門衛(wèi)室電話管理制度總則1.目的為規(guī)范公司門衛(wèi)室電話的使用管理，確保通訊暢通，保障公司安全與正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司門衛(wèi)室電話的使用、維護(hù)及相關(guān)管理工作，涉及公司全體員工及與門衛(wèi)室電話使用相關(guān)的外來(lái)人員。3.基本原則確保通訊暢通原則：門衛(wèi)室電話應(yīng)隨時(shí)保持可正常使用狀態(tài)，以滿足公司內(nèi)外通訊需求。規(guī)范使用原則：明確電話使用流程和要求，避免不當(dāng)使用影響工作。安全保密原則：保護(hù)公司通訊信息安全，防止信息泄露。電話使用管理1.使用范圍門衛(wèi)室電話主要用于公司內(nèi)部工作聯(lián)系，如傳達(dá)緊急通知、協(xié)調(diào)工作事項(xiàng)、處理安全事務(wù)等。在確保不影響工作的前提下，可接聽與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部電話，但嚴(yán)禁撥打私人電話或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的閑聊。2.接聽規(guī)范接聽電話應(yīng)及時(shí)、禮貌，在電話鈴響三聲內(nèi)拿起話筒，主動(dòng)問(wèn)候：“您好，[公司名稱]門衛(wèi)室”。認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，準(zhǔn)確記錄重要信息，包括來(lái)電時(shí)間、來(lái)電人姓名或部門、來(lái)電事由等。對(duì)于能夠立即答復(fù)的問(wèn)題，應(yīng)給予清晰、明確的回答；對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)處理的事項(xiàng)，應(yīng)告知對(duì)方會(huì)及時(shí)傳達(dá)或處理，并留下對(duì)方聯(lián)系方式，以便后續(xù)跟進(jìn)。轉(zhuǎn)接電話時(shí)，應(yīng)確認(rèn)被轉(zhuǎn)接人是否在辦公室，并禮貌告知對(duì)方稍等，然后迅速轉(zhuǎn)接。如被轉(zhuǎn)接人不在，應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方是否需要留言，并做好記錄。3.撥打規(guī)范撥打公司內(nèi)部電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方部門和分機(jī)號(hào)碼，確保撥打準(zhǔn)確。如需撥打外部電話，應(yīng)先向相關(guān)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)，說(shuō)明撥打事由和預(yù)計(jì)通話時(shí)長(zhǎng)。撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制通話時(shí)長(zhǎng)，避免不必要的費(fèi)用支出。通話結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)掛斷電話。4.緊急情況處理在遇到緊急情況時(shí)，門衛(wèi)室應(yīng)立即使用電話向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、情況描述等。如遇火災(zāi)、盜竊等重大安全事故，應(yīng)迅速撥打報(bào)警電話，并在第一時(shí)間通知公司安全管理部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人。電話維護(hù)管理1.日常檢查門衛(wèi)室工作人員應(yīng)每日對(duì)電話進(jìn)行外觀檢查，確保電話無(wú)損壞、無(wú)異常。檢查內(nèi)容包括：電話機(jī)身是否有明顯劃痕、變形。聽筒、話筒是否正常，聲音是否清晰。按鍵是否靈敏，功能是否正常。2.故障報(bào)修如發(fā)現(xiàn)電話出現(xiàn)故障，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)立即填寫《電話故障報(bào)修單》，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時(shí)間等信息，并及時(shí)提交給公司行政部門。行政部門接到報(bào)修單后，應(yīng)及時(shí)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保電話盡快恢復(fù)正常使用。3.定期維護(hù)公司行政部門應(yīng)定期對(duì)門衛(wèi)室電話進(jìn)行全面維護(hù)，包括清潔、保養(yǎng)、軟件升級(jí)等，確保電話性能穩(wěn)定、運(yùn)行良好。維護(hù)周期為每季度一次，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要增加維護(hù)次數(shù)。電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算門衛(wèi)室電話費(fèi)用由公司統(tǒng)一核算，每月根據(jù)實(shí)際通話記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。費(fèi)用核算內(nèi)容包括：本地通話費(fèi)用：按照公司與電信運(yùn)營(yíng)商簽訂的套餐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算。長(zhǎng)途通話費(fèi)用：根據(jù)實(shí)際發(fā)生的長(zhǎng)途通話時(shí)長(zhǎng)和費(fèi)率進(jìn)行核算。其他費(fèi)用：如短信費(fèi)用、增值業(yè)務(wù)費(fèi)用等，按照實(shí)際發(fā)生金額計(jì)算。2.費(fèi)用控制公司應(yīng)嚴(yán)格控制門衛(wèi)室電話費(fèi)用支出，鼓勵(lì)員工盡量使用內(nèi)部通訊工具進(jìn)行溝通，減少不必要的外部通話。行政部門應(yīng)定期對(duì)電話費(fèi)用進(jìn)行分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常增長(zhǎng)，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。3.費(fèi)用報(bào)銷每月末，行政部門應(yīng)根據(jù)電話費(fèi)用核算結(jié)果，填寫《電話費(fèi)用報(bào)銷單》，附上通話記錄清單等相關(guān)憑證，經(jīng)審核批準(zhǔn)后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。信息安全管理1.保密要求門衛(wèi)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的電話信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。在接聽或撥打涉及公司機(jī)密的電話時(shí)，應(yīng)注意周圍環(huán)境，防止信息被竊聽。2.信息存儲(chǔ)與備份對(duì)于重要的電話記錄，門衛(wèi)室應(yīng)進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，可采用紙質(zhì)記錄或電子文檔備份的方式。電子文檔備份應(yīng)定期進(jìn)行，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。紙質(zhì)記錄應(yīng)分類整理，存放在專門的文件柜中，便于查閱和保管。3.信息銷毀對(duì)于過(guò)期或不再需要的電話記錄，應(yīng)按照公司文件銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息不被泄露。電子文檔銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)門衛(wèi)室電話使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查電話使用記錄、費(fèi)用支出情況等。設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違反電話管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)嚴(yán)格遵守電話管理制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的門衛(wèi)室工作人員，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰等。對(duì)違反電話管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括：口頭警告、書面警告、罰款、績(jī)效扣分等。具體處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：私自撥打私人電話或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的閑聊，每次給予口頭警告；情節(jié)嚴(yán)重的，給予書面警告并處以[X]元罰款。因工作失誤導(dǎo)致電話通訊不暢，影響公司正常工作的，給予書面警告并處以[X]元罰款；造成嚴(yán)重后果的，給予績(jī)效扣分并追究相關(guān)責(zé)任。違反信息安全管理規(guī)定，泄露公司機(jī)密電話信息的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。3.考核流程行政部門每月對(duì)門衛(wèi)室電話使用情況進(jìn)行考核統(tǒng)計(jì)，填寫《門衛(wèi)室電話使用考核表》。將考核結(jié)果提交公司人力資