技術(shù)文件歸檔管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件的歸檔管理，確保技術(shù)文件的安全、完整、準(zhǔn)確和有效利用，特制定本制度。技術(shù)文件是公司在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等過程中形成的各種技術(shù)資料，包括圖紙、技術(shù)規(guī)范、工藝文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、試驗(yàn)報(bào)告等，它們是公司技術(shù)實(shí)力的重要體現(xiàn)，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有重要的指導(dǎo)作用。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)文件相關(guān)的部門和人員，包括研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、采購(gòu)部門、銷售部門等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的技術(shù)文件由公司檔案管理部門統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)按照本制度的要求，將本部門產(chǎn)生的技術(shù)文件及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。2.安全保密原則：技術(shù)文件涉及公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密，檔案管理部門應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保技術(shù)文件的安全。未經(jīng)授權(quán)，不得隨意查閱、復(fù)制、借閱或外借技術(shù)文件。3.及時(shí)歸檔原則：各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的技術(shù)文件移交檔案管理部門歸檔，不得拖延或積壓。對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)在產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔手續(xù)。4.完整準(zhǔn)確原則：技術(shù)文件歸檔時(shí)應(yīng)保證文件的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或缺失重要內(nèi)容。歸檔的技術(shù)文件應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和人員的審核和批準(zhǔn)，確保文件的質(zhì)量。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的歸檔管理工作，制定技術(shù)文件歸檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)接收、整理、保管和利用公司的技術(shù)文件，建立技術(shù)文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供技術(shù)文件查詢和借閱服務(wù)。（3）負(fù)責(zé)對(duì)各部門的技術(shù)文件歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對(duì)技術(shù)文件歸檔情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。（4）負(fù)責(zé)組織對(duì)技術(shù)文件的鑒定和銷毀工作，確保技術(shù)文件的有效性和安全性。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放工作，確保技術(shù)文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。（2）負(fù)責(zé)將本部門產(chǎn)生的技術(shù)文件及時(shí)移交檔案管理部門歸檔，辦理移交手續(xù)，并提供相關(guān)的技術(shù)文件資料和信息。（3）負(fù)責(zé)對(duì)本部門歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行管理和維護(hù)，確保技術(shù)文件的安全和完整。（4）負(fù)責(zé)配合檔案管理部門對(duì)技術(shù)文件的鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)的技術(shù)文件資料和信息。技術(shù)文件的分類與編號(hào)一、分類根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和技術(shù)文件的性質(zhì)，將技術(shù)文件分為以下幾類：1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品圖紙、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)計(jì)說明書等。2.工藝文件：包括工藝流程、工藝卡片、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。3.檢驗(yàn)文件：包括檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告等。4.其他文件：包括技術(shù)協(xié)議、技術(shù)備忘錄、技術(shù)通知等。二、編號(hào)為了便于技術(shù)文件的管理和檢索，對(duì)每一份技術(shù)文件進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件的編號(hào)采用層次編碼法，具體編碼規(guī)則如下：1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件編號(hào)：由產(chǎn)品代號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、文件順序號(hào)組成。例如，某產(chǎn)品的圖紙編號(hào)為：PD01001，表示該產(chǎn)品的第一階段設(shè)計(jì)圖紙，順序號(hào)為001。2.工藝文件編號(hào)：由產(chǎn)品代號(hào)、工藝階段代號(hào)、文件順序號(hào)組成。例如，某產(chǎn)品的工藝卡片編號(hào)為：PC01001，表示該產(chǎn)品的第一階段工藝卡片，順序號(hào)為001。3.檢驗(yàn)文件編號(hào)：由產(chǎn)品代號(hào)、檢驗(yàn)階段代號(hào)、文件順序號(hào)組成。例如，某產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)為：JC01001，表示該產(chǎn)品的第一階段檢驗(yàn)報(bào)告，順序號(hào)為001。4.其他文件編號(hào)：由文件類別代號(hào)、文件順序號(hào)組成。例如，某技術(shù)協(xié)議編號(hào)為：TX001，表示該公司的第一份技術(shù)協(xié)議。技術(shù)文件的編制與審核一、編制1.各部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，編制本部門的技術(shù)文件。技術(shù)文件的編制應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保技術(shù)文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。2.技術(shù)文件的編制應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式和模板，便于技術(shù)文件的管理和檢索。技術(shù)文件的編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，確保技術(shù)文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。3.技術(shù)文件的編制應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和人員的審核和批準(zhǔn)，確保技術(shù)文件的質(zhì)量和可行性。