiān)督1.