辦公用煙酒管理制度總則1.目的為規(guī)范公司辦公用煙酒的管理，加強(qiáng)對(duì)辦公用煙酒使用的控制，確保其合理使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。3.基本原則辦公用煙酒的管理遵循“合理使用、嚴(yán)格審批、規(guī)范登記、節(jié)約高效”的原則。煙酒采購(gòu)管理1.采購(gòu)需求計(jì)劃各部門(mén)根據(jù)工作實(shí)際需要，提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《辦公用煙酒采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)匯總各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核，制定月度辦公用煙酒采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)渠道選擇行政部門(mén)負(fù)責(zé)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的煙酒供應(yīng)商。優(yōu)先選擇與公司長(zhǎng)期合作、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對(duì)于新的供應(yīng)商，需進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品授權(quán)書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資料的審核。經(jīng)考察合格后，方可納入公司供應(yīng)商名錄。3.采購(gòu)流程行政部門(mén)依據(jù)月度采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)的煙酒品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間及地點(diǎn)等詳細(xì)信息。供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求及時(shí)組織貨源，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)與供應(yīng)商辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《辦公用煙酒入庫(kù)單》。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄煙酒的入庫(kù)日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)《辦公用煙酒入庫(kù)單》及供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，支付貨款。煙酒庫(kù)存管理1.庫(kù)存設(shè)置公司設(shè)立專門(mén)的辦公用煙酒倉(cāng)庫(kù)，由行政部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)管理。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，確保煙酒的儲(chǔ)存環(huán)境符合要求。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄煙酒的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)及人員、出庫(kù)日期等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與實(shí)際庫(kù)存進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)定期對(duì)辦公用煙酒庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次賬實(shí)核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成《辦公用煙酒盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)日期、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤(pán)盈或盤(pán)虧數(shù)量及原因等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。屬于人為原因造成的損失，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于自然損耗或其他不可抗力因素造成的損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。3.庫(kù)存安全管理倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，確保庫(kù)存煙酒的安全。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。煙酒領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用審批因工作需要領(lǐng)用辦公用煙酒時(shí)，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用煙酒領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用事由、煙酒品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如認(rèn)為確有必要領(lǐng)用，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要客戶接待或大型會(huì)議等特殊情況的領(lǐng)用申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)用流程領(lǐng)用人員持經(jīng)審批后的《辦公用煙酒領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，核實(shí)庫(kù)存情況后，按照規(guī)定發(fā)放煙酒，并在《辦公用煙酒領(lǐng)用申請(qǐng)表》及庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用信息。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用后及時(shí)將煙酒用于相應(yīng)的工作用途，并妥善保管，不得私自挪用或轉(zhuǎn)借他人。3.特殊情況領(lǐng)用如遇緊急情況需要臨時(shí)領(lǐng)用辦公用煙酒，領(lǐng)用人員可先電話向部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部門(mén)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)用，但應(yīng)在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦領(lǐng)用審批手續(xù)。對(duì)于因工作需要外借辦公用煙酒的情況，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂借用協(xié)議，明確借用期限、歸還時(shí)間及保管責(zé)任等事項(xiàng)。借用期滿后，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還所借煙酒，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。煙酒使用管理1.使用范圍辦公用煙酒主要用于公司內(nèi)部公務(wù)接待、商務(wù)活動(dòng)、會(huì)議、節(jié)日慰問(wèn)等工作場(chǎng)景。嚴(yán)禁將辦公用煙酒用于個(gè)人消費(fèi)或其他非工作用途。2.公務(wù)接待使用在公務(wù)接待中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的接待標(biāo)準(zhǔn)使用煙酒。接待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)接待對(duì)象的級(jí)別、來(lái)訪目的等因素合理確定，避免鋪張浪費(fèi)。接待人員應(yīng)提前了解接待對(duì)象的煙酒喜好，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)備。在接待過(guò)程中，應(yīng)注意煙酒的使用禮儀，文明接待，展現(xiàn)公司良好形象。3.商務(wù)活動(dòng)使用在商務(wù)活動(dòng)中使用辦公用煙酒時(shí)，應(yīng)遵循適度、必要的原則，確保商務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。嚴(yán)禁在商務(wù)活動(dòng)中過(guò)度使用煙酒，影響公司形象和業(yè)務(wù)合作。商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)清理剩余煙酒，并交回行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)。4.會(huì)議使用在公司組織的各類會(huì)議中，如需使用辦公用煙酒，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人員數(shù)量等合理安排。會(huì)議組織者應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，領(lǐng)取所需煙酒，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理剩余煙酒，交回倉(cāng)庫(kù)。嚴(yán)禁在會(huì)議期間隨意發(fā)放煙酒，造成浪費(fèi)。5.節(jié)日慰問(wèn)使用在節(jié)日期間，公司可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈繂?wèn)，發(fā)放辦公用煙酒等慰問(wèn)品。慰問(wèn)品的發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保每位員工都能感受到公司的關(guān)懷。行政部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的節(jié)日慰問(wèn)方案，明確慰問(wèn)對(duì)象、慰問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)放方式等，并組織實(shí)施。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)辦公用煙酒的采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用及使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，確保辦公用煙酒的管理規(guī)范、合理。審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)價(jià)格的合理性、庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性、領(lǐng)用審批的合規(guī)性以及使用情況的真實(shí)性等方面，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.行政部門(mén)檢查行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦公用煙酒的日常管理工作進(jìn)行檢查，包括采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、庫(kù)存臺(tái)賬的記錄情況、領(lǐng)用審批手續(xù)的完備性以及使用情況的監(jiān)督等。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行實(shí)地檢查，核實(shí)庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，檢查煙酒的儲(chǔ)存環(huán)境是否良好，有無(wú)損壞、變質(zhì)等情況。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自采購(gòu)、領(lǐng)用、使用辦公用煙酒或挪作他用的部門(mén)及個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令改正、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、行政處分等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)