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)技術(shù)文件的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，提出審核意見和建議。批準(zhǔn)人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)，對(duì)技術(shù)文件的審核意見進(jìn)行審批，簽署批準(zhǔn)意見。二、審核1.技術(shù)文件的審核分為內(nèi)部審核和外部審核兩種形式。內(nèi)部審核由各部門內(nèi)部的專業(yè)人員進(jìn)行，外部審核由公司外部的專家或機(jī)構(gòu)進(jìn)行。2.內(nèi)部審核應(yīng)按照公司的審核程序進(jìn)行，審核人員應(yīng)填寫審核記錄，提出審核意見和建議。審核意見和建議應(yīng)及時(shí)反饋給編制人員，編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見和建議進(jìn)行修改和完善。3.外部審核應(yīng)按照合同或協(xié)議的要求進(jìn)行，審核人員應(yīng)出具審核報(bào)告，提出審核意見和建議。審核意見和建議應(yīng)及時(shí)反饋給編制人員，編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見和建議進(jìn)行修改和完善。技術(shù)文件的審批與發(fā)放一、審批1.技術(shù)文件的審批分為內(nèi)部審批和外部審批兩種形式。內(nèi)部審批由各部門內(nèi)部的審批人員進(jìn)行，外部審批由公司外部的審批機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行。2.內(nèi)部審批應(yīng)按照公司的審批程序進(jìn)行，審批人員應(yīng)填寫審批記錄，簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確技術(shù)文件的適用范圍、有效期、修訂情況等內(nèi)容。3.外部審批應(yīng)按照合同或協(xié)議的要求進(jìn)行，審批人員應(yīng)出具審批報(bào)告，簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確技術(shù)文件的適用范圍、有效期、修訂情況等內(nèi)容。二、發(fā)放1.技術(shù)文件的發(fā)放應(yīng)按照公司的發(fā)放程序進(jìn)行，發(fā)放人員應(yīng)填寫發(fā)放記錄，注明發(fā)放對(duì)象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放日期等內(nèi)容。2.技術(shù)文件的發(fā)放應(yīng)采用書面形式，發(fā)放對(duì)象應(yīng)簽字確認(rèn)。技術(shù)文件的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)技術(shù)文件的性質(zhì)和用途確定，不得隨意擴(kuò)大或縮小。3.技術(shù)文件的發(fā)放應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得拖延或遺漏。對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)采取加密或其他安全措施，確保技術(shù)文件的安全。技術(shù)文件的變更與修訂一、變更1.技術(shù)文件的變更應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的變化進(jìn)行，變更原因應(yīng)明確記錄。2.技術(shù)文件的變更應(yīng)按照公司的變更程序進(jìn)行，變更人員應(yīng)填寫變更記錄，注明變更內(nèi)容、變更日期、變更人員等內(nèi)容。3.技術(shù)文件的變更應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和人員的審核和批準(zhǔn)，確保變更的合理性和可行性。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行全面審核，提出審核意見和建議。批準(zhǔn)人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)，對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審批，簽署批準(zhǔn)意見。二、修訂1.技術(shù)文件的修訂應(yīng)根據(jù)技術(shù)文件的使用情況和管理要求進(jìn)行，修訂原因應(yīng)明確記錄。2.技術(shù)文件的修訂應(yīng)按照公司的修訂程序進(jìn)行，修訂人員應(yīng)填寫修訂記錄，注明修訂內(nèi)容、修訂日期、修訂人員等內(nèi)容。3.技術(shù)文件的修訂應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和人員的審核和批準(zhǔn)，確保修訂的合理性和可行性。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行全面審核，提出審核意見和建議。批準(zhǔn)人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)，對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行審批，簽署批準(zhǔn)意見。技術(shù)文件的歸檔與保管一、歸檔1.各部門應(yīng)將本部門產(chǎn)生的技術(shù)文件及時(shí)移交檔案管理部門歸檔，辦理移交手續(xù)，并提供相關(guān)的技術(shù)文件資料和信息。2.技術(shù)文件的歸檔應(yīng)按照技術(shù)文件的分類和編號(hào)進(jìn)行，確保技術(shù)文件的歸檔有序、查找方便。3.技術(shù)文件的歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)技術(shù)文件應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子技術(shù)文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司的檔案管理系統(tǒng)中。二、保管1.檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和管理，確保技術(shù)文件的安全和完整。2.檔案管理部門應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止技術(shù)文件的丟失、損壞或泄露。對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)采取加密或其他安全措施，確保技術(shù)文件的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理技術(shù)文件的損壞、丟失或過期等問題。對(duì)于過期的技術(shù)文件，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理。技術(shù)文件的利用與借閱一、利用1.公司內(nèi)部各部門和人員可以根據(jù)工作需要，查閱和利用公司的技術(shù)文件。查閱和利用技術(shù)文件應(yīng)按照公司的利用程序進(jìn)行，填寫利用記錄，注明利用目的、利用時(shí)間、利用人員等內(nèi)容。2.查閱和利用技術(shù)文件應(yīng)在檔案管理部門的指定場(chǎng)所進(jìn)行，不得將技術(shù)文件帶出指定場(chǎng)所。對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)采取加密或其他安全措施，確保技術(shù)文件的安全。3.查閱和利用技術(shù)文件應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密。對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。二、借閱1.公司內(nèi)部各部門和人員需要借閱公司的技術(shù)文件，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門和人員批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)單應(yīng)注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人員等內(nèi)容。2.借閱的技術(shù)文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得逾期。對(duì)于